Приложенията със списък със задачи се превръщат в основен елемент, тъй като всеки се адаптира към отдалечена работна среда. Приложенията за задачи^(Task) са популярни, защото е лесно да забравите нещата, когато жонглирате с множество проекти с множество клиенти.

Пропуснатата задача често е скъпа, коства ви време и пари. Те са от съществено значение и за ежедневните лични задачи. Например, ако имате нужда от напомняния за подновяване на вашия лиценз или завършване на задание, приложенията за управление на задачи могат да ви помогнат да ви уведомят, когато задачата настъпи.

Проблемът обаче е, че на пазара има твърде много приложения със списък със задачи. В тази статия ви помагаме да направите разлика между два от най-популярните: Todoist срещу Microsoft To^{(Microsoft To Do)} Do.

Характеристики и функционалност

Всяко приложение има свой собствен набор от възможности.

Microsoft To Do се фокусира върху простотата. След като придоби Wunderlist през 2015 г., Microsoft го замени с Microsoft To Do. Планът беше да се създаде по-стабилно приложение с повече функции, но вместо това Microsoft създаде просто приложение само с основни възможности.

От друга страна, Todoist предлага по-широка гама от функции, които са идеални за бизнес употреба.

Microsoft To Do и Todoist имат подобни интерфейси с лява странична лента за превключване между секциите на приложението и десен панел със списък със задачи.

Списъци със задачи

Microsoft To Do предлага четири вида филтри за списъци, където можете да филтрирате задачите си по:

• Моят ден^{(My Day)} : Това е интелигентен списък, в който можете ръчно да добавяте задачи, които искате да свършите днес. Ако не завършите задача в този списък същия ден, задачата ще бъде запазена в общия ви списък със задачи през нощта, когато списъкът автоматично се нулира. Незавършените задачи се появяват като предложение в секцията Задачи за моя ден^{(My Day)} на следващия ден.
• Важно: Важните задачи (щракнете върху звездата до заглавието на задача) се показват тук.
• Планирано: Всяка задача с краен срок или напомняне се показва в този раздел.
• Възложени на мен: Когато работите със съотборници по проект^{(collaborating with teammates on a project)} с множество задачи, ще видите всички задачи, които са ви възложени в този раздел.
• Задачи: Това е мястото, където се появяват всички ваши задачи.

Можете също да добавите нови списъци със задачи към лявата странична лента или да създадете група от списъци със задачи, като щракнете върху иконата в долния десен ъгъл на страничната лента. Това е доста ясен потребителски интерфейс, когато го погледнете:

Сега нека сравним това с това как работят нещата в Todoist .

С Todoist можете да правите много повече.

Страничната лента на Todoist не е разделена на филтри за задачи като Microsoft To Do. Ето какво ще видите в страничната лента на Todoist:

• Входяща кутия: Тук се показват всички задачи, създадени от вас (не за конкретен проект) и възложени на вас.
• Днес: Задачите, които трябва да бъдат изпълнени днес, и просрочените задачи се показват тук.
• Предстоящи: Тук виждате списък със задачи по дата, а просрочените задачи също се показват в горната част на този раздел.
• Филтри и етикети: Можете да филтрирате задачи въз основа на параметри като приоритет или по етикети. За разлика от Microsoft To Do, Todoist има цял раздел, посветен на филтрирането, което се превежда като лесна употреба, тъй като кондензира няколко функции направо в страничната лента.

• Проекти: Задачите се показват под съответните им проекти. Можете също да получите достъп до архивирани проекти. Microsoft обаче не позволява архивиране на проекти (или списъци със задачи, както ги нарича). Всички списъци със задачи се изтриват за постоянно от To Do, когато ги изтриете.

Todoist предлага по-изчерпателен набор от функции за списъци със задачи, но ако имате нужда от нещо по-просто, To Do има повече смисъл.

Създаване на задача

И двете приложения имат няколко стандартни функции за създаване на задачи. Например и двете позволяват създаване на подзадачи и предлагат опции за добавяне на напомняне, краен срок и възложители.

