Мисля, че е безопасно да се каже, че почти всеки, който е трябвало да използва имейл по време на работа, е използвал Microsoft Outlook . Бях един от многото хора, които научиха достатъчно за това, за да се справят, и никога не го мислеха за нещо повече от програма за електронна поща, която може да отпечатва и календари. Шефът ми знаеше по-малко за Microsoft Outlook от мен, така че винаги разпечатвах ведомствените календари за нея. И така, представете си изненадата ми, когато видях заглавието на тази книга! Използвате Microsoft Outlook за управление на времето и организация? Това трябваше да видя. Може ли да се използва по този начин дори от хора с само основни умения? Бях много нетърпелив да разбера.

ЗАБЕЛЕЖКА:^(NOTE:) От тук нататък ще наричам книгата „ Ефективно управление на времето“^{(Effective Time Management)} – по този начин отнемам по-малко от моето и вашето време.

Не се изисква експертиза

Въведението беше много успокояващо. Да, тази книга е за хора, които имат само основни умения за Microsoft Outlook . Авторите молят читателя да разбере основите, тъй като това не е книга от типа „как да използвам Microsoft Outlook, започвайки от първо място“ . ^{("how to use Microsoft Outlook starting from square one")}Единствената част от Microsoft Outlook , която ще бъде обяснена "от първото щракване"^{("from the very first click")} , е Tasks , защото това е частта, която повечето хора или не са използвали, или не са използвали широко. Авторите казват, че книгата е и за опитния Microsoft Outlookпотребител, защото представя система за организация и управление на времето, която е по-добра и по-ефективна и може да покаже дори на най-опитния потребител как да извлече още повече от софтуера. С този вид въведение имах нетърпение да прочета повече.

Всяка глава започва с преглед на това как започват проблемите, последван от раздел, наречен "Let's get started and change this!"и завършва с раздел „Ти го пробваш“^{("You try it")} , който обобщава какво е научила главата и дава на читателя обиколка с екскурзовод какво трябва да се направи. Едно от най-хубавите неща на книгата е, че не е обвързана с една конкретна версия. Тук има инструкции за Microsoft Outlook 2003, 2007 и 2010, така че никой да не се изключва.

Не се удавя в имейл

Харесвам образа на „наводнения имейл“, който книгата иска да ни предпази от удавяне. За много хора това е единственият начин да го опишат. Виждал съм хора да говорят за стотици или хиляди имейли, които все още се намират във входящата им поща и се изсипват през цялото време. Няма начин някой да прочете целия този имейл – това, от което се нуждае, е солиден, ефективен начин да се справят с това, което вече е там, и да го предпазят от натрупване отново. И, разбира се, ако някой започне с „потоп“ от имейли, овладяването на ситуацията няма да се случи за миг. Трябва да има план стъпка по стъпка. Точно това излага Ефективното управление на времето . ^{(Effective Time Management)}Авторите идентифицират основните причини за проблема (като разсейване, щракване върху „Отговор на всички,“^{("Reply All,")}и липсата на система за работа с входящата поща) и след това преведете читателя през стъпките, необходими, за да се справи с това, което вече е там, и да настроите система, така че да не се случва отново. Наистина мисля, че всеки, който отдели време, за да прочете този раздел и да последва съветите на авторите (и най-важното, да се придържа към тяхната система), ще открие, че работи. Те са честни относно това колко много читателят ще трябва да промени собственото си поведение, за да подреди нещата и защо е важно да направи тези промени. Всяка необходима стъпка (като изключване на известията, заделяне на блокове от време за работа с имейл и оставяне напълно сам през цялото друго време и създаване на напомняния, задачи,^{(Microsoft Outlook)}. Те говорят за създаване на ваш собствен набор от папки и маркиране на важни съобщения, така че да не ги пренебрегвате, което е нещо, за което бих искал да знаех, когато използвах Microsoft Outlook на работа. Има подробни инструкции за настройка на правила, така че съобщенията да се сортират автоматично в подходящи папки. Това, повече от всичко друго, може да помогне за укротяване на претрупването на входящата кутия и да държи хората фокусирани върху това, което е наистина важно.

