Да имаш имейл адрес е като да имаш телефонен номер: след като се появи в света, не искаш да го променяш.

Освен приблизително 30% от имейл адресите, които се променят всяка година – повечето от които са служебни имейли – повечето хора вероятно не биха искали да се справят с главоболието при прехвърляне на контакти, пренасочване на хора към новия имейл адрес или преследване на всеки сайт , абонамент и получател на сметката, за да актуализира своя имейл адрес в архива.

Въпреки това, понякога хората имат добра причина да направят масивен преход от един цифров локал към друг. Възможно е вашият имейл доставчик е остарял и не може да се справи с модерните образци; или може би вашият доставчик се затваря и трябва да намерите нов дом.

Повечето хора всъщност нямат добра представа за това какво има и какво отличава една имейл услуга от друга. Но факт е, че Microsoft Outlook и Google Gmail се превърнаха в двете най-примерни платформи за управление на това, което почти се превърна в основен аспект от живота.

Какво прави тези два имейл доставчика по-добри, по-лоши, различни или еднакви в сравнение един с друг? Когато става въпрос за безплатни лични планове, нюансите между Outlook и Gmail вероятно са незначителни за повечето потребители. Ето защо тук ще се съсредоточим върху сравняването на базирания на абонамент бизнес план за всяка услуга, така че да можете да решите кой от тях има повече смисъл за вас или вашата компания и служители.

Вижте, почувствайте и цена

Нека махнем това от пътя. Outlook и Gmail предлагат много различни интерфейси. Казано по-просто, Outlook поддържа корпоративно усещане, докато Gmail предлага нещо малко по-креативно и подобно на стартиране. Ако Outlook е модерният подход към корпоративните комуникации, Gmail е постмодерен.

Интерфейсът на Outlook е пълен с опции и функции за персонализиране, много от които вие или вашите служители никога няма да използвате. Докато Gmail предлага свой собствен набор от функционалности, като цяло е много по-просто потребителско изживяване, фокусирано върху предоставянето на основните неща, от които се нуждаете, за да бъдете ефективни.

Когато става въпрос за закупуване на тези имейл услуги, вие всъщност купувате пакетите, с които идват, Microsoft Office 365 и Google G Suite . Едно нещо, което трябва да имате предвид, е , че Office 365 изисква годишен ангажимент, въпреки че се таксувате месечно. G Suite е чисто месечен абонаментен план, базиран на броя на служителите. Ето как излизат тези цени на потребител на месец.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Пакет инструменти

Отново, когато купувате Outlook или Gmail за бизнес, вие наистина купувате повече от просто услуга за електронна поща. Купувате набор от инструменти, от които имейлът е само един.

Когато става въпрос за това, което прави Office 365 и G Suite различни, това наистина е сравнение между действащ оператор и неговия разрушител. Ще покрием повече от това, което прави тези два пакета еднакви и различни в една бъдеща статия, но ето някои от контрастиращите аспекти, които се открояват.

Microsoft Office 365

Всички сме използвали Microsoft Word , Excel и PowerPoint . Това са основните принципи на Office , но Office 365 предлага още повече. Днес тези три програми са достъпни онлайн, а не само като настолни програми, което прави работата, която вършите в тях, по-лесна за запазване и споделяне. В допълнение, 365 ви дава:

• Outlook за имейл
• OneDrive за съхранение на файлове в облак
• OneNote , дигитален бележник
• SharePoint , корпоративен интранет
• Microsoft Teams за незабавни съобщения и видеоконференции

Тези няколко приложения предлагат обширни възможности, които са дошли да дефинират начина, по който фирмите работят вътрешно в цифров мащаб. Голяма полза е , че Microsoft успешно консолидира толкова много в тези инструменти, за да опрости опита, който предлага на бизнеса.

