Текстовите^(Word) процесори изминаха дълъг път от началото на 80-те години, когато Microsoft за^(Microsoft) първи път пусна Microsoft Word за MS-DOS . Неговата новаторска характеристика е, че е проектиран да се използва с мишка. Днешните версии на Microsoft Word включват функции, които потребителите дори не можеха да си представят тогава, включително използване на възможността за AutoText на Microsoft Word, за да създават съдържание по-бързо и с по-малко грешки. 

Ако използвате Word много, има вероятност да има фрази, блокове текст или графики, които използвате често. Функциите за автоматично^(AutoText) коригиране и автотекст^{(AutoCorrect)} на Word са създадени, за да ви помогнат да вмъкнете тези повтарящи се записи бързо, спестявайки ви време. Примерите могат да бъдат добавяне на вашия подпис в края на писмо или вмъкване на шаблонен език в документи като договори или искания за предложения. 

Разликата между автокоригиране^{(Difference Between AutoCorrect)} и автотекст^(AutoText)

В Microsoft Word AutoCorrect ви позволява да създавате текстови фрагменти за многократна употреба – до 255 знака. След това тези фрагменти са достъпни за вас не само в Word , но и във всичките ви приложения на Office като Outlook и PowerPoint .

AutoText , от друга страна, е много по-стабилен. Той е направен да контролира много по-големи текстови блокове. Записите на автотекст^(AutoText) , които създавате, се запазват с вашия шаблон на Word и ^(Word)не са^(not) налични в другите приложения на Office , които използвате. Както AutoCorrect , така и AutoText са налични в настолните и онлайн версиите на Microsoft Word .

Как да създадете и използвате AutoCorrect

За да конфигурирате и използвате запис за автоматично коригиране^{(AutoCorrect)} , отворете документ с текст, който искате да конвертирате в фрагмент за многократна употреба. В примера по-долу конфигурираме AutoCorrect да вмъкне кратък блок текст, когато наберем -123^(-123) .

1. Изберете до 255 знака от текста, който искате да използвате повторно, като напишете кратка поредица от знаци.

1. Отидете на File > Options > Proofing и изберете бутона AutoCorrect Options .

1. Уверете се, че квадратчето Замяна на текста, докато пишете,^{(Replace text as you type)} е отметнато.

1. След това в секцията Замяна^(Replace) въведете знаците, които искате да бъдат заменени с блока от текст, който сте избрали в стъпка 1^{(Step 1)} . В този случай използваме знаците -123 . Текстът, който сте избрали в стъпка 1^{(Step 1)} , ще се появи под С.^(With)

1. Накрая изберете Добавяне^(Add) , след това OK и след това отново OK . 

Използване на запис за автоматично коригиране

Сега, за да използвате записа за автокоригиране^{(AutoCorrect)} , който сте създали, като следвате стъпките по-горе, просто въведете -123 във вашия Word документ и тези знаци ще бъдат заменени с блока от текст, който сте избрали в стъпка 1^{(Step 1)} . 

Как да създавате и използвате автотекст

Ако искате автоматично да вмъквате блокове от текст, които са по-дълги от 255 знака или които включват изображения, използвайте AutoText вместо AutoCorrect .

Създаване на нов запис на автотекст

Отново^(Again) започнете с отваряне на документ, който съдържа текста, който искате да направите във фрагмент за многократна употреба.

1. Изберете блока от текст, включително изображения, който искате да конвертирате в запис за автотекст.

1. Натиснете Alt + F3 . Това ще стартира диалогов прозорец Създаване на нов градивен блок^{(Create New Building Block )} , където ще имате няколко опции.
2. Попълнете^(Fill) информацията, като не забравяйте да включите уникално име и описание. 

1. Изберете OK . 

Използване на запис на автоматичен текст в Microsoft Word^{(Microsoft Word AutoText Entry)} 

Сега, за да използвате записа за автотекст^(AutoText) , който току- що създадохте, следвайте тези стъпки.

1. Изберете раздела Вмъкване^(Insert) в лентата с инструменти.
2. Изберете Бързи части^{(Quick Parts )} и след това Автотекст^{( AutoText)} .
3. Изберете записа за автотекст^(AutoText) , който искате, и той ще бъде вмъкнат във вашия документ на Word .

Използване на запис на автотекст чрез автоматична корекция^{(AutoCorrect)}

Като алтернатива можете да вмъкнете записа за автотекст^(AutoText) , който сте създали, като напишете името на записа. Този метод по същество използва функцията AutoCorrect . Например, като използвате записа за автотекст^(AutoText) по-горе, можете да започнете да пишете „ Използвайте^(Leverage) гъвкави рамки“ и ще видите да се появи подсказка, която гласи „( Натиснете ENTER^{(Press ENTER)} , за да вмъкнете)“.

Когато натиснете Enter , пълният блок AutoText ще бъде вмъкнат във вашия документ.