Поддържайте приоритетите си прави

Разделът за използване на задачи^(Tasks) за определяне на приоритети също е точно по същество и използва примера на фиктивен, постоянно неорганизиран работник, за да покаже как разсейването може да има сериозни последици. След това читателят преминава през няколко метода, за да определи кои задачи са наистина важни и кои трябва да имат предимство пред останалите. Това е нещо, с което повечето хора имат проблеми – да разберат кое е наистина важно и какво може да се отложи малко, докато се поемат приоритетните задачи. Авторите подчертават важността на записването на нещата. Това е ключова концепция в няколко добре познати системи за управление на времето и съвсем правилно. В днешно време просто имаме твърде много да имаме предвид и дори Айнщайн^(Einstein) не може да се справи с всичко. Писане^(Writing)нещата надолу са ключът. Авторите надхвърлят простия акт на писане и обясняват как и защо хората трябва да имат написани планове. Те признават, че започването на писмени планове не е проста задача, когато човек не го е правил преди, и обясняват защо е от съществено значение за доброто управление на времето. Ефективното управление на времето^{(Effective Time Management)} описва ясна система за настройване на срещи и задачи (и ясно обяснява разликата между двете) и за настройка на изгледи, филтри и категории, за да сте сигурни, че можете да намерите точно необходимата информация бързо и ефективно.

Категории, задачи и време

Първите глави в книгата се занимават основно с това, което Microsoft Outlook може да прави на работно място. Започвайки с главата „Как да спечелите повече време за това, което е от съществено значение с ефективен седмичен планер“,^{("How to gain more time for what's essential with an effective week planner,")} авторите преминават към описване как Microsoft Outlook може да се използва и за планиране на неработно време. Те преминават през необходимите стъпки, за да настроят категории и да ги кодират с цвят, ако желаете, за да помогнат при задаване на приоритети и организиране на задачите. Те подчертават важността на седмичното планиране и включването на време за лични въпроси като упражнения и образование като част от цялостния план. В началото може да изглежда странно да се поставят лични, неработни дейности в Microsoft Outlookседмичен план на работа, но авторите ясно обясняват защо това всъщност е много добра идея, като подчертават важността на баланса в професионалния и личния живот. Те обръщат внимание на факта, че не всички работни места позволяват частно планиране и не всеки има достъп до работния си компютър извън офиса, и предоставят стратегии за справяне с това. Ясно е, че те имат солидно разбиране не само за своя предмет, но и за реалностите на работното място.

Планиране в реалния живот

Историята на измисления дезорганизиран работник продължава в главата за планирането в реалния живот. Повечето хора всъщност не знаят точно колко време ще отнеме дадена задача, защото това е много рядка задача, която стои самостоятелно. Пътуването до офиса също така включва време за достигане до колата, паркиране на колата и ходене до работното място и много хора мислят само за действителното време за шофиране. Хората се разсейват или се случват неща, които поставят обичайния работен ден в пълен безпорядък. Хората правят това, което искат да правят и някак си успяват да не правят нещата, които не искат да правят (което замърсява всичко за всеки в зависимост от свършената работа). В този раздел авторите наистина разглеждат добре човешката природа и показват как един ефективен дневен план може да направи всичко много по-гладко. Ключът тук е точното проследяване на времето, необходимо за всяка задача. Без повече оценки или основни цифри – действителното време за всяка задача от началото до края. По същество авторите искат читателят да създаде база данни за време, така че вместо просто да гадае или да я крие, читателят може да търси действителното време за всяка дадена задача и да планира съответно. Те също така молят читателя да оцени своите собствени„Часове на производителност“,^{("Productivity Hours,")} онези часове от деня, когато хората функционират най-добре, и техните собствени „Часове на прекъсване“,^{("Disruption Hours,")} онези часове от деня, когато е най-вероятно да бъдат прекъснати. След това те изготвят план за планиране на блокове от време без прекъсване по време на пиковите часове на производителност и признават, че това няма да се случи за една нощ, тъй като по дефиниция другите хора трябва да бъдат обучени да не ви прекъсват, докато работите. И те подчертават важността на изграждането в „буферно време“, така че ако нещата отнеме повече време от очакваното, останалата част от деня да не бъде напълно нарушена.