Google G Suite

Докато G Suite предлага свой собствен набор от приложения, които са наравно с основните продукти на Microsoft – плюс още. Алтернативите на G Suite на Word , Excel и PowerPoint са Документи^(Docs) , Таблици^(Sheets) и Презентации^(Slides) . Но G Suite предлага още повече, което би било полезно за всеки бизнес:

• Календар^(Calendar) за лесно планиране на екип
• Токове^(Currents) за дискусии в цялата компания
• Hangouts Chat за незабавни съобщения
• Hangouts Meet за видеоконферентна връзка
• Формуляри^{(Forms )} за създаване на анкети и формуляри
• Сайтове^{(Sites )} за създаване на уебсайтове
• App Builder за създаване на бизнес приложения
• Запазете^{(Keep )} за организиране на идеи
• Jamboard , цифрова бяла дъска
• Диск^{(Drive )} за съхранение и споделяне на файлове
• Google Cloud Search за търсене в G Suite
• Администратор, Vault и Mobile^{(Admin, Vault, and Mobile )} за сигурно управление на потребители, устройства и данни

Ясно е, че тук има много за обмисляне. Outlook консолидира много в няколкото, но стабилни приложения, които предлага. Google предлага на пръв поглед много по-широк набор от възможности, разпределени в няколко приложения, някои от които Office 365 изобщо не предлага.

организация

Когато сте в бизнеса, имейлите са непрекъснати; и те са повече от просто превозни средства за разговор. Имейлите са съдове от знания, които професионалистите използват за вземане на бизнес решения, някои от които са критични за мисията. Ако не можете да поддържате разговорите и информацията приоритизирани и организирани, ще бъде трудно да работите ефективно и ефикасно със скоростта на бизнеса и да избегнете компрометиране на качествените резултати.

Outlook

Ако мислите за традиционни, преддигитални методи на организация, вероятно ще ви идват на ум папки и файлове. Тъй като дигитализацията по същество е процес на вземане на осезаеми дейности и абстрагирането им в цифрови процеси, естествено бихме предположили, че създаването на имейл папки и файлове е естественият курс на действие.

Ето как работи Outlook . Той използва традиционна система от папки и ви позволява да категоризирате имейли в тези папки с помощта на цветни раздели, точно както бихте направили с разширяем файл. Можете да създадете толкова папки и подпапки, колкото искате. Outlook също прави всичко възможно да даде приоритет на имейлите, като филтрира тези, които смятате за безпорядък. Те отиват в папката Clutter , за да стоят настрана, докато не сте готови да ги видите.

Gmail

В описанието може да се окаже, че има само лек нюанс между това как Gmail и Outlook организират имейл; обаче, при активното използване на системата на Gmail , организацията и методът за приоритизиране са забележимо различни.

Вместо да абстрахира традиционния метод „папка, файл“, Gmail използва етикети. Можете да маркирате съобщения с множество етикети, вместо да ги поставяте в папка.

Можете да персонализирате Gmail така, че първо да показва важни^(Important) , непрочетени^(Unread) и означени^(Starred) имейли. Той може също така автоматично да филтрира имейли по основни^(Primary) , социални^(Social) , промоции^(Promotions) , актуализации^(Updates) и форуми^(Forums) . Тази система за приоритизиране и организация прави наистина лесно да идентифицирате кои имейли са най-важни за вас и да стигнете до тях бързо.

Въпреки тези разлики в Gmail , интересното е, че ако използвате Gmail чрез друг имейл клиент (като Outlook ), неговите етикети ще се показват като папки. В известен смисъл това прави Gmail по-гъвкав и способен да осигури по-гъвкаво потребителско изживяване.

Търсене

Търсенето върви ръка за ръка с организацията, когато става въпрос за имейл. Ако не можете бързо и ефективно да намерите необходимата информация, която потенциално е заровена в имейл от преди месеци, в крайна сметка ще загубите ценно време в търсене на неща, вместо да предприемате действия.

Outlook

Функцията за търсене на Outlook е достатъчно добра, тъй като можете да преследвате имейли във всичките си папки, включително хиляди имейли във вашата Изтрита^(Deleted) папка, въз основа на ключова дума и имейл адрес. Там, където Outlook понякога може да се окаже недостатъчен, е точността.

