Microsoft 365 наскоро обяви нови функции за проследяване на производителността. Той беше насочен към наблюдение на данни за работниците, но стартирането на функцията даде обратен ефект, след като хората бяха уведомени за количеството потребителски данни, събрани от Microsoft Teams .

Какви данни събира Microsoft Teams ?

Microsoft Teams събира три типа данни, т.е. данни за преброяване, използване^{(Census, Usage, )} и отчитане на грешки^{( Error reporting data)} . Данните от преброяването не са нищо друго освен стандартна информация за вашето устройство, операционна система и потребителски език. Той също така генерира специфичен потребителски идентификатор, който е защитен два пъти, за да се избегне ненужно свързване. Данните от преброяването в отчета за активността на ^(Census)потребителите на Teams^{(Teams user)} са събрани по подразбиране данни и не могат да бъдат изключени от потребителя.

Microsoft също събира данни за употреба, които включват броя на изпратените съобщения^{(number of messages sent)} , обажданията^(calls) и присъединените срещи^{(meetings joined)} , заедно с името на организацията^{(name of the organization)} . Той също така помага при проследяване на грешки, така че да могат да бъдат коригирани навреме. Нарича се данни за докладване на грешки .^(Error)

Прочетете: ^(Read:) Как да създадете частен екип и да промените поверителността в Microsoft Teams^{(How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams)} .

Отчет за потребителската активност на Microsoft Teams^{(Microsoft Teams User Activity Report)}

За да видите и редактирате отчет за активността на потребителите на Teams , трябва да сте администратор на услугата на Teams^{(Teams service admin)} . За да научите повече за администраторски роли и разрешения, отворете администраторски роли на Teams, за да управлявате екип^{(access Teams administrator roles to manage a team)} .

1. В левия навигационен панел на центъра за администриране на Microsoft Teams отидете на Analytics & reports > Usage reports .
2. Изберете Потребителска активност на Teams^{(Teams user activity )} от раздела Преглед на отчетите^{(View reports)} под раздела Отчет^{(Report )} .
3. Изберете диапазон под раздела за диапазон на данни^{(data range)}
4. Щракнете върху Изпълнение^(Run) на отчет.

Тълкуване на отчета за активността на потребителите на Teams^{(Teams User Activity Report)}

Отчетът за активността на потребителите на Teams^{(Teams user)} може да се види през последните 7 дни, 30 дни или 90 дни^{(7 days, 30 days, or 90 days)} . Отчетът дава разбивка на употребата от потребителя. Той дава подробности за съобщенията в канала, отговорите и съобщенията за публикуване, подробности за организираната среща и подробности за участието в срещата. Можете също да дадете подробности за последната дейност, времето за видео и активността за споделяне на екрана.

Този отчет е полезен за фирмените администратори, за да преглеждат информация за дейността на служителите с помощта на Teams . Администраторите могат да преглеждат до 19 различни типа данни за активността на потребителите. Понастоящем няма начин потребителите да се откажат от това събиране на данни от съответните им фирмени администратори. Въпреки че много компании може да не са наясно с наличието на такива данни.

Къде се съхраняват потребителските данни на Teams ?^{(Teams user)}

Microsoft Teams работи по целия свят и в няколко юрисдикции с различни стандарти за начина, по който се обработват данните. В случай, че искате да видите къде физически се съхраняват отделните данни, можете да отидете в центъра за администриране на Microsoft 365^{(Microsoft 365 admin center)} . Щракнете върху Settings > Organization profile на организация и след това превъртете до Местоположение на данни^{(Data Location)} .

Управление на известия на екипи

Докато работите върху Teams , получаването на няколко известия с постоянно ping в долния десен ъгъл на екрана може да бъде доста разсейващо.

Можете да върнете контрола, като щракнете върху трите точки в горния десен ъгъл на Teams , изберете Известия^{(Channel notifications)} за канали и ги изключите напълно. Можете също да зададете нови правила, като изберете „По избор“^{(“Custom”)} .

