След като научите как да настроите и използвате Zoom^{(how to set up and use Zoom)} , може да почувствате, че сте готови за първата си голяма онлайн среща. Добрият домакин обаче знае, че успешната презентация на Zoom изисква много подготовка, както и спазване на няколко правила. 

Ако искате да усъвършенствате следващата си голяма среща в Zoom , ето няколко съвета, които можете да използвате, за да сте сигурни, че всичко върви гладко и ще изглеждате като уверен и ангажиращ презентатор.

Проверете вашето оборудване

Първото нещо, което трябва да направите, за да избегнете хълцане по време на вашата презентация в Zoom , е да проверите оборудването си. Има различни тестове, които можете да извършите, за да проверите дали вашата уеб камера работи^{(check if your webcam is working)} , както и поправки, които можете да извършите, ако микрофонът ви изглежда не работи^{(mic doesn’t seem to work)} правилно. 

След като тествате уеб камерата, не забравяйте да я поставите така, че хората да виждат лицето ви, а не само челото или раменете ви. За да направите това, първо решете дали ще правите презентацията изправен или седнал и след това коригирайте нивото на камерата. 

Няколко други важни неща, които трябва да проверите, включват батерията на вашия лаптоп. Включете го, ако не сте сигурни, че батерията ще издържи през цялата продължителност на вашата презентация. Също така проверете вашата интернет връзка. Изоставането на видео или аудио ще затрудни участниците да останат фокусирани. 

Облечете се, за да впечатлите

След като приключите с техническата страна на нещата, погледнете критично себе си и вашата среда. Ако планирате да включите видеоклипа си, може да е разумно да смените своите PJ^(PJs) , дори ако сте у дома. Обличането ще ви помогне да се почувствате по-уверени и ще ви даде правилната мотивация. 

Ако не сте доволни от заобикалящата ви среда, винаги можете да използвате отличната функция за виртуален фон на Zoom^{(Zoom’s excellent virtual background feature)} и да се уверите, че няма нищо зад или около вас, което може да отвлече вниманието на присъстващите от вашата презентация  в Zoom .

Репетирайте своята презентация предварително^{(Presentation Beforehand)}

Дори ако сте уверен публичен оратор, никога няма да ви пречи да репетирате няколко важни момента от презентацията. Невъзможно е да се предвиди всеки отделен проблем, който може да възникне, особено с презентации на Zoom , така че може да е трудно да импровизирате на място, ако не сте репетирали цялото нещо предварително. 

Добра идея е да направите демонстрационна презентация у дома с член на семейството или с приятел по интернет. Това ще ви даде представа какво да очаквате от бъдещата си среща и какви предизвикателства трябва да преодолеете, преди да направите своята презентация. 

Изключете известията за влизане в среща^{(Turn Off Meeting Entry Notifications)}

Един от начините да сведете до минимум разсейването по време на вашата среща в Zoom е да деактивирате известията за влизане за присъстващите. Не всеки ще се появи навреме и в зависимост от размера на вашия екип, чуването на този звън и виждането на изскачащото известие за всеки нов запис може не само да наруши процеса на представяне, но и да ви дразни. 

За да деактивирате тези известия, отворете настройките на вашия Zoom ^(Settings)акаунт^(Zoom) > Среща >^(Meeting) В среща^{(In Meeting )} и превключете Звуковото известие, когато някой се присъедини или напусне^{(Sound notification when someone joins or leaves)} настройката. 

Помолете ^{(Ask Someone)}някого^{(Waiting Room)} да наблюдава^(Monitor) чакалнята

Zoom има чакалня^{(Waiting Room)} , където всеки участник се събира преди да влезе в срещата. Това е ефективна стратегия за избягване на случайни хора да се присъединят и да развалят вашата презентация. Недостатъкът на тази система е, че трябва ръчно да одобрявате всяка заявка от чакалнята^{(Waiting Room)} . Ако някой закъснее или се опита да се присъедини отново към срещата, след като тя вече е започнала, може да не забележите известието и да оставите лицето да остане в личното си състояние на Zoom . 

