Въпреки че разполагаме с няколко инструмента за електронни таблици и други подобни приложения, ние все още предпочитаме да работим заедно със самия Microsoft Excel . Това е така, защото тази програма за електронни таблици прави работата ви доста удобна, ако знаете как да я използвате. Независимо дали сте малък бизнесмен или работите в корпоративен офис, работен лист на Excel вече се превърна в доста полезен и основен ресурс за ежедневните потребители.

Това приложение се използва главно за записване и манипулиране на цифрови данни за различни цели. Поради своите прости функции и лесни за използване функции, той винаги е бил основното средство за всеки корпоративен потребител. В това ръководство има 10 основни полезни съвета и трика за Excel, които човек трябва да знае.

Съвети и трикове за Microsoft Excel

В тази публикация ще разгледаме следните съвети^{(Excel Tips)} и трикове^(Tricks) за Excel , които смятаме, че са най-полезните:

1. Изберете всички клетки наведнъж
2. Autofit Ширина на колоната
3. Транспониране на колони и редове
4. Използвайте команда за филтриране,^{(Use Filter Command)} за да скриете нежелани данни^{(Hide Unwanted Data)}
5. Премахване на дублиран запис
6. Премахнете празните записи
7. Вмъкване на празни редове в запис
8. Автоматично копирайте данните^{(Copy Data)} в друг лист^{(Sheet Automatically)}
9. Направете екранна снимка с помощта на камерата на Excel
10. Свържете клетките с вашия имейл адрес

Нека започнем и да опознаем всеки един в детайли.

1] Изберете всички клетки наведнъж

Понякога може да се наложи да направите някои големи промени в работния си лист на Excel . В такъв случай можете да изберете всички клетки във вашия работен лист, като използвате квадратното поле, което е налично в най-горния ляв ъгъл на електронната таблица.

Когато изберете квадратното поле, той подчертава всички клетки в работния лист, дори и празните клетки. Като алтернатива можете също да използвате Ctrl+A , за да изберете всички клетки в работния лист.

2] Ширина на колоната за автоматично поставяне

Докато работите върху MS Excel с голямо количество запис на данни, често става сложно да преоразмерите клетките на всяка колона според нейния текст. За да преоразмерите колоните по лесен начин, можете да използвате функцията за ширина на колоните AutoFit , която е вградена функция в Excel .

Всичко, от което се нуждаете, за да преместите показалеца на мишката си до границата на колоната, която искате да поставите автоматично, и след това щракнете двукратно върху нея. И ако трябва да коригирате целите колони, изберете ги всички и щракнете двукратно върху границата на която и да е колона.

Като алтернатива можете също да преоразмерите ширината на колоната, като използвате опцията Autofit Column width . За да направите това, изберете колоната, която искате да коригирате, и след това отидете на лентата с менюта^(Menu) > раздел Начало . ^(Home)В секцията Клетки^(Cells) щракнете върху опцията Форматиране^(Format) и след това изберете Ширина на колоните^{(Autofit Columns Width)} за автоматично приспособяване от падащото меню.

3] Транспониране на колони и редове

Някои хора създават електронни таблици на Excel , където основните полета преминават хоризонтално в един ред. Други поставят данните вертикално. Понякога тези предпочитания водят до сценарий, при който искате да транспонирате данни от Excel . Транспонирането^(Transpose) е функция на Excel , която ви позволява да превключвате колони на Excel към редове, без да въвеждате повторно данните.

Функцията за транспониране^(Transpose) е страхотна функция, която ще получите в електронните таблици на MS Excel . Става много полезно, когато трябва да превключите колоните с данни от хоризонтални към вертикални, без да въвеждате повторно данните.

На горната снимка данните са подредени в табличен вид, където фигурите на субектите са показани вертикално. Ако трябва да пренаредим данните хоризонтално по ръчен начин, тогава би било доста трудно. Но с помощта на функцията за транспониране можете да го направите за няколко секунди.

