Преди беше, че екипното сътрудничество по документи отнемаше време и досадно. Един човек ще напише чернова, ще даде черновата на някой друг да направи промени, ще прочете промените отново и ще реши дали да ги приеме, ще предаде документа на някой друг за редактиране и т.н. В днешно време^(Nowadays) споделянето на документи е също толкова лесно, колкото и писането им и много хора могат лесно да работят върху един и същ документ. Пакетът от програми на Microsoft Office^{(Microsoft Office)} е предназначен за работа в екип, но в началото не всеки ще го намери инстинктивно. Това е мястото, където книга като „Екипно сътрудничество, Използване на Microsoft Office за по-ефективна екипна работа^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} “ може да бъде истинско бижу. Изпълнява ли тази книга обещанието на заглавието? Като дългогодишен офис^(Office)потребител, ми беше интересно да разбера. Да видим какво открих.

Тази книга е предназначена за бизнес

От самото начало е ясно, че тази книга е предназначена за хора, работещи в бизнес среда и особено предприятия. Също така е за хора, които вече са запознати с последните издания на Office (от въвеждането на лентата) и които не се нуждаят от урок за основите. Предполага се, че четецът има Office 2013 и това е, което показват илюстрациите.

Книгата започва с обсъждане на концепциите, свързани с работата в екип (динамика на екипа, лидерство чрез пример и т.н.), което за съжаление е почти сухо като учебник, никога не използва една дума, където ще се справят дузина. Авторът изглежда иска да е сигурен, че всяка една очевидна точка е покрита с мрачни подробности. Не мисля, че ще бъда сам в четенето на параграф след параграф и да му се иска той вече да се справи с него.

Сътрудничество в Office

Първата глава, която всъщност говори за сътрудничество с Office, описва подробно използването на SharePoint . Използването на SharePoint изисква абонамент за Office 365 Small Business Premium или по-високо ниво. Голяма част от раздела на SharePoint е предназначена за хора, които администрират сайтове на SharePoint и авторът се съгласява, че потребителите без администратор може да намерят информацията за интересна, но няма да могат да направят много с нея. Няма съмнение, че SharePoint е чудесно пълнофункционална услуга и ако бизнесът вече има абонамент за Office 365 Small Business Premium , SharePointе вграден направо. Описанието на това как да конфигурирате напълно SharePoint , за да отговаря на конкретните нужди на екипа, е подробно и добре илюстрирано.

Въпреки това, цената на абонамента може да е непосилна за много фирми. А фокусът върху администрирането на сайтове на SharePoint губи много място. Бизнес, който е влязъл в SharePoint , почти сигурно ще има свои собствени обучени администратори и свои собствени политики. Следващият раздел описва екипната работа чрез Outlook , но отново фокусът в началото е върху свързването на Outlook с фирмен сайт на SharePoint . След като книгата започне да описва сътрудничеството чрез OneNote , тя става по-ценна за обикновения потребител.

Книгата описва как да свържете Outlook с OneNote и как да се уверите, че екипните графици, съобщения и календари се синхронизират със споделени бележници. Функцията на календара трябва да бъде особено полезна, за да следите различни проекти и да гарантирате, че няма конфликти в графика.

Има раздел, описващ екипното сътрудничество с Lync , но това би представлявало интерес само за хора, чиито бизнеси използват Lync Server и са го лицензирали за използване от своите служители.

Синхронизиране и сътрудничество

Главата, наречена „Проследяване на дискусии и идеи“^{("Keeping track of discussions and ideas")} , обединява инструкции за екипна употреба на OneNote и Lync . Фокусът е върху OneNote и обяснява как да споделяте документи чрез Outlook и други приложения на Office и как да създавате споделени папки и списъци. Това е мястото, където екипното сътрудничество, използването на Microsoft Office за по-ефективна екипна работа^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} най-накрая се свежда до това да бъде полезно за повечето хора – по средата на книгата. Освен най-често срещаните задачи за сътрудничество, този раздел включва и описание на шаблони, препратки, споделяне на страници по имейл и използване на резервни копия. Има кратко споменаване, което хората не е задължително да иматOutlook за получаване на споделени елементи.

