От известно време начертаването на данни в Excel стана не само просто, но и автоматизирано до степен, че можете лесно да преминете от таблична електронна таблица към изчерпателна област, лента, линия или кръгова диаграма за нула време с няколко добре обмислени щраквания на мишката. След това, докато редактирате данните в електронната си таблица, Excel автоматично прави съответните промени във вашите диаграми и графики.

Това обаче не е краят на магията за графики на програмата. Можете например да промените типа диаграма или графика по всяко време, както и да редактирате цветови схеми, перспектива (2D, 3D и т.н.), разменяща ос и много, много повече.

Но, разбира се, всичко започва с електронната таблица.

Представяне на вашите данни^{(Laying Out Your Data)}

Докато Excel ви позволява да подреждате електронните си таблици по много начини, когато правите диаграми на данни, ще получите най-добрите резултати, като ги подредите така, че всеки ред да представлява запис и всяка колона да съдържа елементи от или отнасящи се до конкретни редове.

а^(Huh) ? Вземете например следната електронна таблица.

Крайната лява колона съдържа списък с лазерни принтери. С изключение на ред 1^{(Row 1)} , който съдържа етикетите на колоните или заглавките, всеки ред представлява конкретен принтер, а всяка следваща клетка съдържа данни за тази конкретна машина.

В този случай всяка клетка съдържа данни за скоростта на печат: Колона B, колко време е отнело отпечатването на първата страница от задание за печат; Колона C^{(Column C)} , колко време отне отпечатването на всички страници, включително първата страница; Колона D^{(Column D)} , колко време е отнело да се изработи целият документ, без първата страница.

Въпреки че това е донякъде основна електронна таблица, без значение колко сложни са вашите данни, придържането към този стандартен формат помага за рационализиране на процеса. Както ще видите, можете да картографирате клетките в малка част от вашата електронна таблица или да начертаете целия документ или работен лист.

Типичната диаграма на Excel се състои от няколко отделни части, както е показано на изображението по-долу.

Графика на вашите данни^{(Charting Your Data)}

Ако не сте правили това преди, вероятно ще се изненадате колко лесно Excel прави диаграмите на вашите електронни таблици. Както споменахме, можете да картографирате целия работен лист или да изберете група от колони и редове за диаграма.

Кажете^(Say) , например, че в работния лист, върху който работихме в предишния раздел, вие искате да начертаете диаграма само на първите две колони с данни (колони B и C), като изпускате колона D. Това включва проста процедура в две стъпки:

• Изберете данните, които искате да направите диаграма, включително етикетите в лявата колона и заглавките в колоните, които искате да включите във вашата диаграма, както е показано по-долу.

• Натиснете ALT+F1 .

Или, за да начертаете цялата електронна таблица, следвайте тези стъпки.

• Изберете^(Select) всички данни в електронната таблица, както е показано на горното изображение по-долу. Не^{(Do not )} избирайте целия лист, както е показано на второто изображение по-долу – изберете само клетките, съдържащи данни.

• Натиснете ALT+F1 .

Excel върши чудесна работа при избора на подходящия тип диаграма за вашите данни, но ако предпочитате различен тип диаграма, като например хоризонтални ленти или може би различна цветова схема, може би дори 3D оформление с градиентни запълвания и фонове , програмата прави всички тези ефекти и по-лесни за постигане.

Промяна на типа на диаграмата^{(Changing Chart Type)}

Както при всичко останало в Excel , има няколко начина за промяна на типа диаграма. Най-лесно е обаче да.

• Изберете диаграмата.
• В лентата с менюта щракнете върху Дизайн на диаграма^{( Chart Design)} .
• На лентата за проектиране на диаграма изберете Промяна на типа диаграма^{( Change Chart Type)} .

Това отваря диалоговия прозорец Промяна на типа на диаграмата , показан тук.^{(Change Chart Type)}

Както можете да видите, има много типове диаграми и щракването върху един от тях показва няколко варианта в горната част на диалоговия прозорец.

В допълнение към промяната на типовете диаграми от лентата Chart Design , можете също да направите няколко други модификации, като цветови схеми, оформление или да приложите един от многото предварително проектирани стилове на диаграми в програмата. Стиловете на диаграми^(Chart) , разбира се, са подобни на стиловете на абзаци в Microsoft Word . Както в MS Word , можете да приложите един от многобройните стилове такъв, какъвто е, да редактирате съществуващи стилове или да създадете свой собствен.

