Когато споделяте документ на Word 2007 , може да се наложи да изтриете или скриете поверителна информация. Можете да търсите данните и да ги премахнете ръчно, но това може да бъде податливо на грешки и отнема много време. Ако често се налага да скриете поверителни данни в Word 2007 , има безплатна добавка за Word 2007 , наречена Word 2007 Redaction Tool , която може да се използва за лесно и много по-ефективно скриване на текст в документи на Word 2007 .

Редактираният текст се появява в ново копие на оригиналния ви документ като плътна черна лента. Текстът^(Text) под лентата се преобразува във вертикални линии (|||||), което предотвратява извличането на редактираното съдържание при никакви обстоятелства, дори ако страната, с която споделяте документа, преглежда редактирания документ в текстов редактор, като напр. Notepad .

Изтеглете Word 2007/2010 Redaction Tool от

http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251 .

Следните елементи са необходими за инсталиране на инструмента за редакция на Word 2007^{(Word 2007 Redaction Tool)} :

• Сервизният пакет 1 за ^{(Service Pack 1)}.NET Framework 3.5
• VSTO 3.0 Runtime Service Pack 1

Не е необходимо обаче да ги инсталирате отделно. Ако някой от тези елементи не е инсталиран на вашата система, програмата за настройка на Word 2007 Redaction Tool ще ги изтегли и инсталира автоматично. Инсталирането на тези два елемента може да доведе до рестартиране.

За да инсталирате добавката, щракнете двукратно върху .exe файла, който сте изтеглили. Прочетете^(Read) лицензионното споразумение за клиентския профил на .NET Framework^{(.NET Framework Client Profile)} и щракнете върху бутона Приемам^(Accept) , за да продължите.

Прочетете лицензионното споразумение за Visual Studio Tools за Office^{(Visual Studio Tools for Office)} и щракнете върху бутона Приемам^(Accept) , за да продължите.

WinZip Self-Extractor се отваря и автоматично стартира процеса на инсталиране .

Необходимите файлове се изтеглят.

Инсталирани са .NET Framework и Visual Studio Tools .

Инсталаторът за персонализиране на Microsoft Office^{(Microsoft Office Customization Installer)} се показва с въпрос дали сте сигурни, че искате да инсталирате тази персонализация. Щракнете върху ^(Click) Инсталиране^(Install) , за да продължите.

Когато инсталацията приключи успешно, се показва диалогов прозорец. Щракнете върху Close .

ЗАБЕЛЕЖКА:^(NOTE:) Ако получите грешка в този момент, стартирайте инсталационния файл, който сте изтеглили отново. Получихме грешка, когато за първи път инсталирахме добавката. Изглежда, че стартирането на инсталацията отново работи.

След като инсталирате инструмента за редактиране на Word 2007, към ^(Redact)раздела ^{(Word 2007 Redaction Tool)}Преглед^(Review) се добавя група Редактиране .

За да редактирате или затъмните частен текст във вашия документ, първо трябва да маркирате текста, който ще бъде редактиран. За да направите това, маркирайте желания текст и щракнете върху бутона Марк^(Mark) .

Ако искате да маркирате един и същ текст на няколко места в документа, щракнете върху стрелката върху бутона Маркиране^(Mark) и изберете Find and Mark от падащото меню.

Показва се диалоговият прозорец Find and Mark . Въведете текста, който да намерите в полето за редактиране Намери какво^{(Find what)} . За да видите повече опции, щракнете върху бутона Още^(More) .

Опциите за търсене^{(Search Options)} се показват под бутоните в диалоговия прозорец и бутонът Още^(More) става бутон По-малко^(Less) . Изберете^(Select) желаните опции. За да скриете отново допълнителните опции, щракнете върху бутона По^(Less) -малко . Щракнете върху Маркиране^(Mark) , за да намерите и маркирате въведения текст.

Диалоговият прозорец показва колко поява на посочения текст са намерени и маркирани. За да затворите диалоговия прозорец, щракнете върху Отказ^(Cancel) .

Маркираният текст се появява маркиран в сиво във вашия документ.

Ако има някакъв текст, който сте маркирали, който не искате да редактирате, можете да изберете този маркиран текст отново и да изберете Демаркиране^(Unmark) от падащото меню на бутона Демаркиране^(Unmark) , за да предотвратите редактирането на този текст.

За да се придвижите между знаците за редакция във вашия документ за окончателна проверка, използвайте бутоните Следващ^(Next) и Предишен .^(Previous)

След като сте сигурни, че сте маркирали целия текст, който искате да редактирате, изберете Редактиране на документ^{(Redact Document )} от падащото меню Маркиране , за да затъмните маркирания текст.^(Mark)

Създава се нова редактирана версия на вашия документ с маркирания текст, заменен с черни ленти. Когато процесът приключи, се показва диалогов прозорец с молба да стартирате инспектора на документи^{(Document Inspector)} , за да проверите и премахнете всички скрити метаданни в документа, преди да бъде разпространен. Щракнете върху Проверка^(Inspect) , за да стартирате проверката, или щракнете върху Затвори^(Close) , за да пропуснете проверката.

