Две от основните функции на Excel са да ви позволяват да манипулирате и преглеждате данни от различни гледни точки, а един от по-простите, но мощни инструменти на програмата за това е функцията за сортиране^{(Sort )} .

Независимо дали става дума за просто възходящо/низходящо сортиране, сортиране по повече от една променлива за показване на данни в групи или за поддържане на целостта на редовете, или просто буквено-цифрово сортиране, за да поддържате подредени вашите таблични данни, сортирането на данни в Excel е основно умение.

Малко програми са по-подходящи за сортиране на таблични данни от Excel и вашите сортировки могат да се изпълняват от прости и сравнително неусложнени до много сложни. Докато умението на Excel да сортира – това, което можете да направите с правилния набор от данни и малко познания за вътрешната работа на програмата – наистина е стабилно и задълбочено, днешният технически съвет се фокусира върху два основни типа сортове, както следва:

• Сортиране на данни в една колона
• Сортиране на данни в множество колони

Електронните таблици, разбира се, са съставени от колони и редове с клетки или таблични данни, където всяка колона съдържа логическо разделение на факти, цифри или всякакви други подробности по категории, като например имена, адреси, валута, части числа и т.н.—в зависимост от типа на електронната таблица. Редовете^(Rows) , от друга страна, показват хора, обекти или фигури един до друг или в един и същи случай или събитие.

В зависимост от типа на електронната таблица и данните, които съдържа, като например табличен списък с имена, адреси, телефонни номера и други подходящи данни, редовете често са подобни на записите в базата данни.

Когато сортирате редове с данни, всеки ред трябва да поддържа своята цялост, без неволно да премествате данни от един ред в друг, което, както ще видите по-долу, е мястото, където сортирането на данни в множество колони е полезно.

Сортиране в едно поле

Можете да сортирате записите във вашата електронна таблица по редове и можете да сортирате клетките в записите по колони. Можете, разбира се, да зададете възходящ или низходящ ред на сортиране. По подразбиране, възходящо / буквено-цифрено, програмата подрежда текст от A до Z и числа от най-малкото до най-голямото. Сортирането с низходящ ред, разбира се, обръща по-старото от Z към A или така, че по-големите числа започват отгоре.

Както при много функции в Excel , има няколко начина за извършване на просто сортиране; всичко, от което се нуждаете за този тип сортиране, обаче се намира в падащото меню с десния бутон на мишката, както е показано по-долу.

1. Щракнете с десния бутон върху^{(Right-click)} поле в колоната, по която искате да сортирате електронната таблица, за да отворите изскачащото меню.
2. Превъртете^(Scroll) надолу и задръжте курсора на мишката върху Сортиране^(Sort) , за да отворите падащото меню.
3. Щракнете върху Сортиране от A до Z^{(Sort A to Z)} за нарастване или Сортиране от Z до A по^{(Sort Z to A )} низходящо ( Обърнете внимание^(Note) , че Excel не включва данните в клетките в ред 1 в сортирането; програмата приема, че този ред съдържа етикетите на колоните или заглавките ви.).

Това просто сортиране работи за много типове данни, освен когато вашите редове и колони имат идентични или дублиращи се данни. В тези случаи трябва да сортирате по две или повече колони, които следват.

Сортиране на записи по множество полета

В зависимост от сложността на вашите данни може да се наложи да сортирате по повече от една колона. Може би най-добрият пример е сортирането на база данни по азбучен ред по фамилни имена. Кажете, че вашите данни имат няколко души с еднакви фамилни имена. В тези случаи ще искате да сте сигурни, че Линда Джонсън е преди Лидия Джонсън^{(Lydia Johnson)} , а Чери Андерсън^{(Cherri Anderson)} се показва след Чарлз Андерсън... Разбирате идеята.

