За тези от вас, които са добре запознати с Excel , най-вероятно сте много запознати с функцията VLOOKUP . Функцията VLOOKUP се използва за намиране на стойност в различна клетка въз основа на съвпадащ текст в същия ред.

Ако все още сте нов във функцията VLOOKUP , можете да разгледате предишната ми публикация за това как да използвате VLOOKUP в Excel^{(how to use VLOOKUP in Excel)} .

Колкото и мощен да е, VLOOKUP има ограничение за това как трябва да бъде структурирана съответстващата референтна таблица, за да работи формулата.

Тази статия ще ви покаже ограничението, при което VLOOKUP не може да се използва и ще представи друга функция в Excel , наречена INDEX-MATCH , която може да реши проблема.

ИНДЕКС СЪВпадение Пример за Excel

Използвайки следната примерна електронна таблица на Excel , имаме списък с имената на собствениците на автомобили и името на автомобила. В този пример ще се опитаме да вземем  идентификатора на автомобила^{(Car ID)} въз основа на модела на автомобила^{(Car Model)} , изброен под множество собственици, както е показано по-долу:

На отделен лист, наречен CarType , имаме проста база данни за автомобили с  идентификатор^(ID) , модел^{(Car Model)} и цвят^(Color) .

С тази настройка на таблицата функцията  VLOOKUP може да работи само ако данните, които искаме да извлечем, се намират в колоната вдясно от това, което се опитваме да съпоставим ( поле Car Model ).

С други думи, с тази структура на таблицата, тъй като се опитваме да я съпоставим въз основа на модела на автомобила^{(Car Model)} , единствената информация, която можем да получим, е цвят^{(Color )} (не ID , тъй като колоната за ID  се намира вляво от  колоната на модела на автомобила^{(Car Model )} .)

Това е така, защото при VLOOKUP стойността за търсене трябва да се появи в първата колона, а колоните за справка трябва да са отдясно. Нито едно от тези условия не е изпълнено в нашия пример.

Добрата новина е, че INDEX-MATCH  ще може да ни помогне да постигнем това. На практика това всъщност е комбиниране на две функции на Excel , които могат да работят поотделно: функция INDEX и функция ^(INDEX)MATCH .

Въпреки това, за целите на тази статия ще говорим само за комбинацията от двете с цел репликиране на функцията на VLOOKUP .

Формулата може да изглежда малко дълга и плашеща в началото. Въпреки това, след като го използвате няколко пъти, ще научите синтаксиса наизуст.

Това е пълната формула в нашия пример:

=INDEX(CarType!$A$2:$A$5,MATCH(B4,CarType!$B$2:$B$5,0))

Ето разбивката за всеки раздел

=INDEX( – “=” показва началото на формулата в клетката, а INDEX е първата част от функцията на Excel , която използваме.

CarType!$A$2:$A$5 – колоните на лист CarType  , където се съдържат данните, които искаме да извлечем. В този пример идентификационният номер^(ID)  на всеки модел автомобил.^{(Car Model.)}

MATCH( – Втората част от функцията на Excel , която използваме.

B4 – Клетката, която съдържа текст за търсене, който използваме ( Модел на автомобил^{(Car Model)} ) .

CarType!$B$2:$B$5 – Колоните на лист CarType   с данните, които ще използваме, за да съпоставим с текста за търсене.

0)) – За да посочите, че текстът за търсене трябва да съвпада точно с текста в съответстващата колона (т.е. CarType!$B$2:$B$5 ). Ако точното съвпадение не бъде намерено, формулата връща #N/A .

Забележка: запомнете двойната затваряща скоба в края на тази функция “))” и запетаите между аргументите.^{(Note: remember the double closing bracket at the end of this function “))” and the commas between the arguments.)}

Лично аз се отдалечих от VLOOKUP и сега използвам INDEX-MATCH, тъй като той е в състояние да направи повече от VLOOKUP .

Функциите INDEX-MATCH имат и други предимства в сравнение с VLOOKUP :

1. По-бързи изчисления^{(Faster Calculations)}

Когато работим с големи набори от данни, където самото изчисление може да отнеме много време поради много функции на VLOOKUP , ще откриете, че след като замените всички тези формули с INDEX-MATCH , цялостното изчисление ще бъде изчислено по-бързо.

1. Няма нужда да се броят относителни колони^{(No Need to Count Relative Columns)}

Ако нашата референтна таблица съдържа ключовия текст, който искаме да търсим в колона C и данните, които трябва да получим, са в колона AQ , ще трябва да знаем/преброим колко колони има между колона C и колона AQ, когато използваме VLOOKUP .

С  функциите INDEX-MATCH можем директно да изберем индексната колона (т.е. колона AQ), където трябва да получим данните и да изберем колоната, която да бъде съпоставена (т.е. колона C).

