Получаването на достъп до данни за вашите работни навици може да ви даде допълнителен крак, когато става въпрос за подобряване на производителността. MyAnalytics е платформата на Microsoft за предоставяне на основана от данни информация за вашите работни навици. Може да ви помогне да останете фокусирани и да работите по-умно.

Ще ви преведем през таблото за управление на MyAnalytics , където можете да намерите информация за вашите работни модели и съвети как да работите по-интелигентно, а не по-трудно. Също така ще ви покажем как да изградите нови^{(new )} модели на работа, като отделяне на време всеки работен ден, за да се съсредоточите върху най-важната си работа. 

MyAnalytics планове^(Plans) и поддържани браузъри 

Ще получите достъп до различни елементи на MyAnalytics в зависимост от това кой план за Microsoft Office 365 или Microsoft 365 имате. Елементите могат да включват таблото за управление на MyAnalytics , седмични обобщения на имейли, вградени предложения и добавката Insights за Outlook .

Понастоящем можете да използвате най-новите версии на Google Chrome , Firefox и Safari за достъп до таблото за управление на MyAnalytics , както и Internet Explorer версия 10 или 11 или Microsoft Edge .

Таблото за управление MyAnalytics

Достъп до таблото за управление на MyAnalytics^{(MyAnalytics Dashboard)} , като влезете в акаунта си в Microsoft 365 и изберете MyAnalytics от чекмеджето на приложението. Ако не виждате MyAnalytics в списъка с приложения, изберете връзката Всички приложения^{(All Apps)} .

Основното табло за управление на MyAnalytics се състои от четири секции и показва информация за вашите работни навици през предходните четири седмици. Ще обсъдим как всеки раздел ви дава прозрения за производителността, за да можете да реагирате съответно и да подобрите своята производителност и може би дори психическото си здраве.

Можете да разгледате всеки раздел по-подробно, като го изберете в менюто MyAnalytics вляво.

Фокус

Разделът Фокус^(Focus) на таблото ви казва колко време сте имали извън срещи, имейли, чатове и обаждания, за да се съсредоточите върху работата си. 

Ако, подобно на много хора, блокирате времето в календара на Outlook , за да свършите работата, MyAnalytics ще отчита това като налично време за фокусиране. С други думи, стига да не сте поканили други посетители за тази среща в календара си, MyAnalytics знае, че е било работно време. Ако маркирате времето като „ Извън^(Out) офиса“ в календара си на Outlook , MyAnalytics няма да го включи в изчисляването на времето, върху което трябва да се съсредоточите.

MyAnalytics ви напомня, че времето за фокусиране има значение, защото „може да отнеме до 23 минути за префокусиране, след като проверите само един имейл или чат“.

Увеличаване на времето за фокусиране

Изберете връзката Направете повече време за фокусиране^{(Make more time to focus)} и MyAnalytics ще ви преведе през стъпките, за да планирате повече време за фокусиране в календара си. Ще бъдете попитани колко време за фокусиране искате да планирате всеки ден и през кое време на деня искате да запазите време. Опциите варират от един до четири часа на ден сутрин или следобед. 

Можете да изберете да заглушите известията на Microsoft Teams по време на времето за фокусиране, което се препоръчва, тъй като в крайна сметка времето за фокусиране, което планирате, не трябва да разсейва.

Ако решите да заглушите известията на Teams по време на вашето фокусиране, състоянието ви ще се промени на „Фокусиране“ през това време и след това ще се върне към предишното си състояние, след като планираното време за фокусиране приключи. 

Вие обаче ще продължите да получавате известия за съобщения от вашите приоритетни контакти. Определете вашите приоритетни контакти, като отидете на Настройки^(Settings) в Teams и изберете Поверителност^{(Privacy )} > Управление на приоритетен достъп^{(Manage priority access)} . 

MyAnalytics показва вашето седмично средно време, налично за фокусиране, заедно с четириседмична тенденция, за да можете да видите дали времето ви за фокусиране се увеличава. 

MyAnalytics също така ще ви даде някои прозрения и предложения за продуктивността относно вашите работни навици. 

Например, ако четете нови имейли веднага щом попаднат във входящата ви кутия през работното време, MyAnalytics може да ви предложи да проверявате входящата си кутия само веднъж на час.

мрежа

Разделът Мрежа^(Network) на таблото за управление на MyAnalytics е изцяло за хората, с които работите.

Изберете Мрежа^(Network) в менюто вляво и MyAnalytics ще ви покаже с колко хора сте си сътрудничили^{(collaborated)} през последните четири седмици и през последните дванадесет месеца. Можете също да прегледате най-добрите си сътрудници и да ги сортирате по активни, външни, нови и важни.