Търсенето по ключова дума не винаги извежда правилния имейл или имейли и винаги има шанс Outlook да извлече само няколко избрани имейла от верига, но да пропусне единия имейл, от който се нуждаете. Въпреки че работи добре през повечето време, със сигурност не използва същото ниво на функционалност за търсене като имейл услуга от Google .

Gmail

Функцията за търсене на Gmail^(Gmail) е пропита със силата за търсене на Google, поради което Gmail е създаден на първо място: да предостави услуга за електронна поща, която работи като търсачката на Google. Не само можете да търсите с прости термини и да вярвате, че Gmail ще предостави правилните резултати, можете също да използвате разширени оператори за търсене като „от:“, „до:“, „пряк път:“ и още няколко, които могат да ви помогнат да намерите конкретно това, от което се нуждаете.

Извикване по имейл

Въпреки че има няколко ключови функции, които Gmail и Outlook предоставят в различна степен на подробна функционалност, една основна функция, всяка от които изпълнява съвсем различно, е извикването на имейл. Разликата в работата си струва да се подчертае, защото повечето хора в даден момент изпитват изнервящата ситуация да изпратят грешен имейл до грешен човек или да изпратят нещо, което изобщо не трябва да имат.

Outlook

Outlook е чудесен за изтегляне и^{(and )} замяна на имейл . Докато имейл адресът, на който сте изпратили имейл, се хоства в Microsoft Exchange –^{(Microsoft Exchange–the)} действителната имейл услуга Outlook работи – вие имате възможността да изтриете и замените всяко непрочетено съобщение.

Разбира се, ако имейлът вече е отворен, не можете да го извикате или замените, но наличието на тази възможност с непрочетени съобщения може да ви спаси от неудобство в случай на изпращане на нещо, което не трябва да имате, или да ви помогне да изпратите повторно по-добро имейл с повече разяснения, вместо да изпращате последващи имейли, уточняващи един от предишното изпращане.

Gmail

Gmail отстъпва малко тук в сравнение с Outlook . Всъщност Gmail дори не предлага легитимно изтегляне на имейли. Вместо това имате няколко секунди след изпращане на имейл, за да отмените изпращането. Можете да го включите или изключите и да настроите времето за отмяна да продължи до 30 секунди. Ако не сте достатъчно бързи, това бебе си отива завинаги.

Кой е кралят на електронната поща?

Когато става въпрос за избор на коя имейл услуга е най-добра за вашия бизнес, Outlook и Gmail предлагат това, от което се нуждаете, единият понякога по-добър от другия. Имейлът^(Email) е само началото.

По-големите системи, към които всяка принадлежи – Office 365 и G Suite –^{(G Suite–that)} наистина правят разлика в начина, по който работи вашият бизнес. Ще покрием разликите между тези два набора от инструменти в предстояща статия, за да можете наистина да решите кое е най-доброто за вашия бизнес.

 

Outlook vs. Gmail: Who Is the King of Email?

Having an email addreѕs is like having a phone numbеr: Once it’s out in the world, you don’t want to change it.

Aside from the estimated 30% of email addresses that change each year–most of which are business emails–most people probably wouldn’t want to deal with the hassle of transferring contacts, redirecting people to the new email address, or hunting down every site, subscription, and bill payee to update their email address on file.

However, sometimes people have a good reason to make a massive move from one digital locale to another. It could be your email provider is outdated and can’t keep up with the modern paragons; or maybe your provider is shuttering and you need to find a new home.

Most people don’t really have a good concept of what’s out there and what differentiates one email service from another. But the fact is, Microsoft Outlook and Google Gmail have become the two most exemplary platforms for managing what has almost become an essential aspect of life.

What makes these two email providers better, worse, different, or the same in comparison with each other? When it comes to free personal plans, the nuances between Outlook and Gmail are likely insignificant to most users. That’s why, here, we’ll focus on comparing each service’s subscription-based business plan, so you can decide which one makes more sense for you or your company and employees.

