Ако сте потребител на Microsoft 365 , може да сте виждали иконата за приложението Power Automate , изброена сред приложенията на Microsoft , с които сте по-запознати, като Excel , Powerpoint и Outlook . Ще обсъдим какво представлява Power Automate и какво може да прави. След това ще разгледаме няколко полезни шаблона за Power Automate , които можете да приложите веднага. 

Много офис работни места включват повтарящи се задачи, които не изискват ракетен учен да изпълнява – неща като запазване на прикачен файл^{(email attachment)} към имейл в определена папка в OneDrive или Dropbox или създаване на задача в Microsoft Planner от съобщение в Microsoft Teams . Това са видовете задачи, за които Power Automate е създадена. 

Какво представлява Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate се наричаше Microsoft Flow . Това е инструментариум, подобен на IFTTT (If This Then That) , който можете да използвате, за да правите неща като:

• Автоматизиране^(Automate) на процесите в бизнес настройките. 
• Изпращайте^(Send) автоматично напомняния, когато дадена задача е просрочена.
• Автоматизирайте^(Automate) повтарящи се ръчни задачи, като записвате действия с мишката, натискания на клавиши и други стъпки.

С други думи, Microsoft Power Automate ви позволява да замените ръчните и понякога сложни процеси с автоматизирани работни потоци. 

Не само за приложенията на Microsoft

Както бихте очаквали, Microsoft Power Automate се свързва с други приложения на Microsoft . Можете например да настроите процес в Power Automate , който приема съобщение, което получавате в Microsoft Teams , и го запазва в Microsoft OneNote . 

Но това, което прави Power Automate наистина полезен, е, че може да се свързва и с множество приложения^{(ton )} на трети страни. Последният път, когато проверихме, Power Automate се свързва с над 500 други услуги. уау^(Whoa) . 

Три вида потоци

Microsoft категоризира нещата, които можете да правите в Power Automate , в три вида потоци:

1. Облачни потоци
2. Десктоп потоци
3. Потоци на бизнес процесите

Нека разгледаме всеки вид поток и да разгледаме защо може да го използвате.

Облачните потоци на Power Automate

Облачните потоци в Microsoft Power Automate могат да бъдат допълнително разделени на три категории: 

• Автоматизирани потоци
• Незабавни потоци
• Планирани потоци

Автоматизираните потоци се задействат от събитие, като например когато се публикува нов туит с конкретен хештаг или когато получите имейл от конкретен човек. Можете да използвате автоматизиран поток, за да свържете акаунти и да им позволите да комуникират помежду си. Например, можете да създадете автоматизация, която да ви изпраща текстово съобщение всеки път, когато получите имейл от шефа си.

Щракването на бутон задейства незабавни потоци. Да приемем, че многократно изпращате имейл на екипа си с напомняне да се присъедините към ежедневната екипна среща. Можете да създадете бутон, който да автоматизира това. Създайте бутона и след това всеки път, когато щракнете върху този бутон, автоматично се изпраща имейл до вашия екип, който му напомня да се присъедини към срещата. Това не само ще ви спести време, но и ще намали грешките, като например неволно оставяне на някого извън имейла.

Планираният поток автоматизира задачите по график. Например, можете да създадете планиран поток, който автоматично качва данни в сайт на SharePoint или конкретна база данни.

Това са трите вида потоци на Power Automate , които се занимават с информация в облака. След това ще разгледаме потоците за задачи, които изпълнявате на вашия работен плот. 

Потоци на работния плот на Power Automate

Microsoft разполага с инструмент, наречен Power Automate Desktop , който разширява възможностите на Power Automate , като ви позволява да автоматизирате повтарящи се процеси на работния плот и включва действия, които извършвате в мрежата. Това е подобно на записването на макрос в Excel . Можете да запишете поредица от действия и да посочите условията, които трябва да са верни, за да задействате този набор от действия.

Например, можете да създадете поток на работния плот, който извлича данни от уебсайт и ги добавя към файл на Excel . Или можете да настроите поток, който комбинира документи на Microsoft Word в PDF файлове^(PDFs) . 

Потоци на бизнес процеси^{(Business Process Flows)} на Power Automate

Да приемем, че имате служители, които отговарят на заявки за обслужване на клиенти. Без значение кой служител взаимодейства с клиент, искате той да следва точно същите стъпки, така че клиентското изживяване да е последователно. 

С други думи, можете да използвате поток от бизнес процес, за да настроите серия от стъпки, които хората да следват, за да постигнат конкретен резултат. Вместо да разчитате само на обучението на служителите, потоците на бизнес процеси ръководят служителя и му помагат да избягва грешки.