Така че първо трябва да изберете данните от таблицата и да ги копирате. Сега поставете показалеца на мишката си там, където трябва да транспонирате данните, щракнете с десния бутон и изберете опцията Paste Special от контекстното меню. Когато се отвори прозорецът Специално поставяне^{(Paste Special)} , проверете функцията Транспониране^(Transpose) и щракнете върху бутона OK.

4] Използвайте команда за филтриране,^{(Use Filter Command)} за да скриете нежелани данни^{(Hide Unwanted Data)}

Функцията за филтър на Excel^(Excel) ви позволява да скриете нежеланите данни и да покажете само определени важни данни в електронната таблица. Използвайки тази функция, можете лесно да филтрирате имената, датите и числата от огромния набор от данни или таблица. Въпреки това, той не премахва и не променя оригиналните данни. Става много полезно, когато трябва да се съсредоточите само върху някакъв специален вид информация.

В горния набор от данни можете да видите, че има списък с ученици, чиито оценки са различни, адресът им е различен. Може да бъде голям дори повече. Така че, ако трябва да филтрирате определени данни, това може да бъде доста трудно.

За да го направите по лесен начин, можете да използвате командата филтър. И така, всичко, което трябва, да изберете заглавката на таблицата и след това да отидете до секцията Редактиране^(Editing) . В съответния раздел изберете Сортиране и филтриране^{(Sort & Filter)} и след това изберете инструмента Филтър^(Filter) .

Щракнете^(Click) върху опцията със стрелка надолу, която се появява близо до заглавката на всяка колона. Позволява ви да сортирате данните си по азбучен ред или да подредите числата от най-малкото към най-голямото. Освен това можете да използвате текстовия филтър, за да филтрирате данните според вашите изисквания.

5] Премахване на дублиран запис

Доста лесна работа е да намерите и премахнете дублиращи се записи за електронна таблица с малък набор от данни. Но ако трябва да се направи с голям набор от данни, където колоните и редовете са в стотици, тогава това наистина би било предизвикателна задача.

В горната таблица има десет записа, в които два записа са напълно сходни и е използвано общо име в три реда. Така че, за да разберете дублиращите се записи, трябва да изберете таблицата. След това отидете до менюто Данни , изберете категорията ^(Data)Инструменти^{(Data Tools)} за данни и след това щракнете върху Премахване на дубликати^{(Remove Duplicates)} .

В диалоговия прозорец поставете отметка в квадратчето до заглавките Моите данни имат. И под секцията с колони премахнете маркировката на серийния номер, тъй като той е различен за всеки запис. Накрая щракнете върху бутона OK и ще видите, че дублираният запис се премахва от таблицата.

6] Премахнете празните записи

Понякога може да сте забелязали празните клетки или редове във вашата електронна таблица, които са предимно нежелани. Потребителите обикновено щракват с десния бутон върху посочения ред и ги изтриват един по един. Но какво ще направите, ако броят им е в стотици? В тази ситуация изтриването им един по един наистина би било досадна работа.

Ето защо, за да ги изтриете наведнъж, натиснете клавишната комбинация Ctrl+G и когато се появи диалоговият прозорец Отиди на, изберете бутона ^{(Go To)}Специално^(Special) . На следващата страница маркирайте радио бутона Празни^(Blanks) и щракнете върху бутона OK. Ще забележите, че всички празни клетки са избрани.

Сега натиснете бутона Ctrl+minus . Когато се появи изскачащо меню, изберете Shift клетки нагоре^{(Shift cells up)} и щракнете върху бутона OK. Ще видите, че всички празни клетки се премахват и наборът от данни също се подрежда по подходящ начин.

7] Вмъкнете празни редове в запис

Както споменах по-горе, празните редове са предимно нежелателни, но понякога също работи. Така че, ако трябва да ги вмъкнете, можете да щракнете с десния бутон върху посочения ред и да ги добавите един по един, както казах, докато премахвате празни редове.

Така че, за да вмъкнете празните редове във всеки отделен запис, направете серия от споменатия сериен номер. След това изберете целия набор от данни и след това щракнете върху инструмента за сортиране^(Sort) , наличен в раздела Данни^(Data) .

