Чатът на Google Документи^{(Google Docs)} е много ефективен инструмент за сътрудничество по документи с екипи. Той предоставя възможност на редакторите да маркират и коментират редакции, позволява на екипите да обсъждат

 правилна формулировка на документите и позволява на служителите , попълващи формуляри,^{(filling out forms)} да задават въпроси, на които техните мениджъри могат да отговорят.

Всички тези страхотни приложения за чат в Google Документи^{(Google Docs)} работят добре само ако хората, които използват документа, разбират как работи системата за коментиране.

В тази статия ще научите за всички функции за коментиране и сътрудничество, които са налични в Google Документи^{(Google Docs)} .

Как работи коментарът на Google Документи

В Google Документи^{(Google Docs)} вие не просто си сътрудничите на сляпо по документи. Всъщност можете да видите множество потребители, които имат достъп до документа в реално време.

Начинът, по който това работи, е, че когато други хора имат достъп до документа, ще видите иконата на техния акаунт в Google да се показва в горната част на прозореца на Google Документи^{(Google Docs)} .

Докато тези други потребители поставят курсора на мишката си вътре в документа, ще видите името на акаунта им в Google^{(Google Account)} за момент да се появи над курсора. 

Това е полезно, за да видите върху кои области на документ работят други членове на вашия екип. Това може да помогне за избягване на противоречиви редакции в един и същ документ.

Ако видите някой да редактира неправилно раздел от документ или да прави промени, с които не сте съгласни, можете да добавите коментар директно към този човек.

Вдясно от иконите на потребителя в горната част на документа ще видите икона на човек, който говори в бял кръг. Когато изберете това, се отваря област за общи коментари.

Просто въведете коментара си и натиснете Enter . Всеки, който в момента преглежда документа, ще може да види всички коментари в областта за общи коментари.

Знаете, когато някой е актуализирал нов коментар в областта за коментари по червената точка, която се появява в горната част на тази икона.

Когато всеки човек отговаря, новият коментар се появява под предишния в нишката за коментари.

Или натиснете X отдясно на имената в полето за коментари, или изберете иконата за коментар, за да накарате прозореца за коментар да изчезне отново.

Създаване на нов чат в Google Документи

За да създадете нов чат в Google Документи , просто маркирайте всеки текст в документ в ^{(Google Docs)}Google Документи^{(Google Docs)} . Когато направите това, ще видите малка икона за коментар да се появи вдясно от този маркиран текст. 

Когато задържите курсора на мишката върху тази икона, ще видите текста „Добавяне на коментар“.

Когато изберете тази икона, тя ще отвори прозорец за коментари, където можете да споделите мислите си за текста в документа, който сте маркирали.

Когато приключите с писането на коментара си, просто изберете бутона Коментар^(Comment) и ще видите полето за коментар да се промени в постоянен коментар.

Има някои опции, които вървят заедно с коментари като този.

Управление на коментари

Когато изберете трите точки вдясно от коментар, ще видите три опции.

• Редактиране^(Edit) : Направете всякакви актуализации на вашия коментар или добавете отговор към него, ако предпочитате.
• Изтриване^(Delete) : Премахнете коментара и открояването му от документа.
• Връзка към този коментар^{(Link to this comment)} : Вземете URL връзка, която можете да споделите с хора, ако искате те да видят този конкретен коментар.

Връзките за коментари са много ефективни, за да помогнат на хората да намерят точния коментар, особено в документи, в които има голям брой коментари.

Можете да поставите връзката в чат за IM, мобилен SMS или имейл. 

Когато получателят избере връзката, той ще го отведе директно до документа, където е вмъкнат коментарът. Те могат или да отговорят на коментара, или да изберат Разрешаване^(Resolve) .

Разрешаването на коментар го кара да изчезне от нишката за коментари. Изглежда, че коментарът е изтрит, но всъщност е скрит само от дясното поле.

Ако искате да видите всички коментари, публикувани в документа, просто изберете черната икона за коментар в горния десен ъгъл на документа.

Това ви показва всички коментари, публикувани в документа, заедно с цялата следна информация за коментара.

