Независимо дали сте опитен експерт по GTD Getting Things Done^{(Getting Things Done GTD)} , или току-що започвате да научавате за GTD процеса, Todoist е най-доброто приложение за списък със задачи, което да поддържа вашия работен процес на GTD .

Защо е това? Има много причини, които са свързани с неговите функции, оформление и факта, че функционалността по подразбиране естествено поддържа GTD структурата, която ще изградите в нея.

Дори ако никога не сте чували за GTD , по-долу ще бъдат включени основни съвети за GTD , за да започнете, и как можете да използвате Todoist за това.

Забележка^(Note) : Точната версия на GTD , използвана в тази статия, е изградена върху принципите, изложени от Карл Пулейн^{(Carl Pullein)} и неговия онлайн клас Your Digital Life 3.0^{(Your Digital Life 3.0 Online class)} (който силно препоръчвам). Тази статия предлага само как да използвате Todoist като част от тази система. Има много подробности, които нямаме място да включим в тази статия.

Какво представлява свършването на нещата (GTD)?

Принципите за свършване на нещата съществуват от известно време. ^{(Things Done)}Няма определени инструменти или приложения, които трябва да използвате, но основните основни принципи около всеки подход са по същество едни и същи.

GTD помага да изпразните ума си от всичко, което плува в него през целия ден. Това освобождава мозъка ви да се съсредоточи наистина върху задачата пред вас, вместо постоянно да се разсейва.

Работи, като ви дава поредица от стъпки, които извършвате всяка седмица, за да останете организирани. Тези стъпки включват:

• Улавяне^(Capturing) на всяка идея, задача, действие или среща, която идва. Може да сте по средата на среща и шефът ви да ви даде елемент за действие. Може да се разхождате в парка и да получите страхотна идея за книга, която искате да напишете. Няма значение кога, къде или как — всеки път, когато си помислите за нещо, което трябва да направите, ще го запишете във вашата „Входяща кутия“.
• Изясняване^(Clarifying) на тези идеи, като ги разделяте на задачи, определяте им приоритет и им давате краен срок, ако сте готови да работите по тях скоро.
• Организиране^(Organizing) на задачите, като ги поставите в кофа, до която в крайна сметка ще стигнете, въз основа на приоритет. Ако планирате да работите по задачата скоро, ще я добавите и към календара си (и Todoist може да ви помогне да автоматизирате това).
• Преглед^(Reviewing) на всяка „кофа“ и преместване на всички тези организирани идеи нагоре по стълбата, докато най-належащите влязат във вашия календар и време за фокусиране.
• Ангажиране^(Engaging) на цялото си внимание към онези задачи, които най-накрая са се изправили пред вас, в насрочените от вас часове.

GTD не само ви помага да станете по-продуктивни и организирани, но също така може да ви помогне да стигнете до Inbox Zero (няма повече имейли във входящата си кутия), защото никога няма да отлагате^{(never procrastinate)} входящите си имейли. Ще обработите всичко незабавно, като използвате системата GTD по-горе.

Как да изградим Todoist GTD структура^{(Todoist GTD Structure)}

Сега, когато знаете основните принципи на GTD , нека да разгледаме по-отблизо как Todoist може да помогне.

Първото нещо, което ще искате да направите, е да създадете нова структура на родителски проекти в Todoist , която съдържа всички кофи за организиране на различните ви входящи задачи.

Тези кофи (родителски папки) включват:

• Входяща кутия^(Inbox) : Тук влизат всички тези входящи идеи. Когато получите имейл, който изисква действие, ще поставите действието тук и незабавно ще архивирате имейла. Ако получите елемент за действие в среща, ще поставите този елемент за действие тук. Всичко, което трябва да предприемете, отива директно във входящата ви кутия^(Inbox) .

Забележка^(Note) : Todoist има секция за входяща кутия^(Inbox) по подразбиране , така че няма да се налага да създавате тази ръчно.

Следващите няколко папки на проекта, които ще създадете, са мястото, където ще премествате елементи по време на ежедневните си сесии за изясняване^(Clarifying) и организиране в края на деня. ^(Organizing)Те включват:

• Тази седмица^{(This Week)} : Елементите, върху които искате да работите незабавно, през текущата седмица, ще влязат в този проект. Когато ги поставите тук, ще зададете и краен срок. Ако интегрирате Todoist с вашия календар, Todoist автоматично ще го добави към вашия календар вместо вас.

