Ако използвате Outlook, за да общувате с колегите си, вероятно сте искали да изпращате имейли многократно до конкретна група, чието членство се променя често. Например, може да се наложи да изпращате имейл на всички свои представители за обслужване на клиенти всеки ден, но поради голямото текучество списъкът може да се променя често.

Можете да въведете името или имейла на всеки човек ръчно всеки път, когато изпращате имейл, но бързо това може да стане тромаво, тъй като групата се увеличава. Не само това, но рискувате неволно да забравите някого, което може да доведе до офис драма. Ето къде идва списъкът за разпространение или групата за контакти!

В по-голямата си част термините „група за контакти“ и „списък на разпространение“ са взаимозаменяеми. Microsoft започна да използва израза „група за контакти“, вероятно защото е малко по-интуитивен от „списък за разпространение“. 

Въпреки това, има истинска разлика между двете в организации, които използват Microsoft 365 . Администраторите на Microsoft 365 могат да конвертират съществуващите списъци за разпространение на Outlook в „ ^(Outlook)Групи^(Groups) “, което от своя страна дава на членовете на групата достъп до споделени библиотеки и пространства за сътрудничество като Microsoft Teams , Yammer и Planner .

Въпреки че вашият ИТ отдел вероятно управлява списъците за разпространение на Outlook на вашата организация – особено страшния и често лошо поддържан списък с всички служители, все пак можете да създавате свои собствени групи с контакти в Outlook . 

По-долу ще ви преведем как да създавате групи с контакти в Outlook както за версията на браузъра, така и за настолното приложение. 

Как да създадете група за контакти^{(Contact Group)} в Outlook Online

Създаването на група с контакти във версията на браузъра на Outlook е лесно.

1. Влезте в акаунта си на outlook.com или изберете Outlook от стартовия панел на приложения, ако вече сте влезли в Microsoft 365 . Ако не виждате Outlook в списъка с приложения (ще го направите), изберете Всички приложения^{(All apps)} .

1. В левия прозорец под Групи^(Groups) изберете Нова група^{(New group)} .

1. В изскачащия прозорец дайте на новата си група име и описание и изберете Създаване^(Create) . (Ако вашата организация го е активирала, може да бъдете подканени да създадете имейл адрес за групата. В този случай, за по-лесно използване, опитайте се да направите имейл адреса идентичен с името на групата.)

1. Сега добавете членове към групата. Търсете^(Search) хора по име или по имейл адрес. Изберете резултата от търсенето за човека, който искате да добавите към групата, и той ще се покаже под „Този ​​човек ще бъде добавен“.

1. Повторете^(Repeat) стъпка 4, докато не добавите всички, които искате в групата. След това изберете бутона Добавяне^(Add) .
2. Изберете Затвори^(Close) .
3. Изпратете имейл до групата, която сте създали, като изберете Ново съобщение^{(New message)} .

1. В полето До^(To) започнете да въвеждате името на създадената от вас група и я изберете от списъка, който се показва.

Лесна работа. Но какво ще стане, ако трябва да добавите или премахнете хора от групата? Прочетете нататък.

Как да редактирате група контакти^{(Contact Group)} в Outlook Online

Microsoft направи лесно редактирането на група контакти, без изобщо да напуска Outlook Online . Някои стъпки може да са малко по-различни в зависимост от това как вашата организация е конфигурирала Microsoft 365 , но стъпките по-долу трябва да ви отведат до там.

1. В левия прозорец под Групи^(Groups) изберете групата, която искате да редактирате.
2. В записа на тази група изберете иконата Още^(More) (три точки/елипса).

1. Изберете Настройки^(Settings) . (В зависимост от това как Outlook е конфигуриран за вашата организация, може да видите опция за добавяне на членове^{(Add members)} направо от иконата Още.)

1. В панела Настройки^{(Group Settings)} на групата, който се показва вдясно, изберете Редактиране на група^{(Edit group)} .