Има обаче и много разлики:

• Подзадачи: Можете да добавяте подзадачи и в двете приложения. To Do се отнася до подзадачите като „стъпки“. Разликата е, че Todoist позволява добавяне на подзадачи в подзадачи, докато To Do не го прави.
• Секции: Todoist позволява създаване на секции в рамките на един и същи проект, което означава, че можете да групирате задачи въз основа на специфични критерии дори в рамките на един и същи проект. В Microsoft To do можете да добавяте само отделни задачи в рамките на проект.

• Напомняне: Напомнянията^(Reminders) са налични и в двете приложения при създаване на задача. Въпреки това само потребители с абонамент за Pro или Business план имат достъп до функцията за напомняния в ^(Reminders)Todoist . Няма начин да зададете напомняния, ако използвате безплатната версия.

• Повтарящи се крайни срокове: To Do опростява нещата, като ви позволява да задавате „Повтарящи се“ задачи. Въпреки това, Todoist отива една крачка напред и използва синтактичния анализ на естествения език^{(Natural Language)} , за да зададе повтарящи се дати. Например, когато създавате задача, опитайте да напишете „ Remind me about checking in on Nate всеки понеделник“ в полето за име и Todoist автоматично ще зададе повтарящите се дати.

В допълнение към тези разлики, Todoist предлага и някои допълнителни функции, които няма да намерите в приложението To Do:

• Приоритетизиране: Приложението Todoist позволява задаване на приоритети за всяка задача, докато в To Do няма такава опция.
• Коментари и реакции: Todoist предлага различни функции за сътрудничество като коментари и реакции. Можете да маркирате съотборници в секцията за коментари за обмен на информация или споделяне на актуализации.
• Дейност на задачите: Можете да видите регистър на активността за всички задачи, което ви позволява да наблюдавате и проверявате ефективно работния процес.

Изгледи на задачи

Изгледите на задачи са една от основните функции, особено за потребители, които искат да управляват сложен работен процес.

Докато приложенията за задачи обикновено не предоставят толкова много изгледи на задачи, колкото приложенията за управление на проекти, потребителите очакват поне канбан дъска от приложенията за задачи.

За съжаление, Microsoft To Do не предлага други изгледи освен обикновения ванилен списък. От друга страна, Todoist предлага както изглед на списък, така и изглед на дъска.

Можете да използвате изгледа на kanban дъска на Todoist^{(Todoist’s kanban board)} по същия начин като базирано на kanban дъска приложение за управление на проекти като Trello^{(project management app like Trello)} , където създавате колони за всеки етап от вашия работен процес и картите се преместват, докато завършват всеки етап.

Разни функции

Покрихме почти всичко, което Microsoft To Do предлага. За съжаление To Do няма забележителни допълнителни функции (с изключение на интеграции). Все пак получавате някои допълнителни екстри с Todoist .

• Karma точки: Приложението геймифицира производителността за своите потребители с Karma . Когато отидете в секцията Продуктивност^{(Productivity)} на Todoist , ще видите опцията за създаване на цели. Можете да зададете цели за създаване на определен брой ежедневни или седмични задачи.

Печелите карма^(Karma) точки всеки път, когато изпълните задача и постигнете целта си. Вижте как работят точките Karma на уебсайта на Todoist^{(how Karma points work on Todoist’s website)} .

• Интеграции: Интеграциите са една от най-мощните функции на Todoist . Можете да интегрирате Todoist с почти всяко приложение, включително Gmail , Chrome , Google Calendar , Outlook и Zapier . Можете също така да се интегрирате с приложения, които не са в списъка с интеграции като Apiway .

Дори Microsoft To Do предлага интеграции за приложения като Google Calendar и Office 365 Suite . Опциите обаче са значително по-малко от Todoist. Също така си струва да се отбележи, че можете да използвате инструмент като Zapier , за да интегрирате To Do или Todoist с много други приложения.

• Стил на предупреждение: Можете да персонализирате как искате да бъдете уведомявани за предупреждения на Todoist за всяка дейност. Например, ако вие сте мениджърът, може да не искате да получавате известия по имейл всеки път, когато сътрудник се присъедини или напусне проект, но може да предпочетете да бъдете уведомени, когато дадена задача е изпълнена.