Полезни шаблони за Power Automate

Може би най-лесният начин да обхванете ума си какво може да направи Microsoft Power Automate е да проучите някои шаблони. Ако сте използвали IFTTT , вие сте запознати с тази концепция. Шаблоните на Power Automate^{(Power Automate)} са точно като аплети или рецепти в IFTTT^{(applets or recipes in IFTTT)} . 

Можете да използвате шаблоните на Power Automate такива, каквито са, или можете да ги настроите, за да отговарят на вашите специфични обстоятелства и цели. Ето няколко, за да започнете.

Полезни шаблони за автоматизиран поток

1. Запазете прикачените имейли на Outlook.com във вашия OneDrive^{(Save Outlook.com email attachments to your OneDrive)} . 

Всеки път, когато получите имейл с прикачен файл, прикаченият файл ще бъде запазен във вашия OneDrive в папка, наречена Прикачени файлове към имейл от ^(Email)Power Automate .

1. Изпращане на имейл за нови туитове за определена ключова дума^{(Send an email for new Tweets about a certain keyword)} . 

Всеки път, когато има туит за ключова дума, която посочите, Power Automate ще изпрати имейл с някои основни потребителски подробности за акаунта, който е публикувал туита. 

Полезни шаблони за незабавен поток

1. Изпратете си напомняне след 10 минути^{(Send myself a reminder in 10 minutes)} . 

Този шаблон на поток създава бутон, който ще ви изпрати персонализирано отложено напомняне.

1. Насрочете среща с подател на съобщение^{(Schedule a meeting with a message sender)} . 

Този поток ви позволява да планирате среща с подателя на всяко съобщение от канал или чат на Microsoft Teams .

Полезни шаблони за планиран поток

1. Изпратете ми имейл със списък с предстоящи събития в Календара^{(Email me with a list of upcoming Calendar events)} . 

Този шаблон ще прегледа календара ви и ще ви изпрати резюме по имейл за предстоящата ви седмица, включително информация за полети, хотели и време.

1. Изпратете имейл с напомняне за Office 365 Outlook за ранни срещи на следващия ден^{(Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day)} . 

Това е чудесно за хора, които забравят да погледнат утрешния график, но често проверяват имейлите. Ако има срещи на следващия ден преди посочения от вас час, той ще изпрати напомняне до вашия имейл в Outlook .

Прекарвайте повече време, правейки нещата, които никой друг не^{(Things No One Else)} може да направи

Лозунгът на Microsoft за Power Automate е: „ Грижете^(Take) се за важното. Автоматизирайте останалото." Трябва да признаете, че имат право. Ако автоматизирате това, което може да бъде автоматизирано, това ви оставя повече време за по-важни неща като стратегическо мислене, дълбоко мислене и релаксация. Бъдещето е сега и е време да накараме роботите да работят за вас!

What Is Microsoft Power Automate and Free Templates to Download

If you’re a Microsoft 365 user, you may have seеn the iсоn fоr the Power Automate app listed among Mіcrosoft apps you’re more familiar with, like Excel, Powerpoint, and Outlook. We’ll discuss what Power Automate is and what it can do. Then we’ll take a look at a few useful Power Automate templates that you can implement right away. 

Many office jobs involve repetitive tasks that don’t take a rocket scientist to perform–things like saving an email attachment to a particular folder on OneDrive or Dropbox or creating a task in Microsoft Planner out of a message in Microsoft Teams. These are the kinds of tasks that Power Automate was made to do. 

What Is Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate used to be called Microsoft Flow.  It’s a toolkit similar to IFTTT (If This Then That) that you can use to do things like:

• Automate processes in business settings. 
• Send automatic reminders when a task is past due.
• Automate repetitive manual tasks by recording mouse actions, keystrokes, and other steps.

In other words, Microsoft Power Automate lets you replace manual and sometimes complex processes with automated workflows. 

Not Just for Microsoft Apps

As you would expect, Microsoft Power Automate connects to other Microsoft apps. You could, for example, set up a process in Power Automate that takes a message you receive in Microsoft Teams and saves it to Microsoft OneNote. 

But what makes Power Automate really useful is that it can also connect to a ton of third-party apps. The last time we checked, Power Automate connects to over 500 other services. Whoa. 

Three Kinds of Flows

Microsoft categorizes things you can do in Power Automate into three kinds of flows:

1. Cloud flows
2. Desktop flows
3. Business process flows

Let’s look at each kind of flow and go over why you might use it.

Power Automate’s Cloud Flows

Cloud flows in Microsoft Power Automate can be further broken down into three categories: 

• Automated flows
• Instant flows
• Scheduled flows

Automated flows are triggered by an event, like when a new tweet is posted with a particular hashtag or when you receive an email from a specific person. You can use an automated flow to connect accounts and allow them to communicate with each other. For example, you could create an automation that sends you a text message whenever you get an email from your boss.