Ако искате да ви напомнят за задачи и непрочетени имейли от важни хора, можете да маркирате кои от вашите контакти са „важни“ на тази страница.

Благополучие

Разделът на MyAnalytics за Благополучие^(Wellbeing) има за цел да ви помогне да прекъснете връзката и да се презаредите от работа. 

Избирането на Wellbeing от менюто ^(Wellbeing)MyAnalytics ще ви отведе до страница, където можете да се потопите в статистическите данни за вашето благосъстояние^(wellbeing) . Ще видите информация за това колко дни сте изминали, без да работите извън обичайното си работно време. MyAnalytics нарича времето извън работния ден „тихи часове“. 

Ще видите кръгова диаграма с прекъсвания на вашите тихи часове и какви видове дейности са били причината за тези смущения. Можете да помислите как да защитите времето си по време на работния си ден, така че да не се налага да работите, когато трябва да си почивате.

Сътрудничество

Разделът MyAnalytics за сътрудничество^{(Collaboration)} ви помага да разберете дали времето, което прекарвате в работа с колеги, може да бъде по-продуктивно. Показва ви колко време прекарвате в работа с други хора, независимо дали това е в срещи, чатове, обаждания или имейли.

Ще научите повече за навиците си за срещи, включително колко срещи са били насрочени в последния момент и процента онлайн срещи, за които не сте закъсняли. MyAnalytics може дори да ви каже колко често отваряте имейли и чатове по време на онлайн срещи.

Можете също да видите информация за комуникационните си навици, като например колко имейла сте изпратили и прочели през последните четири седмици.

Тази информация може да ви помогне да вземете решения дали прекарвате времето си продуктивно.

Поверителност и как^(How) да изключите MyAnalytics

Microsoft казва, че никой друг не може да види вашите данни освен вас. Това означава, че нито вашият мениджър, нито персоналът на вашия ИТ отдел – дори системният администратор – могат да видят информацията ви в MyAnalytics , все пак може да искате да изключите напълно MyAnalytics . За щастие, отказването от MyAnalytics е наистина лесно.

От която и да е страница MyAnalytics изберете иконата Настройки^(Settings) до снимката на вашия профил в горния десен ъгъл на страницата. 

След това изберете връзката Настройки^{(Settings )} под MyAnalytics . Оттам можете да изберете да изключите изцяло MyAnalytics , да включите или изключите таблото за управление, да се абонирате за седмичен имейл имейл или да получите добавката Insights Outlook .

Като цяло MyAnalytics на Microsoft може да ви даде ценна информация за начина, по който работите. След това от вас зависи да използвате тази информация, за да подобрите представянето си и да намалите стреса.

What Is Microsoft MyAnalytics and How to Use It?

Getting access tо data about your work habits can give you an extra leg up when it comes tо improving productivity. MyAnаlytics is Microsoft’s platform for delivering data-driven іnsights into your work habits. Іt can help you stay focused and work smarter.

We’ll walk you through the MyAnalytics dashboard where you can find insights into your work patterns and tips on how to work smarter, not harder. We’ll also show you how to build new work patterns like setting aside time each workday to focus on your most important work. 

MyAnalytics Plans and Supported Browsers 

You’ll get access to different elements of MyAnalytics depending on which Microsoft Office 365 or Microsoft 365 plan you have. Elements can include the MyAnalytics dashboard, weekly email digests, inline suggestions, and the Insights add-in for Outlook.

Currently, you can use the latest versions of Google Chrome, Firefox, and Safari to access the MyAnalytics dashboard, as well as Internet Explorer version 10 or 11 or Microsoft Edge.

The MyAnalytics Dashboard

Access the MyAnalytics Dashboard by logging into your Microsoft 365 account and selecting MyAnalytics from the app drawer. If you don’t see MyAnalytics in the list of apps, select the All Apps link.

The main MyAnalytics dashboard consists of four sections and displays information about your work habits over the previous four weeks. We’ll discuss how each section gives you productivity insights so you can react accordingly and improve your productivity and maybe even your mental health.

You can explore each section in more detail by selecting it in the MyAnalytics menu on the left.

Focus

The Focus section on the dashboard tells you how much time you have had outside of meetings, emails, chats, and calls to focus on your work. 

If, like many people, you block out time on your Outlook calendar to get work done, MyAnalytics will count that as time available to focus. In other words, as long as you haven’t invited any other attendees for that appointment on your calendar, MyAnalytics knows it was work time. If you mark time as “Out of Office” on your Outlook calendar, MyAnalytics won’t include it in its calculation of time you had to focus.