• Следващата седмица^{(Next Week)} : Елементи от вашата пощенска кутия, които искате да направите скоро, но не са толкова спешни, че трябва да ги свършите тази седмица, ще влязат в проекта ви за следващата седмица^(Week) . Не се изисква дата на падежа.

• Този месец^{(This Month)} : Елементи, които искате да направите сравнително скоро, но можете да изчакате седмица или две, ще бъдат включени в този проект. Тук също не прикачвайте дата на падежа.

• Следващ месец^{(Next Month)} : Задачи, които искате да свършите евентуално, но знаете, че могат да изчакат доста време, ще отидат в папката Следващия месец без крайна дата.^(Month)

Има още два проекта, които ще трябва да създадете за специални задачи. 

• Повтарящи се области на фокус^{(Recurring Areas of Focus)} : Това са неща, които трябва да правите редовно, свързани с цели, които са важни за вас, като вземане на онлайн клас всеки месец.

• Рутини^(Routines) : Това са задачи, които може да не са свързани с целите ви, но които трябва да правите всяка седмица, като упражнения или клубни срещи.

Изграждане на повтарящи се задачи

Със сигурност трябва да имате куп неща, които трябва да правите всеки ден или всяка седмица. Изхвърлете ги от ума си, като ги добавите към вашия проект за повтарящи се области на фокус^{(Recurring Areas of Focus)} (ако са свързани с цели, които са важни за вас).

Също така се препоръчва да включите повтарящи се области^(Areas) на фокус^(Focus) като подпроект на тази седмица^(Week) .

Всички повтарящи се задачи, които са само част от живота ви, но всъщност не водят до житейските ви цели, добавете ги към проекта за рутини^(Routines) .

Не забравяйте^(Remember) да добавите крайни дати към всички тези и да ги маркирате като повтарящи се. По този начин те автоматично ще се появяват във вашите секции Днес^(Today) и Предстоящи^(Upcoming) Todoist, без да се налага да правите нищо.

Използване на вашата входяща кутия

През седмицата, когато възникнат нови проблеми, с които трябва да се справите, просто ги хвърлете във вашата Todoist Inbox . 

По този начин избягвате да се разсейвате и знаете, че няма да забравите да се справите с тези задачи по-късно, когато имате време.

Всяка седмица по едно и също време ще отделяте около 20 до 30 минути за обработка на входящата^(Inbox) си поща . През това време просто работете един по един и решете колко важно е да изпълните тази задача и в какъв срок.

Например, знам, че в крайна сметка искам да поправя тестето, но все още е Winter . Така че ще преместя тази задача в Long Term / On Hold . 

След това знам, че трябва да имам годишен медицински преглед, но съм зает този месец и няма да има значение дали ще изчакам до следващия месец, за да го насроча. Така че ще го преместя в проекта за следващия месец^{(Next Month)} .

И накрая, знам, че искам да направя статия на Online-Tech-Tips.com тази седмица. Затова определям ден и час през седмицата, когато искам да го направя.

След това преместете тази задача в проекта Тази седмица^{(This Week)} .

Успях да обработя тези три елемента, които добавих към входящата си кутия^(Inbox) през деня за около пет минути. 

Знам, че няма да ги забравя, защото сега са в моята организирана ToDoist GTD система. Всичко е разпределено за седмицата и всъщност не трябва да мисля за нищо, освен да работя усилено върху всяка задача, когато се появи в календара ми^{(up on my calendar)} .

Управление тази седмица

Когато стигнете до края на всяка седмица, ще забележите, че вашият проект Тази седмица^(Week) в крайна сметка ще се изпразни от активни елементи.

Задайте^(Set) време всяка седмица (обикновено края на деня петък^(Friday) или известно време през уикенда), за да преместите задачите от проекта „ Следваща седмица^{(Next Week)} “ във вашия проект „ Тази седмица^{(This Week)} “. Задайте^(Assign) крайни дати, когато правите това.

Повторете това за елементи в папките Този месец^(Month) , Следващия месец^{(Next Month)} и Long Term / На изчакване .^(Hold)

Запомнете^(Remember) : Не е нужно да местите артикула, ако все още не ви се струва спешен. Можете също да изтриете задачи, за които сте решили, че вече нямат значение за вас.