Може да искате да изключите „ Всички нови публикации^{(All new posts)} “ и да намалите споменаванията на канали^(Channel) , т.е. когато някой ви маркира в канал, използвайки @ име на канал^(Channel) от „ Банер и емисия^{(Banner and feed)} “ до „ Показване само в емисия^{(Only show in feed)} “.

Друго разсейване е, когато сте били поканени на планирана среща или сте напуснали срещата наполовина, но все пак получавате известия всеки път, когато се въведе съобщение в чат кутията на текущата среща.

Временно решение на този проблем е да промените състоянието си на „ Не безпокойте^{(Do not disturb)} “. Можете да направите това, като щракнете върху снимката на вашия профил на главната страница на екипите^(Teams) , щракнете върху „ Налично^(Available) “ и го промените на „ Не безпокойте^{(Do not disturb)} “.

Можете също да управлявате приоритета, като отидете в Settings > Privacy , щракнете върху „ Управление на приоритетен достъп^{(Manage priority access)} “ и добавете имената на хората, от които искате да получавате известия.

Прочетете^(Read) : Microsoft Teams се срива или замръзва по време на срещи^{(Microsoft Teams crashes or freezes during meetings)} .

Контрол на достъпа в Microsoft Teams

Екипите^(Teams) също ви предоставят начин да ограничите достъпа до Microsoft Teams , така че да имате време и пространство за мислене и работа.

Можете да направите това, като отидете в Settings > Privacy и превключите радиобутона „ Разписки за четене “.^{(Read receipts)}

Можете да помолите вашата организация да включи многофакторното удостоверяване^{(multi-factor authentication)} на вашия акаунт и да добави допълнителен слой защита. Силна, уникална парола и мениджър на пароли са необходими за защита на акаунта.

Можете също да настроите частни канали,^{(private channels)} ако сте член на конкретен екип, позволявайки ограничен достъп само на определени членове на екипа. В избрания екип отидете в секцията канали и кликнете върху трите точки. Отидете на Добавяне на канал^{(Add channel)} , под Поверителност^(Privacy) и изберете Поверителност^(Privacy) .

След това можете да изберете съответните хора, които да добавите към екипа – до 250 души. Само създател на канал може да добавя или премахва хора от частен канал. Файлове или съобщения, споделени в частен канал, не са достъпни за никого извън него.

Microsoft Teams придоби популярност с преминаването към отдалечена работа. Работниците вече трябва да си сътрудничат, като същевременно гарантират, че чувствителните данни остават напълно защитени и отчетът за потребителската активност на Teams^{(Teams user)} не се използва неправилно. Гореспоменатите предложения ще ви помогнат да запазите сигурността на вашите данни, като същевременно поддържате гладка комуникация. Надяваме се, че се справят за вас.

Прочетете следващото^{(Read next)} : Проблем с висока памет и използване на процесора на Microsoft Teams.^{(Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.)}

How Microsoft Teams tracks your activity and how to stop it

Microsоft 365 recently announced new features to track prоductivity. Іt was aimed at monitoring data about workers but the feature launch backfired after people were madе aware of the amount of user data colleсted by Microsoft Teams.

What data does Microsoft Teams collect?

Microsoft Teams collects three types of data i.e. Census, Usage, and Error reporting data. The census data is nothing but standard information about your device, operating system, and user language. It also generates a specific user ID which, is protected twice to avoid unnecessary linkage. Census data in the Teams user activity report is default data collected and cannot be opted out of by the user.

Microsoft also collects usage data which includes the number of messages sent, calls and meetings joined along with the name of the organization. It also assists in tracking errors so that they can be fixed in time. It is called Error reporting data.

Read: How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams.

Microsoft Teams User Activity Report

To view and edit a Teams user activity report, you must be a Teams service admin. To know more about admin roles and permissions, access Teams administrator roles to manage a team.

1. In the left navigation pane of the Microsoft Teams admin center, go to Analytics & reports > Usage reports.
2. Select Teams user activity from the View reports tab, under the Report tab.
3. Select a range under the data range tab
4. Click on Run report.