Можете да настроите персонализирани търсения с множество критерии от диалоговия прозорец Сортиране , като този.^(Sort)

1. Щракнете върху^(Click) клетка в първата колона с данни, които искате да сортирате.
2. Щракнете върху Данни^{(Data )} точно под заглавната лента, за да отворите лентата Данни^(Data) . (Лентата, разбира се, е ред контекстуални раздели в горната част на прозореца на приложението.)
3. В секцията Сортиране и филтриране^{(Sort & Filter)} щракнете върху бутона Сортиране^{(Sort )} , за да отворите диалоговия прозорец Сортиране.

• Щракнете върху падащото меню Сортиране по и изберете името на първата колона, по която да сортирате. ^{(Sort by)}(Обърнете внимание, че Excel показва съдържанието в ред 1 на колоната, който в този случай съдържа етикетите на колоните. Можете да изключите тази опция, като премахнете отметката от квадратчето Моите данни имат заглавки^{(My data has headers)} .)
• Щракнете върху Добавяне на ниво^{(Add Level )} , за да добавите друга колона към реда на сортиране.
• Щракнете върху падащото меню След това по и изберете следващата колона, по която да сортирате.^{(Then by)}
• Повторете стъпки 6 и 7^{(Steps 6 and 7)} , ако е необходимо, за да конфигурирате параметрите на вашия сорт.

Щракването наоколо в диалоговия прозорец Сортиране^(Sort) разкрива няколко различни опции за модифициране на вашите сортове, въпреки че някои от тях, освен ако не знаете точно как всеки от тях влияе върху вашето сортиране, най-вероятно ще доведат до нежелани резултати.

• Щракнете върху OK .
• Ако получите диалогов прозорец с предупреждение за сортиране , изберете ^{(Sort Warning)}Разширяване на селекцията^{(Expand the selection)} и след това щракнете върху Сортиране.^(Sort.)

Освен това, когато изберете колона, Excel анализира съдържанието на клетките в тази колона и прави обучени предположения кои стойности трябва да попълват полетата Сортиране^{(Sort on)} и Подреждане . ^(Order)Освен ако нямате конкретна (и логична) причина да ги промените, не го правете. (Освен ако не експериментирате, разбира се. Винаги насърчавам това — а функцията за отмяна на Excel работи^(Undo) чудесно.)

Както съм сигурен, че можете да си представите, това е само началото на това как можете да сортирате данни в Excel . Важно е да запомните обаче, че освен ако не сте внимателни, използването на грешни параметри може да съпостави вашите данни и напълно да промени позицията им в електронната таблица. Сортирането^(Sort) е бързо и лесно за настройка. Добрата новина е, че отмяната^(Undo) също е бърза. Не^(Don) се страхувайте да отмените^(Undo) и опитайте отново. И отново.

Basic One-Column and Multi-Column Data Sorting in Excel Spreadsheets

Two of Excel’s primary functions are to allow you to mаnipυlate and view dаta from differеnt perspectives, and one оf the program’s more simplе but powerful tools for doing so is the Sort function.

Whether it’s simple ascending/descending sorts, sorting on more than one variable to display data in groups or to maintain row integrity, or simple alphanumeric sorts to keep your tabular data orderly, sorting data in Excel is an essential skill.

Few programs are better suited for sorting tabular data than Excel, and your sorts can run from the simple and relatively uncomplicated to the highly sophisticated. While Excel’s sorting prowess—what you can do with the right data set and a little knowledge of the inner workings of the program—is indeed robust and in-depth, today’s tech tip focuses on two basic types of sorts, as follows:

• Sorting data on a single column
• Sorting data on multiple columns

Spreadsheets are, of course, made up of columns and rows of cells, or tabular data, where each column comprises a logical division of facts, figures, or any other details by category, such as, say, names, addresses, currency, parts numbers, and so on—depending on the type of spreadsheet. Rows, on the other hand, display people, objects, or figures side-by-side or in the same instance or occurrence.

Depending on the type of spreadsheet and the data it contains, such as a tabular list of names, addresses, phone numbers, and other pertinent data, rows are frequently similar to database records.

When you sort rows of data, each row must maintain its integrity, without inadvertently moving data from one row to another, which, as you’ll see further down, is where sorting data on multiple columns comes in handy.

