В предишна статия разгледахме как работят видеоконференциите в Microsoft Teams^{(how video conferencing works in Microsoft Teams)} . Оттогава Microsoft актуализира Teams с нови функции, включително дългоочакваната и много желана способност за създаване на стаи за разбивки. Всъщност над 20 000 потребители на Microsoft гласуваха за предложението^{(20,000 Microsoft users voted for the suggestion)} на Microsoft Teams UserVoice , форума за обратна връзка с потребителите за приложението Teams .

Всеки може да получи достъп до Teams с безплатен акаунт в Microsoft , а първокласните потребители на пакета Office 365^{(Office 365)} се радват на стабилна версия на Teams с функции като увеличено съхранение на файлове, запис на срещи и възможност за хостване на онлайн събития за до 10 000 души. 

Минимални изисквания за стаи за разбивка^{(Breakout Rooms)} в екипи^(Teams)

Преди да започнем, нека се уверим, че всичко е на мястото си, за да можете да създавате стаи за разбивки в срещите си в Teams . Както може да си представите, е необходима известна настройка, за да се активират стаите за разбивки в Teams . Преди да започнете , проверете отново тези настройки.^{(Double-check)}

Ново преживяване със срещи

Първо, трябва да използвате „новия опит за срещи“ на Teams. Можете да включите новото изживяване, като изберете снимката на вашия профил в горния десен ъгъл на настолното приложение и отидете на Настройки^(Settings) . След това изберете Включване на ново изживяване за срещи^{(Turn on new meeting experience)} и рестартирайте Teams.

Минимален брой участници

За да бъде достъпна опцията за разбивки на организатора на срещата, в срещата трябва да има поне петима участници. Въпреки че хората, които се обаждат по телефона, не могат да се присъединят към разбивките в момента, те се^{(do )} броят към минимума от пет души.

Вие ли сте организаторът на срещата?

Само организаторът на срещи може да създава и управлява разбивки, въпреки че има известни индикации от Microsoft , че те ще позволят на организатора да споделя тази отговорност в бъдещи актуализации на Teams . 

Освен това организаторът на срещата трябва да използва настолното приложение, а не версията на браузъра или мобилното приложение. (Не се притеснявайте, участниците, които са се присъединили към срещата чрез приложението Teams за Android^{(Teams Android)} или iPhone, имат възможността да се присъединят към разбивки.)

Съвет: Ако поканата за среща трябва да дойде от някой, различен от лицето, което ще управлява разбивките, накарайте мениджъра на разбивки да създаде срещата на екипи^(Teams) и след това да използва тази връзка за среща в поканата за среща. 

Докато връзката към срещата е създадена от лицето, което ще управлява разбивките, няма значение кой споделя връзката.

Създаване на стаи за разбивки в екипи

Към момента на писане на тази статия стаите за разбивки в Teams не могат да бъдат конфигурирани преди срещата, както могат в Zoom . След като срещата на Teams е в ход, вие, организаторът на срещата, можете да започнете, като изберете иконата Breakout Rooms в лентата с инструменти на срещата.

Избирането на иконата Стаи^{(Breakout Rooms)} за разбивки ще стартира екран, където можете да решите колко стаи за разбивка искате да създадете и дали искате екипите^(Teams) автоматично да назначават участници в стаи за разбивки или ако предпочитате ръчно да изберете коя стая за разбивка към коя участникът ще бъде изпратен.

След като създадете стаите с разбивка, можете да присвоите участници към стаите чрез панела на стаите с разбивка. 

Изберете Присвояване на участници^{(Assign participants)} и ще видите списък с всички участници във вашата среща. Поставете отметка в квадратчето до участник и след това изберете към коя стая искате да го присвоите.

Като организатор на срещата можете да назначите участници в стаи за разбивка по всяко време по време на срещата. Когато сте готови сесията с разбивка да започне действително, изберете Стартиране на стаи^{(Start rooms)} , за да отворите всички стаи за разбивка едновременно и да преместите хората в назначените им стаи.

