Google Drive се очертава като един от най-добрите и популярни начини за споделяне на файлове между клиенти, колеги и приятели, без да се изисква от тях да правят директно изтегляне.

Преди десетилетие щяхте да изпращате тези файлове като прикачен файл към имейл или връзка от сайт като Megaupload или MediaFire . Нека всички да се радваме, че тези дни са зад гърба ни.

Популярна функция на тези стари сайтове, която се пренесе в популярните днес сайтове за споделяне, като Pastebin , е възможността да анулирате връзката си или да прекратите споделянето на вашия файл след определен период от време. Това не е нещо, което можем да направим по имейл. Това обаче е функция, за която много хора не знаят в Google Drive .

Някои чувствителни файлове не трябва да живеят вечно в интернет . ^(Internet)В тази статия нека поговорим за това как можете да зададете дата на изтичане на вашия споделен достъп до файлове в Google Диск^{(Google Drive)} .

Ограничения на изтичането на споделен достъп до файлове в Google Диск^{(Google Drive)}

Важно е да знаете, че тази функция е достъпна само за акаунти под платена организация на G Suite . Това означава, че стандартните акаунти в Google^(Google) или акаунти, използващи безплатната наследена версия на G Suite , не могат да използват изтичане на споделен достъп до файлове.

Потребителите, които не са в платена организация на G Suite , все още могат да споделят файлове с тях с изтичане, но това изискване трябва да бъде изпълнено, за да зададете изтичането на достъпа до споделени файлове в Google Диск. Ако работите за компания, която ви предоставя вашия собствен имейл акаунт чрез персонализиран домейн на Gmail , има голям шанс да имате достъп до тази функция чрез този акаунт.

Как да настроите изтичане на споделен достъп до файлове в Google Drive

Естествено, първата стъпка от този процес е всъщност да споделите файл с някого. За да споделите един от вашите файлове в Google Диск, най-лесният начин е да получите достъп до файла и след това да потърсите в горния десен ъгъл големия син бутон за споделяне^(Share) — не можете да го пропуснете.

Кликнете^(Click) върху него и ще се появи лайтбокс, който ще ви позволи да въведете списък с имейл адреси, с които да споделите файла си.

Щракнете върху бутона OK , за да изпратите вашата покана(и) за споделяне на вашия файл, когато сте готови. След това ще искате да отворите отново същия файл и отново да щракнете върху синия бутон Споделяне^(Share) или щракнете с десния бутон върху файла и щракнете върху Споделяне^(Share) . Този път щракнете върху Разширени^(Advanced) в долния десен ъгъл на лайтбокса.

Тук, ако задържите курсора на мишката върху реда на някой от потребителите, с които споделяте файла, ще се появи икона на таймер, която гласи „ Задаване на изтичане^{(Set expiration)} “, когато я задържите. Ако не виждате тази икона, това може да означава, че не използвате акаунт в съвместима G Suite организация. Ако го направите, кликнете върху него.

Друга причина да не го виждате е, че Google актуализира GUI интерфейса за Google Drive . Вместо това може да се наложи да щракнете върху малкото падащо меню до името им и след това да кликнете върху Предоставяне на временен достъп^{(Give temporary access)} .

Сега ще видите прозорец като двата по-долу. Горното изображение е по-новата версия на Google Drive и най-вероятно това, което ще срещнете.

Това трябва да доведе до появата на опциите за изтичане на достъпа. Щракването върху падащото меню ще разкрие общи дати от 7 дни и 30 дни или можете да щракнете върху Персонализирана дата...^{(Custom date…)} , за да зададете своя собствена дата на изтичане.

Задаването на персонализирана дата ще ви позволи да изберете ден от изглед на календара. Единствената уловка е, че не можете да изберете час, а само дата — файлът ще изтече минута преди полунощ на всеки ден, който изберете.

След като сте доволни от начина, по който сте конфигурирали изтичането на споделения достъп до файловете, щракнете върху Запазване на промените^{(Save changes)} и след това върху Готово^(Done) . Това е!

Важно нещо, което трябва да имате предвид, е, че потребителите все още ще могат ефективно да запазят вашия файл след датата на изтичане, като го изтеглят. За да предотвратите това, ще искате да зададете достъпа им така, че да им позволява само да преглеждат файла (а не да го редактират) и да активирате опцията „ Деактивиране на опциите за изтегляне, отпечатване и копиране за коментиращи и зрители^{(Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers)} “.

Ако имате акаунт в организация, която не е наследена от G Suite, изтичането на споделения достъп до файлове е едно от многото недостатъчно използвани предимства, които можете да използвате много. Това отнема само няколко секунди, така че не позволявайте на тези чувствителни файлове да висят вечно!