• Дата^(Date) и час на публикуване на коментара
• Всички отговори на коментара
• Всеки текст на документа, който е избран, когато е направен коментарът
• Връзка за повторно отваряне на разрешените коментари
• Линк за отговор на коментарите

Изберете Коментар^(Comment) , за да добавите нови коментари към нишката за коментари. Изберете Известия^{(Notifications)} , за да промените настройките за имейл, така че да получавате известия само когато някой отговори на вашите коментари или изобщо да не получавате известия.

Редактиране и разрешаване на редакции

Чатът в Google Документи^{(Google Docs)} е особено полезен за правене на предложения за редактиране на документ, без всъщност да ги правите. 

По подразбиране Google Документи^{(Google Docs)} ви позволява да правите редакции на документ и редакциите влизат в сила незабавно. За да превключите режима на редактиране само към предложени промени, изберете стрелката за падащо меню вдясно от думата за редактиране^(Editing) в горния десен ъгъл на документа.

Изберете Предложения^(Suggesting) от падащия списък.

Докато правите редакции на документа, текстът в документа се зачертава, като до него се показва заместващият текст. Всяка редакция отваря нов коментар вдясно с описание на направената редакция.

Целта на тази функция е окончателният редактор или оригиналният автор да може да премине през редакциите и да приеме промените поотделно, като избере отметката за този коментар за редактиране.

Ако обаче не искате да разрешавате коментари поотделно, има полезен трик да ги разрешите всички наведнъж.

За да направите това, изберете менюто Инструменти и изберете ^(Tools)Преглед на предложените редакции^{(Review suggested edits)} .

Това ще отвори малък прозорец в горния десен ъгъл на документа. Можете да изберете стрелката нагоре или надолу, за да превъртите през всеки от коментарите за редактиране в документа. Можете да изберете Приемане^(Accept) или Отхвърляне^(Reject) на отделните редакции.

Ако искате просто да ги приемете или отхвърлите всички, изберете падащата стрелка от дясната страна на бутона Приемане^(Accept) или Отхвърляне^(Reject) .  

Можете да изберете Приемам всички^{(Accept All)} , за да одобрите всички редакции. Това ще актуализира целия документ с помощта на предложените редакции и ще разреши всички свързани коментари.

Научете повече за разрешаването на коментари в Google Документи^{(resolving comments in Google Docs)} .

Коментирането помага при сътрудничество

Използването на облачен текстов процесор като Google Docs прави сътрудничеството по документи^{(collaborating on documents)} много лесно. 

Системата за коментиране е настроена по начин, който прави обсъждането на промените в документите сред екипа удобно и лесно. След като всички свикнат с това как работи системата за чат на Google Документи^{(Google Docs)} , ще откриете, че вашият екип е много по-ефективен, когато работи заедно по документи. 

How Google Docs Chat Helps You Collaborate on Documents

Goоgle Docs chat is a very effective tool to collaborate on dоcuments with teams. It provіdeѕ the abіlity for editors to mark up and comment on edits, it lets teams discuss the

 proper wording of documents, and it lets employees filling out forms ask questions that their managers can answer.

All of these great uses for Google Docs chat only work well if the people using the document understand how the commenting system works.

In this article, you’ll learn about all of the commenting and collaboration features that are available inside of Google Docs.

How Google Docs Commenting Works

Inside Google Docs, you aren’t just blindly collaborating on documents. You can actually see multiple users accessing the document in real-time.

The way this works is that whenever other people access the document, you’ll see their Google account icon appear at the top of the Google Docs window.

As those other users place their mouse cursor inside the document, you’ll see their Google Account name momentarily appear above the cursor. 

This is useful for seeing what areas of a document other members of your team are working on. This can help with avoiding making conflicting edits in the same document.

If you do see someone editing a section of a document incorrectly, or making changes that you disagree with, you can add a comment directly to that person.

To the right of the user icons at the top of the document, you’ll see an icon of a person talking inside of a white circle. When you select this, it opens a general comments area.

Just type your comment and press Enter. Everyone who is currently viewing the document will be able to see all comments in the general commenting area.

You know when someone has updated a new comment to the comment area by the red dot that appears on top of this icon.

As each person responds, the new comment appears below the previous one in the comment thread.

Either press the X on the right of the names in the commenting box, or select the commenting icon to make the commenting window disappear again.

Creating a New Google Docs Chat

To create a new Google Docs chat, just highlight any text in a Google Docs document. When you do this, you’ll see a small comment icon appear to the right of that highlighted text. 