• Шаблони: Можете бързо да създавате проекти, като импортирате готов за използване шаблон от библиотеката^{(template library)} с шаблони на Todoist . От лични проекти до обучение на служители, в библиотеката ще намерите шаблон за почти всеки проект, за който се сетите.
• Автоматични архиви: Автоматичните архиви не са налични в безплатния план. Можете да архивирате всичките си данни в облака, ако сте на платен план.

Нито една от функциите, изброени в този раздел, не е налична в Microsoft To Do, което прави Todoist по-подходящ за тежки потребители като фирми.

Съвместимост на устройството

Microsoft To Do и Todoist са междуплатформени приложения, но Todoist работи на повече устройства от To Do.

Можете да използвате To Do на Windows , Mac , Android , iOS и в мрежата. Todoist се предлага на всички платформи, включително Linux , Wear OS и Apple Watch .

В допълнение към мобилното приложение можете да добавите изпълнимия модул Todoist на вашия iPhone, iPad или Android устройство.

Todoist също позволява директно създаване на задачи от имейли чрез своята добавка за Gmail, разширение^(Gmail) за Gmail и плъгин^(Gmail) за Outlook . Можете също да използвате Todoist от вашия браузър – той има разширения за Chrome , Edge , Firefox и Safari .

Ценообразуване

Microsoft To Do е напълно безплатна. Todoist има безплатен план, но заключва някои от функциите си зад своите Pro и Business планове. Безплатният план позволява само до 5 активни проекта, 5 сътрудници на проект, качване на файлове до 5 MB, 3 филтъра и 1-седмична история на активността.

Безплатната версия работи добре за лична употреба, но бизнес потребителите почти със сигурност ще искат да получат един от платените планове.

Pro планът на Todoist струва $4 на месец, докато бизнес^(Business) планът струва $6 на месец, при условие че плащате за цялата година.

Кое е подходящо за вас: Todoist срещу Microsoft^{(Vs Microsoft)} To Do

И двете приложения имат своите случаи на употреба.

Microsoft To Do е идеален, ако просто искате да използвате подхода GTD ( Getting Things Done ) за лични задачи. Не се нуждаете от дългия набор от функции на Todoist, за да направите списъка си за пазаруване на хранителни стоки по-сложен, отколкото би трябвало да бъде.

Ако търсите нещо повече от способността да създавате и изпълнявате задачи, като например сътрудничество по задачи чрез маркиране на вашите съотборници или интегриране с други бизнес приложения, може да помислите за Todoist .

Това е перфектен избор, когато не искате пълноценно приложение за управление на проекти като Asana . Просто^(Just) нещо достатъчно мощно, за да се справи с бизнес задачи и сътрудничество.

Todoist vs. Microsoft To Do: Which One is Right for You

To-do list apps are becoming a staple as everyone adaрts to a remote work environmеnt. Task apps are popular because it’s easy to forget things whеn juggling multiplе projects with multіplе clientѕ.

A missed task is often expensive, costing you time and money. They’re essential for everyday personal tasks too. For example, if you need reminders about renewing your license or completing an assignment, task management apps can help notify you when the task becomes due.

The problem, though, is there are way too many to-do list apps on the market. In this article, we help you differentiate between two of the most popular ones: Todoist vs Microsoft To Do.

Features and Functionality

Each app has its own set of capabilities.

Microsoft To Do focuses on simplicity. After acquiring Wunderlist in 2015, Microsoft replaced it with Microsoft To Do. The plan was to build a more robust app with more features, but instead, Microsoft created a simple app with only basic capabilities.

On the other hand, Todoist offers a broader range of features which is ideal for business use.

Microsoft To Do and Todoist have similar interfaces with a left sidebar for switching between the app’s sections and a right pane with a list of tasks.

