Този урок ще ви научи как да защитите целия или части от вашия документ на Microsoft Word , като използвате тази функция, наречена „ Ограничаване на редактирането ^{(Restrict Editing)}“. Тази функция ви позволява да маркирате документа като „ Само за четене ^{(Read Only)}“ и все пак позволява редакции или промени в определени избрани части от документа.

Ограничаване на редактиране^{(Restrict Editing)} заключва определени редове или изречения в документа, които могат да бъдат важни или чувствителни и по този начин не могат да бъдат редактирани от никого. По този начин може да се защити съдържанието в документ на MS Word .

Защитете^{(Protect Word)} документа на Word, като използвате Ограничаване на редактирането^{(Restrict Editing)}

Неограничените части в документа^{(parts in the document)} могат да бъдат предоставени на всеки или можете да разрешите на определени потребители само да редактират или правят промени. Имате и опция да защитите целия документ и да го направите само за четене. Нека видим как може да се направи това.

За начало отворете документа на MS Word и кликнете върху раздела „Преглед“^{(‘Review’)} .

Изберете изреченията, за които не искате да се прилага функцията за ограничаване на редактиране. В този случай избрах само изречения 1 и 2. В раздела Преглед^(Review) , групата „Защита“^{(‘Protect’)} , щракнете върху „Ограничаване на редактирането“^{(‘Restrict Editing’)} , както е показано на изображението.

Ще се отвори диалоговият прозорец Ограничаване на редактирането . ^{(Restrict Editing)}Ще видите следното:

• Ограничения за форматиране
• Ограничения за редактиране
• Изключения
• Стартиране на изпълнението

1] Ограничения за форматиране

Тази настройка ограничава форматирането до определен избор от формати или стилове. Можете да изберете стиловете, които искате да бъдат разрешени в документа. За да приложите това, поставете отметка в квадратчето.

2] Ограничения за редактиране

Под Ограничения за редактиране^{(Editing Restrictions)} поставете отметка в квадратчето с надпис – Разрешаване само на този тип редактиране в документа.^{(Allow only this type of editing in the document.)}

Освен това щракнете върху падащото меню и изберете опцията „Без промени (само за четене)“. ^{(‘No changes (Read Only)’.)}Документът става само за четене с изключение на избраните части. Можете също да изберете други опции, като Проследени^(Tracked) промени, Коментари и Попълване на формуляри, в зависимост от това какви промени искате да разрешите.

Изключения (по избор)

Този раздел ви позволява да изберете потребителите, които могат свободно да редактират документа. За да позволите на всеки и всеки да редактира избраната част от документа, поставете отметка в квадратчето „Всички“^{(‘Everyone’)} . Можете също така отделно да въведете потребителски имена, разделени с точка и запетая.

3] Стартиране на изпълнението

За да приложите всички тези настройки към вашия MS Word документ, щракнете върху „Да, започнете да прилагате защита“.^{(‘Yes, Start  Enforcing Protection’.)}

Ще се отвори диалоговият прозорец „ Стартиране на налагането на защита“ . ^{(‘Start Enforcing Protection’)}Ще видите два метода за защита – ^(Protection)парола^(Password) и удостоверяване на потребителя. ^{(User Authentication.)}Изберете метода за защита ^(Protection)с парола^{(‘Password’)} и въведете и въведете отново генерираната парола в дадените полета. Натиснете OK.

За да шифровате документа на MS Word , така че само удостоверените собственици на документа да могат да премахнат защитата, щракнете върху „Удостоверяване на потребителя“.^{(‘User Authentication’.)}

Съвети:^(Tips:)

• Използвайте^(Use) силни пароли, включващи комбинация от главни, малки, букви, цифри и символи.
• Уверете^(Make) се, че сте запазили паролата безопасно на някое сигурно място. В случай, че забравите паролата, няма да можете да я извлечете.
• Шифроването на документа не позволява на други потребители да работят върху документа едновременно.

Как да отключите защитения Word документ^{(Protected Word Document)}

За да премахнете цялата защита от документа, щракнете върху бутона „Спиране на защитата“^{(‘Stop Protection’)} . Ако бъдете подканени да въведете паролата, въведете паролата.

Забележка:^(Note:) За да премахнете цялата защита от документа, ще трябва да знаете паролата, която е била приложена към документа. Или ще трябва да бъдете посочени като удостоверен собственик на документа. За да направите това, click on Review tab > Restrict Editing > Stop Protection.

