„Къде отиде моят имейл? Просто изчезна." Шокиращо е колко пъти съм чувал това през кариерата си. Но не толкова шокиращо, колкото колко хора, които не осъзнават, че могат лесно да търсят конкретен имейл в Outlook . 

След като прочетете това ръководство за това как да търсите имейл в Outlook по дата, подател, ключова дума и други, ще можете да намерите всеки имейл и в Outlook . Ще ви дадем всички съвети за търсене на имейл в Outlook , с които можете да се справите.

Вашите имейли индексирани ли са?^{(Are Your Emails Indexed?)}

За най-добри резултати от търсенето по имейл, нека се уверим, че Outlook е индексирал всичко. 

Какво е индексиране? Точно^(Just) както индексът на книга има всички изброени теми и къде да ги намерите, индексирането на Outlook създава такава база данни. За програмите е по-лесно да търсят в база данни, отколкото в куп текст в свободна форма.

1. Поставете курсора в полето Търсене в текущата пощенска кутия^{(Search Current Mailbox )} , известно още като полето за незабавно търсене^{(Instant Search)} . Това ще изведе лентата с инструменти за търсене .^{(Search tools )}
2. Щракнете върху бутона Инструменти за търсене^{(Search Tools )} и след това върху Статус на индексиране^{(Indexing Status)} . Ще се отвори малък прозорец, показващ колко имейла остават за индексиране. 

Ако броят на елементите за индексиране е всичко друго, но не и нула, дайте му няколко минути. Това ще гарантира, че търсенето е възможно най-пълно.

Индексирането отнема някои ресурси. Ако установите, че забавя Outlook или вашия компютър твърде много, можете да изключите индексирането, за да постигнете по-добра производителност на компютъра^{(turn off indexing to get better computer performance)} .

Добавяне на раздела за търсене за постоянно^{(Permanently Add Search Tab)}

Не би ли било чудесно, ако можем лесно да влезем в раздела за търсене, без да се налага да щракваме в лентата за търсене всеки път? Нека го направим.

• Щракнете върху Файл^(File) .

• Щракнете върху Опции^(Options) от лявата страна, около половината надолу.

• В прозореца Опции щракнете върху Персонализиране на лентата^{(Customize Ribbon)} . 

• В панела Персонализиране на лентата^{(Customize Ribbon)} щракнете върху падащото меню под Изберете команди от:^{(Choose commands from:)} и изберете Раздели с инструменти^{(Tool Tabs)} .

• Потърсете Инструменти^{(Search Tools)} за търсене и го изберете. След това щракнете върху бутона Add>> . 

• Инструментите за търсене ще се появят в областта Основни раздели^{(Main Tabs)} . Използвайте стрелките нагоре и надолу до тази област, за да определите къде ще се появи в лентата или я оставете там, където е. След това щракнете върху OK , за да извършите промяната.

• Потърсете раздела Инструменти за търсене^{(Search Tools )} . Сега имаме лесен достъп до всички инструменти за търсене по всяко време.

Задайте обхвата на търсенето^{(Set The Scope Of The Search)}

В раздела Инструменти за търсене^{(Search Tools)} можем лесно да зададем обхвата на търсенето. От лявата страна ще видим, че можем да зададем обхвата на Всички пощенски кутии^{(All Mailboxes)} , Текуща пощенска кутия^{(Current Mailbox)} , Текуща папка^{( Current Folder)} , Подпапки^{( Subfolders)} или Всички елементи на Outlook^{(All Outlook Items)} .

Всички пощенски кутии^{(All Mailboxes)} – изберете този обхват, ако имаме споделени пощенски кутии или други акаунти в Outlook . Някои хора може да имат както работни, така и лични имейл акаунти в Outlook .

Текуща пощенска кутия^{(Current Mailbox)} – изберете този обхват, за да запазите търсенето само в една пощенска кутия. Уверете се, че пощенската кутия е избрана в левия прозорец на Outlook .

Текуща папка^{(Current Folder)} – този обхват ще ограничи търсенето до папката, която в момента е избрана в левия прозорец на Outlook .

Подпапки^(Subfolders) – това ограничава обхвата до папките под всяка папка, избрана в левия панел.

Всички елементи на Outlook^{(All Outlook Items)} – Най-отвореният обхват ще приложи търсенето към всички имейли, контакти, елементи от календара и задачи. Поради голямото количество данни, търсенията в този обхват могат да бъдат бавни и да доведат до ненужни резултати. Използвайте този обхват пестеливо.

Търсене на оператори в Outlook^{(Search Operators In Outlook)}

Резултатите от търсенето могат да бъдат направени по-конкретни чрез използване на оператори за търсене. 