Task Lists

Microsoft To Do offers four types of filters for lists where you can filter your tasks by:

• My Day: This is a smart list where you can manually add tasks you want to do today. If you don’t finish a task in this list the same day, the task will be saved to your general task list at night when the list automatically resets. The uncompleted tasks appear as a suggestion in the My Day tasks section the following day.
• Important: Important tasks (click on the star next to the title of a task) appear here.
• Planned: Any task with a due date or reminder shows up in this section.
• Assigned to me: When collaborating with teammates on a project with multiple tasks, you’ll see all tasks assigned to you in this section.
• Tasks: This is where all your tasks appear.

You can also add new task lists to the left sidebar or create a group of task lists by clicking on the icon at the bottom-right of the sidebar. It’s a fairly straightforward user interface when you look at it:

Now, let’s compare this to how things work on Todoist.

With Todoist, you can do a lot more.

Todoist’s sidebar is not divided into task filters like Microsoft To Do. Here’s what you’ll see on Todoist’s sidebar:

• Inbox: All tasks created by you (not for a specific project) and assigned to you appear here.
• Today: Tasks that are due today and overdue tasks appear here.
• Upcoming: You see a date-wise list of tasks here, and overdue tasks appear at the top in this section too.
• Filters and Labels: You can filter tasks based on parameters like priority or by labels. Unlike Microsoft To Do, Todoist has an entire section dedicated to filtering, which translates to ease of use because it condenses several features right into the sidebar.

• Projects: Tasks appear under their respective projects. You can also access archived projects. Microsoft doesn’t allow archiving projects (or task lists as it calls them), though. All task lists are deleted permanently from To Do when you delete them.

Todoist offers a more comprehensive feature set for task lists, but if you need something simpler, To Do makes more sense.

Task Creation

Both apps have a few standard task creation features. For example, both allow creating subtasks and offer options to add a reminder, due date, and assignees.

However, there are many differences as well:

• Subtasks: You can add subtasks on both apps. To Do refers to subtasks as “steps.” The difference is that Todoist allows adding subtasks within subtasks, while To Do doesn’t.
• Sections: Todoist allows creating sections within the same project, which means you can group tasks based on specific criteria even within the same project. On Microsoft To do, you can only add individual tasks within a project.

• Reminder: Reminders are available on both apps when creating a task. However, only users with a Pro or Business plan subscription can access the Reminders feature on Todoist. There’s no way to set reminders if you’re on the free version.

• Recurring Due Dates: To Do keeps things simple by allowing you to set “Repeat” tasks. However, Todoist goes one step further and uses Natural Language Parsing to set recurring due dates. For instance, when you create a task, try typing “Remind me about checking in on Nate every Monday” in the name field, and Todoist will automatically set the recurring due dates.

In addition to these differences, Todoist also offers some additional features that you won’t find on the To Do app:

• Prioritization: The Todoist app allows setting priorities for every task, while there’s no such option on To Do.
• Comments and reactions: Todoist offers various collaborative features like comments and reactions. You can tag teammates in the comments section for exchanging information or sharing updates.
• Task activity: You can view an activity log for all tasks, which allows you to monitor and audit the workflow efficiently.

Task Views

Task views are one of the essential features, especially for users who want to manage a complex workflow.

While to-do apps generally don’t provide as many task views as project management apps, users expect at least a kanban board from to-do apps.

Unfortunately, Microsoft To Do offers no other views except the plain-vanilla list. On the other hand, Todoist offers both a list view and a board view.

You can use Todoist’s kanban board view the same way as a kanban board-based project management app like Trello where you create columns for each stage of your workflow, and cards are moved along as they complete each stage.

Miscellaneous Features

We’ve covered almost everything Microsoft To Do has to offer. Unfortunately, To Do has no noteworthy extra features (except for integrations). You do get some extra goodies with Todoist, though.

• Karma points: The app gamifies productivity for its users with Karma. When you go to the Productivity section on Todoist, you’ll see the option to create goals. You can set goals for creating a specific number of daily or weekly tasks.

You earn Karma points whenever you complete a task and achieve your goal. See how Karma points work on Todoist’s website.