Look, Feel and Cost

Let’s get this out of the way. Outlook and Gmail offer very different interfaces. To put it simply, Outlook maintains a corporate feel, while Gmail offers something a little more creative and startup-like. If Outlook is the modern take on corporate communications, Gmail is postmodern.

Outlook’s interface is packed with options and customizable features, many of which you or your employees will never end up using. While Gmail offers its own set of functionality, it’s overall a much simpler user experience focused on providing the essentials you need to be efficient.

When it comes to purchasing these email services, you’re actually purchasing the suites they come with, Microsoft Office 365 and Google G Suite. One thing to keep in mind is Office 365 requires an annual commitment, though you’re charged monthly. G Suite is purely a monthly subscription plan based on headcount. Here’s how these price out per user per month.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Tool Suite

Again, when you buy Outlook or Gmail for business, you’re really buying more than just an email service. You’re buying a suite of tools, of which email is but one.

When it comes to what makes Office 365 and G Suite different, it’s really a comparison between an incumbent and its disruptor. We’ll cover more of what makes these two suites the same and different in a future article, but here are some of the contrasting aspects that stand out.

Microsoft Office 365

We’ve all used Microsoft Word, Excel and PowerPoint. These are the core tenets of Office, but Office 365 offers even more. Today, These three programs are available online, not just as desktop programs, making the work you do in them easier to save and share. In addition, 365 gives you:

• Outlook for email
• OneDrive for cloud file storage
• OneNote, a digital notebook
• SharePoint, a corporate intranet
• Microsoft Teams for instant messaging and video conferencing

These few apps offer extensive capabilities that have come to define the way businesses operate internally at digital scale. It’s a huge draw that Microsoft has successfully consolidated so much into these tools to simplify the experience it offers businesses.

Google G Suite

While G Suite offers its own array of applications that are on par with Microsoft’s staple products–plus more. G Suite’s alternatives to Word, Excel, and PowerPoint are Docs, Sheets, and Slides. But G Suite offers even more that would be useful for any business:

• Calendar for easy team scheduling
• Currents for company wide discussions
• Hangouts Chat for instant messaging
• Hangouts Meet for video conferencing
• Forms for creating surveys and forms
• Sites for creating websites
• App Builder for creating business apps
• Keep for organizing ideas
• Jamboard, a digital whiteboard
• Drive for storing and sharing files
• Google Cloud Search to search across G Suite
• Admin, Vault, and Mobile for securely managing users, devices and data

Clearly, there’s a lot to consider here. Outlook consolidates a lot into the few yet robust applications it offers. Google offers a seemingly much wider range of capabilities spread out across several applications, some of which Office 365 doesn’t offer at all.

Organization

When you’re in business, emails are nonstop; and they’re more than just vehicles for conversing. Emails are vessels of knowledge that professionals use to make business decisions, some of which are mission-critical. If you can’t keep conversations and information prioritized and organized, it’s going to be difficult to work effectively and efficiently at the speed of business and avoid compromising quality outcomes.

Outlook

If you think about traditional, pre-digital methods of organization, folders and files probably come to mind. As digitization is essentially the process of taking tangible activities and abstracting them into digital processes, one would naturally assume creating email folders and files is the natural course of action.

This is how Outlook works. It uses a traditional folder system and allows you to categorize emails within those folders using colored tabs, just like you would with an expandable file. You can create as many folders and subfolders as you’d like. Outlook also does its best to prioritize emails by filtering out those you would consider clutter. These go to the Clutter folder to stay out of your way until you’re ready to view them.

Gmail

In description, it may come across as there being only a slight nuance between how Gmail and Outlook organize email; however, in actively using Gmail’s system, the organization and prioritization method is noticeably different.

Rather than abstracting the traditional “folder, file” method, Gmail uses labels. You can tag messages with multiple labels, rather than put them in a folder.

You can customize Gmail to show Important, Unread, and Starred emails first. It can also automatically filters emails by Primary, Social, Promotions, Updates, and Forums. This prioritization and organization system makes it really easy to identify which emails are most important to you and get to them fast.