Има глави, посветени на съвместната работа с Word , Excel и PowerPoint . Книгата предполага, че този вид сътрудничество може да се направи само с Office 2010 или по-нови версии, което не е съвсем вярно. По-новите версии позволяват на няколко души да работят върху един и същ файл едновременно. Но ако това едновременно използване не е необходимо, установих, че Office 2007 (което аз използвам) ще се справи също толкова добре. Авторът предполага, че тези споделени документи ще бъдат предоставени чрез SharePoint или SkyDrive/OneDrive . Инструментите, налични в SharePoint , са много по-обширни и гъвкави от тези в OneDrive. Проследяването^(Tracking) на промените е достъпно в Word от много дълго време. Много хора, които са работили по документи преди, ще знаят как се прави. Все пак описанието в книгата ще бъде полезно за новодошлите и добро напомняне за по-опитни сътрудници. Същото важи и за поясненията в Excel и споделеното използване на PowerPoint .

И накрая, SkyDrive/OneDrive

Последната глава обяснява как може да се осъществи сътрудничество в SkyDrive (сега наречен OneDrive ). Тъй като това е най-практичният метод за толкова много хора, мисля, че трябваше да бъде представен първи. Тук, в 7 Tutorials , редакционният персонал си сътрудничи чрез OneDrive и Google Drive , така че знаем колко ценни могат да бъдат връзките с OneDrive . Книгата обсъжда уеб приложенията на Office^{(Office Web Apps)} (сега наричани Office Online ) и отбелязва функциите и ограниченията на приложенията. Тази книга е с авторски права 2012 г., преди Office Online да бъде преименуван и актуализиран.

Присъда

Екипно сътрудничество, използване на Microsoft Office за по-ефективна екипна работа^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} е предназначено за бизнес потребители и ИТ администратори, които трябва да настроят Sharepoint . Голяма част от това няма да е от значение за хора, които нямат достъп до корпоративни сървъри на SharePoint или Lync и които не администрират SharePointсайтове. Стилът на писане е сух, многословен и скучен, а самият материал е малко остарял. Дори хората, които са в целевата аудитория, може да не са толкова доволни от това. Тази книга просто не е предназначена за обикновения читател и нейният тон не приканва хората да я прочетат. Има и други, по-добри книги, които обясняват споделянето на документи и сътрудничеството, които имат допълнителното предимство да служат като много по-добри, много по-подробни препратки към Office като цяло. Няма нужда да прекарвате толкова много време в SharePoint , което всъщност не е за сътрудничество, а за администриране на Microsoftплатформата за сътрудничество на бизнеса. Преди да го купите, препоръчваме ви да разгледате съдържанието му и безплатната му примерна глава и да проверите дали наистина споделя това, което трябва да научите. В противен случай е най-добре да стоите далеч от тази книга.

Book Review - Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork

It used to be that team collaboratiоn on documents was time-consuming and tedious. One person would write a draft, give thе draft to someone else to make changes, re-read the changes and decide whether to acceрt them, hand the document to someone else to еdit, and so on. Nowadays sharing documеnts iѕ every bit as easy as writing them, and many рeople can easily work on the same document. Microsoft Office's suite of programs is desіgned for teamwork, but not everyone will find it instіnctive at first. Thіs is where a book like Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork could be a real gem. Does this book live up to the title's promise? As a long-time Office user, I was interested to find out. Let's see what I discovered.

This Book is Designed for Business

It's clear from the start that this book is designed for people working in a business environment and especially enterprises. It's also for people who are already familiar with recent editions of Office (since the introduction of the ribbon) and who don't need a tutorial on the basics. It's assumed that the reader has Office 2013 and that is what the illustrations show.

The book begins with a discussion of the concepts involved in teamwork (team dynamics, leadership by example, and so forth) that is unfortunately about as dry as a textbook, never using one word where a dozen will do. The author seems to want to be sure that every single obvious point is covered in dreary detail. I don't think I will be alone in reading paragraph after paragraph and wishing he'd get on with it already.

Collaboration in Office

The first chapter that actually talks about collaboration with Office describes using SharePoint in detail. Using SharePoint requires a subscription to Office 365 Small Business Premium or a higher level. Much of the SharePoint section is designed for people who administer SharePoint sites, and the author agrees that non-administrator users might find the information interesting but they won't be able to do much with it. There is no doubt that SharePoint is a wonderfully full-featured service, and if a business already has an Office 365 Small Business Premium subscription, SharePoint is built right in. The description of how to fully configure SharePoint to suit the team's particular needs is thorough and well illustrated.

However, the cost of the subscription may well be prohibitive for a lot of businesses. And the focus on administering SharePoint sites wastes a lot of space. A business that has gotten into SharePoint will almost certainly have its own trained administrators and its own policies. The next section describes teamwork through Outlook, but again, the focus, in the beginning, is on linking Outlook to a company SharePoint site. Once the book starts describing collaboration through OneNote, it becomes more valuable for the average user.

