Разбира се, Excel се използва за електронни таблици, но знаехте ли, че можете да свържете Excel с външни източници на данни? В тази статия ще обсъдим как да свържете електронна таблица на Excel към таблица на база данни на MySQL и да използваме данните в таблицата на базата данни, за да попълним нашата електронна таблица. Има няколко неща, които трябва да направите, за да се подготвите за тази връзка.

Подготовка^{(Preparation)}

Първо, трябва да изтеглите най-новия драйвер за Open Database Connectivity ( ODBC ) за ^(ODBC)MySQL . Текущият ODBC драйвер за MySQL може да се намира на адрес

https://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/

Уверете^(Make) се, че след като изтеглите файла, сте проверили md5 хеша на файла спрямо този, посочен на страницата за изтегляне.

След това ще трябва да инсталирате драйвера, който току-що изтеглите.  Щракнете двукратно^(Double) върху файла, за да стартирате процеса на инсталиране. След като процесът на инсталиране приключи, ще трябва да създадете име на източник на база данни^{(Database Source Name)} ( DSN ), което да използвате с Excel .

Създаване на DSN^{(Creating the DSN)}

DSN ще съдържа цялата информация за връзката, необходима за използване на таблицата на базата данни MySQL . В Windows система ще трябва да щракнете върху Старт^(Start) , след това Контролен панел^{(Control Panel)} , след това Административни инструменти^{(Administrative Tools)} , след това Източници на данни (ODBC)^{(Data Sources (ODBC))} . Трябва да видите следната информация:

Обърнете внимание^(Notice) на разделите на изображението по-горе. Потребителският DSN^{(User DSN)} е достъпен само за потребителя, който го е създал. Системен DSN^{(System DSN)} е достъпен за всеки, който може да влезе в машината. Файл DSN^{(File DSN)} е .DSN файл, който може да бъде транспортиран и използван на други системи, които имат същата операционна система и инсталирани драйвери.

За да продължите да създавате DSN , щракнете върху бутона Добавяне^(Add) в горния десен ъгъл.

Вероятно ще трябва да превъртите надолу, за да видите драйвера на MySQL ODBC 5.x. ^{(MySQL ODBC 5.x Driver)}Ако не е налице, нещо се обърка при инсталирането на драйвера в раздела Подготовка^{(Preparation)} на тази публикация. За да продължите да създавате DSN , уверете се, че MySQL ODBC 5.x драйвер^(Driver) е маркиран и щракнете върху бутона Край^(Finish) . Сега трябва да видите прозорец, подобен на този, изброен по-долу:

След това ще трябва да предоставите информацията, необходима за попълване на формуляра, показан по-горе. Базата данни и таблицата MySQL , които използваме за тази публикация, са на машина за разработка и се използват само от един човек. За „производствени“ среди се препоръчва да създадете нов потребител и да предоставите на новия потребител само привилегии SELECT . В бъдеще можете да предоставите допълнителни привилегии, ако е необходимо.

След като предоставите подробностите за конфигурацията на вашия източник на данни, трябва да щракнете върху бутона Тест^(Test) , за да се уверите, че всичко е в работно състояние. След това щракнете върху бутона OK . Сега трябва да видите името на източника на данни, което сте предоставили във формуляра в предишния набор, посочен в прозореца на администратора на източник на данни ODBC^{(ODBC Data Source Administrator)} :

Създаване на връзка с електронна таблица

След като успешно създадохте нов DSN , можете да затворите прозореца на ODBC Data Source Administrator и да отворите Excel . След като отворите Excel , щракнете върху лентата Данни . ^(Data)За по-нови версии на Excel щракнете върху Получаване на данни^{(Get Data)} , след това От други източници^{(From Other Sources)} , след това От ODBC^{(From ODBC)} .

В по-старите версии на Excel това е малко повече процес. Първо, трябва да видите нещо подобно:

Следващата стъпка е да щракнете върху връзката Връзки^{(Connections)} , разположена точно под думата Данни^(Data) в списъка с раздели. Местоположението на връзката Connections^{(Connections)} е оградено в червено на горното изображение. Трябва да се появи прозорецът за връзки към работната книга :^{(Workbook Connections)}

Следващата стъпка е да кликнете върху бутона Добавяне^(Add) . Това ще ви представи прозореца за съществуващи връзки^{(Existing Connections)} :

Очевидно не искате да работите върху нито една от изброените връзки. Затова щракнете върху бутона Преглед за още.... ^{(Browse for More…)}Това ще ви представи прозореца за избор на източник на данни^{(Select Data Source)} :

Точно както предишния прозорец за съществуващи връзки^{(Existing Connections)} , вие не искате да използвате връзките, изброени в прозореца Избор на източник на данни^{(Select Data Source)} . Затова искате да щракнете двукратно върху папката +Connect to New Data Source.odc . Правейки това, сега трябва да видите прозореца на съветника за връзка^{( Data Connection Wizard)} с данни :

Като се имат предвид изброените избори на източник на данни, искате да маркирате ODBC DSN и да щракнете върху Напред^(Next) . Следващата стъпка от съветника за свързване на данни^{(Data Connection Wizard)} ще покаже всички източници на ODBC данни, налични в системата, която използвате.