Не забравяйте да останете фокусирани

Ето най-важният принцип, който обединява всичко това и кара системата GTD да работи.

Тъй като прекарвате само малки блокове време в обработка на всички идеи и задачи, които се хвърлят във вашата входяща поща^(Inbox) , остава ви останалото време, което сте задали в календара си, за да свършите работата.

Това означава да използвате само вашите области Днес и Предстоящи^(Upcoming) в Todoist през деня (заедно с вашия календар^(Calendar) ) и да работите през деня си, за да завършите и зачеркнете тези задачи.

Знаете, че сте възложили само задачи, които можете да свършите за един ден, защото Todoist автоматично ги добави към вашия календар. Ако денят ви е пълен, не можете да зададете повече. Когато седмицата ви е пълна, не можете да преместите нищо друго в проекта Тази седмица^(Week) .

GTD работи, защото изкарва бъркотията от главата ви и в „системата“. Това освобождава мислите ви, за да можете да фокусирате ума си върху задачата, която е под ръка — и да свършите нещата^{(Get Things Done)} .

Todoist GTD Tips to Boost Your Productivity

Whether you’re a seаsoned Getting Things Done GTD expert, or you’re just starting to leаrn about the GTD process, Todoist is by far the best to-do list app to support your GTD workflow.

Why is this? There are a lot of reasons that have to do with its features, layout, and the fact that the default functionality naturally supports the GTD structure that you’ll build inside it.

Even if you’ve never heard of GTD, the following will include basic GTD tips to get you started, and how you can use Todoist to do so.

Note: The exact version of GTD used in this article is built upon the principles put out by Carl Pullein and his Your Digital Life 3.0 Online class (which I highly recommend). This article only offers how to use Todoist as part of that system. There are many details we don’t have space to include in this article.

What Is Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done principles have been around for a while. There are no set tools or apps you have to use, but the basic core principles around any approach is essentially the same.

GTD helps empty your mind of everything that’s swimming around in it all day. This frees up your brain to really focus on the task in front of you, instead of constantly getting distracted.

It works by giving you a series of steps that you work through every week to stay organized. These steps include:

• Capturing every idea, task, action item, or appointment that comes along. You could be in the middle of a meeting and your boss gives you an action item. You could be walking in the park and you get a great idea for a book you want to write. It doesn’t matter when, where, or how — whenever you think of something you need to do, you’ll capture it into your “Inbox”.
• Clarifying those ideas by breaking them down into tasks, assigning them a priority, and giving them a due date if you’re ready to work on them soon.
• Organizing the tasks by putting them into a bucket that you’ll get to eventually, based on priority. If you’re planning to work on the task soon, you’ll also add it to your calendar (and Todoist can help you automate that).
• Reviewing each “bucket” and moving all those organized ideas up the ladder until the most pressing ones make it into your calendar and your focus time.
• Engaging your full attention on those tasks that have finally made it in front of you, at the times you’ve scheduled.

Not only does GTD help you get more productive and organized, but it can also help you get to Inbox Zero (no more emails in your inbox), because you will never procrastinate on your incoming emails. You will process everything immediately using the GTD system above.

How to Build a Todoist GTD Structure

Now that you know the basic principles of GTD, let’s take a closer look at how Todoist can help.

The first thing you’ll want to do is create a new parent Projects structure in Todoist that contains all the buckets for organizing your various incoming tasks.

These buckets (parent folders) include:

• Inbox: This is where all those incoming ideas go into. When you get an email that requires an action, you’ll put the action in here and archive the email immediately. If you receive an action item in a meeting, you’ll put that action item in here. Anything that you need to act on, goes directly into your Inbox.

Note: Todoist has a default Inbox section, so you won’t have to create this one manually.

The next few project folders you’ll create are where you’ll move items into during your daily end-of-the-day Clarifying and Organizing sessions. These include:

• This Week: Items you want to work on immediately, during the current week, will go into this project. When you put them here, you’ll also assign a due date. If you integrate Todoist with your calendar, Todoist will automatically add it to your calendar for you.

• Next Week: Items from your Inbox that you want to do soon, but aren’t so urgent you have to get them done this week, will go into your Next Week project. No due date required.

• This Month: Items that you want to do fairly soon, but can wait a week or two will go into this project. Don’t attach a due date here either.