The click of a button triggers instant flows. Let’s say you repeatedly email your team a reminder to join the daily team meeting. You could create a button to automate that. Create the button, and then any time you click that button, an email is automatically sent to your team reminding them to join the meeting. Not only will that save you time, but it will also cut down on mistakes, like inadvertently leaving someone off the email.

A scheduled flow automates tasks on a schedule. For instance, you could create a scheduled flow that automatically uploads data to a SharePoint site or a specific database.

Those are the three kinds of Power Automate flows that deal with information in the cloud. Next, we’ll look at flows for tasks you perform on your desktop. 

Power Automate’s Desktop Flows

Microsoft has a tool called Power Automate Desktop that extends the capabilities of Power Automate, enabling you to automate repetitive desktop processes, and that includes actions you perform on the web. It’s similar to recording a macro in Excel. You can record a series of actions and specify the conditions that must be true to trigger that set of actions.

For example, you could create a desktop flow that extracts data from a website and adds it to an Excel file. Or you could set up a flow that combines Microsoft Word documents into PDFs. 

Power Automate’s Business Process Flows

Let’s say you have employees who respond to customer service requests. No matter which employee is interacting with a customer, you want them to follow the exact same steps, so the customer experience is consistent. 

In other words, you can use a business process flow to set up a series of steps for people to follow to achieve a particular outcome. Instead of relying on employee training alone, business process flows guide the employee and help them avoid mistakes.

Useful Power Automate Templates

Perhaps the easiest way to wrap your mind around what Microsoft Power Automate can do is explore some templates. If you’ve used IFTTT, you’re familiar with this concept. Power Automate templates are just like applets or recipes in IFTTT. 

You can use Power Automate templates as-is, or you can tweak them to fit your specific circumstances and goals. Here are a few to get you started.

Useful Automated Flow Templates

1. Save Outlook.com email attachments to your OneDrive. 

Whenever you get an email with an attachment, the attachment will be saved to your OneDrive in a folder called Email Attachments from Power Automate.

1. Send an email for new Tweets about a certain keyword. 

Any time there’s a tweet about a keyword you specify, Power Automate will send out an email with some basic user details about the account that posted the tweet. 

Useful Instant Flow Templates

1. Send myself a reminder in 10 minutes. 

This flow template creates a button that will send you a custom delayed reminder.

1. Schedule a meeting with a message sender. 

This flow allows you to schedule a meeting with the sender of any message from a Microsoft Teams channel or chat.

Useful Scheduled Flow Templates

1. Email me with a list of upcoming Calendar events. 

This template will look at your calendar and send you an email summary of your upcoming week, including info on flights, hotels, and weather.

1. Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day. 

This is a great one for people who forget to look at tomorrow’s schedule but do frequently check emails. If there are any meetings the next day before the time you specify, it will send a reminder to your Outlook email.

Spend More Time Doing the Things No One Else Can Do

Microsoft’s tagline for Power Automate is, “Take care of what’s important. Automate the rest.” You have to admit, they’ve got a point. If you automate what can be automated, that leaves you more time for more important things like strategizing, deep thinking, and relaxing. The future is now, and it’s time to put the robots to work for you!

Related posts

• Работи ли Windows File Recovery на Microsoft? Тествахме го.

• Урок за Microsoft Planner: Всичко, което трябва да знаете

• 11 най-добър безплатен софтуер за екранни снимки за Windows

• Използвайте стара уеб камера, за да наблюдавате имота си безплатно

• Как да блокирате сайтове с безплатен софтуер за родителски контрол

• 5 Windows алтернативи на командата sudo на Linux

• Редактор на скриптове на Google Apps: Всичко, което трябва да знаете, за да започнете

• 5 най-добри софтуерни програми за управление на двойни монитори

• Как настолното приложение Signal може да помогне за защитата на вашата поверителност

• Todoist срещу Microsoft To Do: Кое е подходящо за вас

• Какво представлява приложението Microsoft Phone Link за Windows?

• Автоматично попълване на Google Chrome: Пълно ръководство

• 5 преносими приложения, които определено искате да имате на вашия USB флаш

• Коя е най-добрата услуга за конферентни разговори – най-добрите сравнени приложения

• 3 инструмента за диагностика и отстраняване на проблеми с вашия монитор

• 9 начина за запис на игра на вашия компютър

• 6 най-добри безплатни софтуер за тестване и диагностика на твърдия диск

• Разширение за онлайн сигурност на Avast: Струва ли си да се използва?

• 4 най-добри софтуерни приложения за пренасочване на портове и как да ги използвате

• Автоматично преместване, изтриване или копиране на файлове в Windows