Поддържането на лично копие на вашите имейли може да ви бъде полезно, когато трябва да се обърнете към тях по-късно. Например, може да искате да документирате мостри за следващата си работа, да запазите проекти, по които сте работили, или да запазите обратната връзка, която сте получили.

Има няколко метода, които можете да използвате, за да архивирате работните си имейли^{(back up your work emails)} . Един от тях е да го запишете като PDF . Ако това е служебен имейл, ще трябва да се консултирате с вашия ръководител или ИТ отдел, преди да направите архиви на имейла си, само за да избегнете всякакви правни последици. 

Каквато и да е причината ви, ние ще ви покажем как да запазите имейл като PDF в няколко лесни стъпки.

Как да запазите имейл като PDF файл^{(How to Save an Email as a PDF File)} 

Това ръководство ще обясни как да запазвате имейли като PDF файлове^(PDFs) в приложението Gmail , Outlook или Mail за Mac .

Outlook (Windows)

Можете да запазите имейл като PDF от Outlook на вашия компютър или телефон, като използвате тези стъпки.

1. Отворете имейл съобщението, което искате да запишете като PDF файл, и след това изберете Файл^(File) > Печат^(Print) . 

1. Изберете Microsoft Print to PDF в падащото меню под секцията Printer . 

1. След това изберете Печат^(Print) . 

1. Отидете до папката, в която искате да запишете PDF файла в полето Save Print Output As .

1. Можете да преименувате файла в полето Име на файла^{(File Name)} и след това да изберете Запиши^(Save) , за да извършите промените. 

В предишни версии на Outlook (2010 или по-стари) трябва да запишете имейл съобщението като HTML файл и след това да го промените в PDF файл. 

1. Изберете Файл^(File) > Запиши като^{(Save As)} в прозореца на имейл съобщението. 

1. Отидете в полето Запиши като^{(Save As)} и намерете папката, в която искате да запишете PDF файла. Преименувайте PDF файла в полето Име на файла^{(File Name)} и изберете HTML в падащото меню  Запиши като Тип .^{(Save as Type)}

1. Изберете Запиши^(Save) , отворете документ на Word, изберете Файл^(File) > Отвори^(Open) и след това изберете HTML файла^(file) , който сте запазили по-рано. 

1. Изберете File > Save As , изберете местоположение^(location) , където искате да запишете файла, и след това изберете PDF в падащото меню  Save as Type .

1. Изберете Запиши^(Save) и проверете за PDF файла в избраната от вас папка.

Забележка^(Note) : Ако използвате Outlook 2007 , може да ви е трудно да намерите опцията за запазване на имейл като PDF файл. Вместо това можете да копирате имейл съобщението, да го поставите в документ на Word и след това да запишете документа като PDF файл. Съобщението няма да има заглавка, но можете да го въведете ръчно в документа на Word .

Outlook (Mac)

Стъпките са малко по-различни, ако използвате Outlook на Mac и искате да запишете имейл като PDF файл. 

1. Отворете имейл съобщението, което искате да запишете като PDF в Outlook , и изберете Файл^(File) > Печат^(Print) . 

1. След това изберете Запиши като PDF^{(Save as PDF)} в падащото меню PDF .

1. Въведете името на файла^{(file name)} за PDF, който искате да запишете. 

1. Изберете стрелката до Къде^(Where) и отидете до папката, в която искате да запишете своя PDF файл.

1. След това изберете Save .

Приложение за поща ^{(Mail App )}

Приложението Mail^(Mail) е достъпно за потребители на устройства с macOS и iOS. Можете също да запазите имейл съобщение от приложението Mail като PDF файл на вашия Mac или iPhone/iPad.

Mac

Ако искате да запишете имейл като PDF файл^(PDF) , който да използвате другаде, или да го съхраните за бъдещи справки, използвайте тези стъпки.

1. Отворете приложението Mail и изберете имейл разговора^{(email conversation)} , който искате да запишете като PDF файл.

1. Изберете Файл^(File) > Експортиране като PDF,^{(Export as PDF)} за да запазите имейла като PDF файл.

iOS (iPhone/iPad)

Ако използвате приложението Mail на вашето iOS устройство, все още можете да запазите имейл като PDF файл.

1. Отворете приложението Mail на вашия iPhone/iPad, изберете имейл съобщението, което искате да запазите.
2. Докоснете долната стрелка^(arrow) .

1. След това докоснете Print от менюто.

1. Ще се появи екранът за печат на документ. Сега трябва да увеличите имейл съобщението, като щипнете навън от центъра.

1. Когато направите това, ще се появи нов екран, в който имейлът ще бъде преобразуван в PDF . Всичко^(All) , което трябва да направите сега, е да споделите PDF файла^(PDF) . Докоснете Споделяне^(Share) в горната дясна част на екрана. 

1. След това докоснете Запазване във файлове^{(Save to Files)} в менюто за споделяне^{(Share Menu)} .

1. Изберете папка и докоснете Запиши^(Save) . 

Като алтернатива можете да използвате приложението Shortcuts , за да запазвате имейл съобщения като PDF файлове. 

