Microsoft Excel позволява на потребителите да автоматизират функции и команди с помощта на макроси и скриптове на Visual Basic за приложения^{(Applications)} ( VBA ). VBA е езикът за програмиране, който Excel^{(VBA is the programming language Excel)} използва за създаване на макроси. Той също така ще изпълнява автоматизирани команди въз основа на специфични условия.

Макросите са поредица от предварително записани команди. Те се изпълняват автоматично, когато се даде конкретна команда. Ако имате задачи в Microsoft Excel , които изпълнявате многократно, като счетоводство, управление на проекти или заплати, автоматизирането на тези процеси може да спести много време.

В раздела „ Разработчик^(Developer) “ на лентата^(Ribbon) в Excel потребителите могат да записват щраквания с мишката и натискания на клавиши (макроси). Някои функции обаче изискват по-задълбочени скриптове, отколкото могат да осигурят макросите. Това е мястото, където VBA скриптовете се превръщат в огромно предимство. Позволява на потребителите да създават по-сложни скриптове.

В тази статия ще обясним следното:

• Активиране на скриптове и макроси
• Как да създадете макрос в Excel
• Конкретен пример за макрос
• Научете повече за VBA
• Създайте бутон^(Button) , за да започнете с VBA
• Добавете код^{(Add Code)} , за да придадете функционалност на бутона^{(Button Functionality)}
• Проработи ли?

Активиране на скриптове и макроси^{(Enabling Scripts & Macros)}

Преди да можете да създавате макроси или VBA скриптове в Excel , трябва да активирате раздела Разработчик^{(Developer )} в менюто на лентата^(Ribbon) . Разделът за програмисти^(Developer) не е активиран по подразбиране. За да го активирате:

• Отворете работен лист на Excel.
• Щракнете върху Файл^{(File )} > Опции^{( Options )} > Персонализиране на лентата.^{( Customize Ribbon.)}

• Поставете отметка в квадратчето до Разработчик^(Developer) .

• Щракнете върху раздела Разработчик^(Developer) от менюто на лентата^(Ribbon) .

• След това щракнете върху Защита на макроси^{(Macro Security)} и поставете отметка в квадратчето до Активиране на всички макроси (не се препоръчва; може да се изпълнява потенциално опасен код). ^{(Enable all macros (not recommended; potentially dangerous code can run). )}
• След това щракнете върху OK.

Причината, поради която макросите не са включени по подразбиране и идват с предупреждение, е, че те са компютърен код, който може да съдържа зловреден софтуер.

Уверете^(Make) се, че документът е от доверен източник, ако работите по споделен проект в Excel и други програми на Microsoft .

Когато приключите с използването на вашите скриптове и макроси, деактивирайте всички макроси, за да предотвратите заразяване на други документи от потенциално злонамерен код.

Създайте макрос в Excel^{(Create a Macro in Excel)}

Към него се добавят всички действия, които предприемате в Excel , докато записвате макрос. 

• От раздела Разработчик щракнете върху Запис на макрос^{(Record Macro)} .

• Въведете име на макрос^{(Macro name)} , клавиш^{(Shortcut key)} за бърз достъп и описание. ^{(Description. )}Имената на макроси^(Macro) трябва да започват с буква и не могат да имат интервали. Клавишът за бърз достъп трябва да е буква.

Решете къде искате да съхранявате макроса от следните опции:

• Лична работна книга за макроси^{(Personal Macro Workbook)} : Това ще създаде скрит документ на Excel със съхранени макроси, който да се използва с всякакви документи на Excel .
• Нова работна книга^{(New Workbook)} : ще създаде нов документ на Excel за съхраняване на създадените макроси.
• Тази работна книга^{(This Workbook)} : Това ще бъде приложено само към документа, който редактирате в момента.

Когато сте готови, щракнете върху OK . 

• Изпълнете^(Run) действията, които искате да автоматизирате. Когато приключите, щракнете върху Спиране на записа^{(Stop Recording)} . 
• Когато искате да получите достъп до вашия макрос, използвайте клавишната комбинация, която сте му дали.

Конкретен пример за макрос^{(Specific Example Of a Macro)}

Нека започнем с проста електронна таблица за клиентите и колко дължат. Ще започнем със създаване на макрос за форматиране на работния лист.