When you hover your mouse over that icon, you’ll see the text “Add a comment”.

When you select this icon, it’ll open up a comment window where you can share your thoughts about the text in the document that you’ve highlighted.

When you’re finished writing your comment, just select the Comment button and you’ll see the comment box change to a permanent comment.

There are some options that go along with comments like this.

Managing Comments

When you select the three dots to the right of a comment, you’ll see three options.

• Edit: Make any updates to your comment, or add a reply to it if you prefer.
• Delete: Remove the comment and its highlight from the document.
• Link to this comment: Get a URL link that you can share with people if you want them to see this specific comment.

Comment links are very effective for helping people find the exact comment, especially inside documents that have a large number of comments in it.

You can paste the link in an IM chat, a mobile SMS, or an email. 

When the recipient selects the link, it’ll take them directly to the document where the comment was inserted. They can either reply to the comment, or select Resolve.

Resolving a comment makes it disappear from the comment thread. It appears as though the comment is deleted, but it’s actually only hidden from the right margin.

If you want to see all of the comments that have been posted to the document, just select the black comment icon at the upper right of the document.

This shows you all comments that were posted to the document along with all of the following information about the comment.

• Date and time the comment was posted
• All replies to the comment
• Any document text that was selected when the comment was made
• A link to reopen resolved comments
• A link to reply to the comments

Select Comment to add new comments to the comment thread. Select Notifications to change email settings so that you only receive notifications when someone replies to your comments, or no notifications at all.

Editing and Resolving Edits

Google Docs chat is especially useful for making editing suggestions to a document without actually making them. 

By default, Google Docs lets you make edits to a document and the edits take effect immediately. To switch the editing mode to suggested changes only, select the dropdown arrow to the right of the Editing word at the top right of the document.

Select Suggesting from the dropdown list.

As you make edits to the document, text in the document is crossed out with the replacement text displayed next to it. Each edit opens a new comment to the right with a description of the edit that was made.

The purpose of this feature is so that a final editor or the original writer can go through the edits and accept the changes individually by selecting the checkmark for that editing comment.

However, if you don’t want to resolve comments individually, there’s a useful trick to resolve them all at once.

To do this, select the Tools menu and select Review suggested edits.

This will open a small window at the upper right of the document. You can select the up or down arrow to scroll through each of the edit comments in the document. You can select Accept or Reject the individual edits.

If you want to just accept or reject them all, select the dropdown arrow on the right side of the Accept or Reject button.  

You can select Accept All to approve all edits. This will update the entire document using the suggested edits, and resolve all associated comments.

Learn more about resolving comments in Google Docs.

Commenting Helps With Collaboration

Using a cloud based word processor like Google Docs makes collaborating on documents very easy. 

The commenting system is set up in a way that makes discussing document changes among a team convenient and easy. Once everyone gets used to how the Google Docs chat system works, you’ll find your team is much more efficient when working on documents together. 

Related posts

• Как да премахнете границите на таблицата в Google Docs

• Как да вмъкнете воден знак в Word и Google Docs

• Промяна на хоризонтална ориентация в Google Документи

• Google Docs срещу Microsoft Word – какви са разликите?

• Как да намерите и замените думи в MS Word и Google Docs

• 5 скриптови функции на Google Sheets, които трябва да знаете

• Поправете съобщението за грешка „Не мога да потвърдя лиценза“ на MS Office

• Как да промените размера на слайда в PowerPoint за по-добри презентации

• Направете OpenOffice Writer да изглежда и функционира повече като Microsoft Word

• Как да добавите номера на слайдове към презентация на PowerPoint

• Как да създадете и стартирате макрос в Word

• Как да промените шрифта по подразбиране в приложенията на Office

• 10 инструмента за възстановяване на изгубена или забравена парола за Outlook PST

• 9 начина да отворите документ на Word без Word

• Как да слоя обекти в презентация на PowerPoint

• 4 начина да конвертирате Excel в Google Sheets

• Как да правите и вмъквате екранни снимки с помощта на OneNote

• Използване на инструмента за търсене на цел на анализа какво-ако

• Как да настроите разписки за четене в Outlook

• Как да създавате PDF документи в Microsoft Office