Ако заминавате на почивка и няма да сте на разположение да отговаряте на имейлите си, добре е да зададете отговор „извън офиса“ в Outlook на компютъра си. По този начин всеки, който ви изпрати имейл, ще получи автоматичен отговор, уведомяващ го за вашето отсъствие в офиса.

Outlook ви позволява да създавате персонализирани отговори, които да се изпращат автоматично до всеки, който ви изпрати имейл. Можете също да посочите персонализиран период от дата, през който приложението трябва да обработва вашите имейли вместо вас.

Задаване на отговори на Outlook извън офиса за акаунти в Exchange^{(Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts)}

Ако сте в бизнес среда и вашата компания или организация използва Microsoft Exchange , имате наистина лесен начин да зададете отговори извън офиса в Outlook за вашия имейл акаунт.

• Стартирайте приложението Outlook на вашия компютър.
• Щракнете върху раздела, който казва Файл^(File) в горната част и ще видите различни опции. Щракнете^(Click) върху опцията, която гласи Автоматични отговори (Извън офиса)^{(Automatic Replies (Out of Office))} . Ако не виждате тази опция, преминете към следващия раздел, за да научите как да изпълните задачата.

• На екрана ви ще се появи поле, което ви позволява да въвеждате информация в различни полета. За да изпращате автоматични персонализирани отговори, ще трябва да попълните полетата, както следва.
  
  Активирайте полето, което казва Изпращане на автоматични отговори^{(Send automatic replies)} в горната част.
  
  Поставете отметка в квадратчето Само изпращане през този период от време^{(Only send during this time range)} . След това изберете датите от и до, когато няма да сте на разположение да отговаряте на имейлите си.
  
  Ако искате вашият отговор да бъде изпратен само до тези, които са във вашата организация, щракнете върху раздела Вътре в моята организация^{(Inside My Organization)} . В противен случай щракнете върху другия раздел, който казва Извън моята организация^{(Outside My Organization)} .
  
  Въведете отговора, който искате да изпратите автоматично, в полето, дадено на екрана. Можете да използвате и инструментите за форматиране, за да форматирате и променяте стила на текста си.
  
  След като сте готови, щракнете върху OK , за да запазите промените.

Outlook вече автоматично ще изпрати вашето предварително зададено персонализирано съобщение до всеки, който ви изпрати имейл през посочения от вас период от дата.

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

Повечето обикновени потребители използват IMAP или POP3 акаунти^{(use IMAP or POP3 accounts)} в своя Outlook . Това обикновено включва използването на вашите Hotmail , Gmail и други имейл акаунти с приложението Outlook . Ако сте един от тези потребители, ще трябва да създадете правило за изпращане на автоматични отговори, тъй като горният метод няма да работи за вас.

За щастие обаче създаването на персонализирано съобщение и правило за автоматизиране на изпращането^{(a rule to automate sending)} на отговорите не е твърде трудно в Outlook .

Създайте шаблон за автоматичен отговор^{(Create An Automatic Reply Template)}

• Отворете Outlook на вашия компютър и щракнете върху опцията Нов имейл^{(New Email)} в горната част.

• Ще се отвори обичайният прозорец за създаване на имейл. Тук трябва да въведете имейла, който искате Outlook да изпрати автоматично. Просто^(Just) въведете тялото на имейла, което обикновено включва споменаване колко дълго няма да сте на разположение и кога ще се върнете.

• Щракнете върху раздела Файл^(File) в горната част и изберете Запиши като^{(Save As)} .

• Въведете име за вашия шаблон за отговор извън офиса и изберете Outlook Template от падащото меню Запиши като тип . ^{(Save as type)}След това щракнете върху Save .

• Затворете прозореца за създаване на имейл и изберете Не^(No) , когато ви попита дали искате да запазите промените.

Настройте правило за автоматичен отговор^{(Set Up An Auto-Reply Rule)}

• Щракнете върху раздела Начало^(Home) , изберете Правила^(Rules) и изберете Управление на правила и сигнали^{(Manage Rules & Alerts)} .

• В раздела Правила за имейл^{(Email Rules)} щракнете върху Ново правило^{(New Rule)} , за да създадете ново правило.

• Изберете Прилагане на правилото към съобщенията, които получавам^{(Apply rule on messages I receive)} , и натиснете Напред^(Next) .