Да предположим, че сте решили, че всички електронни таблици трябва да използват различен формат, като например поставяне на име и фамилия в отделни колони. 

Можете ръчно да промените това. Или можете да създадете програма с помощта на макрос, за да я форматирате автоматично правилно за вас.

Запишете макроса^{(Record The Macro)}

• Щракнете върху Запис на макрос^{(Record Macro)} . Нека го наречем Format_Customer_Data и щракнете върху OK . 
• За да получим желаното от нас форматиране, ще променим името на първата колона на First Name . 
• След това поставете колона до А и я наречете Фамилия^{(Last Name)} . 
• Маркирайте^(Highlight) всички имена в първата колона (които все още включват име и фамилия) и щракнете върху Данни^(Data) от лентата за навигация.
• Щракнете върху Текст в колони^{(Text to Columns)} .

• Поставете отметка Разграничен^(Delimited) > Следващ^{(Next )} > Разделете с интервал^{(Separate by Space)} > Следващ^{(Next )} > Край^(Finish) . Вижте екранната снимка по-долу и как името и фамилията са разделени от процеса по-горе.

• За да форматирате полето Дължим баланс^{(Balance Due)} , маркирайте сумите. Щракнете^(Click) върху Начало^{(Home )} > Условно форматиране^{(Conditional Formatting)} > Правила за подчертаване на клетки^{(Highlight Cell Rules)} > По-голямо от^{(Greater Than )} > 0 .

Това ще подчертае клетките, които имат дължим баланс. Добавихме няколко клиенти без баланс, за да илюстрираме допълнително форматирането.  

• Върнете се към Developer и щракнете върху Спиране на записа^{(Stop Recording)} .

Приложете макроса^{(Apply The Macro)}

Нека започнем с оригиналната електронна таблица, преди да запишем макроса, за да го форматираме правилно. Щракнете^(Click) върху Макроси^(Macros) , изберете и Стартирайте^(Run) макроса, който току-що създадохте.

Когато стартирате макрос, цялото форматиране се извършва вместо вас. Този макрос, който току-що създадохме, се съхранява в редактора на Visual Basic^{(Visual Basic Editor)} .

Потребителите могат да изпълняват макроси по няколко различни начина. Прочетете Изпълнение на макрос^{(Run a macro)} , за да научите повече.  

Научете повече за VBA^{(Learn More About VBA)}

За да научите за VBA, щракнете върху Макрос^(Macro) от раздела Разработчик^(Developer) . Намерете този, който сте създали, и щракнете върху Редактиране.^(Edit.)

Кодът, който виждате в полето по-горе, е този, който е създаден, когато сте записали своя макрос. 

Това е и това, което ще стартирате, когато искате да форматирате други електронни таблици за плащане на клиенти по същия начин.

Създайте бутон, за да започнете с VBA^{(Create a Button To Get Started With VBA)}

Използвайки същата електронна таблица по-горе с клиентите и колко дължат, нека създадем валутен конвертор.

• За да вмъкнете елемент от бутон, отворете раздела Разработчик^{(Developer )} . 
• Изберете ActiveX Command Button от падащото меню до Вмъкване^(Insert) в секцията Контроли ^(Controls).

• Плъзнете^(Drag) бутона навсякъде в електронната таблица, за да имате лесен достъп до него и да го промените по-късно, ако желаете.

• За да прикачите кода, щракнете с десния бутон върху бутона и изберете Свойства^(Properties) . Ще запазим името^(Name) като CommandButton и надписа^{(Caption )} за преобразуване^{( Convert )} (това е текстът на бутона).

Добавете код, за да придадете функционалност на бутона^{(Add Code To Give The Button Functionality)}

VBA кодирането не се извършва в интерфейса на Excel . Прави се в отделна среда.  

• Отидете в раздела Разработчик^(Developer) и се уверете, че режимът на проектиране^{(Design Mode)} е активен.

• За достъп до кода на бутона, който току-що създадохме, щракнете с десния бутон върху него и изберете Преглед на кода^{(View Code)} .

• Разглеждайки кода на екранната снимка по-долу, забележете, че началото ( Private Sub ) и краят ( End Sub ) на кода вече е там.