MyAnalytics reminds you that focus time matters because “it can take up to 23 minutes to refocus after checking just one email or chat.”

Increasing Your Focus Time

Select the Make more time to focus link, and MyAnalytics will walk you through the steps to schedule more focus time on your calendar. You’ll be asked how much focus time you’d like to schedule every day and during what time of day you want to reserve time. Options range from one to four hours a day in the mornings or afternoons. 

You can opt to mute Microsoft Teams notifications during focus time, which is recommended since, after all, the focus time you schedule should be free from distractions.

If you do choose to silence Teams notifications during your focus time, your status will change to “Focusing” during that time and then will revert back to your previous status once the scheduled focus time is over. 

You will, however, continue to receive notifications of messages from your priority contacts. Designate your priority contacts by going to Settings in Teams and selecting Privacy > Manage priority access. 

MyAnalytics displays your weekly average time available to focus along with a four-week trend so you can see if your focus time is increasing. 

MyAnalytics will also give you some productivity insights and suggestions about your work habits. 

For example, if you read new emails as soon as they land in your inbox during work hours, MyAnalytics might suggest that you only check your inbox once an hour.

Network

The Network section of the MyAnalytics dashboard is all about the people you work with.

Select Network in the menu on the left, and MyAnalytics will show you how many people you collaborated with in the last four weeks and in the past twelve months. You can also look through your top collaborators and sort them by active, external, new, and important.

If you want to be reminded of tasks and unread emails from important people, you can mark which of your contacts are “important” on this page.

Wellbeing

MyAnalytics’ section on Wellbeing is intended to help you disconnect and recharge from work. 

Selecting Wellbeing from the MyAnalytics menu will take you to a page where you can dive into your wellbeing statistics. You’ll see information about how many days you went without working outside your regular working hours. MyAnalytics calls time outside of the working day “quiet hours.” 

You’ll see a pie chart of disruptions to your quiet hours and what kinds of activities were the cause of those disruptions. You can think about how to protect time during your workday so you don’t have to work when you should be relaxing.

Collaboration

The MyAnalytics section on Collaboration helps you figure out if the time you spend working with colleagues could be more productive. It shows you how much time you spend working with others, whether that’s in meetings, chats, or calls or in emails.

You’ll learn more about your meeting habits, including how many meetings were scheduled at the last minute and the percentage of online meetings you weren’t late to. MyAnalytics can even tell you how often you open emails and chats during online meetings.

You can also see information on your communication habits, like how many emails you sent and read during the last four weeks.

This information can help you make decisions about whether you’re spending your time productively.

Privacy and How to Turn Off MyAnalytics

Microsoft says that no one else can see your data besides you. That means that neither your manager nor your IT department staff—even the systems administrator—can see your MyAnalytics information, you still might want to completely turn off MyAnalytics. Fortunately, opting out of MyAnalytics is really easy.

From any MyAnalytics page, select the Settings icon next to your profile pic in the top-right corner of the page. 

Then select the Settings link under MyAnalytics. From there, you can choose to turn off MyAnalytics entirely, toggle the dashboard on or off, subscribe to a weekly digest email, or get the Insights Outlook add-in.

All in all, Microsoft’s MyAnalytics can give you valuable information about the way you work. After that, it’s up to you to use that information to improve your performance and reduce stress.

Related posts

• 13 съвета и трика за OneNote за по-добро организиране на вашите бележки

• Как да промените фона в Microsoft Teams

• Как автоматично да архивирате документ на Word в OneDrive

• Как да създадете списък за разпространение в Outlook

• Как да създадете поздравителна картичка с MS Word

• Как да създадете преки пътища на Microsoft Outlook за имейл и задачи

• Как да създадете попълваеми формуляри в Word

• Крайно ръководство за поправяне на повреден или повреден Word файл

• Как да намерите съответстващи стойности в Excel

• Как да защитите сигурно с парола файл на Excel

• Как да отворите MDI файлове

• Как да добавяте горни и долни колонтитули в PowerPoint

• Свържете клетките между листове и работни книги в Excel

• Как да разберем анализа какво-ако в Microsoft Excel

• Как да създадете блок-схема в Word и Excel

• Как да коригирам, когато Word се отваря в режим само за четене

• Как да проследявате промените в Word (онлайн, мобилен и настолен)

• OneDrive за училище или работа: 8 съвета за начинаещи

• 12 полезни съвета и трика за Microsoft Word

• Използвайте прозореца за наблюдение на Excel, за да наблюдавате важни клетки в работна книга