В случай, че G Suite не е достатъчно сигурен или отговаря на вашите стандарти, като алтернатива имаме страхотно ръководство за това как да настроите свое собствено лично облачно хранилище^{(how to set up your own personal cloud storage)} . Проверете го за пълен контрол върху споделянето в облак.

Set an Expiration Date on Shared Google Drive Files

Google Drive has emerged as one of the best and most popular ways of sharіng files between clients, coworkers, and friends without requiring them to make a direct downlоad.

A decade ago, you’d be sending these files as an email attachment or link from a site like Megaupload or MediaFire. Let’s all rejoice that those days are behind us.

A popular feature on those sites of old that has carried over into today’s popular sharing sites, like Pastebin, is the ability to invalidate your link or unshare your file after a set period of time. This isn’t something we can do via email. However, it’s a feature that many people aren’t aware of in Google Drive.

Some sensitive files shouldn’t live on the Internet forever. In this article, let’s talk about how you can set an expiration date on your shared file access in Google Drive.

Limitations of Shared File Access Expiration in Google Drive

It’s important to know that this feature is only available for accounts under a paid G Suite organization. This means that standard Google accounts or accounts using the free legacy version of G Suite can’t utilize shared file access expiration.

Users who are not under a paid G Suite organization can still have files shared to them with an expiration, but this requirement must be met to set the expiration of shared file access in Google Drive. If you work for a company that assigns you your own email account through a custom Gmail domain, there’s a good chance that you have access to this feature through that account.

How to Set Up Shared File Access Expiration in Google Drive

Naturally, the first step of this process is to actually share a file with someone. To share one of your files in Google Drive, the easiest way is to access the file and then look in the top-right corner for the large blue Share button—you can’t miss it.

Click on it and a lightbox will pop up that will allow you to type in a list of email addresses to share your file with.

Click the OK button to send out your invitation(s) to share your file when you’re ready. After, you’ll want to reopen this same file and again click on the blue Share button or right-click on the file and click on Share. This time, click on Advanced in the bottom-right corner of the lightbox.

Here, if you hover over the row of any of the users you’re sharing the file with, a timer icon will appear that reads “Set expiration” when you hover it. If you don’t see this icon, it could mean that you aren’t using an account under a compatible G Suite organization. If you do, click on it.

Another reason you may not see it is because Google has updated the GUI interface for Google Drive. Instead, you may have to click on the little drop down next to their name and then click on Give temporary access.

Now you’ll see a window like the two below. The top image is the newer version of Google Drive and most likely what you’ll encounter.

This should cause the access expiration options to appear. Clicking on the dropdown menu will reveal common dates of 7 days and 30 days, or you can click on Custom date… to set your own expiration date.

Setting a custom date will allow you to select a day from a calendar view. The only catch is that you’re not able to select a time, only a date—the file will expire a minute before midnight on any day that you select.

Once you’re happy with how you’ve configured your shared file access expiration, click Save changes and then Done. That’s it!

An important thing to keep in mind is that users will still be able to effectively keep your file past its expiration date by downloading it. To prevent this, you’ll want to set their access to only allow them to view the file (not edit it) and enable the “Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers” option.

If you have an account under a non-legacy G Suite organization, shared file access expiration is one of the many underused perks that you can put to great use. This only takes a matter of seconds, so don’t let those sensitive files hang around forever!

In the case that G Suite isn’t secure enough or up to your standards, we’ve alternatively got a great guide on how to set up your own personal cloud storage. Check it out for complete control over your cloud sharing.

Related posts

• Как да използвате Google Backup и Sync за архивиране на вашия твърд диск

• Как да коригирате грешката в Google Drive „Квотата за изтегляне е надвишена“.

• Как да създадете споделено устройство за съхранение за системи с двойно зареждане

• Как автоматично да архивирате файлове в Google Drive или OneDrive, за да предотвратите загуба на данни

• Как да сканирате към Google Drive с телефона си

• Как да добавите музика към Google Slides

• Как да зададете дата и час на валидност за имейли в Outlook

• Как да защитите с парола USB флаш устройство

• Как да включите и изключите OK Google на вашето Android устройство

• Как да настроите проверка на отговора в Google Forms

• Как да използвате приложението Google Jamboard

• Как да добавите срок на валидност към имейли в Outlook

• Как да изтеглите личните си данни от Google

• Разделете документ на колони в Google Документи

• Как да отворите HTML файл в Google Chrome

• Как да вградите HTML в Google Doc

• Отстраняване на неизправност при неизправен твърд диск

• Как да възстановите WhatsApp от Google Drive

• Как да синхронизирате Google Календар с Outlook

• Стартирайте VirtualBox от USB устройство