1. Отворете Shortcuts на вашия iPhone/iPad и докоснете трите точки до прекия път Make PDF .

1. Докоснете трите точки^{(three dots)} в горната дясна част на екрана и след това превключете опцията Показване в лист за споделяне^{(Show in Share Sheet)} на Включено^(On) . 

Gmail

Ако използвате Gmail като приложение за имейл по подразбиране, можете да запазите имейл съобщението си като PDF файл на вашия компютър или мобилно устройство.

Windows

Ако използвате Gmail на компютър с Windows 10 , можете да запишете имейл съобщение като PDF файл с няколко бързи стъпки. 

1. Отворете имейл съобщението и изберете Още^(More) (три точки) до иконата  за отговор .^(Reply)

1. След това изберете Печат^(Print) . 

Забележка^(Note) : Ако искате да отпечатате цяла имейл нишка, изберете Печат^(Print) на всички. 

1. В диалоговия прозорец за печат, който се показва, изберете Microsoft Print to PDF като дестинация за печат. 

Забележка^(Note) : Изберете Ctrl + P , ако не виждате диалоговия прозорец за печат 

1. Изберете Печат^(Print) . 

Mac

Стъпките за запазване на имейл като PDF в Gmail са малко по-различни от Windows на Mac .

1. Отворете имейл съобщението и изберете Още^(More) (три точки) 

1. Изберете Печат^(Print) . 

1. Изберете падащото меню PDF и след това изберете ^(PDF)Запиши като PDF^{(Save as PDF)} . 

1. След това изберете папка^(folder) , в която ще запишете вашия PDF файл и след това изберете Запиши^(Save) .

Android

Ако имате устройство с Android и използвате приложението Gmail , можете да запазите имейл съобщение като PDF файл на телефона или таблета си. 

1. Отворете имейл разговора в Gmail и изберете Още^(More) (три точки) > Печат^(Print) .

1. След това докоснете стрелката за падащо меню^{(drop-down arrow)} в горния десен ъгъл.

1. Докоснете Запиши като PDF^{(Save as PDF)} .

1. След това докоснете иконата на PDF или Печат.

1. Изберете местоположение, за да запишете вашия PDF файл. 

iOS

В Gmail за iOS можете да запазите или отпечатате имейл като PDF файл. 

1. Отворете имейл съобщението в Gmail и докоснете Още^(More) (три точки).

1. Докоснете Печат^(Print) .

1. След това докоснете AirPrint .

1. Съберете и увеличете миниатюрите на страниците, които виждате в екрана Опции на ^(Options)принтера^(Printer) , за да конвертирате имейл съобщението си в PDF .

1. Докоснете Споделяне^(Share) на екрана за предварителен преглед на PDF.

1. След това докоснете Запазване във файлове^{(Save to Files)} , за да запазите вашия PDF локално.

Запазете тези имейли като документи за бъдеща употреба^{(Keep Those Emails as Documents for Future Use)}

Запазването на вашите имейл съобщения като PDF файлове е удобен начин за архивиране, споделяне на конкретни съобщения или просто да ги направите лесно достъпни. 

Вижте още ръководства за това как да редактирате PDF^{(edit a PDF)} , да конвертирате PDF в Word файл^{(convert a PDF to a Word file)} или да вмъкнете своя PDF в документ на Word.^{(insert your PDF into a Word document.)}

Беше ли^(Was) това ръководство полезно? Споделете с нас в коментар.

How to Save an Email as a PDF File

Keeping a personal copу of your emails can come in handy when you need to refer to them later. For example, you may wiѕh to document sampleѕ for your next job, save prоjects уou worked on, or rеtain feedback you received.

There are several methods you can use to back up your work emails. One of them is to save it as a PDF. If it’s a work email, you’ll need to check with your supervisor or IT department before making archives of your email just to avoid any legal ramifications. 

Whatever your reason, we’ll show you how to save an email as a PDF in a few easy steps.

How to Save an Email as a PDF File 

This guide will explain how to save emails as PDFs on Gmail, Outlook, or Mail app for Mac.

Outlook (Windows)

You can save an email as a PDF from Outlook to your computer or phone using these steps.

1. Open the email message you want to save as a PDF file and then select File > Print. 

1. Select Microsoft Print to PDF in the drop-down menu under the Printer section. 

1. Next, select Print. 

1. Go to the folder you want to save the PDF file in the Save Print Output As box.

1. You can rename the file in the File Name field and then select Save to effect the changes. 

In previous versions of Outlook (2010 or earlier), you need to save the email message as an HTML file and then change it to a PDF file. 

1. Select File > Save As in the email message window. 

1. Go to the Save As box and find the folder where you want to save the PDF file. Rename the PDF file in the File Name field and select HTML in the Save as Type drop-down menu. 

1. Select Save, open a Word document, select File > Open, and then select the HTML file you saved earlier. 

1. Select File > Save As, choose a location you want to save the file, and then select PDF in the Save as Type drop-down menu. 