За да намерите конкретна фраза, поставете двойни кавички около фразата за търсене.

Пример: „ TPS отчет “

За да намерите елементи, които трябва да съдържат две или повече думи, но не непременно точно една до друга или в реда на изписване, използвайте оператора И.^(AND)

Пример: работа И^{(AND )} уикенд

За да намерите елементи, съдържащи ключова дума и да изключите елементи, които съдържат различна ключова дума, използвайте оператора НЕ .^{(NOT )}

Пример: събота НЕ^{(NOT )} е страхотна

Търсите нещо, което може да има една или друга дума? Опитайте оператора OR .

Пример: жираф ИЛИ^{(OR )} продукт

Всички тези оператори могат да бъдат комбинирани, за да направим търсенето толкова конкретно, колкото бихме искали. Можем да имаме нещо толкова сложно като „ TPS report ” И^{(” AND)} уикенд ИЛИ жираф НЕ^(NOT) страхотно.

Търсене в Outlook по ключова дума^{(Search Outlook By Keyword)}

Най-лесното търсене в имейл в Outlook е търсенето по ключови думи. Това се прави най-просто от полето за незабавно търсене^{(Instant Search)} в горната част на нашата входяща кутия.

• Задайте^(Set) обхвата в падащото поле до полето Незабавно търсене^{(Instant Search)} или в раздела Търсене^(Search) .

• Въведете ключовата дума или думи в полето за търсене и докоснете клавиша Enter . Операторите за търсене могат да се използват тук, за да направят търсенето по-специфично.

Търсене в Outlook по подател^{(Search Outlook By Sender)}

За да търсите имейл в Outlook по подател:

• Отидете в раздела Търсене^(Search) и щракнете върху бутона От^{(From )} . 

• Това ще влезе

  от: „Име на подател“

  в полето за незабавно търсене^{(Instant Search)} . 

• Премахнете^{(Remove Sender)} името на подателя между двойните кавички и въведете името на човека, когото търсим. Можем също така просто да напишем целия термин директно в Незабавното търсене^{(Instant Search)} . Докоснете клавиша Enter , за да търсите.

Търсене в Outlook по тема^{(Search Outlook By Subject)}

За да търсите имейл в  Outlook по тема:^(Outlook)

• Под раздела Търсене щракнете върху Тема^(Subject) . 

• Това поставя

  тема:”ключови думи”< /pre > в полето за незабавно търсене(Instant Search) . 

• Заменете ключовите думи с темата, която търсим. Цялата фраза може да бъде въведена и в Instant Search . Докоснете клавиша Enter , за да търсите.

Търсене в Outlook по дата^{(Search Outlook By Date)}

За да търсите имейли в Outlook по дата:

• В раздела Търсене щракнете върху Тази седмица^{(This Week)} . Той ще покаже опциите; Днес^(Today) , вчера, тази седмица^(Week) , миналата седмица^(Week) , този месец^(Month) , последния месец^(Month) , тази година, миналата година.

• Каквото и да е избрано, то ще бъде въведено в полето за незабавно търсене^{(Instant Search)} като;

  получен: днес, получен: вчера, получен: тази седмица, получен: миналата седмица, получен: този месец, получен: миналия месец, получен: тази година, получен: миналата година

  Натиснете клавиша Enter , за да търсите.

Можем също да използваме получен: оператор с календарни дати (

received:dd/mm/yyyy

received:tuesday

Outlook Tuesday Tuesdays

Търсете в Outlook елементи с прикачени файлове^{(Search Outlook For Items With Attachments)}

За да търсите имейл в Outlook по прикачени файлове:

• Под раздела Търсене щракнете върху Има прикачени файлове^{(Has Attachments)} . 

• Това ще влезе

  приставки: да

  в полето за незабавно търсене^{(Instant Search)} . Това трябва да се комбинира с друг тип търсене, за да се стесни полето. Докоснете Enter за търсене.

Можем и да напишем

hasattachments:no

Търсене в Outlook по категория^{(Search Outlook By Category)}

Използването на инструмента за категории^(Category) за организиране на имейли е недостатъчно използвано. 

• Можем да търсим по категория с помощта на бутона Категоризирани^{(Categorized )} под раздела за търсене. 

• Ще влезе

  категория:=”Цветова категория”

  в полето за незабавно търсене^{(Instant Search)} . Натиснете Enter за търсене.

Това може да бъде въведено и ръчно. Просто^(Just) променете цвета, за да отговаря на категорията. Например, за да търсим червената категория, бихме написали

category:=”Red Category”

category:=”Blue Category”

Search Outlook Email By Recipient

This is the way to search for emails based on who they were sent to. 