Despite these differences in Gmail, what’s interesting is if you’re using Gmail through another email client (such as Outlook) its labels will show up as folders. In one sense, this makes Gmail more versatile and capable of providing a more flexible user experience.

Search

Search goes hand in hand with organization when it comes to email. If you can’t quickly and efficiently find the information you need, which is potentially buried in an email from months ago, you’re going to end up wasting valuable time hunting things down instead of taking action.

Outlook

Outlook’s search function is good enough in that you can hunt down emails across all your folders, including thousands of emails in your Deleted folder, based on keyword and email address. Where Outlook can sometimes fall short is accuracy.

Searching on a keyword doesn’t always pull up the correct email or emails, and there’s always a chance Outlook will pull up only a select few emails from a chain, yet leave out the one email you need. While it works well most of the time, it certainly doesn’t employ the same level of search functionality as an email service from Google.

Gmail

Gmail’s search functionality is imbued with Google’s search power, which is also why Gmail was created in the first place: to provide an email service that operates like Google’s search engine. Not only can you search on simple terms and trust that Gmail will serve up the correct results, you can also use advanced search operators like “from:,” “to:,” “shortcut:,” and several more that can help you find specifically what you need.

Email Recall

While there are several key features both Gmail and Outlook provide to varying degrees of detailed functionality, one major function each does quite differently is email recall. The difference in operation is worth highlighting because most people, at some point, experience the nerve wracking situation of sending the wrong email to the wrong person or sending something they shouldn’t have at all.

Outlook

Outlook is great for email recall and replace. As long as the email address you sent an email to is hosted on Microsoft Exchange–the actual email service Outlook runs on–you have the ability to delete and replace any unread message.

Of course, if the email has already been opened, you can’t recall or replace it, but having this capability with unread messages could save you from embarrassment in the event of sending something you shouldn’t have, or help you resend a better email with more clarification rather than sending follow-up emails elaborating one the previous send.

Gmail

Gmail falls a little short here compared to Outlook. In fact, Gmail doesn’t even offer legitimate email recall. Instead, you have a few seconds after sending an email to cancel the send. You can turn it on or off and adjust the cancelation time to last up to 30 seconds. If you aren’t quick enough, that baby’s gone for good.

Who Is the King of Email?

When it comes to choosing which email service is best for your business, Outlook and Gmail both offer what you need, one sometimes better than the other. Email is just the start.

It’s the larger systems each belongs to–Office 365 and G Suite–that really make a difference in how your business operates. We’ll cover the differences between these two toolkits in an upcoming article so you can really decide what’s best for your business.

 

Related posts

• 4 най-добри олекотени браузъра за Windows и Mac

• Какво е Discord Nitro и заслужава ли си?

• 6 най-добри алтернативи на Reddit, които можете да използвате безплатно

• 6-те най-добри онлайн инструмента за парафразиране за пренаписване на текст

• 21 най-добри инструменти и приложения за управление на времето, които трябва да опитате

• Zapier срещу IFTTT: Кое е по-добро за облачна автоматизация?

• Какво е BetterDiscord и как да го инсталирам?

• Google Meet срещу Zoom: Кое е по-добро за вас?

• 15 най-добри субредити за препиване, когато ви е скучно

• Настолно приложение ToDoist за Windows: Пълен преглед

• 8 най-добри саундборда за Discord

• Ценообразуване на IFTTT: Pro заслужава ли си цената?

• Преглед на Microsoft, който трябва да направите: защо трябва да превключите точно сега

• Google Tasks срещу Google Keep: Кое е по-добро?

• 6-те най-добри приложения за бременност за 2021 г

• 6-те най-добри PDF редактора за Windows 10 през 2021 г

• Най-добрият софтуер за родителски контрол за Windows 10

• 7 най-добри приложения за напомняния за Android

• Най-добрите приложения на Reddit за Windows и Mac

• Emby срещу Plex: Кой е по-добрият медиен сървър за вас?