Показва се диалоговият прозорец Инспектор на документи . ^{(Document Inspector)}Различните^(Different) типове метаданни са изброени в диалоговия прозорец с квадратче за отметка до всеки елемент. Поставете отметка в квадратчетата за елементите, които искате да проверите за метаданни. Щракнете върху бутона Проверка^(Inspect) , за да започнете проверката. За да затворите диалоговия прозорец в този момент, без да правите проверка, щракнете върху Затвори^(Close) .

Резултатите от проверката се показват в диалоговия прозорец Инспектор на документи . ^{(Document Inspector)}Ако са намерени метаданни, вляво от намерения елемент се показва удивителен знак. За да премахнете метаданните от документа, щракнете върху бутона Премахни всички^{(Remove All)} вдясно от елемента.

ЗАБЕЛЕЖКА:^(NOTE:) Инспекторът на документи^{(Document Inspector)} отбелязва в долната част на диалоговия прозорец, че някои промени не могат да бъдат отменени. Уверете се, че искате да премахнете метаданните, преди да щракнете върху бутона Премахни всички^{(Remove All)} .

Диалоговият прозорец Инспектор на документи^{(Document Inspector)} ви информира за направените промени. Щракнете върху Close .

В новия документ черни ленти се вмъкват върху целия частен текст, който сте маркирали.

Не забравяйте^(Remember) , че не можете да премахнете черните знаци от текста в новия документ. Уверете се, че записвате файла с име, различно от оригиналното, и споделяте новия документ, а не оригинала. Можете да се върнете към оригиналния документ и да изберете Премахване на всички знаци^{(Remove All Marks)} от менюто на бутона Демаркиране , за да изчистите маркирания си текст, ако желаете.^(Unmark)

За да защитите допълнително редактирания си документ, можете да изберете да го защитите от модификация, когато го записвате като нов документ. Това ви позволява да разпространявате документ, който не може да бъде променен.

За да направите това, изберете Save As | Word Document от менюто на Office .

В диалоговия прозорец Запиши като^{(Save As)} въведете ново име за редактираното копие на документа в полето за редактиране на Име на файл^{(File name)} . Щракнете върху бутона Инструменти^(Tools) в долната част и изберете Общи опции^{(General Options )} от падащото меню.

В диалоговия прозорец Общи опции^{(General Options)} въведете парола в полето за редактиране на парола за промяна^{(Password to modify)} и изберете Препоръчва се само за четене^{(Read-only recommended)} , ако желаете. Щракнете върху OK .

Показва се диалоговият прозорец за потвърждение на паролата . ^{(Confirm Password)}Въведете отново паролата си и щракнете върху OK .

Вие се връщате в диалоговия прозорец Запиши като . ^{(Save As)}Щракнете върху бутона Запиши^(Save) , за да запазите новия си редактиран, защитен документ.

Като използвате инструмента за редакция на Word 2007^{(Word 2007 Redaction Tool)} и защитавате документа от модификация, можете да защитите поверителната си информация и да запазите документа си, когато трябва да го разпространявате. Инструментът за редактиране^{(Redaction Tool)} работи също толкова добре в Word 2010 . Наслади се!

Hide Confidential Data in a Word 2007/2010 Document

When sharing a Word 2007 document, you mаy need to delete or hide confidential information. You can search for the data аnd rеmove it manually, but this can be error prone and time consuming. If you often need to hide confidential data in a Word 2007, there is a frеe add-in for Word 2007, called the Word 2007 Redaction Tool, that can be used to hide text within Word 2007 documents easily and much more efficiently.

Redacted text appears in a new copy of your original document as a solid black bar. Text beneath the bar is converted to vertical lines (|||||), preventing the redacted content from being retrieved under any circumstances, even if the party with whom you are sharing the document views the redacted document in a text editor, such as Notepad.

Download Word 2007/2010 Redaction Tool from

http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251.

The following items are required to install the Word 2007 Redaction Tool:

• The .NET Framework 3.5 Service Pack 1
• The VSTO 3.0 Runtime Service Pack 1

However, you  do not need to install these separately. If either of these items are not installed on your system, the Word 2007 Redaction Tool setup program will download and install them automatically. Installation of these two items may cause a reboot.

To install the add-in, double-click on the .exe file you downloaded. Read through the license agreement for the .NET Framework Client Profile and click the Accept button to continue.