В следващия диалогов прозорец щракнете върху падащото меню Сортиране по и ги подредете по сериен номер.

Щракването върху бутона OK ще вмъкне празен ред между всеки отделен ред.

8] Автоматично копирайте данните^{(Copy Data)} в друг лист^{(Sheet Automatically)}

Понякога се случва да се наложи да използвате данните от друг лист, който въвеждате в първия лист. За да направите това, обикновено използвате традиционния метод за копиране и поставяне. Но когато трябва да промените някои данни в един лист, той отново трябва да ги промени и на другия лист. Става малко сложно, когато трябва да промените едни и същи данни на двата листа един по един.

В excel има опция, която автоматично копира данните от първия лист в други листове в процес в реално време. Въпреки това, за да копирате автоматично данните в други листове, първо трябва да направите връзка между тях.
За да направите това, отидете в лентата на състоянието на първия лист. След това продължете да натискате клавиша Ctrl^(Ctrl) и щракнете върху онези листове, на които трябва да копирате данните автоматично. Това е.
Сега каквито и данни да въведете на първия лист, те автоматично се копират на другите листове.

9] Направете екранна снимка^(Screenshot) с помощта на камерата на Excel

Винаги се е казвало, че „Една снимка струва хиляда думи“. Съответно понякога може да се наложи да добавите екранна снимка във вашия работен лист на Excel , за да можете да обясните нещата по по-добър начин.

Въпреки това, не е необходимо да използвате приложение на трета страна, за да заснемете екранна снимка. Excel има вградена команда за камера, която ви помага да направите екранна снимка с едно щракване.

За да използвате тази функция, първо трябва да активирате командата за камера. И така, всичко, от което се нуждаете, за да отидете до лентата с инструменти за бърз достъп и щракнете върху Персонализиране на лентата с инструменти за бърз достъп^{(Customize Quick Access Toolbar)} . След това щракнете върху падащото меню на Изберете команди от^{(Choose commands from)} > All commands > Camera. Сега изберете бутона Добавяне^(Add) и натиснете OK.

След като следвате горната процедура, ще забележите, че икона на камера^(Camera) вече е добавена към лентата с инструменти за бърз достъп. Сега изберете клетките или данните, за които имате нужда от изображение. След това щракнете върху иконата на камерата^(Camera) и след това щракнете навсякъде в работния лист. Можете също да плъзнете и преоразмерите изображението, за да го коригирате според вашите изисквания.

10] Свържете^(Link) клетките с вашия имейл адрес

В работния лист на Excel можете лесно да създадете хипервръзка към вашия Gmail адрес.

За да направите това, първо трябва да изберете клетката, където искате да вмъкнете връзката. След това натиснете Ctrl+K пряк път. Когато диалоговият прозорец подкани на екрана, изберете имейл адреса^{(E-mail Address)} от левия панел. Добавете вашия имейл адрес и след това натиснете бутона OK.

Това е. Надявам се тези съвети и трикове да са полезни, докато използвате работни листове на Excel на вашия компютър.

Microsoft Excel Tips and Tricks for beginners

In spite of having several spreadsheet tools and other similar aрplications, we still prefer to work along with the Microsoft Excel itself. This is because this spreadsheet program makes your job pretty handy if you know the way to use it. Whether you are a small businessman or working in a corporate office, Excel worksheet has now become a quite helpful and essential resource for daily users.

This application is mainly used for recording and manipulating the numerical data for various purposes. Because of its straightforward functions and easy-to-use features, it has been always the primary means of every corporate user. In this guide, there are the 10 major helpful excel tips and tricks that one must need to know.

Microsoft Excel Tips and Tricks

In this post we will cover the following Excel Tips and Tricks, which we think are the most useful ones:

1. Select all cells at once
2. Autofit Column width
3. Transpose columns and rows
4. Use Filter Command to Hide Unwanted Data
5. Remove Duplicate Entry
6. Remove the Blank Records
7. Insert Blank Rows into Record
8. Copy Data to Another Sheet Automatically
9. Take Screenshot using Excel Camera
10. Link the cells to your email address

Let us start and know each one in detail.