1. Select Save and check for the PDF file in the folder you selected.

Note: If you’re using Outlook 2007, you may have a hard time finding the option to save an email as a PDF file. Instead, you can copy the email message, paste it into a Word document, and then save the document as a PDF file. The message won’t have a header, but you can type it into the Word document manually.

Outlook (Mac)

The steps are slightly different if you’re using Outlook on a Mac and want to save an email as a PDF file. 

1. Open the email message you want to save as a PDF in Outlook and select File > Print. 

1. Next, select Save as PDF in the PDF drop-down menu.

1. Enter the file name for the PDF you want to save. 

1. Select the arrow next to Where and go to the folder that you want to save your PDF file.

1. Next, select Save.

Mail App 

Mail app is available for macOS and iOS device users. You can also save an email message from the Mail app as a PDF file on your Mac or iPhone/iPad.

Mac

If you want to save an email as a PDF to use elsewhere or store it for future reference, use these steps.

1. Open the Mail app and select the email conversation(s) you want to save as a PDF file.

1. Select File > Export as PDF to save the email as a PDF file.

iOS (iPhone/iPad)

If you use the Mail app on your iOS device, you can still save an email as a PDF file.

1. Open the Mail app on your iPhone/iPad, select the email message you want to save.
2. Tap the bottom arrow.

1. Next, tap Print from the menu.

1. The print document screen will appear. Now, you have to zoom in on the email message by pinching outward from the center.

1. When you do this, a new screen will appear will the email converted into a PDF. All you have to do now is share the PDF. Tap Share at the upper right side of the screen. 

1. Next, tap Save to Files in the Share Menu.

1. Select a folder and tap Save. 

Alternatively, you can use the Shortcuts app to save email messages as PDF files. 

1. Open Shortcuts on your iPhone/iPad and tap the three dots next to the Make PDF shortcut.

1. Tap the three dots at the top right side of the screen and then toggle the Show in Share Sheet option to On. 

Gmail

If you use Gmail as your default email app, you can save your email message as a PDF file on your computer or mobile device.

Windows

If you’re using Gmail on a Windows 10 PC, you can save an email message as a PDF file in a few quick steps. 

1. Open the email message and select More (three dots) next to the Reply icon. 

1. Next, select Print. 

Note: If you want to print an entire email thread, select Print all. 

1. In the print dialog that appears, select Microsoft Print to PDF as the print destination. 

Note: Select Ctrl + P if you don’t see the printing dialog 

1. Select Print. 

Mac

The steps to save an email as a PDF in Gmail are slightly different from Windows on a Mac.

1. Open the email message and select More (three dots) 

1. Select Print. 

1. Select the PDF drop-down menu and then select Save as PDF. 

1. Next, select a folder where you’ll save your PDF file and then choose Save.

Android

If you have an Android device and use the Gmail app, you can save an email message as a PDF file to your phone or tablet. 

1. Open the email conversation in Gmail and select More (three dots) > Print.

1. Next, tap the drop-down arrow at the top right side.

1. Tap Save as PDF.

1. Next, tap the PDF or Print icon.

1. Select a location to save your PDF file. 

iOS

In Gmail for iOS, you can save or print an email as a PDF file. 

1. Open the email message in Gmail and tap More (three dots).

1. Tap Print.

1. Next, tap AirPrint.

1. Pinch and zoom in over the thumbnails of the pages you see in the Printer Options screen to convert your email message to PDF.

1. Tap Share in the PDF preview screen.

1. Next, tap Save to Files to save your PDF locally.

Keep Those Emails as Documents for Future Use

Saving your email messages as PDF files is a convenient way of backing up, sharing specific messages, or just making them easily accessible. 

Check out more guides on how to edit a PDF, convert a PDF to a Word file, or insert your PDF into a Word document.

Was this guide helpful? Share with us in a comment.

Related posts

• Как да пишете или рисувате върху PDF файл в Mac и Windows

• Как да създадете безплатно PDF файл за попълване

• 4 начина за редактиране на PDF файл

• Как да сканирате няколко страници в един PDF файл

• Оптимизирайте, компресирайте и намалявайте размера на PDF файла в Windows 11/10

• Как да изпращате файлове, твърде големи за имейл

• Как да създадете групов имейл в Gmail и други скрити функции

• Блокирайте изтеглянията на файлове в Internet Explorer

• Как да конвертирате ODT файл в Word по лесния начин

• Как да намерите всички акаунти, свързани с вашия имейл адрес

• Как да изпратите PDF файл на Kindle

• Как да конвертирате или запазите картина като PDF файл

• Как да изтриете отделни страници от PDF файл

• Какво е повреден файл и как мога да го поправя?

• Как да създадете PDF файл в Windows 11

• Активирайте отново Винаги питай преди отваряне на този тип файл в Windows

• 5 начина за извличане на изображения от PDF файл

• Как да запазите уеб страница като PDF на Mac и Windows

• Поправете грешки в файловата система в Windows 7/8/10 с помощта на Check Disk Utility (CHKDSK)

• Как да настроите свой собствен имейл сървър