Мишката е удобен инструмент, но насочването и щракването е загуба на време. Знаехте това, затова отидохте и вече научихте най -добрите клавишни комбинации за Office и Windows^{(best keyboard shortcuts for Office and Windows)} .

Но може би някои повтарящи се задачи нямат клавишни комбинации. Не би ли било чудесно, ако можете да създадете свои собствени клавишни комбинации в Microsoft Office ? Е^(Well) , можете.

Как да създадете клавишни комбинации^{(Keyboard Shortcuts)} в Microsoft Office

Нека първо преминем през тези стъпки в Word . Стъпките са идентични в Excel и PowerPoint на работния плот. Превъртете^(Scroll) надолу, за да видите как да направите това в Outlook .

1. Щракнете с десния бутон^{(Right-click)} върху произволно сиво пространство в областта на лентата и изберете Персонализиране на лентата^{(Customize the Ribbon)} .

1. Ще се отвори прозорецът с опции на Word . ^{(Word Options )}Изберете Персонализиране^{(Customize )} до Клавишни комбинации^{(Keyboard shortcuts)} в долната част на прозореца.

1. Ще се отвори прозорецът за персонализиране на клавиатурата . ^{(Customize Keyboard)}Погледнете в областта Категории^{(Categories )} , за да стесните до раздел, който съдържа командата, за която искате да създадете пряк път. Командите на този раздел ще се покажат в областта Команди^{(Commands )} вдясно. Изберете командата, която искате.
   
   В този пример избрахме FileSendPdf , тъй като би било много полезно да изпратите документ на Word като PDF^{(send a Word document as a PDF)} с проста комбинация от натискане на клавиш. Ако командата вече има комбинация от клавиатура, тя ще се покаже в областта Текущи клавиши^{(Current keys )} .

1. За да зададете нова комбинация от клавиши за бърз достъп, поставете курсора в полето Натиснете нов клавиш за бърз достъп^{(Press new shortcut key)} , след което натиснете клавишната комбинация, която искате да използвате на клавиатурата си. Отбележете какво се показва в областта Текущи клавиши^{(Current keys)} до Текущо присвоени на^{(Currently assigned to)} . Ако там се покаже нещо освен [unassigned] , опитайте друга комбинация от клавиши.

1. За да използвате тази комбинация от клавиши за всички бъдещи документи, оставете Normal.dotm избран в полето Запазване на промените в^{(Save changes in )} . За да приложите комбинацията от клавиши само към този документ, изберете го в падащото поле. 
2. Изберете бутона Присвояване^{(Assign )} , за да приложите настройките, след което затворете прозореца Персонализиране на клавиатурата^{(Customize Keyboard)} . Натиснете OK , за да затворите прозореца с опции на Word^{(Word Options)} . Опитайте новата си комбинация от клавишни комбинации. 

Прекият път FileSendPdf^{(FileSendPdf )} автоматично ще преобразува документа в PDF , ще създаде ново имейл съобщение в Outlook , ще прикачи PDF файла^(PDF) и ще даде тема^(Subject) на имейла . Едно натискане на клавиш вместо дузина или повече натискания с мишката е невероятно спестяване на време.

Как да изчистите персонализирани клавишни комбинации^{(Custom Keyboard Shortcuts)} в Microsoft Office

Може да искате да се отървете от всички персонализирани клавишни комбинации, които сте направили в приложение на Office . Лесно е да се направи.

1. Щракнете с десния бутон^{(Right-click)} върху произволно сиво пространство в областта на лентата и изберете Персонализиране на лентата^{(Customize the Ribbon)} .

1. Ще се отвори прозорецът с опции на Word . ^{(Word Options )}Изберете бутона Персонализиране^{(Customize )} в долната лява част на прозореца. Ще се отвори прозорецът  за персонализиране на клавиатурата .^{(Customize Keyboard )}

1. За да премахнете присвояването на клавиши от всички бъдещи документи, оставете Normal.dotm избран в падащото меню Save changes in . За да ги премахнете само от този документ, вместо това изберете документа от падащото меню. В долния ляв ъгъл изберете бутона Reset All .

1. Той ще попита: Наистина ли искате да нулирате назначенията на клавишите? Това действие ще премахне всички клавиши, които в момента са присвоени на макроси и стилове в Normal.dotm^{(Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm)} . Имайте предвид, че в края на това предупреждение то ще прочете или Normal.dotm , или документа, който сте избрали. Изберете Да^{(Yes )} , за да потвърдите нулирането.