• Изберете полученото в конкретен период от време^{(received in a specific date span)} и щракнете върху връзката му в голямото бяло поле.
  
  Поставете отметка в квадратчетата След^(After) и Преди^(Before) и посочете периода от време, в който няма да можете да отговаряте на имейлите си. След това натиснете OK , последвано от Next .

• Поставете отметка за отговор с помощта на конкретен шаблон^{(reply using a specific template)} и кликнете върху връзката му.

• Изберете шаблона за имейл, който сте създали по-рано, щракнете върху Отвори^(Open) и след това натиснете Напред^(Next) .

• По желание приложете всички изключения, ако желаете, и щракнете върху Напред^(Next) .

• Въведете име за вашето правило и щракнете върху Готово^(Finish) .

Задаване на отговор извън офиса на уеб версията на Outlook^{(Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version)}

Много потребители изоставят своите настолни приложения и ги заменят със своите уеб колеги. Ако вече сте направили това и използвате уеб версията на Outlook^{(use the Outlook web version)} за имейлите си, можете да зададете отговор извън офиса и в Outlook за уеб.

Това е по-лесно за изпълнение от всеки друг метод, обсъден по-горе.

• Отидете до уебсайта на Outlook и влезте в акаунта си, ако все още не сте.
• След като видите входящата си кутия, щракнете върху иконата за настройки в горния десен ъгъл и след това изберете Преглед на всички настройки на Outlook^{(View all Outlook settings)} в долната част. Ще отвори менюто с настройки.

• Ще видите няколко настройки, които можете да конфигурирате за вашия акаунт в Outlook . Искате да намерите опцията, която казва Автоматични отговори^{(Automatic replies)} и щракнете върху нея.

• В десния страничен панел ще се появят няколко нови опции.
  
  Първо^(First) , активирайте опцията, която гласи Включване на автоматичните отговори^{(Turn on automatic replies)} .
  
  Поставете отметка в квадратчето Изпращане на отговори само през определен период от време^{(Send replies only during a time period)} . Посочете период от време в полетата за Начален^{(Start time)} и Краен час . ^{(End time)}Това е, когато приложението ще изпрати вашите автоматични отговори.
  
  След това можете да въведете персонализиран отговор, който автоматично ще бъде изпратен до хората, които ви изпращат имейл. Чувствайте се свободни да използвате наличните опции за форматиране.
  
  По избор активирайте Изпращане на отговори само до контакти^{(Send replies only to contacts)} , ако искате да отговаряте автоматично само на вашите контакти.
  
  Накрая щракнете върху Запиши^(Save) в долната част, за да запазите промените си.

• Ако някога искате да изключите автоматичните отговори, просто премахнете отметката от опцията Автоматични отговори^{(Automatic replies on )} .

Наистина е страхотно да можете да зададете отговор извън офиса в Outlook . Уведомете ни дали го използвате и как изглежда вашето съобщение за автоматичен отговор в коментарите по-долу.

How To Set Out Of Office Replies In Outlook

If you’re heading off to a vacation and you’re not going to be available to reрly tо your еmails, it’s a good idea to set an ‘out of office’ reply in Outlook on your computer. Τhis way, anyone whо sends yoυ an email will reсеiνe an automatic resрonse letting them know of your аbsеnce in the office.

Outlook lets you create custom replies to be automatically sent to anyone who emails you. You can also specify a custom date period during which the app should handle your emails for you.

Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts

If you’re in a business environment and your company or organization uses Microsoft Exchange, you have a really easy way to set out of office replies in Outlook for your email account.

• Launch the Outlook app on your computer.
• Click on the tab that says File at the top and you’ll see various options. Click on the option that reads Automatic Replies (Out of Office). If you don’t see this option, skip to the next section to learn how to do the task.

• A box will appear on your screen letting you input information in various fields. To send out automatic custom replies, you’re going to need to fill-in the fields as the following.
  
  Enable the box that says Send automatic replies at the top.
  
  Tick-mark the Only send during this time range box. Then select the from and to dates when you won’t be available to respond to your emails.
  
  If you want your reply to be only sent to those who are in your organization, click on the Inside My Organization tab. Otherwise, click on the other tab that says Outside My Organization.
  