Забележка: Понастоящем не можете да зададете таймер за автоматично затваряне на стаи с разбивки в Teams . Това е още една функция, която очакваме Teams да добави в бъдещи актуализации.

Опции за Организатор на среща

Точно както в Zoom , организаторът на срещата може да се присъедини към всяка от стаите за разбивка по всяко време. Организаторът може също да преименува стаи и след като всички стаи са отворени, те могат да излъчват съобщение до всички стаи. Съобщенията ще се показват в панела за чат на стаята с разбивка.

В настройките на стаята^{(Room settings)} организаторът на срещата може да избере екипите^(Teams) да преместват автоматично участниците в разбивки срещу принуждаване на участниците ръчно да се присъединят към стаята си за разбивка. Има и опция за разрешаване или предотвратяване на връщането на участниците в главната заседателна зала по време на сесията на разделяне.

Вътрешни стаи за разбивка на екипи

Изживяването за участниците в стаите за разбивки в Teams е подобно на това да бъдат в основната среща на Teams . Участниците имат достъп до всички редовни контроли на срещите. Те могат да включват и изключват уеб камерата си, да заглушават и включват себе си, да споделят екрана си, да вдигат ръка или да включват и изключват панела за чат и участници. 

Връщане към срещата на основните отбори

Ако организаторът на срещата го разреши (вижте по-горе), участниците в стаите за разбивка могат да се върнат към основната среща по всяко време, като щракнат върху бутона Връщане^(Return) . Предупреждение: Избирането на бутона Напускане^{(Leave )} ще ви накара да излезете изцяло от срещата.

Други приложения за видеоконферентна връзка

Потребителите на Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} със сигурност са доволни от скорошното добавяне на стаи за разбивки към изживяването на Teams , но Teams все още няма някои функции^{(Teams still lacks some features)} , които предлагат други приложения за видеоконферентна връзка. Ако не сте готови да използвате Teams за онлайн срещи, може да се интересувате от нашето сравнение на четири различни приложения за видеоконферентна връзка^{(four different video conferencing apps)} . За допълнително четене вижте нашите статии за Google Meet срещу Zoom^{(Google Meet vs. Zoom)} и Zoom срещу Skype^{(Zoom vs. Skype)} .

How to Create Breakout Rooms in Microsoft Teams

In a previous article, we covered how video conferencing works in Microsoft Teams. Since then, Microsoft has updated Teams with new features, including the long-awaited and much-desired ability to create breakout rooms. Indeed, over 20,000 Microsoft users voted for the suggestion on Microsoft Teams UserVoice, the user feedback forum for the Teams app.

Anyone can access Teams with a free Microsoft account, and premium users of the Office 365 suite enjoy a robust version of Teams with features like increased file storage, meeting recording, and the ability to host online events for up to 10,000 people. 

Minimum Requirements for Breakout Rooms in Teams

Before we begin, let’s make sure everything is in place for you to be able to create breakout rooms in your Teams meetings. As you might imagine, some setup is required to enable breakout rooms in Teams. Double-check these settings before you start.

New Meeting Experience

First, you must be using Teams’ “new meeting experience.” You can turn on the new experience by selecting your profile pic in the top-right corner of the desktop app and going to Settings. Then select Turn on new meeting experience and restart Teams.

Minimum Number of Participants

For the breakouts option to be available to the meeting organizer, there must be at least five participants in the meeting. While people calling in by phone can’t join breakouts at this time, they do count towards the five-person minimum.

Are You the Meeting Organizer?

Only the meeting organizer can create and manage breakouts, although there is some indication from Microsoft that they will allow the organizer to share this responsibility in future updates to Teams. 

Moreover, the meeting organizer must be using the desktop app, not the browser version or mobile app. (Don’t worry, participants who have joined the meeting via the Teams Android or iPhone app do have the ability to join breakouts.)