Interpreting the Teams User Activity Report

The Teams user activity report can be viewed over the last 7 days, 30 days, or 90 days. The report gives a breakdown of usage by the user. It gives details of channel messages, reply and post messages, organized meeting details, and participated in meeting details. One can also give details of the last activity, video time, and screen sharing activity.

This report is useful for company administrators to view insights into employee activity using Teams. Administrators can view up to 19 different types of user activity data. Presently, there is no way for users to opt-out of this data collection from their respective company administrators. Although many companies may not be aware of the availability of such data.

Where is the Teams user data stored?

Microsoft Teams operates across the world and in several jurisdictions with different standards for the way data is handled. In case you want to see where the individual data is physically stored, you can go to Microsoft 365 admin center. Click Settings > Organization profile, and then scroll to Data Location.

Managing Teams Notifications

While working on Teams, receiving several notifications with constant pinging in the bottom right of the screen can be quite a distraction.

You can take back the control by clicking on the three dots at the top right of the Teams, selecting Channel notifications, and turning them off completely. You can also set up new rules by selecting “Custom”.

You may want to turn off “All new posts” and may also want to reduce Channel mentions i.e. when someone tags you in a channel using @Channel name from “Banner and feed” to “Only show in feed“.

Another distraction is when you have been invited to a scheduled meeting or have left a meeting partway but still receiving notifications every time a message is typed into the chatbox of the ongoing meeting.

A temporary solution for this problem is to change your status to “Do not disturb”. You can do this by clicking on your profile picture on the main page of the Teams, click on “Available” and change it to “Do not disturb”.

You can also manage priority by going to Settings > Privacy, click on “Manage priority access” and add the names of the people from who you want notifications.

Read: Microsoft Teams crashes or freezes during meetings.

Access control in Microsoft Teams

Teams also provide you a way to limit access on Microsoft Teams so that you get time and space to think and work.

You can do this by going to Settings > Privacy and toggling the “Read receipts” radio button.

You can ask your organization to turn on the multi-factor authentication on your account and add an extra layer of protection. A strong, unique password and a password manager is necessary for account protection.

You can also set up private channels if you are a member of a specific team, allowing limited access to only certain members of the team. In the chosen team, go to the channels section, and click on the three dots. Go to Add channel, under Privacy, and select Privacy.

You can then select the respective people to add to the team – up to 250 people. Only a channel creator can add or remove people from a private channel. Files or messages shared within a private channel are not accessible to anyone outside it.

Microsoft Teams has gained popularity, with the shift to remote work. Workers now need to collaborate while ensuring sensitive data stays completely secure and the Teams user activity report is not misused.  The above-mentioned suggestions will help keep your data secure while maintaining smooth communication. Hope they work out for you.

Read next: Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.

Related posts

• Как да създадете частен екип и да промените поверителността в Microsoft Teams

• Как да добавите Zoom към Microsoft Teams

• Как да инсталирате Microsoft Teams на Linux и macOS

• Как да похвалите някого в Microsoft Teams за добре свършената им работа

• Пропускате, помолете администратора си да активира Microsoft Teams

• Поправка: Microsoft Teams не могат да зареждат или изпращат изображения в чат

• Дох! Нещо се обърка грешка в Microsoft Teams

• Вашите IMs и обаждания отиват в Microsoft Teams - казва Skype за бизнеса

• Как да превключите ролята на член и да премахнете член в Microsoft Teams

• Грешка при заключване на файла в Microsoft Teams

• Как да намалите фоновия шум в Microsoft Teams

• Как да възстановите изтрития документ от Microsoft Teams

• Как да създавате раздели в Microsoft Teams

• Как да възстановите изтритите екипи и канали в Microsoft Teams

• Как да запишете среща на Microsoft Teams на компютър или мобилен телефон

• Как да инсталирате приложение и да го добавите като раздел в Microsoft Teams

• Как да свържете Google Calendar към Slack, Zoom и Microsoft Teams

• Как да замъглите фона в среща на Microsoft Teams

• Как да спрете автоматичното отваряне на Microsoft Teams в Windows 11/10

• Как да създадете раздел на Microsoft Teams с помощта на качен файл