За да избегнете това, можете да помолите някой от вашите колеги да гледа прозореца на участника^{(Participant)} , за да позволи на други присъстващи да влязат от чакалнята^{(Waiting Room)} . 

Научете основните преки пътища за мащабиране

Изучаването на най-полезните преки пътища^{(the most useful shortcuts)} в Zoom може да ви помогне да усъвършенствате презентацията си и да станете професионален домакин. Освен това някои от тях ще ви помогнат бързо да разрешите всякакви неочаквани проблеми и да спестите време по време на вашата презентация. Ето някои от най-важните преки пътища за Zoom , които трябва да знаете.

• Alt + M (за Windows) или Cmd + Ctrl + M (за Mac) 

Този пряк път ще заглуши всички наведнъж, освен хоста (вие). 

• Alt + M (за Windows) или Cmd + Ctrl + U (за Mac)

Това ще включи звука на всички за всички, с изключение на домакина. 

• Alt + Shift + T (за Windows) или Cmd + T (за Mac)

Удобен пряк път, когато трябва да направите екранна снимка на вашата среща в Zoom .

• Пространство^(Space) (за Windows, Mac)

Ако сте заглушен и трябва бързо да отговорите на въпрос и след това да се върнете към заглушаване, задръжте място, докато говорите, за да временно включите звука. 

Можете да научите останалите полезни клавишни комбинации за Zoom в ^(Zoom)настройките^(Settings) на приложението . Отворете приложението Zoom на работния плот, влезте в акаунта си и отидете на Настройки^(Settings) . Изберете Клавишни комбинации^{(Keyboard Shortcuts)} , за да видите пълния списък с бързи клавиши. 

Помолете присъстващите^(Attendees) да заглушат звука си^{(Their Audio)}

Да помолите хората да заглушат микрофоните си по време на вашата презентация в Zoom може да изглежда като очевиден съвет. Въпреки това, ако имате хора, които не са свикнали с този формат на онлайн презентации във вашия екип, бихме препоръчали да обърнете внимание на това, преди да започнете да представяте. 

Можете да им помогнете, като посочите как да направите това в Zoom . 

Можете да заглушите звука си, като използвате прекия път Alt + A (за Windows) или Cmd + Shift + A (за Mac ), или чрез настройките^(Settings) на приложението Zoom , като следвате пътя Настройки^(Settings) > Аудио^{(Audio )} > Заглушаване на моя микрофон при присъединяване към среща^{(Mute my mic when joining a meeting)} . 

Направете пауза в презентацията си, за да отговорите на въпроси^{(Answer Questions)}

Без значение колко подробна е вашата презентация, аудиторията ви може да има въпроси или забележки в нея, които иска да сподели с екипа. Помага често да правите пауза в презентацията си, за да изясните дали информацията е ясна за всички и дали вашите колеги имат какво да добавят. 

Запазете дневника на чата за последващи действия

Важно е да си водите бележки по време на презентацията, дори когато вие сте домакин. Важни въпроси и забележки, които вашите участници правят по време на срещата, могат да бъдат чудесни за бъдещи последващи действия. За щастие ^(Luckily)Zoom може да го направи вместо вас с функцията, която ви позволява да запазите дневника си за чат. 

Zoom няма да запази автоматично историята на чатовете ви, трябва да активирате тази функция предварително. 

За да го направите, отидете в настройките^(Settings) на вашия акаунт в Zoom и следвайте пътя Среща^(Meeting) > В среща (основни)^{(In Meeting (Basic))} > Автоматично запазване на чатове^{(Auto saving chats)} . Това автоматично ще запази всички съобщения в чата, дори тези, изпратени поверително между участниците. 

Запишете вашата презентация в Zoom

Един последен съвет е да запишете вашата презентация в Zoom^{(record your Zoom presentation)} . Може да бъде от полза на повече от едно ниво. Можете да изпратите записа на хората, които не са успели да направят срещата, както и на присъстващите, които желаят да разгледат определени части по-подробно. Можете също да използвате записа, за да анализирате уменията си за представяне и да подобрите уменията си като оратор. 