Среща, среща, кой има срещата?

Срещите изглежда са факт от живота в бизнеса и могат да бъдат огромни загуба на време и убийци на производителността. Effective Time Management признава това и обяснява подробно как да настроите срещи чрез Microsoft Outlook и да координирате времето за срещи с други хора. Най-ценният му съвет обаче може да бъде обобщен в изявлението „Най-добрите срещи са тези, които не се провеждат“.^{("The best meetings are the ones that don't take place.")}Срещите отнемат хората от работата им, прекъсват работния процес, разчитат твърде много на това, че всеки може да се появи и може да участва по смислен начин и всъщност струва пари на компанията, защото хората са на срещи, вместо да си вършат работата. Така че, след като обясниха как да настроите заявки за срещи, авторите предлагат срещите да се насрочват рядко, а други средства за комуникация (като Windows Live Meeting или конферентни разговори) да се използват колкото е възможно повече. Ако срещите са необходими, има план за тяхното протичане по-гладко и за по-добри резултати. Това обхваща всички бази и трябва да увеличи производителността на всеки и да загуби минимално време. Това би било отличен ресурс за всяко работно място.

По-малко хартия, повече производителност

Много хора все още предпочитат да пазят информацията си на хартия (трябва да призная, че съм един от тези хора). Но хартията е лесно да се загуби следа и да се обърка, а след известно време самата маса хартия става толкова тромава, че може също да бъде изпратена до шредера. Ефективното управление на времето^{(Effective Time Management)} определя метод за водене на ефективни бележки и ефективно проследяване на електронните файлове. Авторите предлагат на читателя да използва Microsoft OneNote , но признават, че той не е включен в много версии на Microsoft Office (особено по-старите издания) и трябва да бъде закупен отделно, което много хора не могат да си позволят. Иска ми се авторите да са предложили някои предложения за алтернативи на Microsoft OneNote, тъй като очевидно е много полезна програма и може да се интегрира ефективно с Microsoft Outlook . Ефективното управление^{(Effective Time Management)} на времето превежда читателя през използването на Microsoft OneNote , за да води бележки, да прави планове, да настрои календари и да настрои структурирана и организирана система за следене на всичко. Той ясно показва предимствата на използването на електронни бележки и файлове вместо хартия. Трябва да призная, че започнах да мисля по различен начин за всичките си папки, пълни с бележки и разпечатки, след като прочетох тази глава, и ще започна да търся получаване на Microsoft OneNote или друга подобна програма, която да ми помогне да следя нещата по-ефективно.

Обобщавайки всичко

Ефективното управление на времето^{(Effective Time Management)} завършва с кратка глава, наречена „Как наистина да се възползвате от тази книга“^{("How to truly benefit from this book")} , която поставя всички предишни глави в перспектива и обяснява най-добрите начини да започнете да използвате Microsoft Outlook и Microsoft OneNote , за да се организирате в професионалния и личния си живот. Авторите ясно дават да се разбере, че не очакват организацията да се случи за една нощ и не очакват това да се случи без решимостта на читателя да я накара да работи. Но те също така обясняват защо си струва повече от времето и усилията да следват плана си. Дори ако човек не използва Microsoft Outlook, този план може да работи. Има и други програми, които предлагат почти същите функции, може би не в толкова удобен пакет, но въпреки това са приложими. Разбирам, че фокусът на книгата е върху Microsoft Outlook и Microsoft OneNote , но мисля, че би било полезно за авторите да предложат няколко други програми, които биха могли да се използват за следване на същата система дори без пълно копие на Microsoft Office под ръка . Това обаче е само незначително предложение и съм сигурен, че всеки, който се интересува да следва тази система, може да я накара да работи с какъвто и софтуер, който има под ръка.