1] Select all cells at once

Sometimes you might need to make some massive changes to your Excel worksheet. In such a case, you can select all the cells in your worksheet using the square box that is available in the extreme top-left corner of the spreadsheet.

When you select the square box, it highlights all the cells in the worksheet even the empty cells as well. As an alternative, you can also use the Ctrl+A keyboard shortcut to select all the cells on the worksheet.

2] Autofit Column width

While working on the MS Excel with a large amount of data record, often it becomes complicated to resize each column cells according to its text. In order to resize the columns in an easy way, you can use the AutoFit column width feature that is an inbuilt feature in Excel.

All you need to move your mouse pointer to the boundary of the column you want to autofit and then double click on it. And if you have to adjust the entire columns then select them all and double click on the boundary of any column.

Alternatively, you can also resize the column width by using the Autofit Column width option. To do this, select the column you want to adjust and then navigate to the Menu bar > Home tab. In the Cells section, click on the Format option and then select Autofit Columns Width from the drop-down menu.

3] Transpose columns and rows

Some people create Excel spreadsheets where the main fields go across horizontally in a row. Others put the data vertically. Sometimes these preferences lead to a scenario where you want to transpose Excel data. Transpose is an Excel function that allows you to switch Excel columns to rows without retyping the data.

Transpose function is a great feature you will get in the MS Excel spreadsheets. It becomes very helpful when you need to switch the data columns from horizontal to vertical without retyping the data.

In the above picture, the data are arranged in a tabular form where the figures of the subjects are showing vertically. If we need to rearrange the data horizontally in a manual way then it would be quite difficult. But with the help of transpose function, you can do it in a couple of seconds.

So, you first need to select the data from the table and copy them. Now, place your mouse pointer where you have to transpose the data, do a right-click and select Paste Special option from the context menu. When the Paste Special window opens, check the Transpose function and click on the OK button.

4] Use Filter Command to Hide Unwanted Data

Excel filter function allows you to hide the unwanted data and to display only certain important data in the spreadsheet. Using this feature, you can easily filter the names, dates, and numbers from the huge dataset or table. However, it doesn’t remove or modify the original data. It becomes very useful when you need to focus only on some special kind of information.

In the above dataset, you can see there is a list of students whose marks are different, their address is different. It can be large even more. So, if you need to filter any specified data then it can be quite difficult.

To make it in an easy way, you can use the filter command. So, all you need to select the header of the table and then navigate to the Editing section. In the corresponding section, select the Sort & Filter and then choose the Filter tool.

Click on the down-arrow option that comes to appear near the header of each column. It allows you to sort your data in alphabetical order or to arrange the numbers by smallest to largest. Furthermore, you can use the text filter to filter the data as per your requirement.

5] Remove Duplicate Entry

It is quite an easy job to locate and remove duplicates entries for a spreadsheet having a small set of data. But if it has to be done with a large dataset where the columns and rows are in hundreds then it would be indeed a challenging task.

In the above table, there are ten records in which two entries are totally similar and a common name has been used in three rows. So, in order to find out the duplicate entries, you need to select the table. After that, navigate to the Data menu, select the Data Tools category, and then click Remove Duplicates.

In the dialog box, mark the checkbox near the My data has headers. And, under the columns section, remove the mark of the serial number as it is different for each entry. Finally, click on the OK button and you will see the duplicate entry gets removed from the table.

6] Remove the Blank Records

Sometimes you might have noticed the blank cells or rows in your spreadsheet that are mostly undesirable. Users commonly do a right-click on the specified row and delete them one by one. But what will you do if their numbers are in hundreds? In that situation, deleting them one by one would really be a tedious job.

Therefore, in order to delete them in one go, press Ctrl+G shortcut key and when the Go To dialog box comes to appear, select the Special button. On the following page, mark the Blanks radio button and click on the OK button. You will notice that all the blank cells get selected.