Да се ​​надяваме, че ако всичко върви по план, трябва да видите DSN , който сте създали в предишни стъпки, изброени сред източниците  на ODBC данни. ^(ODBC)Маркирайте^(Highlight) го и щракнете върху Напред^(Next) .

Следващата стъпка в съветника за връзка^{(Data Connection Wizard)} с данни е да запазите и завършите. Полето за име на файла трябва да бъде автоматично попълнено за вас. Можете да предоставите описание. Описанието, използвано в примера, е доста обяснимо за всеки, който може да го използва. След това щракнете върху бутона Finish в долния десен ъгъл на прозореца.

Сега трябва да се върнете в прозореца за връзка с работната книга^{(Workbook Connection)} . Връзката за данни, която току-що създадохте, трябва да бъде изброена:

Импортиране на данните от таблицата^{(Importing the Table Data)}

Можете да затворите прозореца за връзка с работната книга^{(Workbook Connection)} . Трябва да щракнем върху бутона Съществуващи връзки^{(Existing Connections)} в лентата Данни^(Data) на Excel . Бутонът Съществуващи връзки^{(Connections)} трябва да се намира вляво на лентата за данни .^(Data)

Щракването върху бутона Съществуващи връзки^{(Existing Connections)} трябва да ви представи прозореца Съществуващи връзки^{(Existing Connections)} . Виждали сте този прозорец в предишни стъпки, разликата сега е, че връзката ви за данни трябва да бъде изброена в горната част:

Уверете^(Make) се, че връзката за данни, която сте създали в предишните стъпки, е маркирана и след това щракнете върху бутона Отвори^(Open) . Сега трябва да видите прозореца за импортиране на данни^{(Import Data)} :

За целите на тази публикация ще използваме настройките по подразбиране в прозореца за импортиране на данни^{(Import Data)} . След това щракнете върху бутона OK . Ако всичко се получи за вас, сега трябва да ви бъдат представени данните от таблицата на MySQL базата данни във вашия работен лист.

За тази публикация таблицата, с която работихме, имаше две полета. Първото поле е INT поле с автоматично увеличение, озаглавено ID. Второто поле е VARCHAR (50) и е озаглавено fname. Нашата окончателна електронна таблица изглежда така:

Както вероятно сте забелязали, първият ред съдържа имената на колоните на таблицата. Можете също да използвате падащите стрелки до имената на колоните, за да сортирате колоните.

Обобщение^(Wrap-Up)

В тази публикация разгледахме къде да намерите най-новите ODBC драйвери за MySQL , как да създадете DSN , как да създадете връзка с данни за електронни таблици с помощта на DSN и как да използвате връзката с данни за електронни таблици за импортиране на данни в електронна таблица на Excel . Наслади се!

 

Connecting Excel to MySQL

Sure Excel is used for spreadsheets, but did you know you can connect Excel to externаl data sоurces? In this article we’re going tо diѕcυss how to connect an Excel spreadsheet to a MySQL database table and use the data in the databаse table to populate our spreadsheet.  There аrе a few thingѕ you need to do in ordеr to preрare for this connеction.

Preparation

First, you must download the most recent Open Database Connectivity (ODBC) driver for MySQL.  The current ODBC driver for MySQL can be located at

https://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/

Make sure after you download the file that you check the file’s md5 hash against that listed on the download page.

Next, you will  need to install the driver you just downloaded.  Double click the file to start the install process.  Once the install process is complete you will need to create a Database Source Name (DSN) to use with Excel.

Creating the DSN

The DSN will contain all of the connection information necessary to use the MySQL database table.  On a Windows system, you will need to click on Start, then Control Panel, then Administrative Tools, then Data Sources (ODBC).  You should see the following information:

Notice the tabs in the image above.  A User DSN is only available to the user that created it.  A System DSN is available to anyone that can log into the machine.  A File DSN is a .DSN file that can be transported to and used on other systems that have the same OS and drivers installed.