The book describes how to link Outlook to OneNote and how to make sure that team schedules, messages, and calendars are synced to shared notebooks. The calendar feature should be especially useful to keep track of various projects and ensure there are no scheduling conflicts.

There is a section describing team collaboration with Lync, but this would be of interest only to people whose businesses use Lync Server and have licensed it for use by their employees.

Sync and collaboration

The chapter called "Keeping track of discussions and ideas" brings together instructions for team use of OneNote and Lync. The focus is on OneNote, and it explains how to share documents via Outlook and other Office apps, and how to create shared folders and lists. This is where Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork finally gets down to being useful for most people—halfway through the book. Besides the most common collaborative tasks, this section also includes a description of templates, references, sharing pages via email, and using backups. There's a brief mention that people don't necessarily have to have Outlook to receive shared items.

There are chapters devoted to working collaboratively with Word, Excel and PowerPoint. The book implies that this kind of collaboration can only be done with Office 2010 or newer versions, which isn't quite true. The newer versions allow multiple people to work on the same file at the same time. But if that simultaneous use isn't necessary, I have found that Office 2007 (which is what I use) will do just as well. The author assumes that these shared documents will be made available via SharePoint or SkyDrive/OneDrive. The tools available on SharePoint are much more extensive and versatile than those in OneDrive. Tracking changes has been available in Word for a very long time. Many people who have collaborated on documents before will know how it's done. Still, the description in the book will be useful for newcomers and a good reminder for more experienced collaborators. The same goes for annotations in Excel and shared use of PowerPoint.

Finally, SkyDrive/OneDrive

The final chapter explains how collaboration can be done on SkyDrive (now named OneDrive). Since this is the most practical method for so many people, I think it should have been featured first. Here at 7 Tutorials the editorial staff collaborates via OneDrive and Google Drive, so we know how valuable connections with OneDrive can be. The book discusses the Office Web Apps (now called Office Online) and notes the apps' features and limitations. This book was copyright 2012, before Office Online was renamed and updated.

Verdict

Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork is designed for business users and IT administrators that need to set up Sharepoint. Much of it will be irrelevant for people who don't have access to corporate SharePoint or Lync servers and who don't administer SharePoint sites. The writing style is dry, wordy and dull, and the material itself is a bit out of date. Even people who are in the target audience might not be that pleased with it. This book just isn't designed for the average reader and its tone doesn't invite people to read it. There are other, better books that explain document sharing and collaboration, which have the added advantage of serving as much better, much more detailed references to Office in general. There's no need to spend so much time on SharePoint, which isn't really about collaborating but about administering Microsoft's collaboration platform for businesses. Before you buy it, we recommend that you take a look at its table of contents and its free sample chapter and double check if it truly shares what you need to learn. Otherwise, it is best to stay away from this book.

Related posts

• Рецензия на книга - Microsoft Office 2010 отвътре навън

• Рецензия на книга - Microsoft Office 365 за манекени

• Рецензия на книга - Microsoft Office Professional 2010 стъпка по стъпка

• Рецензия на книга - Microsoft Office отвътре навън: издание 2013

• Рецензия на книга - Windows 7 и Office 2010 за манекени, пакет книга + DVD

• Рецензия на книгата - Windows 7 се стартира и работи

• Рецензия на книга - Отстраняване на неизправности и поддръжка на вашия компютър All-In-One за манекени

• Рецензия на книга - Windows 8.1 Липсващото ръководство, от Дейвид Пог

• Рецензия на книга - Windows 8 Plain & Simple, от Нанси Мюър

• Рецензия на книга - Мрежа вашите компютри и устройства, стъпка по стъпка

• Рецензия на книга - Windows 7, липсващото ръководство

• Как да изтеглите Windows и Office ISO файлове (всички версии)

• Рецензия на книга - Windows 8.1 Стъпка по стъпка, от Сиприан Русен и Джоли Балю

• Рецензия на книга - Office 2013: Липсващият наръчник

• Рецензия на книга - Microsoft Excel 2010 стъпка по стъпка

• Рецензия на книга - Microsoft Office 2010 за манекени

• Рецензия на книга - Първи стъпки на Windows PowerShell 3.0, от Ед Уилсън

• Рецензия на книга - Windows 7 за манекени

• Рецензия на книга - Окончателното ръководство за Windows 7

• Рецензия на книга - Научете се визуално Windows 8