Now, press the Ctrl+minus button. When a pop-up menu appears, select Shift cells up and click on the OK button. You will see, all the blanks cells get removed and the dataset also arranged suitably.

7] Insert Blank Rows into Record

As I aforementioned that blank rows are mostly undesirable but sometimes it works as well. So, if you need to insert them, you can do a right-click on the specified row and add them one by one as I stated while removing blank rows.

So, to insert the blank rows in each separate record, make a series of the mentioned serial number. After that, select all the data set and then click on the Sort tool available on the Data tab.

In the following dialog box, click on the Sort by drop-down menu, and arrange them by serial number.

Clicking on the OK button, it will insert a blank row between each separate row.

8] Copy Data to Another Sheet Automatically

Sometimes it happens that you need to use the data in another sheet which you enter in the first sheet. To do so, you commonly use the traditional copy and paste method. But, when you need to change some data in one sheet then it again has to change it on the other sheet as well. It becomes a bit complicated when you have to change the same data on both sheets one by one.

In excel, there is an option that automatically copies the data of the first sheet into other sheets in a real-time process. However, for copying the data automatically to other sheets, you need to first make a connection between them.
To do so, go to the status bar of the first sheet. After that, keep pressing the Ctrl key and click those sheets on which you have to copy the data automatically. That’s it.
Now whatever data you enter on the first sheet, it automatically gets copied on the other sheets.

9] Take Screenshot using Excel Camera

It has always been said that “A picture is worth a thousand words”. Accordingly, sometimes you may need to add a screenshot within your Excel worksheet so that you could explain the things in a better way.

However, you don’t need to use any third-party application to capture a screenshot. Excel has an inbuilt camera command that helps you to take the screenshot in a single click.

To use this feature, you first have to enable the camera command. So, all you need to navigate to the quick access toolbar and click on the Customize Quick Access Toolbar. After that, click on the drop-down menu of Choose commands from > All commands > Camera. Now, select the Add button and hit OK.

After following the above procedure, you will notice a Camera icon is now added to the quick access toolbar. Now, select the cells or data for which you need an image. After that, click on the Camera icon and then click anywhere on the worksheet. You can also drag and resize the image to adjust according to your requirements.

10] Link the cells to your email address

In the excel worksheet, you can easily create a hyperlink to your Gmail address.

To do so, you first need to select the cell where you want to insert the link. After that, press Ctrl+K shortcut. When the dialog box prompts on the screen, select the E-mail Address from the left pane. Add your email address and then hit the OK button.

That’s it. I hope these tips and tricks may be helpful while using Excel worksheets on your computer.

Related posts

• 3 начина да защитите с парола файл на Excel

• Как да създадете диаграми на Гант в Microsoft Excel

• Как да разберем анализа какво-ако в Microsoft Excel

• Урок по основи на Microsoft Excel – Научете как да използвате Excel

• Google Sheets срещу Microsoft Excel – какви са разликите?

• Как да направите извита линейна графика в Excel и Google Sheets

• Как да поправя Runtime Error 1004 в Microsoft Excel?

• Съвети и трикове за задачи на Microsoft

• 40-те най-добри клавишни комбинации на Microsoft Excel

• Как да използвате функцията HLOOKUP в Microsoft Excel

• Как да заключите клетки в Microsoft Excel

• Как да инсталирате и използвате добавки в Microsoft Word и Excel за iPad

• Как да използвате функцията MATCH Microsoft Excel

• Как да разменяте колони или редове в Excel [Стъпка по стъпка]

• Как да активирате и заредите добавка Solver в Microsoft Excel, ако не работи

• Как да извлечете имена на домейни от URL адреси в Microsoft Excel

• Fix Excel чака друго приложение, за да завърши OLE действие

• Microsoft Excel се опитва да възстанови вашата информация

• Съвети и трикове за Microsoft OneNote за начинаещи

• Добавете линия на тренда на линейна регресия към диаграма на разсейване на Excel