По този начин можете да защитите своя MS Word документ, като използвате функцията „Ограничаване на редактирането“^{(‘Restrict Editing’)} от раздела Преглед.

How to protect your Word document using Restrict Editing feature

Thiѕ tutorial will teach you how to protect the entire or parts оf your Microsoft Word document by using this feature called ‘Restrict Editing‘. This feature enables you to mark the document as ‘Read Only‘ and still allows edits or changes to the certain selected parts of the document.

Restrict Editing locks certain lines or sentences in the document, which could be important or sensitive, and thus, cannot be edited by anyone. This is how one can protect the content present in an MS Word document.

Protect Word document using Restrict Editing

The unrestricted parts in the document can be made available to anyone, or you can allow permission to certain users only to edit or make changes. You also have an option to protect the entire document and make it Read-Only. Let us see how this can be done.

To begin with, open the MS Word document and click on the ‘Review’ tab.

Select the sentences that you do not want the restrict editing feature to be applied. In this case, I have selected Sentences 1 and 2 only. In the Review tab, ‘Protect’ group, click on ‘Restrict Editing’ as shown in the image.

The Restrict Editing dialog box will open. You will see the following:

• Formatting Restrictions
• Editing Restrictions
• Exceptions
• Start Enforcement

1] Formatting Restrictions

This setting limits formatting to a certain selection of formats or styles. You can select the styles that you want to be allowed in the document. To apply this, select the checkbox.

2] Editing Restrictions

Under Editing Restrictions, select the checkbox that says – Allow only this type of editing in the document.

Further, click on the drop-down menu and choose the option ‘No changes (Read Only)’. The document becomes Read-Only except for the selected parts. You can also choose other options such as Tracked changes, Comments, and Filling in forms, depending on what changes you want to allow.

Exceptions (optional)

This section allows you to choose the users who can edit the document freely. To allow anyone and everyone to edit the selected part of the document, select the ‘Everyone’ checkbox. You can also separately enter user names, separated by a semi-colon.

3] Start Enforcement

To apply all these settings to your MS Word document, click on ‘Yes, Start  Enforcing Protection’.

The ‘Start Enforcing Protection’ dialog box will open. You will see two Protection methods – Password and User Authentication. Select the ‘Password’ Protection method and enter and re-enter the generated password in the boxes given. Press OK.

To encrypt the MS Word document, so that only the authenticated owners of the document can remove the protection, click ‘User Authentication’.

Tips:

• Use strong passwords involving a combination of uppercase, lowercase, letters, numbers, and symbols.
• Make sure that you save the password safely in some secure place. In case, you forget the password, you will not be able to retrieve it.
• Encrypting the document prevents other users from working on the document at the same time.

How to Unlock the Protected Word Document

To remove all protection from the document, click on the ‘Stop Protection’ button. If you are prompted to enter the password, type in the password.

Note: To remove all protection from the document, you will have to know the password that was applied to the document. Or, you will have to be listed as an authenticated owner for the document. To do so, click on Review tab > Restrict Editing > Stop Protection.

In this way, you can protect your MS Word document by using the ‘Restrict Editing’ feature from the Review tab.

Related posts

• Как да използвате инструменти за редактиране на изображения в Word за редактиране на изображения

• Как да ограничим редактирането на документи на Word

• Как да използвате предложения за пренаписване в приложението Word за уеб

• Excel, Word или PowerPoint не можаха да стартират последния път

• Как да създадете книжка или книга с Microsoft Word

• Най-добрите шаблони за фактури за Word Online за безплатно създаване на бизнес фактури

• Добавяне, промяна, премахване на автор от свойството на автора в документа на Office

• Как да направите флаер в Microsoft Word

• Как да използвате Microsoft Editor, за да проверите граматиката и правописа

• Как да изтеглите граници на страници за Microsoft Word безплатно

• Как да рисувате в Microsoft Word с помощта на инструментите Draw Tab

• Какво е ASD файл и как да го отворя в Microsoft Word?

• Запазеният документ на Word не се показва при визуализация за печат или при разпечатване

• Как да създадете падащ списък в Word

• Как да сравните два документа на Word и да подчертаете разликите

• Как да промените файловия формат по подразбиране за запис в Word, Excel, PowerPoint

• Как да вмъкнете воден знак в документ на Word

• Как да вмъкнете текст от Word файл в публикация на издател

• Как да използвате свързан текст в Word, за да актуализирате множество документи

• Коригиране на грешка, отметката не е дефинирана в Microsoft Word