Tip: If the meeting invitation needs to come from someone other than the person who will be managing the breakouts, have the breakout manager create the Teams meeting and then use that meeting link in the meeting invitation. 

As long as the meeting link was created by the person who will be managing the breakouts, it doesn’t matter who shares the link.

Creating Breakout Rooms in Teams

As of this writing, breakout rooms in Teams cannot be configured in advance of the meeting like they can in Zoom. Once the Teams meeting is in progress, you, the meeting organizer, can begin by selecting the Breakout Rooms icon on the meeting toolbar.

Selecting the Breakout Rooms icon will launch a screen where you can decide how many breakout rooms you want to create and whether you’d like Teams to automatically assign participants into breakout rooms or if you’d prefer to manually select which breakout room to which each participant will be sent.

Once you’ve created the breakout rooms, you can assign participants to the rooms via the breakout rooms panel. 

Select Assign participants, and you’ll see a list of all the participants in your meeting. Check the box next to a participant and then choose which room you want to assign them to.

As the meeting organizer, you can assign participants to breakout rooms at any point during the meeting. When you’re ready for the breakout session to actually start, select Start rooms to open all the breakout rooms simultaneously and move people into their assigned rooms.

Note: Currently, you can’t set a timer to automatically close breakout rooms in Teams. This is yet another feature that we expect Teams to add in future updates.

Options for the Meeting Organizer

Just like in Zoom, the meeting organizer can join any of the breakout rooms at any time. The organizer can also rename rooms and, once all the breakout rooms are open, they can broadcast an announcement to all rooms. Announcements will appear in the breakout room’s chat panel.

Inside Room settings, the meeting organizer can choose to have Teams automatically move participants into breakouts vs. forcing participants to manually join their breakout room. There’s also an option to allow or prevent participants from returning to the main meeting room during the breakout session.

Inside Teams Breakout Rooms

The experience for participants inside breakout rooms in Teams is similar to being in the main Teams meeting. Participants have access to all the regular meeting controls. They can turn their webcam on and off, mute and unmute themselves, share their screen, raise their hand, or toggle the chat and participant panels on and off. 

Returning to the Main Teams Meeting

If the meeting organizer allows it (see above), participants in breakout rooms can return to the main meeting any time they want by clicking on the Return button. Warning: Selecting the Leave button will cause you to exit the meeting entirely.

Other Video Conferencing Apps

Microsoft Teams users are certainly happy about the recent addition of breakout rooms to the Teams experience, but Teams still lacks some features that other video conferencing apps offer. If you’re not dead set on using Teams for online meetings, you may be interested in our comparison of four different video conferencing apps. For further reading, check out our articles on Google Meet vs. Zoom and Zoom vs. Skype.

Related posts

• Как да промените фона в Microsoft Teams

• 4 начина за провеждане на анкета на Microsoft Teams по време на срещи

• Как да създадете и използвате стаи за разбивки в Microsoft Teams

• Как да създавате и използвате автотекст в Microsoft Word

• Как да създадете диаграми на Гант в Microsoft Excel

• Как да създадете падащ списък в Excel

• Урок по основи на Microsoft Excel – Научете как да използвате Excel

• 7-те най-добри добавки на Microsoft Word

• Какво представлява Microsoft Teams и как работи?

• Как да създадете преки пътища на Microsoft Outlook за имейл и задачи

• 13-те най-добри клавишни комбинации за Microsoft Teams

• Каква версия на Microsoft Office имам?

• Как да си направим книжка в Word

• Как да изтриете напълно лични метаданни от документи на Microsoft Office

• Как да разберем анализа какво-ако в Microsoft Excel

• Как да изчислим дисперсията в Excel

• 30+ най-добри клавишни комбинации на Microsoft Word

• 15 съвета и трика за PowerPoint за подобряване на вашите презентации

• Как да направите хистограма в Excel

• Как да добавяте или премахвате коментари в Word