• Integrations: Integrations are one of the most powerful features of Todoist. You can integrate Todoist with almost any app, including Gmail, Chrome, Google Calendar, Outlook, and Zapier. You can also integrate with apps that aren’t on the list with integrations like Apiway.

Even Microsoft To Do offers integrations for apps like Google Calendar and the Office 365 Suite. However, the options are considerably fewer than Todoist. It’s also worth noting that you can use a tool like Zapier to integrate To Do or Todoist with many more apps.

• Alert style: You can customize how you want to be notified about Todoist alerts for each activity. For instance, if you’re the manager, you might not want to receive email notifications every time a collaborator joins or leaves a project, but you might prefer to be notified when a task is complete.

• Templates: You can quickly create projects by importing a ready-to-use template from Todoist’s template library. From personal projects to employee onboarding, you’ll find a template for almost any project you can think of in the library.
• Automatic Backups: Automatic backups aren’t available on the free plan. You can backup all your data to the cloud if you’re on a paid plan.

None of the features listed in this section are available on Microsoft To Do, which makes Todoist more suitable for heavy-duty users like businesses.

Device Compatibility

Microsoft To Do and Todoist are cross-platform apps, but Todoist runs on more devices than To Do.

You can use To Do on Windows, Mac, Android, iOS, and the web. Todoist is available on all platforms, including Linux, Wear OS, and Apple Watch.

In addition to the mobile app, you can add the Todoist widget on your iPhone, iPad, or Android device.

Todoist also allows directly creating tasks from emails via its Gmail add-on, Gmail extension, and Outlook plugin. You can also use Todoist from your browser—it has Chrome, Edge, Firefox, and Safari extensions.

Pricing

Microsoft To Do is entirely free. Todoist has a free plan but locks some of its features behind its Pro and Business plans. The free plan only allows up to 5 active projects, 5 collaborators per project, file uploads of up to 5MB, 3 filters, and 1-week activity history.

The free version works fine for personal use, but business users will almost certainly want to get one of the paid plans.

Todoist’s Pro plan costs $4 per month while the Business plan costs $6 per month, provided you pay for the whole year.

Which One is Right for You: Todoist Vs Microsoft To Do

Both apps have their use cases.

Microsoft To Do is ideal if you simply want to use the GTD (Getting Things Done) approach for personal tasks. You don’t need Todoist’s long lineup of features to make your grocery shopping list more complex than it should be.

If you’re looking for something more than the ability to create and complete tasks, such as collaborating on tasks by tagging your teammates or integrating with other business apps, you might consider Todoist.

It’s a perfect choice when you don’t want a full-fledged project management app like Asana. Just something powerful enough to handle business tasks and collaboration.

Related posts

• Работи ли Windows File Recovery на Microsoft? Тествахме го.

• Урок за Microsoft Planner: Всичко, което трябва да знаете

• Какво представлява Microsoft Power Automate и безплатни шаблони за изтегляне

• 7 начина за отваряне на MDB файл без Microsoft Access

• Ръководство за видеоконференция на Microsoft Teams

• Редактор на скриптове на Google Apps: Всичко, което трябва да знаете, за да започнете

• Използвайте стара уеб камера, за да наблюдавате имота си безплатно

• Разширение за онлайн сигурност на Avast: Струва ли си да се използва?

• Най-добрите 4 алтернативи на Google Chromecast

• 3 инструмента за диагностика и отстраняване на проблеми с вашия монитор

• Преглед на O&O ShutUp10 – Спрете Microsoft да ви шпионира

• Как да копирате вашите DVD и Blu-Ray файлове без усилие с MakeMKV

• 5 Windows алтернативи на командата sudo на Linux

• Парсерът за електронна поща Zapier: 3 креативни начина да го използвате

• Най-добрите програми за добавяне на нова функционалност към Windows 10

• 4 най-добри софтуерни приложения за пренасочване на портове и как да ги използвате

• Най-добрите джаджи за времето за Windows 10/11

• 11 най-добър безплатен софтуер за екранни снимки за Windows

• 5 най-добри добавки за поверителност на Firefox за онлайн безопасност

• Коя е най-добрата услуга за конферентни разговори – най-добрите сравнени приложения