Read through the license agreement for the Visual Studio Tools for Office and click the Accept button to continue.

The WinZip Self-Extractor opens and automatically starts the installation process.

The necessary files are downloaded.

The .NET Framework and the Visual Studio Tools are installed.

The Microsoft Office Customization Installer displays asking if you are sure you want to install this customization. Click Install to continue.

A dialog box displays when the installation has successfully finished. Click Close.

NOTE: If you get an error at this point, run the installation file you downloaded again. We got an error when we first installed the add-in. Running the installation again seemed to work.

Once you have installed the Word 2007 Redaction Tool, a Redact group is added to the Review tab.

To redact, or black out, private text in your document, you first need to mark the text to be redacted. To do this, highlight the desired text and click the Mark button.

If you want to mark the same text in multiple places in the document, click the arrow on the Mark button and select Find and Mark from the drop-down menu.

The Find and Mark dialog box displays. Enter the text to find in the Find what edit box. To see more options, click the More button.

Search Options display under the buttons on the dialog box and the More button becomes a Less button. Select any desired options. To hide the extra options again, click the Less button. Click Mark to find and mark the entered text.

The dialog box displays how many occurrences of the specified text were found and marked. To close the dialog box, click Cancel.

The marked text appears highlighted in gray in your document.

If there is any text you have marked that you don’t want to redact, you can select that marked text again and select Unmark from the Unmark button’s drop-down menu to prevent that text from being redacted.

To move among the redaction marks in your document for final checking, use the Next and Previous buttons.

Once you are sure you have all the text marked that you want redacted, select Redact Document from the Mark drop-down menu to black out the marked text.

A new redacted version of your document is created with the marked text replaced by black bars. A dialog box displays when the process is complete asking you to run the Document Inspector to check for and remove any hidden metadata within the document before it is distributed. Click Inspect to run the inspection or click Close to skip the inspection.

The Document Inspector dialog box displays. Different types of metadata is listed in the dialog box with a check box beside each item. Select the check boxes for the items you want inspected for metadata. Click the Inspect button to start the inspection. To close the dialog box at this point without doing an inspection, click Close.

The results of the inspection are displayed on the Document Inspector dialog box. If any metadata was found, an exclamation mark displays to the left of the item that was found. To remove the metadata from the document, click the Remove All button to the right of the item.

NOTE: The Document Inspector notes at the bottom of the dialog box that some changes cannot be undone. Be sure you want to remove the metadata before clicking the Remove All button.

The Document Inspector dialog box informs you of the changes made. Click Close.

In the new document, black bars are inserted over all the private text you marked.

Remember that you cannot remove the black marks from the text in the new document. Be sure you save the file with a different name than the original and share the new document, not the original. You can go back to the original document and select Remove All Marks from the Unmark button menu to clear your marked text, if desired.

To further secure your redacted document, you can choose to protect it from modification when saving it as a new document. This allows you to distribute a document that cannot be changed.

To do this, select Save As | Word Document from the Office menu.

On the Save As dialog box, enter a new name for the redacted copy of the document int he File name edit box. Click the Tools button at the bottom and select General Options from the drop-down menu.

On the General Options dialog box, enter a password in the Password to modify edit box, and select Read-only recommended, if desired. Click OK.

The Confirm Password dialog box displays. Enter your password again and click OK.

You are returned to the Save As dialog box. Click the Save button to save your new redacted, secure document.

By using the Word 2007 Redaction Tool and protecting the document from modification, you can protect your confidential information and preserve your document when you must distribute it. The Redaction Tool works just as well in Word 2010. Enjoy!

Related posts

• 9 начина да отворите документ на Word без Word

• Проверете всички хипервръзки в документ на MS Word за секунди

• Как да възстановите документ на Word

• Как да актуализирате стар документ на Word до най-нов формат на Word

• Как да конвертирате Word документ в PDF

• Как да обедините данни в няколко файла на Excel

• Бързо изписвайте числа в Word и Excel

• Основно сортиране на данни с една колона и няколко колони в електронни таблици на Excel

• Как да създадете и стартирате макрос в Word

• Как да изтриете страница в Microsoft Word

• Как да вмъкнете хоризонтална линия в Microsoft Word

• Преглеждайте Word документи в режим на цял екран

• Направете OpenOffice Writer да изглежда и функционира повече като Microsoft Word

• Коригирайте грешката „Word не може да стартира конвертора MSWRD632.WPC/SSPDFCG_x64.CNV“

• Използвайте Spike, за да изрежете и поставите множество текстови елементи в Word

• Поставете текст в Word без форматиране

• Как да поправите проверката на правописа, която не работи в Word

• Центрирайте данните си в работния лист в Excel за отпечатване

• Как да създадете флаер в Microsoft Word

• Вмъкване на куршум в средата на изречение в Word