Колкото по-мобилен сте, толкова по-важно е да имате достъп до вашите файлове, независимо къде се намирате или кое устройство използвате. В^(Back) старите времена всичките ви електронни файлове живееха на вашия компютър, така че ако не сте били близо до компютъра си, не можехте да получите достъп до файловете си. Всичко това се промени с появата на високоскоростен интернет и услуги за съхранение в облак^(cloud) , предлагани от компании като Dropbox , Amazon и Google . 

По ирония на съдбата през изминалата година поръчките за оставане вкъщи и насочването към отдалечена работа също увеличиха нуждата и желанието за съхранение в облак. Много училища и работодатели се обърнаха към Microsoft 365 , за да поддържат връзка между учениците и работниците. За съхранение на файлове това означава приемането на OneDrive за училище или работа. 

Ако сте нов потребител на OneDrive , за училище или работа, продължете да четете за няколко съвета за използване на услугата за съхранение в облак на Microsoft.

1. Разберете иконите за състоянието^{(Status Icons)} на OneDrive

Когато запазвате файлове в OneDrive , можете да изберете да направите вашия файл достъпен само онлайн или офлайн. Функцията OneDrive Files On-Demand ви позволява да получите достъп до всичко, което сте запазили в облачното си хранилище, без да изтегляте локално копие на всеки файл. Вместо това ще видите вашите файлове, изброени във вашия файлов мениджър, заедно с икони на състоянието, показващи дали всеки файл е само онлайн, локално достъпен или винаги наличен.

Синя икона на облак показва, че файлът е само онлайн. Зелена отметка в кръг се появява от файлове, които са локално достъпни на устройството, което използвате.

Файловете, които сте избрали да съхранявате винаги^{(always )} на устройството си, ще показват плътен зелен кръг с бяла отметка. 

Ако отворите файл само онлайн на вашия компютър или друго устройство, той ще се изтегли и ще стане локално достъпен. Това^(Being) , че е локално достъпен, означава, че можете да отворите файла, дори ако нямате интернет връзка. За да освободите място на твърдия диск, щракнете с десния бутон върху файла и изберете Освободи място^{(Free up space)} .

2. Как да включите файлове при поискване 

Потребителите на компютри могат да следват тези стъпки, за да включат Files On-Demand .

1. Изберете иконата на OneDrive в системната област.
2. Изберете Помощ и настройки^{(Help & Settings)} .
3. Изберете Настройки^(Settings) .
4. В раздела Настройки^{(Settings )} поставете отметка в квадратчето за „ Запазване на място и изтегляне на файлове, докато ги използвате^{(Save space and download files as you use them)} “.

Потребителите на Mac^(Mac) могат да включат Files On-Demand, като изпълнят следните стъпки:

1. Изберете иконата на OneDrive в лентата с менюта.
2. Изберете бутона ...Още^(…More) .
3. Изберете Предпочитания^{(Preferences)} .
4. Изберете бутона Включване на файлове при поискване^{(Turn on Files On-Demand)} .

3. Включете Storage Sense за компютри

Потребителите на Windows 10 имат допълнителната опция за включване на Storage Sense , която автоматично настройва всички OneDrive файлове, които не сте отваряли през последните 30 дни, само онлайн, ако нямате достатъчно място на диска. 

Можете също да настроите Storage Sense да се изпълнява всеки ден, седмица или месец, вместо само когато нямате достатъчно място на диска.

4. Какво трябва да знаете за OneDrive Personal Vault

Докато всички файлове, които запазвате в облака OneDrive , са защитени от мерките за сигурност на Microsoft, OneDrive Personal Vault предлага допълнителен слой защита за чувствителни файлове. 

Когато запазвате файлове в личния си трезор, трябва да използвате силно удостоверяване или втора стъпка за проверка на самоличността, за да получите достъп до тях. В зависимост от вашето устройство, това може да бъде лицето ви, пръстовия ви отпечатък, ПИН код^(PIN) или код, изпратен до вас чрез текст или имейл. 

Файловете във вашия личен трезор са криптирани по всяко време, включително когато са във вашия трезор и когато пътуват между облака и вашето устройство. Освен това файловете във вашия трезор се сканират за вируси и се наблюдават за подозрителна дейност, включително софтуер за откуп. 

Личният трезор^{(Personal Vault)} се появява като папка във вашия OneDrive . Просто^(Simply) запазете в хранилището, за да се възползвате от цялата тази допълнителна сигурност.

Забележка^(Note) : Потребителите без абонамент за Microsoft 365 са ограничени до три файла в личния си трезор.

5. Как да качвате файлове в OneDrive

Ако използвате OneDrive за училище или работа, има няколко начина за качване на файлове във вашия облак OneDrive .

Качвайте файлове с помощта на вашия браузър

Винаги можете да получите достъп до OneDrive в браузър. Стъпките по-долу работят за Chrome и Edge и може леко да се различават, ако използвате различен браузър.