• Clicking on the Sent To button will show us the options; Sent To: Me or CC: Me, Not Sent Directly to Me, and Sent to Another Recipient. 

• It will enter the search text like (to:”[email protected]“ OR cc:”[email protected]”). Tap Enter to search.

• If we choose Sent to Another Recipient, we’ll need to edit the text in the search bar. It will look like

  to:”Recipient Name”

  . 

• Изтрийте^(Delete) частта Име на получателя^{(Recipient Name)} и въведете името, което търсим. Натиснете ^(Hit) Enter за търсене.

Търсене по Прочетено или Не Прочетено^{(Search By Read Or Not Read)}

Можете да търсите имейли в Outlook по това дали са прочетени или непрочетени.

• Щракването върху бутона Непрочетени^(Unread) в раздела Търсене^(Search) ще намерите всички имейли, които все още не са прочетени. 

• То влиза

  се чете: не

  в лентата за търсене. Натиснете Enter за търсене.

• За да намерите прочетения имейл, променете го на

  се чете: да

  и натиснете Enter за търсене.

Търсене по маркиран^{(Search By Flagged)}

Използването на флагове за маркиране на важни имейли помага да останете в крак с нещата. 

• За да намерите имейли, които са маркирани, щракнете върху бутона Сигнализирани^{(Flagged )} в раздела Търсене. 

• Ще търси с

  followupflag: последващ флаг

  . Други опции са

  followupflag: unflagged

  и

  followupflag:завършен

  . Докоснете Enter за търсене.

Търсене по важност^{(Search By Importance)}

Вижте^(See) само важни имейли в Outlook , както следва.

• Под маркирания бутон в раздела Търсене^(Search) има бутон Важно^(Important) . Щракването върху него ще върне всички елементи, които са маркирани като важни. 

• Заявката за търсене изглежда така

  важност: висока

  . Можем също да променим високото на ниско или нормално. Щракнете^(Click) върху лупата или натиснете Enter , за да търсите.

Комбиниране на опции за търсене^{(Combining Search Options)}

Всички горепосочени опции за търсене могат да бъдат комбинирани. Например, ако търсим елементи, които са важни и маркирани, можем да влезем

importance:high followupflag:followup

Това може да бъде въведено или просто щракнете върху бутона Важно^(Important) и след това върху бутона Сигнализиран^(Flagged) .

Още опции за търсене^{(More Search Options)}

Щракнете върху бутона Още^(More) в раздела Търсене^(Search) и ще видим още над 20 начина за търсене. 

Най-вече ще постави падащо меню под лентата за търсене с опциите, които конкретният тип търсене поддържа.

more-added-drop-down.png

Разширени опции за търсене^{(Advanced Search Options)}

Имаме достъп до над сто различни опции за търсене, надхвърлящи това, което сме обхванали. Може никога да не използваме това, но е добре да знаем, че е тук. 

• Щракнете върху Инструменти за търсене^{(Search Tools )} , след това Разширено търсене^{(Advanced Find)} . 

• Ще се отвори прозорецът  Разширено търсене .^{(Advanced Find)}

Отделете малко време и огледайте тук. Изумително е колко много може да се направи. Можем да търсим въз основа на всяко поле на всеки елемент в Outlook . Има няколкостотин различни неща, по които можем да търсим.

Силата на търсенето в Outlook^{(The Power Of Outlook Search)}

Не сте ли изумени колко обширни и мощни са възможностите за търсене на Outlook ? Знаехте^(Did) ли, че всичко е възможно? Повечето хора вероятно никога не използват една десета от всички неща, които Outlook може да направи. Използвайте това като трамплин, за да научите какво още може да направи Outlook за вас. 

Можете да създадете свои собствени преки пътища на Outlook за задачи по имейл^{(create your own Outlook shortcuts for email tasks)} . Настройте правила на Outlook за организиране на имейл в папки^{(Outlook rules to organize email into folders)} . Или дори насрочете изпращане на имейл в определено време^{(schedule an email to be sent at a specific time)} ! Да имаш Outlook само да чете имейли е малко като използването на Ferrari , за да си купиш хранителни стоки.

Search Outlook Email by Sender, Date, Keyword, Size and More

“Where’d my email go? It just disappeared.” It’s shocking how many times I’ve heard this over my career. But not as shocking as how many рeople who don’t realize that they can easily search for a specifiс email in Outlook. 

After reading this guide on how to search Outlook email by date, sender, keyword, and more, you’ll be able to find any email in Outlook too. We’re going to give you all the Outlook email search tips you can handle.