To continue creating the DSN, click on the Add button near the top right corner.

You will probably have to scroll down to see the MySQL ODBC 5.x Driver.  If it’s not present, something went wrong with installing the driver in the Preparation section of this post.  To continue creating the DSN, make sure MySQL ODBC 5.x Driver is highlighted and click on the Finish button. You should now see a window similar to the one listed below:

Next you will need to supply the information necessary to complete the form shown above.  The MySQL database and table we’re using for this post is on a development machine and is only used by one person. For “production” environments, it is suggested you create a new user and grant the new user SELECT privileges only.  In the future, you can grant additional privileges if necessary.

After you have supplied the details for your data source configuration, you should click on the Test button to make sure everything is in working order.  Next, click on the OK button. You should now see the data source name you supplied on the form in the previous set listed on the ODBC Data Source Administrator window:

Creating the Spreadsheet Connection

Now that you have successfully created a new DSN, you can close the ODBC Data Source Administrator window and open Excel.  Once you have opened Excel, click on the Data ribbon.  For newer versions of Excel, click on Get Data, then From Other Sources, then From ODBC.

In older versions of Excel, it’s a bit more of a process. Firstly, you should see something like this:

The next step is to click on the Connections link located right under the word Data in the tab list. The location of the Connections link is circled in red in the above image. You should be presented with the Workbook Connections window:

The next step is to click on the Add button.  This will present you with the Existing Connections window:

Obviously you don’t want to work on any of the connections listed.  Therefore, click on the Browse for More… button. This will present you with the Select Data Source window:

Just like the previous Existing Connections window, you do not want to use the connections listed in the Select Data Source window.  Therefore, you want to double click on the +Connect to New Data Source.odc folder.  In doing so, you should be now see the Data Connection Wizard window:

Given the data source choices listed, you want to highlight ODBC DSN and click Next.  The next step of the Data Connection Wizard will display all of the ODBC data sources available on the system you are using.

Hopefully, if all as gone according to plan, you should see the DSN that you created in previous steps listed among the ODBC data sources.  Highlight it and click on Next.

The next step in the Data Connection Wizard is to save and finish.  The file name field should be auto filled for you.  You can supply a description.  The description used in the example is pretty self explanatory for anyone that might use it.  Next, click on the Finish button in the lower right of the window.

You should now be back at the Workbook Connection window.  The data connection you just created should be listed:

Importing the Table Data

You can close the Workbook Connection window.  We need to click on the Existing Connections button in the Data ribbon of Excel.  The Existing Connections button should be located to the left on the Data ribbon.

Clicking on the Existing Connections button should present you with the Existing Connections window.  You’ve seen this window in previous steps, the difference now is that your data connection should be listed near the top:

Make sure the data connection you created in the previous steps is highlighted and then click on the Open button.  You should now see the Import Data window:

For the purposes of this post, we are going to use the default settings on the Import Data window.  Next, click on the OK button.  If everything worked out for you, you should now be presented with the MySQL database table data in your worksheet.

For this post, the table we were working with had two fields.  The first field is an auto-increment INT field titled ID.  The second field is VARCHAR(50) and is titled fname.  Our final spreadsheet looks likes like this:

As you’ve probably noticed, the first row contains the table column names.  You can also use the drop down arrows next to the column names to sort the columns.

Wrap-Up

In this post we covered where to find the latest ODBC drivers for MySQL, how to create a DSN, how to create a spreadsheet data connection using the DSN and how to use the spreadsheet data connection to import data into an Excel spreadsheet. Enjoy!

 

Related posts

• Как да изтриете празни редове в Excel

• Как да използвате функцията "Говорете клетки" на Excel

• Как да вмъкнете работен лист на Excel в Word Doc

• Как да използвате анализа какво-ако на Excel

• Как да коригирате ред в Excel

• Как да вмъкнете CSV или TSV в работен лист на Excel

• Как да използвате функцията PMT в Excel

• Как да създадете множество свързани падащи списъци в Excel

• Как да проследите зависими в Excel

• Как да направите кръгова диаграма в Excel

• Какво е VBA масив в Excel и как да го програмирам

• 5 начина за конвертиране на текст в числа в Excel

• Как да премахнете решетъчните линии в Excel

• Как да напишете IF формула/изявление в Excel

• 2 начина за използване на функцията за транспониране на Excel

• Разширено VBA ръководство за MS Excel

• 10 съвета и трика за Excel за 2019 г

• Как да обедините данни в няколко файла на Excel

• Използвайте имена на динамични диапазони в Excel за гъвкави падащи менюта

• 4 начина да използвате отметка в Excel