Присъда

Ефективното управление на времето^{(Effective Time Management)} наистина е за всеки. Всички можем да се възползваме от намирането на баланс в професионалния и личния си живот, от по-ефективното използване на времето си и от използването на най-доброто от инструментите, които имаме под ръка. Дори хора, които са сигурни, че имат всичко под контрол, могат да намерят полезни предложения тук. Авторите ясно разбират както софтуера, така и човешката природа и предприемат подход стъпка по стъпка и обясняват защо това, което описват, ще работи. Радвам се, че имах възможност да прегледам тази книга, защото сега мога да започна да прилагам нейния план, за да управлявам по-ефективно собственото си време.

Book Review - Effective Time Management

I think it's sаfe to say that nearly everуone who's had to υse еmail on the job has used Microsoft Outlook. I was one of many people who learned just enough about it to get by, and never thought of it as anything more than an email program that could also print calendars. My boss knew less about Microsoft Outlook than I did, so I always printed out the departmental calendars for her. So, imagine my surprise when I saw the title of this book! Using Microsoft Outlook for time management and organization? This, I had to see. Could it be used that way even by people with only basic skills? I was very eager to find out.

NOTE: I'm just going to refer to the book as Effective Time Management from here on out—thus taking up less of my time and yours.

No expertise required

The introduction was very reassuring. Yes, this book is for people with only basic Microsoft Outlook skills. The authors do ask that the reader understand the basics, since this is not a "how to use Microsoft Outlook starting from square one" type of book. The only part of Microsoft Outlook that will be explained "from the very first click" is Tasks, because that's the part that most people either haven't used or haven't used extensively. The authors say that the book is also for the experienced Microsoft Outlook user, because it presents a system of organization and time management that's better and more efficient, and may show even the most experienced user how to get even more out of the software. With this kind of introduction, I was eager to read more.

Each chapter starts with an overview of how problems start, followed by a section called "Let's get started and change this!" and ends with a "You try it" section that summarizes what the chapter has taught and gives the reader a guided tour of what needs to be done. One of the best things about the book is that it's not tied to one specific version. There are instructions in here for Microsoft Outlook 2003, 2007 and 2010, so no one gets shut out.

Not drowning in email

I like the image of the "email flood" that the book wants to keep us all from drowning in. For many people it's the only way to describe it. I've seen people talk about hundreds or thousands of emails still sitting in their Inbox and more pouring in all the time. There's no way anyone can read all that email—what they need is a solid, effective way to deal with what's already there, and keep it from piling up again. And, of course, if one starts with a "flood" of email, getting the situation under control isn't going to happen in a flash. There has to be a step by step plan. That's exactly what Effective Time Management lays out. The authors identify the main causes of the problem (like getting distracted, clicking "Reply All," and not having a system for dealing with incoming mail) and then take the reader through the steps necessary to get a handle on what's already there and set up a system so it doesn't happen again. I really think anyone who takes time to read through this section and follow the authors' advice (and, most important, stick with their system) will find that it works. They are honest about how much the reader is going to have to change his or her own behavior in order to get things in order, and why it's essential to make those changes. Each necessary step (like turning off notifications, setting aside blocks of time to deal with email and leaving it completely alone at all other times, and creating reminders, tasks, and appointments directly from incoming email) is described in detail for each version of Microsoft Outlook. They talk about creating your own set of folders and flagging important messages so you don't overlook them, which is something I wish I'd known about when I was using Microsoft Outlook at work. There are detailed instructions for setting up rules so that messages get sorted into appropriate folders automatically. That, more than anything else, can help tame the inbox clutter and keep people focused on what's really important.