Ако се притеснявате, че ще забравите да запишете срещата си, можете да отидете на Zoom Settings > Recording и да активирате автоматично записване^{(Automatic recording)} на вашите срещи в Zoom , когато те започнат. 

Време е да подобрите уменията си за презентация в Zoom^{(Zoom Presentation Skills)} 

Провеждането на големи работни срещи в приложения като Zoom е новата реалност. Независимо дали ни харесва или не, трябва да се адаптираме към него. Добрата новина е, че Zoom е доста интуитивен и лесен за използване. Докато изпълнявате всички тестове и проверки предварително^{(perform all the tests and checks in advance)} , вашата презентация със сигурност ще работи гладко. 

Били ли сте някога домакин на голяма среща в Zoom ? Кои са някои съвети, които бихте искали да споделите с някой, който ще проведе презентация в Zoom за първи път? Споделете знанията си за Zoom с нас в секцията за коментари по-долу. 

10 Zoom Presentation Tips for Your Next Big Meeting

After you learned how to set up and use Zoom, you might feel you’re ready for your first big online meeting. However, a good host knows that a successful Zoom presentation requires a lot of preparation, as well as following a few rules. 

If you’re looking to ace your next big meeting in Zoom, here are some tips that you can use to make sure everything runs smoothly and you come across as a confident and engaging presenter.

Check Your Equipment

The first thing to do to avoid hiccups during your Zoom presentation is to check your equipment. There are various tests you can perform to check if your webcam is working as well as fixes that you can perform if your mic doesn’t seem to work properly. 

After you test the webcam, make sure you position it so that people can see your face rather than just your forehead or your shoulders. To do that, first decide whether you’re giving the presentation standing or sitting and then adjust your camera level. 

A few other important things to check include your laptop battery. Plug it in if you’re not sure the battery will last the entire duration of your presentation. Also check your internet connection. Lagging video or audio will make it harder for the participants to stay focused. 

Dress to Impress

Once you’re done with the technical side of things, take a critical look at yourself and your environment. If you’re planning to have your video on, it might be wise to change out of your PJs even if you’re at home. Dressing up will help you feel more confident and give you the right motivation. 

If you’re not happy with your surroundings, you can always use Zoom’s excellent virtual background feature and make sure there’s nothing behind or around you that can distract the attendees from your Zoom presentation. 

Rehearse Your Presentation Beforehand

Even if you’re a confident public speaker, it never hurts to rehearse a few crucial moments of the presentation. It’s impossible to predict every single issue that might arise, especially with Zoom presentations, so it can be difficult to improvise on spot if you haven’t rehearsed the whole thing in advance. 

A good idea is to do a demo presentation at home with a family member, or with a friend over the internet. It’ll give you an idea of what to expect from your future meeting and what kind of challenges you need to overcome before doing your presentation. 

Turn Off Meeting Entry Notifications

One way to minimize the distractions during your Zoom meeting is to disable the entry notifications for attendees. Not everyone will show up on time, and depending on the size of your team, hearing that ring and seeing the notification for every new entry pop up might not just disrupt your presenting process but also annoy you. 

To disable these notifications, go to your Zoom account Settings > Meeting > In Meeting and toggle the Sound notification when someone joins or leaves setting off. 

Ask Someone to Monitor the Waiting Room

Zoom has a Waiting Room where every participant gathers before entering the meeting. It’s an effective strategy to avoid random people joining in and ruining your presentation. The downside of this system is that you have to manually approve every request from the Waiting Room. If someone is late or tries to rejoin the meeting after it’s already started, you might not notice the notification and leave the person stuck in their personal Zoom limbo. 

To avoid that, you can ask one of your colleagues to watch the Participant window to allow other attendees in from the Waiting Room. 

Learn Essential Zoom Shortcuts

Learning the most useful shortcuts in Zoom can help you ace your presentation and become a pro host. Plus, some of them will help you quickly resolve any unexpected issues and save time during your presentation. Here are some of the most essential Zoom shortcuts you need to know.

• Alt + M (for Windows) or Cmd + Ctrl + M (for Mac) 

This shortcut will mute everyone at once except the host (you). 