• Кодът по-долу ще управлява процедурата за конвертиране на валута.

ActiveCell.Value = (ActiveCell * 1.28)

Нашата цел в този раздел е да конвертираме валутата в нашата електронна таблица. Скриптът по-горе отразява обменния курс от GBP към USD . Новата стойност на клетка ще бъде това, което е в момента там, умножено по 1,28.

Екранната снимка по-долу ви показва как изглежда кодът в прозореца на VBA , след като го поставите.

• Отидете на Файл^{(File )} в горната навигация и щракнете върху Затвори и се върнете към Microsoft Excel^{(click on Close and Return to Microsoft Excel)} , за да се върнете към основния интерфейс на Excel .

Проработи ли?^{(Did It Work?)}

Преди да можете да тествате кода си, първо трябва да деактивирате Design Mode (щракнете върху него), за да избегнете допълнителни модификации и да дадете функционалност на бутона.

• Въведете^(Type) произволно число във вашата електронна таблица и след това щракнете върху бутона Преобразуване^(Convert) . Ако стойността на вашия номер се увеличи с приблизително една четвърт, това работи.

За този пример поставих числото 4 в клетка. След като щракнете върху Конвертиране^(Convert) , номерът се промени на 5.12. Тъй като 4 пъти 1.28 е 5.12, кодът е изпълнен правилно.

След като вече разбирате как да създадете макрос или скрипт в Excel , можете да ги използвате за автоматизиране на множество действия в Excel .

How To Create a VBA Macro Or Script In Excel

Microsoft Excel enables usеrs to аutomate features and cоmmands using macros and Visual Basic for Applications (VBA) ѕсripting. VBA is the programming language Excel uses to create macros. It will also execute automated commands based on specific conditions.

Macros are a series of pre-recorded commands. They run automatically when a specific command is given. If you have tasks in Microsoft Excel that you repeatedly do, such as accounting, project management, or payroll, automating these processes can save a lot of time.

Under the Developer tab on the Ribbon in Excel, users can record mouse clicks and keystrokes (macros).  However, some functions require more in-depth scripting than macros can provide. This is where VBA scripting becomes a huge benefit. It allows users to create more complex scripts.

In this article, we will explain the following:

• Enabling Scripts & Macros
• How to Create a Macro in Excel
• Specific Example of a Macro
• Learn More About VBA
• Create a Button to Get Started with VBA
• Add Code to Give the Button Functionality
• Did it Work?

Enabling Scripts & Macros

Before you can create macros or VBA scripts in Excel, you must enable the Developer tab on the Ribbon menu. The Developer tab is not enabled by default. To enable it:

• Open an Excel worksheet.
• Click on File > Options > Customize Ribbon.

• Put a tick in the box next to Developer.

• Click on the Developer tab from the Ribbon menu.

• Next, click on Macro Security and tick the box next to Enable all macros (not recommended; potentially dangerous code can run). 
• Then click OK.

The reason macros are not turned on by default and come with a warning is that they are computer code that could contain malware.

Make sure the document is from a trusted source if you are working on a shared project in Excel and other Microsoft programs.

When you are done using your scripts and macros, disable all macros to prevent potentially malicious code from infecting other documents.

Create a Macro in Excel

All the actions you take in Excel while recording a macro are added to it. 

• From the Developer tab, click on Record Macro.

• Enter a Macro name, a Shortcut key, and a Description. Macro names must begin with a letter and can’t have any spaces. The shortcut key must be a letter.

Decide where you want to store the macro from the following options:

• Personal Macro Workbook: This will create a hidden Excel document with stored macros to be used with any Excel documents.
• New Workbook: Will create a new Excel document to store the created macros.
• This Workbook: This will only be applied to the document you are currently editing.

When done, click OK. 

• Run through the actions you want to automate. When you are finished, click Stop Recording. 
• When you want to access your macro, use the keyboard shortcut you gave it.

Specific Example Of a Macro

Let’s start with a simple spreadsheet for customers and how much they owe. We will begin by creating a macro to format the worksheet.

Let’s assume that you decide that all spreadsheets should use a different format such as putting first and last name in separate columns. 