Keeping your priorities straight

The section on using Tasks to set priorities also gets right to the point, and uses the example of a fictitious, perennially disorganized worker to show how getting distracted can have serious consequences. Then the reader is taken through several methods for determining what tasks are really important, and which should take precedence over others. This is something that most people have trouble with—figuring out what's really important and what can be put off a bit while the top priority tasks get taken care of. The authors stress the importance of writing things down. This is a key concept in several well known time-management systems, and quite rightly so. Nowadays, we just have too much to keep in mind, and not even Einstein could manage it all. Writing things down is the key. The authors go beyond the simple act of writing and explain how and why people should have written plans. They acknowledge that getting started on written plans is not a simple task when one hasn't done it before, and they explain why it's essential for good time management. Effective Time Management describes a straightforward system for setting up appointments and tasks (and clearly explains the difference between the two) and for setting up views, filters, and categories to make sure that you can find exactly the information you need quickly and efficiently.

Categories, tasks, and time

The first chapters in the book deal mainly with what Microsoft Outlook can do in a workplace. Starting with the chapter "How to gain more time for what's essential with an effective week planner," the authors move on to describe how Microsoft Outlook can be used to plan non-work time as well. They go through the necessary steps to set up categories, and to color-code them if you wish, to help with setting priorities and keeping tasks organized. They stress the importance of weekly planning, and of including time for personal matters such as exercise and education as part of the overall plan. It may seem odd at first to put personal, non-work activities on a Microsoft Outlook weekly plan at work, but the authors clearly explain why this is actually a very good idea, stressing the importance of balance in professional and personal lives. They do take note of the fact that not all workplaces allow private planning and not everyone has access to their work computer from outside the office, and they provide strategies for dealing with this. It is clear that they have a solid understanding not only of their subject but of the realities of the workplace.

Planning in real life

The story of the fictional disorganized worker continues in the chapter on real-life planning. Most people don't really know exactly how long any given task will take because it's a very rare task that stands alone. The trip to the office also includes time for getting to the car, parking the car, and walking to the workplace, and many people only think of the actual driving time. People get distracted, or things happen that put the usual work day into complete disarray. People do what they want to do and somehow manage not to do the things they don't want to do (which fouls everything up for anyone depending on that job getting done). In this section, the authors really take a good look at human nature and show how an effective day plan can make everything run so much more smoothly. Keeping accurate track of the time necessary for each task is the key here. No more estimates or ballpark figures—the actual amount of time for each task from start to finish. Essentially, the authors want the reader to create a time database, so instead of just guessing or winging it, the reader can look up the actual amount of time for any given task and plan accordingly. They also ask the reader to evaluate their own "Productivity Hours," those times of day when people function at their best, and their own "Disruption Hours," those times of day when they're most likely to be interrupted. Then they set out a plan for scheduling blocks of interruption-free time during peak productivity hours, and they acknowledge that this won't happen overnight since by definition other people have to be trained not to interrupt you while you're working. And they stress the importance of building in "buffer time," so that if things take longer than expected, the rest of the day doesn't get totally disrupted.

Meeting, meeting, who's got the meeting?

Meetings seem to be a fact of life in business, and they can be enormous time wasters and productivity killers. Effective Time Management acknowledges this and explains in detail how to set up meetings through Microsoft Outlook and coordinate meeting times with others. Its most valuable advice, though, can be summed up in the statement "The best meetings are the ones that don't take place." Meetings take people away from their jobs, interrupt the workflow, rely too much on everyone being able to show up and able to participate in a meaningful way, and actually cost a company money because people are in meetings instead of doing their jobs. So, after explaining how to set up meeting requests, the authors suggest that meetings be scheduled only rarely, and other means of communicating (such as Windows Live Meeting or conference calls) be used instead as much as possible. If meetings are necessary, there's a plan for making them run more smoothly and produce better results. This covers all the bases and should increase everyone's productivity and waste the minimum amount of time. It would be an excellent resource for any workplace.