  Type in the response you want to automatically send in the box given on your screen. You can use the formatting tools as well to format and change the style of your text.
  
  Once you’re done, click on OK to save the changes.

Outlook will now auto-send your predefined custom message to anyone who sends you an email during your specified date period.

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

Most general users out there use IMAP or POP3 accounts in their Outlook. This usually includes using your Hotmail, Gmail, and such other email accounts with the Outlook app. If you’re one of these users, you’ll need to create a rule to send out automatic replies as the above method won’t work for you.

Fortunately, though, creating a custom message and a rule to automate sending the replies isn’t too difficult in Outlook.

Create An Automatic Reply Template

• Open Outlook on your computer and click on the New Email option at the top.

• The usual email compose window will open. Here, you need to type in the email that you want Outlook to automatically send. Just type in the body of the email which usually includes mentioning how long you won’t be available and when you’ll be back.

• Click on the File tab at the top and select Save As.

• Enter a name for your out of office reply template and choose Outlook Template from the Save as type dropdown menu. Then click on Save.

• Close the email compose window and select No when it asks if you want to save the changes.

Set Up An Auto-Reply Rule

• Click on the Home tab, select Rules, and choose Manage Rules & Alerts.

• In the Email Rules tab, click on New Rule to create a new rule.

• Select Apply rule on messages I receive and hit Next.

• Select the received in a specific date span condition and click on its link in the large white box.
  
  Checkmark both After and Before checkboxes and specify the date range in which you won’t be able to respond to your emails. Then hit OK followed by Next.

• Checkmark reply using a specific template and click on its link.

• Select the email template you created earlier, click on Open, and then hit Next.

• Optionally, apply any exceptions if you want and click on Next.

• Enter a name for your rule and click on Finish.

Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version

A lot of users are ditching their desktop apps and replacing them with their web counterparts. If you’ve done that already and use the Outlook web version for your emails, you can set an out of office reply in Outlook for web, too.

This one’s easier to do than any other methods discussed above.

• Head over to the Outlook website and log-in to your account if you aren’t already.
• Once you see your inbox, click on the settings icon at the top-right corner and then choose View all Outlook settings at the bottom. It’ll open the settings menu.

• You’ll see several settings you can configure for your Outlook account. You want to find the option that says Automatic replies and click on it.

• Several new options will appear on the right-hand side pane.
  
  First of all, enable the option that says Turn on automatic replies.
  
  Checkmark the Send replies only during a time period box. Specify a date range in both Start time and End time boxes. This is when the app will send out your automatic replies.
  
  You can then enter a custom reply that’ll be automatically sent to the people who email you. Feel free to use the available formatting options.
  
  Optionally, enable Send replies only to contacts if you only want to auto-respond to your contacts.
  
  Finally, click on Save at the bottom to save your changes.

• Should you ever want to turn off automatic replies, just uncheck the Automatic replies on option.

It’s a really great thing to be able to set an out of office reply in Outlook. Let us know if you use it and what your auto-reply message looks like in the comments below.

Related posts

• Как да създадете списък за разпространение в Outlook

• Как да препращате имейли от Outlook към Gmail

• Как да създадете преки пътища на Microsoft Outlook за имейл и задачи

• Търсете имейл в Outlook по подател, дата, ключова дума, размер и др

• Автоматично преместване на имейли в папки в Outlook с помощта на правила

• Как автоматично да архивирате документ на Word в OneDrive

• Как да коригирам, когато Word се отваря в режим само за четене

• Как да създадете падащ списък в Excel

• Как да вмъкнете подпис в документ на Microsoft Word

• Как да създадете диаграми на Гант в Microsoft Excel

• Как да създадете етикети в Word от електронна таблица на Excel

• Добавете линия на тренда на линейна регресия към диаграма на разсейване на Excel

• Как да създадете блок-схема в Word и Excel

• Как да разберем анализа какво-ако в Microsoft Excel

• Как да промените фона в Microsoft Teams

• Как да добавите аудиоразказ към презентация на Powerpoint

• Как да запишете макрос в Excel

• Експортирайте контакти от Outlook, Outlook Express и Windows Live Mail

• Как да получите Microsoft Word безплатно

• Как да коригирате проблема с бавното зареждане на Outlook