Are Your Emails Indexed?

For the best email search results, let’s make sure Outlook has indexed everything. 

What’s indexing? Just like the index of a book has all the topics listed and where to find them, Outlook indexing creates a database like that. It’s easier for programs to search through a database than a bunch of freeform text.

1. Put the cursor in the Search Current Mailbox field, also known as the Instant Search box. This will bring up the Search tools bar.
2. Click on the Search Tools button and then on Indexing Status. A small window will open showing how many emails are left to be indexed. 

If the number of items to be indexed is anything but zero, give it a few minutes. That will ensure that the search is as complete as possible.

Indexing does take some resources. If you find that it slows down Outlook or your computer too much, you can turn off indexing to get better computer performance.

Permanently Add Search Tab

Wouldn’t it be great if we could easily get into the search tab without having to click in the search bar every time? Let’s do that.

• Click on File.

• Click on Options on the left side, about halfway down.

• In the Options window, click on Customize Ribbon. 

• In the Customize Ribbon pane, click on the dropdown menu under Choose commands from: and select Tool Tabs.

• Look for Search Tools and select it. Then click on the Add>> button. 

• Search Tools will appear in the Main Tabs area. Use the up and down arrows beside this area to determine where it will appear in the ribbon, or leave it where it is. Then click OK to commit the change.

• Look for the Search Tools tab. Now we can access all the search tools easily anytime.

Set The Scope Of The Search

In the Search Tools tab, we can easily set the scope of the search. On the left side, we’ll see that we can set the scope to All Mailboxes, Current Mailbox, Current Folder, Subfolders, or All Outlook Items.

All Mailboxes – choose this scope if we have shared mailboxes or other accounts in Outlook. Some people may have both their work and personal email accounts in Outlook.

Current Mailbox – choose this scope to keep the search within just the one mailbox. Ensure that the mailbox is selected in the left pane of Outlook.

Current Folder – this scope will limit the search to the folder that is currently selected in the left pane of Outlook.

Subfolders – this limits the scope to the folders under whatever folder is selected in the left pane.

All Outlook Items – The most open scope will apply the search to all emails, contacts, calendar items, and tasks. Because of the large amount of data, searches on this scope can be slow and yield unnecessary results. Use this scope sparingly.

Search Operators In Outlook

Search results can be made more specific by using search operators. 

To find a specific phrase, put double quote marks around the search phrase.

Example: “TPS report”

To find items that must have two or more words in it, but not necessarily right next to each other or in the order written, use the AND operator.

Example: work AND weekend

To find items containing a keyword and exclude items that contain a different keyword, use the NOT operator.

Example: saturday NOT great

Looking for something that could have one word or another? Try the OR operator.

Example: giraffe OR product

All these operators can be combined to make the search as specific as we’d like. We could have something as complex as “TPS report” AND weekend OR giraffe NOT great.

Search Outlook By Keyword

The easiest search Outlook email is the keyword search. It’s most simply done from the Instant Search field at the top of our inbox.

• Set the scope in the drop-down box next to the Instant Search field, or in the Search tab.

• Type the keyword, or words, into the search field and tap the Enter key. The search operators can be used here to help make the search more specific.

Search Outlook By Sender

To search Outlook email by sender:

• Go to the Search tab and click on the From button. 

• That will enter <pre>from:”Sender Name”</pre> in the Instant Search field. 

• Remove Sender Name from between the double-quotes and type in the name of the person we’re looking for. We can also just type the whole term directly into the Instant Search. Tap the Enter key to search.

Search Outlook By Subject

To search Outlook email by subject: 

• Under the Search tab, click on Subject. 

• This puts <pre>subject:”keywords”</pre> in the Instant Search field. 

• Replace keywords with the subject we’re looking for. The whole phrase can be typed into Instant Search too. Tap the Enter key to search.

Search Outlook By Date

To search Outlook emails by date:

• In the Search tab, click on This Week. It will show the options; Today, Yesterday, This Week, Last Week, This Month, Last Month, This Year, Last Year.

• Whatever is selected it will be entered in the Instant Search field like; <pre>received:today, received:yesterday, received:this week, received:last week, received:this month, received:last month, received:this year, received:last year</pre> Hit the Enter key to search.

We can also use the received: operator with calendar dates (<pre>received:dd/mm/yyyy</pre>) or day names (<pre>received:tuesday</pre>). When a day name is used, Outlook will search only on the most recent of that day. So just this past Tuesday, not all the Tuesdays ever.

Search Outlook For Items With Attachments

To search Outlook email by attachments:

• Under the Search tab, click on Has Attachments. 