Less paper, more productivity

Many people still prefer to keep their information on paper (I must admit to being one of those people). But paper's easy to lose track of and misfile, and after a while, the sheer mass of paper becomes so unwieldy that it might just as well be sent to the shredder. Effective Time Management sets out a method for taking effective notes and keeping track of electronic files efficiently. The authors suggest that the reader use Microsoft OneNote, but acknowledge that it isn't included in many versions of Microsoft Office (especially the older editions) and has to be purchased separately, which many people can't afford. I wish the authors had offered some suggestions for alternatives to Microsoft OneNote, since it's clearly a very useful program and can integrate effectively with Microsoft Outlook. Effective Time Management walks the reader through using Microsoft OneNote to take notes, make plans, set up calendars, and set up a structured and organized system for keeping track of everything. It clearly shows the advantages of using electronic notes and files instead of paper. I must admit I began to think differently about all my folders full of notes and printouts after I read this chapter, and I'm going to start looking into getting Microsoft OneNote or some other similar program to help me keep track of things more efficiently.

Summing it all up

Effective Time Management closes with a short chapter called "How to truly benefit from this book" that puts all the previous chapters in perspective and explains the best ways to get started using Microsoft Outlook and Microsoft OneNote to get organized in your professional and personal lives. The authors make it clear they don't expect the organization to happen overnight and they don't expect it to happen without the reader's determination to make it work. But they also explain why it's more than worth the time and effort to follow their plan. Even if one doesn't use Microsoft Outlook, this plan can work. There are other programs that offer much the same features, perhaps not in such a convenient package, but usable nonetheless. I understand that the book's focus is on Microsoft Outlook and Microsoft OneNote, but I think it would have been useful for the authors to suggest a few other programs that could be used to follow the same system even without a full copy of Microsoft Office on hand. That's just a minor suggestion, though, and I'm sure that anyone who's interested in following this system can make it work with whatever software they have on hand.

Verdict

Effective Time Management really is for everyone. We can all benefit from finding balance in our professional and personal lives, from using our time more efficiently, and from making the very best use of the tools we have at hand. Even people who are certain they've got everything under control can find useful suggestions here. The authors clearly understand both the software and human nature and take a step by step approach and explain why what they're describing will work. I'm glad I got a chance to review this book, because now I can start putting its plan into effect to get my own time managed more effectively.

Related posts

• Рецензия на книга - Windows 8.1 Липсващото ръководство, от Дейвид Пог

• Рецензия на книга - Windows 8 отвътре навън, от Тони Нортруп

• Рецензия на книга - Windows 8 Out of the Box, от Майк Халси

• Рецензия на книга - Windows 8 Стъпка по стъпка, от Сиприан Русен и Джоли Балю

• Рецензия на книга - Мрежа вашите компютри и устройства, стъпка по стъпка

• Рецензия на книга - Microsoft Office 2010 Plain & Simple

• Рецензия на книга - Windows 8 за манекени, от Анди Ратбоун

• Рецензия на книга - Microsoft Office Professional 2010 стъпка по стъпка

• Рецензия на книга - Microsoft Office Professional 2013 стъпка по стъпка

• Рецензия на книга: Office 365 за манекени, второ издание

• Рецензия на книга - Microsoft Excel 2010 стъпка по стъпка

• Рецензия на книга - Microsoft Office 2010 отвътре навън

• Рецензия на книга - Фитнес за маниаци

• Рецензия на книга - Windows 7, липсващото ръководство

• Рецензия на книга - Windows 7 Plain & Simple

• Рецензия на книгата - Windows 7 се стартира и работи

• Рецензия на книга - Визуални бързи съвети за Windows 7

• Рецензия на книга - Тайните на Windows 8

• Рецензия на книга - Microsoft Office 365 за манекени

• Преглед на ASUS Transformer Book Flip TP300LA - Мощен конвертор с Windows 8.1