Добавяне и премахване на елементи на диаграма^{(Adding And Removing Chart Elements)}

Елементите на диаграмата са, разбира се, различните компоненти, като заглавието, легендата, оста X и Y и т.н., които съставят вашата диаграма. Можете да добавяте и премахвате тези елементи, като щракнете върху символа плюс, който се появява от дясната страна на диаграмата, когато го изберете.

Под излитащите елементи^{(Chart Elements)} на диаграмата е излетящият стил^{(Chart Styles)} на диаграма , който се показва, когато щракнете върху иконата на четката вдясно от диаграмата.

Под Стилове на диаграми ще намерите Филтри^{( Chart Filters)} на диаграми , които ви позволяват да включвате и изключвате (или филтрирате) различни компоненти на вашата диаграма, както е показано тук:

Ако това не са достатъчни опции за модификация, има множество други в областта за форматиране на диаграмата^{(Format Chart Area)} вдясно от работния лист, които ви позволяват да променяте всички аспекти на вашата диаграма, от запълване и фон до решетъчни линии, до 3D ленти, парчета пай, падащи сенки – мога да продължа и нататък. Но съм сигурен, че разбирате какво е налично.

Когато щракнете например върху Опции^{( Text Options)} за текст, получавате още един поредица от ефекти, които можете да приложите към текста във вашите диаграми. Опциите са почти неограничени, до степен, че без известно ограничение, можете да създадете някои крещящо изглеждащи диаграми и графики – без дори да се опитвате толкова усилено, което ме отвежда до важна насока за проектиране.

Само защото имате на ваше разположение всички тези фантастични инструменти за проектиране, не означава, че трябва да ги използвате… или, добре, не толкова много от тях едновременно. Идеята е да направите графиката си достатъчно привлекателна, за да привлече вниманието на публиката, но не толкова натоварена, че самият дизайн да отклонява от посланието, което се опитвате да предадете. В крайна сметка посланието е важно, а не вашето дизайнерско майсторство или грубата сила на вашия софтуер за графичен дизайн.

Едно добро правило е, че ако изглежда твърде натоварено и разсейващо, вероятно е така; заглуши малко. Не използвайте твърде много декоративни шрифтове, ако има такива, тъй като не са лесни за четене. Когато използвате бизнес ориентирани диаграми и графики, се концентрирайте върху това^(what) , което се опитвате да кажете, а не толкова върху това как^(how) го казвате.

Междувременно диаграмирането на таблични данни може да го направи много по-лесно за разбиране и много по-удобно от колона след колона с текст и числа.

Charting Your Excel Data

For some time now, charting data in Excel has become not only simple but also automated to the extent that you can easily go from a tabular spreadsheet to a comprehensive area, bar, line, or pie chart in no time with a few well-contemplated mouse clicks. Then as you edit the data in your spreadsheet, Excel automatically makes corresponding changes to your charts and graphs.

That’s not the end of the program’s charting magic, though. You can, for example, change the chart or graph type at any point, as well as edit color schemes, the perspective (2D, 3D, and so on), swap axis, and much, much more.

But, of course, it all starts with the spreadsheet.

Laying Out Your Data

While Excel allows you to arrange your spreadsheets in many ways, when charting data, you’ll get the best results laying it out so that each row represents a record and each column contains elements of or pertaining to specific rows.

Huh? Take the following spreadsheet, for example.

The far-left column contains a list of laser printers. Except for Row 1, which holds the column labels, or headers, each row represents a specific printer, and each subsequent cell holds data about that particular machine.

In this case, each cell holds print speed data: Column B , how long it took to print the first page of a print job; Column C, how long it took to print all pages, including the first page; Column D, how long it took to churn the entire document, sans the first page out.

While this is a somewhat basic spreadsheet, no matter how complex your data, sticking to this standard format helps streamline the process. As you’ll see coming up, you can map the cells in a small part of your spreadsheet or chart the entire document, or worksheet.

The typical Excel chart consists of several distinct parts, as shown in the image below.

Charting Your Data

If you haven’t done this before, you’ll probably be surprised at how easy Excel makes charting your spreadsheets. As mentioned, you can map the entire worksheet, or you can select a group of columns and rows to chart.