1. Влезте^(Sign) в office.com и изберете стартовия панел на приложения в горния ляв ъгъл на страницата и изберете OneDrive .

1. Изберете Качване^{(Upload )} > Файлове^(Files) или Папка^(Folder) .

1. Изберете^(Choose) кои файлове или папка искате да качите и ги изберете.
2. Изберете Отвори^(Open) или Изберете папка^{(Select Folder)} .

Качвайте файлове с вашия работен плот

Ако използвате компютър с Windows 10 , OneDrive вече е инсталиран. Просто^(Simply) запазете или преместете вашите файлове и папки в папката OneDrive , за да ги направите достъпни на всичките си устройства чрез OneDrive .

Ако не сте влезли в OneDrive , изберете бутона Старт^(Start) , потърсете OneDrive и стартирайте приложението. Следвайте инструкциите, за да влезете.

По същия начин потребителите на Mac могат автоматично да качват файлове в OneDrive , като ги копират или преместват в папката OneDrive с помощта на ^(OneDrive)Finder или като ги запишат в папката OneDrive от приложение.

6. Споделяне на файлове в OneDrive

Споделянето на файлове не може да бъде по-лесно с OneDrive . На вашия компютър щракнете с десния бутон върху файла и изберете Споделяне^(Share) . 

Изберете с кого искате да споделите файла си, добавете съобщение по избор и след това или изберете бутона Изпращане^(Send) , или изберете да копирате връзката или да изпратите чрез друго приложение на вашето устройство.

7. Възстановете файл^(File) или папка^(Folder) в OneDrive

OneDrive има кошче, където може да успеете да възстановите файл или папка, които случайно сте изтрили. 

1. От OneDrive във вашия браузър изберете Кошчето^{(Recycle Bin)} .
2. Изберете файла, който искате да възстановите.

1. Изберете бутона Възстановяване^(Restore) .

8. Как да поставите дати^{(Expiration Dates)} на валидност и пароли^(Passwords) във вашите OneDrive^{(Your OneDrive)} файлове

Въпреки че тази функция все още не е налична за безплатни акаунти, някои потребители на Microsoft 365 имат опцията да поставят дати на валидност и пароли на своите файлове в OneDrive . Ако тази функция е активирана в Центъра за администриране на OneDrive^{(OneDrive Admin Center)} , ето какво да направите. 

Забележка^(Note) : Това работи само когато споделяте връзка анонимно, а не^(not) когато изберете да споделите с конкретни хора. 

1. В уеб браузър изберете файл или папка, които искате да споделите. 
2. Изберете споделяне^(share) .
3. В настройките^{(link settings)} на връзката изберете кога искате достъпът до файла да изтече.

1. Добавете парола^(password) , ако желаете.
2. Изберете бутона Прилагане^(Apply) .

Вземете повече от^(OneDrive) OneDrive за^(Out) училище или^(School) работа

Съветите по-горе само надраскат повърхността на това, което можете да правите с OneDrive за училище или работа. Научете как да решавате проблеми със синхронизирането^{(sync issues)} , използвайте символни връзки^{(symbolic links)} , за да синхронизирате всяка папка на компютъра си с OneDrive или, ако ви е неудобно, деактивирайте OneDrive^{(disable OneDrive)} напълно.

OneDrive for School or Work: 8 Tips for Beginners

The more mobile yоu are, the more іmportant it is to have acсess to yоur files no matter where you are or which device you’re using. Back in the old days, your electronic files all lived on your computer, so if you weren’t neаr your computer, you couldn’t access your files. Τhat all changed with the advent of high-spеed internet and cloud storage services offered by companies like Dropbox, Amazon, and Google. 

Ironically, the past year’s stay-at-home orders and pivot to remote working have also increased the need and desire for cloud storage. Many schools and employers have turned to Microsoft 365 to keep students and workers connected. For file storage, that has meant the adoption of OneDrive for school or work. 

If you’re a new OneDrive user, either for school or work, keep reading for a few tips for using Microsoft’s cloud storage service.

1. Understand Your OneDrive Status Icons

When saving files to OneDrive, you can choose to make your file available online-only or offline. The OneDrive Files On-Demand feature allows you to access everything you’ve saved to your cloud storage without downloading a local copy of every file. Instead, you’ll see your files listed in your file manager along with status icons indicating whether each file is online-only, locally available, or always available.

A blue cloud icon indicates that the file is online-only. A green checkmark in a circle appears by files that are locally available on the device you’re using.

Files you have opted to always keep on your device will display a solid green circle with a white checkmark. 

If you open an online-only file on your computer or another device, it will download and become locally available. Being locally available means you can open the file even if you don’t have an internet connection. To free up space on your hard drive, right-click the file and select Free up space.

2. How to Turn on Files On-Demand 

PC users can follow these steps to turn on Files On-Demand.