Как да създадете клавишни комбинации^{(Keyboard Shortcuts)} в Microsoft Outlook

От всички приложения на Microsoft Office , Outlook вероятно е това, в което прекарвате най-много време. Има смисъл да създадете някои персонализирани клавишни комбинации, за да свършите нещата по-бързо. 

За съжаление, след Outlook 2016, той не ви позволява да правите клавишни комбинации, както можем в Word , Excel и PowerPoint . И така, какви са вашите възможности?

Това е заобиколно решение, но можете да създадете бързи стъпки^{(Quick Steps )} и да им присвоите комбинации от клавиши. Това няма да ви даде възможността да създадете комбинация от клавиши за бърз достъп за всичко в Outlook , но може да отговори на повечето от вашите нужди. Има ограничение от девет клавишни комбинации, които можете да зададете на персонализирани бързи стъпки^{(Quick Steps)} .

1. Изберете Създаване на ново^{(Create New )} в секцията Бързи стъпки^{(Quick Steps )} на раздела Начало^{(Home )} в Outlook. 

1. Ще се отвори прозорецът Редактиране на бърза стъпка . ^{(Edit Quick Step )}Въведете описателно име в полето Име^(Name) .
2. Изберете от едно от предварително дефинираните действия в падащото меню Избор на действие . ^{(Choose an Action )}В този пример нека да продължим с Маркиране като прочетено^{(Mark as read)} .

1. Свържете действията заедно, като изберете бутона Добавяне на действие^{(Add Action )} под предишното действие.

1. Изберете Преместване в папка^{(Move to folder)} .

1. Ще се отвори прозорецът за избор на папка . ^{(Select Folder )}Намерете^(Find) и изберете папката, в която искате това бързо действие^{(Quick Action)} да премести имейла. Избираме папката Bills за този пример. Изберете OK , за да затворите прозореца.

1. Изберете комбинация от клавиши^{(Shortcut key)} в падащото меню за бърз достъп. Имайте предвид, че е ограничен до девет селекции.

1. Добавете описание на това, което прави бързата стъпка в текстовото поле за подсказка . ^(Tooltip)Когато задържите курсора на мишката върху бързата стъпка^{(Quick Step)} по-късно, това ще се появи, за да ви напомня какво прави.
2. Изберете Край^{(Finish )} , за да завършите създаването на бързата стъпка^{(Quick Step)} . Сега ще видите бързата стъпка Маркиране като прочетено преместване към сметки^{(Mark Read Move to Bills)} в лентата на Outlook . Тествайте го с помощта на комбинацията от клавиши за бърз достъп, която сте избрали в стъпка 7.

Ако искате да отидете още по-далеч, можете да създадете преки пътища на работния плот на Outlook^{(create Outlook Desktop shortcuts)} , като използвате превключватели на командния ред, за да улесните извършването на обичайните задачи.

Практикувайте своите клавишни комбинации

Сега можете да създадете свои собствени клавишни комбинации за Microsoft Office . Отпечатайте списък с най-използваните преки пътища и ги задръжте до монитора си. След няколко дни вече няма да имате нужда от измамниците. Добавете^(Add) преки пътища за превключване на командния ред и това ще повиши производителността на Microsoft Office^{(boost your Microsoft Office productivity)} за нула време. 

Create or Generate Keyboard Shortcuts for Microsoft Office

A mouѕe is a handy tool, but point-and-click is a waste of time. You knew that, so yoυ went and learned the best keyboard shortcuts for Office and Windows already.

But maybe some repetitive tasks don’t have shortcut keys. Wouldn’t it be great if you could create your own keyboard shortcuts in Microsoft Office? Well, you can.

How to Create Keyboard Shortcuts in Microsoft Office

Let’s go through these steps in Word first. The steps are identical in Excel and PowerPoint on the desktop. Scroll down to see how to do this in Outlook.

1. Right-click on any grey space in the ribbon area and select Customize the Ribbon.

1. The Word Options window will open. Select Customize next to Keyboard shortcuts near the bottom of the window.

1. The Customize Keyboard window will open. Look in the Categories area to narrow down to a tab which has the command you want to create a shortcut for. That tab’s commands will show in the Commands area on the right. Select the command you want.
   
   In this example, we’ve selected FileSendPdf, as it would be very helpful to send a Word document as a PDF with a simple keystroke combination. If the command already has a keyboard combo, it will show in the Current keys area.

1. To set a new shortcut key combination, place the cursor in the Press new shortcut key field, then press the key combo you want to use on your keyboard. Make a note of what shows under the Current keys area next to Currently assigned to. If anything but [unassigned] shows there, try another key combo.