Ако не виждате подсказката „( Натиснете ENTER^{(Press ENTER)} , за да вмъкнете)“, ще трябва да активирате Показване на предложения^{(Show AutoComplete Suggestions)} за автоматично довършване . Можете да направите това, като отидете на Файл^{(File )} > Опции^{(Options )} > Разширени^{(Advanced )} и поставете отметка в квадратчето до Показване на предложения^{(Show AutoComplete Suggestions)} за автоматично довършване .

Добавяне на запис на автотекст към лентата с инструменти за бърз достъп^{(Quick Access Toolbar)}

Ако искате да намалите броя на действията, които трябва да предприемете, за да вмъкнете автотекста на Microsoft Word^{(Microsoft Word AutoText)} , можете да добавите записа към лентата с инструменти за бърз достъп^{(Quick Access)} . 

1. Изберете стрелката за падащо меню на лентата с инструменти за бърз достъп и изберете ^{(Quick Access toolbar)}Още команди^{(More Commands)} .

1. В падащото меню Избор на команди от изберете ^{(Choose commands from )}Всички команди^{(All Commands)} . 

1. Намерете AutoText в списъка отляво и изберете бутона Добавяне^{(Add )} , за да го добавите към списъка отдясно.

1. Изберете OK .
2. Сега ще видите, че в лентата с инструменти за бърз достъп^{(Quick Access Toolbar)} е добавен бутон за^(AutoText) автоматичен текст . 

1. За да вмъкнете запис на автотекст^(AutoText) , изберете бутона Автотекст^(AutoText) и след това изберете записа за автотекст^(AutoText) , който искате да вмъкнете във вашия документ.

Използване на запис на автотекст чрез^(Via) пряк път^(Shortcut)

Друг начин за вмъкване на запис на автотекст^(AutoText) е чрез създаване на клавишна комбинация.

1. Щракнете с десния бутон^{(Right-click)} навсякъде върху лентата с инструменти и изберете Персонализиране на лентата...^{(Customize the Ribbon…)}

1. Изберете бутона Персонализиране^{(Customize )} в долната част на диалоговия прозорец.
2. В списъка Категории^(Categories) вляво изберете Строителни блокове^{(Building Blocks)} .
3. В списъка Building Blocks вдясно изберете градивния блок, за който искате да създадете клавишна комбинация.
4. Поставете курсора в полето Натиснете нов клавиш за бърз достъп^{(Press new shortcut key)} и въведете клавишната комбинация, която искате да използвате. В примера по-долу използваме Alt + Ctrl + Shift + L като клавишна комбинация. 

1. Изберете бутона Присвояване^(Assign) .
2. Изберете Затвори^{(Close )} и след това OK . 
3.  Сега, когато се върнете във вашия документ на Word , можете да използвате клавишната комбинация, която току-що създадохте, за да вмъкнете записа за автотекст .^(AutoText)

Бъдете по-умни^{(Be Smarter)} и по -бързи^(Faster) с триковете^(Tricks) , които научихте

Дори и да не сте наистина ориентиран към детайлите човек, съветите по-горе ще ви накарат да изглежда, че сте! Ще спестите време и ще направите по-малко грешки, докато съставяте документ на Word , ако се възползвате от тези функции. Ако желаете, направете още една крачка напред и създайте някои макроси в Word^{(create some macros in Word)} за всяка поредица от действия, които предприемате многократно.

How to Create and Use AutoText in Microsoft Word

Word processors have come a long way since the early 1980s when Microsoft first releasеd Microsоft Word for MS-DOS. Its groundbreaking feature was that it was designed to be used with a mouѕe. Today’s versions of Microsoft Word include features users couldn’t even imagine back then, including using Microsoft Word’s AutoText capability in order to create content faster and with fewer mistakes. 

If you use Word a lot, chances are there are phrases, blocks of text, or graphics that you use frequently. Word’s AutoCorrect and AutoText features are made to help you insert those repetitive entries quickly, saving you time. Examples might be adding your signature at the end of a letter or inserting boilerplate language into documents like contracts or requests for proposals. 

The Difference Between AutoCorrect and AutoText

In Microsoft Word, AutoCorrect allows you to create reusable text snippets—up to 255 characters. Those snippets are then available to you not only in Word but in all your Office apps like Outlook and PowerPoint, too.

AutoText, on the other hand, is much more robust. It’s made to control much larger blocks of text. AutoText entries that you create are saved with your Word template and are not available in the other Office apps you use. Both AutoCorrect and AutoText are available in the desktop and online versions of Microsoft Word.

How to Create and Use AutoCorrect

To configure and use an AutoCorrect entry, open a document with text you want to convert into a reusable snippet. In the example below, we’re configuring AutoCorrect to insert a short block of text when we type -123.