1. Изглежда по-сложно^{(It Looks More Complicated)}

VLOOKUP е доста разпространено в днешно време, но не много знаят за съвместното използване на функциите INDEX-MATCH.

По-дългият низ във функцията INDEX-MATCH ви помага да изглеждате като експерт в работата със сложни и усъвършенствани функции на Excel . Наслади се!

When to Use Index-Match Instead of VLOOKUP in Excel

For those of you who are well-versed in Excel, you аre most likely very familiar with the VLOOKUP function. The VLOOKUP function is used to find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

If you are still new to VLOOKUP function, you can check out my previous post on how to use VLOOKUP in Excel.

As powerful as it is, VLOOKUP has a limitation on how the matching reference table needs to be structured in order for the formula to work.

This article will show you the limitation where VLOOKUP cannot be used and introduce another function in Excel called INDEX-MATCH that can solve the issue.

INDEX MATCH Excel Example

Using the following example Excel spreadsheet, we have a list of car owners name and the car name. In this example, we will be trying to grab the Car ID based on the Car Model listed under multiple owners as shown below:

On a separate sheet called CarType, we have a simple car database with the ID, Car Model and Color.

With this table setup, the VLOOKUP function can only work if the data that we want to retrieve is located on the column to the right of what we are trying to match (Car Model field).

In other words, with this table structure, since we are trying to match it based on the Car Model, the only information that we can get is Color (Not ID as the ID column is located to the left of the Car Model column.)

This is because with VLOOKUP, the lookup value must appear in the first column and the lookup columns have to be to the right. None of those conditions are met in our example.

The good news is, INDEX-MATCH will be able to help us in achieving this. In practice, this is actually combining two Excel functions that can work individually: INDEX function and MATCH function.

However, for the purpose of this article, we will only talk about the combination of the two with the aim of replicating the function of VLOOKUP.

The formula can seem to be a little bit long and intimidating at first. However, once you have used it several times, you will learn the syntax by heart.

This is the full formula in our example:

=INDEX(CarType!$A$2:$A$5,MATCH(B4,CarType!$B$2:$B$5,0))

Here is the breakdown for each section

=INDEX( – The “=” indicates the beginning of formula in the cell and INDEX is the first part of the Excel function that we are using.

CarType!$A$2:$A$5 – the columns on sheet CarType where the data we would like to retrieve is contained. In this example, the ID of each Car Model.

MATCH( – The second part of the Excel function that we are using.

B4 – The cell that contain search text that we are using (Car Model).

CarType!$B$2:$B$5 – The columns on sheet CarType  with the data which we will use to match against the search text.

0)) – To indicate that the search text has to exactly match with the text in the matching column (i.e. CarType!$B$2:$B$5). If the exact match is not found, the formula returns #N/A.

Note: remember the double closing bracket at the end of this function “))” and the commas between the arguments.

Personally I have moved away from VLOOKUP and now use INDEX-MATCH as it is capable of doing more than VLOOKUP.

The INDEX-MATCH functions also have other benefits as compared to VLOOKUP:

1. Faster Calculations

When we are working with large datasets where the calculation itself can take a long time due to many VLOOKUP functions, you will find that once you replace all of those formulas with INDEX-MATCH, the overall calculation will be compute faster.

1. No Need to Count Relative Columns

If our reference table is having the key text that we want to search in column C and the data that we need to get is in column AQ, we will need to know/count how many columns are between column C and column AQ when using VLOOKUP.

With the INDEX-MATCH functions, we can directly select the index column (i.e column AQ) where we need to get the data and select the column to be matched (i.e. column C).

1. It Looks More Complicated

VLOOKUP is quite common nowadays, but not many know about using the INDEX-MATCH functions together.

The longer string in INDEX-MATCH function help to make you look like an expert in handling complex and advanced Excel functions. Enjoy!

Related posts

• Как да коригирате #N/A грешки във формули на Excel като VLOOKUP

• Как да изтриете празни редове в Excel

• Как да използвате функцията "Говорете клетки" на Excel

• Как да вмъкнете работен лист на Excel в Word Doc

• Как да използвате анализа какво-ако на Excel

• Google Sheets срещу Microsoft Excel – какви са разликите?

• Разлики между Microsoft Excel онлайн и Excel за настолен компютър

• Разширено VBA ръководство за MS Excel

• Бързо изписвайте числа в Word и Excel

• 5 начина за конвертиране на текст в числа в Excel

• Как да създадете VBA макрос или скрипт в Excel

• Как да обедините клетки, колони и редове в Excel

• 2 начина за използване на функцията за транспониране на Excel

• 10 съвета и трика за Excel за 2019 г

• Как да премахнете дублиращи се редове в Excel

• Как да споделяте файл на Excel за лесно сътрудничество

• Как да обедините данни в няколко файла на Excel

• 3 начина за разделяне на клетка в Excel

• Свързване на Excel към MySQL

• Запазване на препратки към клетки при копиране на формула в Excel