Say, for example, that in the worksheet we were working on in the previous section that you wanted to chart only the first two columns of data (columns B and C), leaving out column D. This entails a simple two-step procedure:

• Select the data you want to chart, including the labels in the left column and headers in the columns you wish to include in your chart, as shown below.

• Press ALT+F1.

Or, to chart the entire spreadsheet, follow these steps.

• Select all the data in the spreadsheet, as shown in the top image below. Do not select the entire sheet, as shown in the second image below—select only the cells containing data.

• Press ALT+F1.

Excel does a great job of choosing the appropriate chart type for your data, but if you prefer a different type of chart, such as, say, horizontal bars, or perhaps a different color scheme, maybe even a 3D layout with gradient fills and backgrounds, the program makes all these effects and more easy to achieve.

Changing Chart Type

As with everything else in Excel, there are several ways to modify your chart type. The easiest is, however, to.

• Select the chart.
• On the menu bar, click Chart Design.
• On the Chart Design ribbon, choose Change Chart Type.

This opens the Change Chart Type dialog box, shown here.

As you can see, there are numerous chart types, and clicking one of them displays several variations across the top of the dialog box.

In addition to changing chart types from the Chart Design ribbon, you can also make several other modifications, such as color schemes, layout, or applying one of the program’s many pre-designed chart styles. Chart styles are, of course, similar to paragraph styles in Microsoft Word. As in MS Word, you can apply one of the numerous styles as-is, edit existing styles, or create your own.

Adding And Removing Chart Elements

Chart elements are, of course, the various components, such as the title, the legend, the X and Y axis, and so on that make up your chart. You can add and remove these elements by clicking the plus symbol that appears on the right side of the chart when you select it.

Beneath the Chart Elements fly out is the Chart Styles fly out, which displays when you click the paintbrush icon to the right of the chart.

Beneath Chart Styles you’ll find Chart Filters, which lets you turn on and off (or filter) various components of your chart, as shown here:

If those aren’t enough modification options, there are a slew of others in the Format Chart Area to the right of the worksheet that lets you change all aspects of your chart, from fills and backgrounds to gridlines, to 3D bars, pie slices, drop shadows – I can go on, and on. But I’m sure you get the point as to what’s available.

When you click Text Options, for example, you get another barrage of effects you can apply to the text in your charts. The options are almost unlimited, to the extent that without some restraint, you could wind up creating some garish-looking charts and graphs – without even trying all that hard, which brings me to an important design guideline.

Just because you have all these fantastic design tools at your disposal doesn’t mean you have to use them….or, well, not so many of them at the same time. The idea is to make your graphics attractive enough to catch your audience’s attention, but not so busy that the design itself detracts from the message you’re trying to convey. It is, after all, the message that’s important, not your design prowess or the brute power of your graphics design software.

A good rule of thumb is that, if it looks too busy and distracting, it probably is; dumb it down some. Don’t use too many decorative fonts, if any, as they’re not easy to read. When using business-oriented charts and graphs, concentrate on what you’re trying to say and not so much on how you say it.

Meanwhile, charting tabular data can render it much easier to understand and much friendlier than column after column of text and numbers.

Related posts

• Как да филтрирам данни в Excel

• Използвайте новата функция на Excel Mobile „Вмъкване на данни от картина“.

• Използвайте обобщаващи функции за обобщаване на данни в Excel

• Използвайте Excel като инструмент за копиране на данни от мрежата

• Добавете линия на тренда на линейна регресия към диаграма на разсейване на Excel

• Как да използвате COUNTIFS, SUMIFS, AVERAGEIFS в Excel

• Как да добавите ленти за грешки в Excel

• Как да направите контролен списък в Excel

• 40-те най-добри клавишни комбинации на Microsoft Excel

• 13 съвета и трика за OneNote за по-добро организиране на вашите бележки

• Как да извадите дати в Excel

• Как да добавяте коментари към клетка на работен лист на Excel

• Как да групирате работни листове в Excel

• Как да създадете списък за разпространение в Outlook

• Форматирайте клетки с помощта на условно форматиране в Excel

• Как да използвате функциите за автоматично възстановяване и автоматично архивиране на Excel

• Как да запишете макрос в Excel

• Вмъкнете работен лист на Excel в Word Doc

• Как да направите хистограма в Excel

• Как да добавяте и отпечатвате фонови изображения на Excel