1. Select up to 255 characters of text that you want to reuse by typing a short series of characters.

1. Go to File > Options > Proofing and select the AutoCorrect Options button.

1. Make sure the Replace text as you type checkbox is checked.

1. Next, in the Replace section, type the characters you want to be replaced with the block of text you selected in Step 1. In this case, we’re using the characters -123. The text you selected in Step 1 will appear under With.

1. Finally, select Add, then OK, and then OK again. 

Using an AutoCorrect Entry

Now, to use the AutoCorrect entry you created by following the steps above, just type -123 into your Word document, and those characters will be replaced with the block of text you selected in Step 1. 

How to Create and Use AutoText

If you want to automatically insert blocks of text that are longer than 255 characters or that include images, use AutoText instead of AutoCorrect.

Creating a New AutoText Entry

Again, begin by opening a document that has the text you want to make into a reusable snippet.

1. Select the block of text, including images, you want to convert into an AutoText entry.

1. Press Alt+F3. That will launch a Create New Building Block dialog box where you’ll have a few options.
2. Fill out the information, making sure to include a unique name and description. 

1. Select OK. 

Using a Microsoft Word AutoText Entry 

Now, to use the AutoText entry you just created, follow these steps.

1. Select the Insert tab on the toolbar.
2. Select Quick Parts and then AutoText.
3. Select the AutoText entry you want, and it will be inserted into your Word document.

Using an AutoText Entry via AutoCorrect

Alternatively, you can insert the AutoText entry you created by typing the name of the entry. This method is essentially using the AutoCorrect functionality. For example, using the AutoText entry above, you could begin to type “Leverage agile frameworks,” and you’ll see a tooltip appear that says, “(Press ENTER to insert).”

When you press Enter, the full AutoText block will be inserted into your document.

If you don’t see the “(Press ENTER to insert)” tooltip, you’ll need to enable Show AutoComplete Suggestions. You can do that by going to File > Options > Advanced and check the box next to Show AutoComplete Suggestions.

Adding an AutoText Entry to the Quick Access Toolbar

If you want to cut down on the number of actions you must take to insert the Microsoft Word AutoText, you can add the entry to the Quick Access toolbar. 

1. Select the Quick Access toolbar dropdown arrow and select More Commands.

1. In the Choose commands from dropdown box, select All Commands. 

1. Find AutoText in the list on the left, and select the Add button to add it to the list on the right.

1. Select OK.
2. Now you’ll see that an AutoText button has been added to the Quick Access Toolbar. 

1. To insert an AutoText entry, select the AutoText button, and then select the AutoText entry you want to insert into your document.

Using an AutoText Entry Via a Shortcut

Another way to insert an AutoText entry is by creating a keyboard shortcut.

1. Right-click anywhere on the toolbar ribbon and select Customize the Ribbon…

1. Select the Customize button at the bottom of the dialog box.
2. In the Categories list on the left, select Building Blocks.
3. In the Building Blocks list on the right, select the building block for which you want to create a keyboard shortcut.
4. Place your cursor in the Press new shortcut key field and type the keyboard shortcut you want to use. In the example below, we’re using Alt+Ctrl+Shift+L as the keyboard shortcut. 

1. Select the Assign button.
2. Select Close and then OK. 
3.  Now, when you’re back in your Word doc, you can use the keyboard shortcut you just created to insert the AutoText entry.

Be Smarter and Faster with the Tricks You Learned

Even if you’re not truly a detail-oriented person, the tips above will make it seem like you are! You’ll save time and make fewer errors as you compose a Word document if you avail yourself of these features. If you like, take it one step further and create some macros in Word for any series of actions you take repeatedly.

Related posts

• Как да настроите и използвате MLA формат в Microsoft Word

• Как да получите Microsoft Word безплатно

• Microsoft Word не отговаря? 8 начина да го поправите

• Как да създавате и използвате формули в таблици в Word

• Как да печатате върху плик в Microsoft Word

• Microsoft Outlook не отговаря? 8 поправки, които да опитате

• Използвайте новата функция на Excel Mobile „Вмъкване на данни от картина“.

• Как да създавате и използвате записи на автотекст в Microsoft Word

• Бързо добавяне на съдържание към Word Doc

• Как да споделяте или да си сътрудничите върху Word Doc с други

• Използвайте Excel, за да изчислите ефективен лихвен процент от номинален лихвен процент

• Как да сортирате текст в Word

• Как да коригирам, когато Word се отваря в режим само за четене

• Как да създадете преки пътища на Microsoft Outlook за имейл и задачи

• Как да вмъкнете подпис в документ на Microsoft Word

• 7-те най-добри добавки на Microsoft Word

• Урок по основи на Microsoft Excel – Научете как да използвате Excel

• Как да използвате Mail Merge в Word за създаване на писма, етикети и пликове

• Как да създадете попълваеми формуляри в Word

• Използвайте Excel като инструмент за копиране на данни от мрежата