1. To use this key combo for all future documents, leave Normal.dotm selected in the Save changes in box. To apply the key combo to only this document, choose it in the drop-down box. 
2. Select the Assign button to apply the settings, then close the Customize Keyboard window. Press OK to close out the Word Options window. Try your new keyboard shortcut combination. 

The FileSendPdf shortcut will automatically convert the document into a PDF, create a new email message in Outlook, attach the PDF, and give the email a Subject. One keystroke instead of a dozen or more point-and-clicks with a mouse is an incredible timesaver.

How to Clear Custom Keyboard Shortcuts in Microsoft Office

You may wish to get rid of all the custom keyboard shortcuts you’ve made in an Office app. It’s simple to do.

1. Right-click on any grey space in the ribbon area and select Customize the Ribbon.

1. The Word Options window will open. Select the Customize button in the bottom-left area of the window. The Customize Keyboard window will open. 

1. To remove the key assignments from all future documents, leave Normal.dotm selected in the Save changes in drop-down. To remove them only from this document, choose the document in the dropdown instead. Near the bottom-left, select the Reset All button.

1. It will ask, Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm. Note that at the end of that warning, it will read either Normal.dotm or the document you’ve selected. Select Yes to confirm the reset.

How to Create Keyboard Shortcuts in Microsoft Outlook

Of all the Microsoft Office apps, Outlook is probably the one in which you spend the most time. It makes sense to create some custom keyboard shortcuts to get things done faster. 

Unfortunately, since Outlook 2016, it doesn’t allow you to make keyboard shortcuts as we can in Word, Excel, and PowerPoint. So what are your options?

It’s a workaround, but you can create Quick Steps and assign key combinations to them. This won’t give you the ability to create a shortcut key combo for everything in Outlook, but it can meet most of your needs. There is a limit of nine key combos that you can assign to custom Quick Steps.

1. Select Create New in the Quick Steps section of the Home tab in Outlook. 

1. The Edit Quick Step window will open. Enter a descriptive name in the Name field.
2. Choose from one of the predefined actions in the Choose an Action drop-down menu. In this example, let’s go with Mark as read.

1. String actions together by selecting the Add Action button under the previous action.

1. Select Move to folder.

1. The Select Folder window will open. Find and select the folder to which you want this Quick Action to move the email. We select the folder Bills for this example. Select OK to close the window.

1. Select a key combo in the Shortcut key drop-down. Note that it’s limited to nine selections.

1. Add a description of what the Quick Step does in the Tooltip text box. When you hover over the Quick Step later, this will appear to remind you of what it does.
2. Select Finish to complete creating the Quick Step. You’ll now see the Mark Read Move to Bills Quick Step in the Outlook ribbon. Test it using the shortcut key combo you chose in step 7.

If you want to go a step further, you can create Outlook Desktop shortcuts using command line switches to make common tasks easier to do.

Practice Your Keyboard Shortcuts

Now you can create your own Microsoft Office shortcut keys. Print out a list of your most-used shortcuts and keep them beside your monitor. After a few days, you won’t need the cheat sheet anymore. Add in the command line switch shortcuts and it will boost your Microsoft Office productivity in no time. 

Related posts

• 13-те най-добри клавишни комбинации за Microsoft Teams

• Как да създавате PDF документи в Microsoft Office

• Как да поправите всяка версия на Microsoft Office

• 40-те най-добри клавишни комбинации на Microsoft Excel

• 30+ най-добри клавишни комбинации на Microsoft Word

• Как да намерите и замените текст в Microsoft Word

• Google Sheets срещу Microsoft Excel – какви са разликите?

• Разлики между Microsoft Excel онлайн и Excel за настолен компютър

• Как да добавите Dropbox като облачна услуга към Microsoft Office

• Какво е Microsoft Publisher? Ръководство за начинаещи

• Как да деинсталирате Microsoft Teams, когато продължава да се преинсталира

• Как да създадете и стартирате макрос в Word

• Как да добавите нови шрифтове към Microsoft Word

• Визуално опресняване на Microsoft Office: 8 неща, които трябва да знаете

• Как да персонализирате лентата на Microsoft Office

• Как да поправите грешка в Microsoft Office 25090

• Как да покажете, приемете или скриете редакциите в Microsoft Word

• Какво представлява Microsoft Teams и как работи?

• Промяна на мерните единици в Microsoft Word

• Как да рисувате в Microsoft Word