Sorting on a Single Field

You can sort the records in your spreadsheet by rows, and you can sort the cells within records by columns. You can, of course, specify ascending or descending sort orders. By default, ascending / alphanumerically, the program arranges text from A to Z and numbers from smallest to largest. Sorting with a descending sort order, of course, reverses the older from Z to A, or so that larger numbers start at the top.

As with many functions in Excel, there are a few ways to perform a simple sort; everything you need for this type of sort, though, resides on the right mouse button flyout-menu, as shown below.

1. Right-click a field in the column upon which you want to sort the spreadsheet to open the popup menu.
2. Scroll down and hover the cursor over Sort to open the flyout menu.
3. Click Sort A to Z for ascending or Sort Z to A descending (Note that Excel does not include the data in cells in row 1 in the sort; the program assumes that this row holds your column labels, or headers.).

This simple sort works for many types of data, except when your rows and columns have identical, or duplicate, data. In these instances, you must sort on two or more columns, coming up next.

Sorting Records on Multiple Fields

Depending on the complexity of your data, you may need to sort on more than one column. Perhaps the best example is sorting a database alphabetically in last-name order. Say that your data has several people with the same last names. In these instances, you’ll want to make sure that Linda Johnson comes before Lydia Johnson, and Cherri Anderson displays after Charles Anderson…You get the idea.

You can set up custom searches with multiple criteria from the Sort dialog box, like this.

1. Click a cell in the first column of data you want to sort.
2. Click Data just beneath the title bar to open the Data ribbon. (The ribbon is, of course, the row of contextual tabs across the top of the application window.)
3. In the Sort & Filter section, click the Sort button to open the Sort dialog box.

• Click the Sort by drop-down and choose the first column name to sort on. (Note that Excel displays the content in row 1 of the column, which in this case holds the column labels. You can turn this option off by unchecking the My data has headers checkbox.)
• Click Add Level to add another column to the sort order.
• Click the Then by drop-down and choose the next column to sort on.
• Repeat Steps 6 and 7 as needed to configure the parameters of your sort.

Clicking around in the Sort dialog box reveals several different options for modifying your sorts, though some of them, unless you know exactly how each one affects your sort, will most likely produce unwanted results.

• Click OK.
• If you get a Sort Warning dialog box, select Expand the selection and then click Sort.

Besides, when you choose a column, Excel analyzes the contents of the cells in that column and makes educated guesses as to what values should populate the Sort on and Order fields. Unless you have a specific (and logical) reason for changing these, don’t. (Unless you’re experimenting, of course. I always encourage that—and Excel’s Undo feature works marvelously.)

As I’m sure you can imagine, this is just the beginning of how you can sort data in Excel. It’s important to remember, though, that unless you’re careful, using the wrong parameters can juxtapose your data and completely change its position in the spreadsheet. Sort is fast and easy to setup. The good news is that Undo is fast, too. Don’t be afraid to Undo and try again. And again.

Related posts

• Центрирайте данните си в работния лист в Excel за отпечатване

• Как да обедините данни в няколко файла на Excel

• Как да изтриете празни редове в Excel

• Как да използвате функцията "Говорете клетки" на Excel

• Как да вмъкнете работен лист на Excel в Word Doc

• Как да създадете VBA макрос или скрипт в Excel

• Как да използвате анализа какво-ако на Excel

• Как да използвате функцията PMT в Excel

• Google Sheets срещу Microsoft Excel – какви са разликите?

• Използвайте имена на динамични диапазони в Excel за гъвкави падащи менюта

• Файлът с данни на Outlook не може да бъде достъпен: 4 поправки, които да опитате

• Как да изчислим Z-Score в Excel

• Как да отворите Word и Excel в безопасен режим

• Защо трябва да използвате наименувани диапазони в Excel

• 2 начина за използване на функцията за транспониране на Excel

• Разширено VBA ръководство за MS Excel

• 5 начина за конвертиране на текст в числа в Excel

• Свързване на Excel към MySQL

• Как да премахнете решетъчните линии в Excel

• Бързо изписвайте числа в Word и Excel