• Alt + M (for Windows) or Cmd + Ctrl + U (for Mac)

This will unmute everyone for everyone except the host. 

• Alt + Shift + T (for Windows) or Cmd + T (for Mac)

A handy shortcut for when you need to take a screenshot of your Zoom meeting.

• Space (for Windows, Mac)

If you’re on mute and need to quickly answer a question and then go back to mute, hold space while talking to temporarily unmute yourself. 

You can learn the rest of the useful Zoom keyboard shortcuts in the app’s Settings. Open the Zoom app on your desktop, log into your account, and go to Settings. Select Keyboard Shortcuts to view the full shortcuts list. 

Ask the Attendees to Mute Their Audio

Asking people to mute their mics during your Zoom presentation might seem like an obvious tip. However, if you have people that aren’t used to this format of online presentations on your team, we’d recommend making a point out of this before you start presenting. 

You can help them by pointing out how to do this in Zoom. 

You can mute your audio using the shortcut Alt + A (for Windows) or Cmd + Shift + A (for Mac), or through the Zoom app’s Settings by following the path Settings > Audio > Mute my mic when joining a meeting. 

Pause Your Presentation to Answer Questions

No matter how detailed you think your presentation is, your audience might have questions or remarks throughout it that they want to share with the team. It helps to pause your presentation frequently to clarify if the information is clear to everyone and if your colleagues have anything to add. 

Save the Chat Log for Follow-Ups

It’s important to take notes during the presentation even when you’re the one hosting it. Important questions and remarks that your attendees make throughout the meeting can be great for a future follow-up. Luckily, Zoom can do it for you with the feature that allows you to save your chat log. 

Zoom won’t save your chat history automatically though, you have to enable this function in advance. 

To do it, go to your Zoom account Settings and follow the path Meeting > In Meeting (Basic) > Auto saving chats. This will automatically save all the messages in the chat, even the ones sent privately between the attendees. 

Record Your Zoom Presentation

One final tip is to record your Zoom presentation. It can be beneficial on more than one level. You can send the recording to the people who couldn’t make the meeting, as well as to the attendees who wish to go over certain parts in more detail. You can also use the recording to analyze your presenting skills and improve your skills as a public speaker. 

If you’re worried that you’ll forget to record your meeting, you can go to Zoom Settings > Recording and enable Automatic recording of your Zoom meetings as they start. 

Time to Improve Your Zoom Presentation Skills 

Holding big work meetings in apps like Zoom is the new reality. Whether we like it or not, we have to adapt to it. The good news is, Zoom is pretty intuitive and easy to use. As long as you perform all the tests and checks in advance, your presentation is certain to run smoothly. 

Have you ever hosted a big meeting in Zoom? What are some tips that you’d like to share with someone who’s about to hold a presentation in Zoom for the first time? Share your Zoom knowledge with us in the comments section below. 

Related posts

• Как да вдигнете ръка в среща в Zoom

• Как да превключвате между отделни стаи в Zoom

• Как да фалшифицирате плащане на внимание при Zoom видео разговори

• Как да наберете телефонен номер в среща с мащабиране

• Бързи поправки, когато вашата камера за срещи с Zoom не работи

• Как да промените името и фона си в Zoom

• Как да коригирате срив или замръзване на Zoom

• Какво представлява рейтингът на пътниците на Uber и как да го проверите

• OLED срещу MicroLED: Трябва ли да изчакате?

• Как да използвате спойлерни маркери на Discord

• Как да проверите твърдия диск за грешки

• 3 начина да направите снимка или видео на Chromebook

• Как да се отървете от Yahoo Search в Chrome

• Как да намерите най-добрите сървъри на Discord

• 5 начина да изключите звука в Zoom

• Как да предавате на Roku TV от компютър или мобилен телефон

• 4 начина да намерите най-добрите интернет опции (ISP) във вашия район

• Как да използвате VLOOKUP в Google Sheets

• Как да споделяте аудио в Zoom

• Как да открием софтуер за наблюдение на компютър и имейл или шпиониране