• Next Month: Tasks that you want to do eventually but you know can wait quite a while will go into the Next Month folder without a due date.

There are two more Projects you’ll need to create for special tasks. 

• Recurring Areas of Focus: These are things you need to do regularly related to goals that are important to you, like taking an online class every month.

• Routines: These are tasks that may not be related to your goals, but that you have to do every week, like exercise or club meetings.

Building Recurring Tasks

You certainly must have a bunch of things you have to do every day or every week. Get those out of your mind by adding those into your Recurring Areas of Focus project (if they’re related to goals that are important to you).

It’s also recommended that you include Recurring Areas of Focus as a sub project of This Week.

Any recurring tasks that are just part of your life but don’t really drive your life’s goals, add them to the Routines project.

Remember to add due dates to all these and mark them as recurring. This way they’ll automatically pop up in your Today and Upcoming Todoist sections without you having to do anything.

Using Your Inbox

During the week, as new issues come up that you have to deal with, just toss them into your Todoist Inbox. 

This way, you avoid getting distracted and you know you won’t forget to deal with these tasks later when you have time.

Every week at the same time, you’ll set aside about 20 to 30 minutes to process your Inbox. During this time, just work through one at a time and decide how important it is to do that task, and within what timeframe.

For example, I know I want to fix the deck eventually, but it’s still Winter. So, I’ll move that task to Long Term / On Hold. 

Next, I know that I need to have my annual medical checkup, but I’m busy this month and it won’t really matter if I wait until next month to schedule it. So, I’ll move that to the Next Month project.

Finally, I know I want to get an Online-Tech-Tips.com article done this week. So I assign a day and time during the week that I want to get it done.

Then, move that task into the This Week project.

I was able to process these three items that I added to my Inbox during the day in about five minutes. 

I know I won’t forget them because they’re now in my organized ToDoist GTD system. Everything is assigned for the week and I don’t really have to think about anything except working hard on each task when it comes up on my calendar.

Managing This Week

As you reach the end of each week, you’ll notice that your This Week project will eventually empty of active items.

Set up a time every week (typically the end of the day Friday, or some time on the weekend), to move tasks from the Next Week project into your This Week project. Assign due dates when you do this.

Repeat this for items in the This Month, Next Month, and Long Term / On Hold folders.

Remember: You don’t have to move the item if it still doesn’t feel urgent. You can also delete tasks that you’ve decided don’t matter to you anymore.

Remember To Stay Focused

Here is the most important principle that brings this all together and makes the GTD system work.

Because you’re only spending small blocks of time processing all the ideas and tasks that get tossed into your Inbox, you’re left with the rest of the time you’ve assigned in your calendar to actually get work done.

This means using only your Today and Upcoming areas in Todoist during your day (along with your Calendar) and working through your day to finish and cross off those tasks.

You know you’ve only assigned tasks you can get done in one day, because Todoist automatically added them to your calendar. If your day is full, you can’t assign more. When your week is full, you can’t move anything else into the This Week project.

GTD works because it gets the mess out of your head and into the “system”. It frees up your thoughts so you can focus your mind on the task at hand — and Get Things Done.

Related posts

• Как Todoist Канбан дъските могат да подобрят производителността

• 4 безплатни помощни програми за настройка на мишката и увеличаване на производителността

• 3 начина да направите снимка или видео на Chromebook

• Как да открием софтуер за наблюдение на компютър и имейл или шпиониране

• Демистифицирана технология за плосък дисплей: TN, IPS, VA, OLED и др

• Как да изпратите анонимно текстово съобщение, което не може да бъде проследено до вас

• Как да разделите екрана на Chromebook

• 7 бързи поправки, когато Minecraft продължава да се срива

• Как да използвате VLOOKUP в Google Sheets

• Как да възстановите пари за игра в Steam

• Как да направите екранна снимка в Steam

• Не можете да насрочите предварително Uber? Ето какво да направите

• Как да създадете прозрачен фон в GIMP

• Как да вмъкнете емоджи в Word, Google Docs и Outlook

• OLED срещу MicroLED: Трябва ли да изчакате?

• Как да се отървете от Yahoo Search в Chrome

• Компютърът ви произволно ли се включва сам?

• Как да поправите код за грешка на Disney Plus 83

• Как да използвате спойлерни маркери на Discord

• Как да направите Spotify по-силен и да звучи по-добре