• That will enter <pre>hasttachments:yes</pre> in the Instant Search field. This should be combined with another type of search to narrow the field. Tap Enter to search.

We could also type <pre>hasattachments:no</pre> to exclude results that have attachments from the results.

Search Outlook By Category

Using the Category tool to organize emails is under-utilized. 

• We can search by category using the Categorized button under the search tab. 

• It will enter <pre>category:=”Color Category”</pre> in the Instant Search field. Press Enter to search.

This can also be typed in manually. Just change the color to suit the category. For example, to search the red category, we’d type <pre>category:=”Red Category”</pre>. For blue, we’d type <pre>category:=”Blue Category”</pre> and so on.

Search Outlook Email By Recipient

This is the way to search for emails based on who they were sent to. 

• Clicking on the Sent To button will show us the options; Sent To: Me or CC: Me, Not Sent Directly to Me, and Sent to Another Recipient. 

• It will enter the search text like (to:”[email protected]“ OR cc:”[email protected]”). Tap Enter to search.

• If we choose Sent to Another Recipient, we’ll need to edit the text in the search bar. It will look like <pre>to:”Recipient Name”</pre>. 

• Delete the Recipient Name part and enter the name we’re looking for. Hit Enter to search.

Search By Read Or Not Read

You can search Outlook emails by whether they’ve been read or unread.

• Clicking on the Unread button in the Search tab will find all emails that haven’t been read yet. 

• It enters <pre>isread:no</pre> in the search bar. Press Enter to search.

• To find email that has been read change it to <pre>isread:yes</pre> and press Enter to search.

Search By Flagged

Using flags to mark important emails helps stay on top of things. 

• To find emails that are flagged, click on the Flagged button in the Search tab. 

• It will search with <pre>followupflag:followup flag</pre>. Other options are <pre>followupflag:unflagged</pre> and <pre>followupflag:completed</pre>. Tap Enter to search.

Search By Importance

See only important emails in Outlook as follows.

• Under the flagged button in the Search tab, there’s the Important button. Clicking on that will return any items that are marked important. 

• The search query looks like <pre>importance:high</pre>. We can change high to be low or normal as well. Click on the magnifying glass or hit Enter to search.

Combining Search Options

All of the above search options can be combined. For example, if we’re looking for items that are important and flagged, we can enter <pre>importance:high followupflag:followup</pre> flag in the search bar. 

This could either be typed in or just click on the Important button and then the Flagged button.

More Search Options

Click on the More button in the Search tab and we’ll see over 20 more ways to search. 

Mostly, it will put a drop-down menu under the search bar with the options that the specific search type supports.

more-added-drop-down.png

Advanced Search Options

We can access well over a hundred different search options going far beyond what we’ve covered. We might never use this, but it’s good to know it’s here. 

• Click on Search Tools then Advanced Find. 

• The Advanced Find window will open. 

Take some time and look around here. It’s overwhelming how much can be done. We can search based on any field of any Outlook item. There are a few hundred different things we can search on.

The Power Of Outlook Search

Aren’t you amazed at how extensive and powerful Outlook’s search capabilities are? Did you even know that was all possible? Most people probably never use a tenth of all the things that Outlook can do. Use this as a springboard into learning what else Outlook can do for you. 

You can create your own Outlook shortcuts for email tasks. Set up Outlook rules to organize email into folders. Or even schedule an email to be sent at a specific time! Having Outlook just read emails is a bit like using a Ferrari to get groceries.

Related posts

• Как да създадете преки пътища на Microsoft Outlook за имейл и задачи

• Как да прикачите друг елемент в Outlook (имейл, контакт, задача или елемент от календар) към имейл

• Как да създадете списък за разпространение в Outlook

• Как да препращате имейли от Outlook към Gmail

• Автоматично преместване на имейли в папки в Outlook с помощта на правила

• OneDrive за училище или работа: 8 съвета за начинаещи

• 12 полезни съвета и трика за Microsoft Word

• Как да коригирате проблема с бавното зареждане на Outlook

• Как да защитите сигурно с парола файл на Excel

• Как да създавате и използвате автотекст в Microsoft Word

• Microsoft Outlook не отговаря? 8 поправки, които да опитате

• Как да запишете макрос в Excel

• Как да вмъкнете подпис в документ на Microsoft Word

• Как да направите хистограма в Excel

• Как да изчислим дисперсията в Excel

• Как да добавите аудиоразказ към презентация на Powerpoint

• Как да добавяте или премахвате коментари в Word

• Начертаване на вашите данни в Excel

• Как да групирате работни листове в Excel

• Как да проследявате промените в Word (онлайн, мобилен и настолен)