1. Select the OneDrive icon in the system tray.
2. Select Help & Settings.
3. Select Settings.
4. On the Settings tab, check the box for “Save space and download files as you use them.”

Mac users can turn on Files On-Demand by following these steps:

1. Select the OneDrive icon in the menu bar.
2. Select the …More button.
3. Select Preferences.
4. Select the Turn on Files On-Demand button.

3. Turn on Storage Sense for PCs

Windows 10 users have the extra option of turning on Storage Sense, which automatically sets any OneDrive files you haven’t opened in the last 30 days to online-only if you’re running low on disk space. 

You can also set Storage Sense to run every day, week, or month instead of only when you’re getting low on disk space.

4. What you Should Know About the OneDrive Personal Vault

While all the files you save to the OneDrive cloud are protected by Microsoft’s security measures, the OneDrive Personal Vault offers an extra layer of protection for sensitive files. 

When you save files to your personal vault, you must use strong authentication or a second identity-verification step to access them. Depending on your device, that could be your face, your fingerprint, a PIN, or a code sent to you by text or email. 

The files in your Personal Vault are encrypted at all times, including when they’re in your vault and when they’re traveling between the cloud and your device. Moreover, the files in your vault are scanned for viruses and monitored for suspicious activity, including ransomware. 

The Personal Vault appears as a folder within your OneDrive. Simply save to the vault to get the benefits of all that extra security.

Note: Users without a Microsoft 365 subscription are limited to three files in their Personal Vault.

5. How to Upload Files to OneDrive

If you’re using OneDrive for school or work, there are multiple ways to upload files to your OneDrive cloud.

Upload Files Using Your Browser

You can always access OneDrive in a browser. The steps below work for Chrome and Edge and may slightly differ if you’re using a different browser.

1. Sign into office.com and select the app launcher in the top-left corner of the page and select OneDrive.

1. Select Upload > Files or Folder.

1. Choose which files or folder you want to upload and select them.
2. Select Open or Select Folder.

Upload Files Using Your Desktop

If you’re using a computer with Windows 10, OneDrive is already installed. Simply save or move your files and folders to the OneDrive folder to make them accessible on all your devices via OneDrive.

If you’re not signed into OneDrive, select the Start button, search for OneDrive, and launch the app. Follow the instructions to sign in.

Similarly, Mac users can automatically upload files to OneDrive by copying or moving them to the OneDrive folder using the Finder or by saving them to the OneDrive folder from an app.

6. Sharing Files in OneDrive

Sharing files couldn’t be easier with OneDrive. On your computer, right-click on the file and select Share. 

Choose who you want to share your file with, add an optional message, and then either select the Send button or choose to copy the link or send via another app on your device.

7. Restore a File or Folder in OneDrive

OneDrive has a recycle bin where you may be able to restore a file or folder you accidentally deleted. 

1. From OneDrive in your browser, select the Recycle Bin.
2. Select the file you want to restore.

1. Select the Restore button.

8. How to Put Expiration Dates and Passwords on Your OneDrive Files

While this feature isn’t available for free accounts yet, some Microsoft 365 users have the option to put expiration dates and passwords on their files in OneDrive. If this feature has been enabled in the OneDrive Admin Center, here’s what to do. 

Note: This only works when sharing a link anonymously and not when you choose to share with specific people. 

1. In a web browser, select a file or folder you want to share. 
2. Select share.
3. In link settings, choose when you want access to the file to expire.

1. Add a password if you want.
2. Select the Apply button.

Get More Out of OneDrive for School or Work

The tips above just scratch the surface of what you can do with OneDrive for school or work. Learn how to solve sync issues, use symbolic links to sync any folder on your computer with OneDrive, or, if you’re feeling salty, disable OneDrive completely.

Related posts

• 13 съвета и трика за OneNote за по-добро организиране на вашите бележки

• Как да промените фона в Microsoft Teams

• Как автоматично да архивирате документ на Word в OneDrive

• Как да създадете списък за разпространение в Outlook

• Как да създадете поздравителна картичка с MS Word

• Как да създадете стаи за разбивка в Microsoft Teams

• Как да създадете попълваеми формуляри в Word

• Как да създадете диаграми на Гант в Microsoft Excel

• Как да направите хистограма в Excel

• Как да създадете падащ списък в Excel

• Как да изчислим дисперсията в Excel

• Как да създавате и използвате автотекст в Microsoft Word

• Как да вмъкнете подпис в документ на Microsoft Word

• 4 начина за провеждане на анкета на Microsoft Teams по време на срещи

• Как да добавяте горни и долни колонтитули в PowerPoint

• Автоматично преместване на имейли в папки в Outlook с помощта на правила

• Какво е Microsoft MyAnalytics и как да го използвам?

• Как да защитите сигурно с парола файл на Excel

• Как да добавите аудиоразказ към презентация на Powerpoint

• Как да създадете блок-схема в Word и Excel