You can manually change this. Or you can create a program using a macro to automatically format it correctly for you.

Record The Macro

• Click on Record Macro. Let’s call it Format_Customer_Data and click OK. 
• To get the formatting we want, we will change the first column name to First Name. 
• Then insert a column next to A and call it Last Name. 
• Highlight all the names in the first column (which still include first and last name), and click on Data from the ribbon navigation.
• Click on Text to Columns.

• Tick Delimited > Next > Separate by Space > Next > Finish. See screenshot below and how the first and last names were separated by the process above.

• To format the Balance Due field, highlight the amounts. Click on Home > Conditional Formatting > Highlight Cell Rules > Greater Than > 0.

This will highlight the cells that have a balance due. We added a few customers with no balance due to further illustrate the formatting.  

• Go back to Developer and click Stop Recording.

Apply The Macro

Let’s start with the original spreadsheet before we recorded the macro to format it correctly. Click on Macros, select and Run the macro you just created.

When you run a macro, all the formatting is done for you. This macro we just created is stored in the Visual Basic Editor.

Users can run macros in several different ways. Read Run a macro to learn more.  

Learn More About VBA

To learn about VBA, click on Macro from the Developer tab. Find one you have created and click Edit.

The code you see in the box above is what was created when you recorded your macro. 

It is also what you will run when you want to format other customer payment spreadsheets in the same way.

Create a Button To Get Started With VBA

Using the same spreadsheet above with customers and how much they owe, let’s create a currency converter.

• To insert a button element, navigate to the Developer tab. 
• Select ActiveX Command Button from the dropdown next to Insert in the Controls section.

• Drag the button anywhere on the spreadsheet so you can easily access it and change it later if you want.

• To attach the code, right-click on the button and select Properties. We will keep the Name as CommandButton and the Caption to Convert (this is the button text).

Add Code To Give The Button Functionality

VBA coding doesn’t take place in the Excel interface. It is done in a separate environment.  

• Go to the Developer tab and make sure Design Mode is active.

• To access the code of the button we just created, right-click on it and select View Code.

• Looking at the code in the screenshot below, notice the beginning (Private Sub) and end (End Sub) of the code is already there.

• The code below will drive the currency conversion procedure.

ActiveCell.Value = (ActiveCell * 1.28)

Our purpose in this section is to convert the currency in our spreadsheet. The script above reflects the exchange rate from GBP to USD. The new value of a cell will be what is currently there multiplied by 1.28.

The screenshot below shows you how the code looks in the VBA window after you insert it .

• Go to File in the top navigation and click on Close and Return to Microsoft Excel to return to the main Excel interface.

Did It Work?

Before you can test your code, you must first disable Design Mode (click on it) to avoid further modifications and give the button functionality.

• Type any number into your spreadsheet and then click the Convert button. If the value of your number increases by approximately one-quarter, it worked.

For this example, I put the number 4 into a cell. After clicking Convert, the number changed to 5.12. Since 4 times 1.28 is 5.12, the code was carried out correctly.

Now that you understand how to create a macro or script in Excel, you can use them to automate a multitude of actions in Excel.

Related posts

• Разширено VBA ръководство за MS Excel

• 5 скриптови функции на Google Sheets, които трябва да знаете

• Как да изтриете празни редове в Excel

• Как да използвате функцията "Говорете клетки" на Excel

• Как да вмъкнете работен лист на Excel в Word Doc

• Как да търсите в Excel

• Как да създадете и стартирате макрос в Word

• Как да сортирате по дата в Excel

• Как да обедините данни в няколко файла на Excel

• Разлики между Microsoft Excel онлайн и Excel за настолен компютър

• Как да премахнете дублиращи се редове в Excel

• Най-доброто ръководство за VBA (за начинаещи), от което някога ще имате нужда

• Google Sheets срещу Microsoft Excel – какви са разликите?

• Как да използвате анализа какво-ако на Excel

• Как да вмъкнете CSV или TSV в работен лист на Excel

• Бързо изписвайте числа в Word и Excel

• 5 начина за конвертиране на текст в числа в Excel

• Как да използвате абсолютни препратки в Excel

• Как да направите кръгова диаграма в Excel

• 3 начина за разделяне на клетка в Excel