1. Изберете раздела Членове^{(Members )} . 
2. Оттам можете да добавите членове или да ги изтриете от групата, като изберете иконата X до записа за човека, който искате да премахнете.

1. Ако сте добавили членове към групата, изберете бутона Добавяне^(Add) . В противен случай изберете Close .

Друг начин^(Way) за редактиране на групи от контакти^{(Edit Contact Groups)} в Outlook Online

В зависимост от това как е конфигуриран Outlook , може също да можете да редактирате групи с контакти, като следвате тези стъпки:

1. Отидете в секцията Хора^{(People )} на Outlook (вдясно от иконата  на Календар ).^(Calendar)

1. В левия панел в секцията Групи^(Groups) изберете Собственик^(Owner) , за да покажете групите, които сте създали.

1. Изберете^(Select) групата, която искате да редактирате от списъка.
2. Изберете Управление на членовете на групата^{(Manage group members)} .

1. Оттам можете да добавяте членове или да изтривате съществуващи членове, като изберете X до запис.

Как да създадете група за контакти^{(Contact Group)} в настолното приложение на Outlook^{(Desktop App)}

Създаването на група с контакти в настолната версия на Outlook е още по-лесно, отколкото в онлайн версията.

1. Стартирайте Outlook и изберете иконата Хора^(People) близо до долния ляв ъгъл (където превключвате между имейл, задачи, хора и календар).

1. След това от лентата с инструменти изберете Нова група за контакти^{(New Contact Group)} . (Ако вашата организация използва Microsoft 365 , може да видите и бутон Нова група^{(New Group)} . За нашите цели ще използваме Нова група за контакти^{(New Contact Group)} , за да улесним груповите имейли.)

1. В прозореца на групата за контакти^{(Contact Group)} , който се показва, дайте име на групата си с контакти и след това изберете Добавяне на членове^{(Add Members)} и изберете откъде искате да получите новите си членове. Опциите може да включват От контакти в Outlook^{(From Outlook Contacts)} , От адресна книга^{(From Address Book)} или Нов имейл контакт^{(New Email Contact)} . 

1. Един по един потърсете хората, които искате да добавите към групата с контакти. Уверете^(Make) се, че записът им е маркиран и изберете бутона Членове^(Members) (или щракнете двукратно върху записа им), за да ги добавите. Когато приключите, изберете OK .
2. Затворете прозореца, като се уверите, че сте отговорили с Да^(Yes) , ако бъдете подканени да запазите промените си.
3. Сега, когато адресирате нов имейл, можете да въведете името на групата с контакти в полето До^(To) . Вашата група за контакти ще бъде добавена. Ако желаете, можете да разширите списъка с групи и Outlook ще замени списъка с неговите членове. Имайте предвид обаче, че няма да можете да свиете списъка отново.

^(Contact)Групите с контакти се появяват като записи в адресната книга на Outlook , така че ще можете да ги намерите в този азбучен списък.

Как да редактирате група контакти^{(Contact Group)} в настолното приложение на Outlook^{(Desktop App)}

Сега нека редактираме съществуваща група контакти в настолната версия на Outlook .

1. Стартирайте Outlook и изберете иконата Хора^(People) близо до долния ляв ъгъл.
2. Намерете^(Find) и изберете групата, която искате да редактирате, в списъка си с контакти.
3. В прозореца вдясно изберете Редактиране^(Edit) . Това ще ви върне там, където можете да управлявате групата, като добавяте и/или премахвате членове.

Независимо дали използвате онлайн версията на Outlook или настолното приложение, определено си струва да отделите няколко минути, за да създадете списъци за разпространение на Outlook , които ще използвате многократно. Ще се радваш, че го направи.

How to Create a Distribution List in Outlook

If you use Outlook to сommunicate with your colleagues, you’ve probably wanted to rеpeatedly еmail a specific group whose membership changes often. For example, you may need to email all оf yoυr customer service reps everу day, but due to high tυrnover, thе list may сhange often.

You could type each person’s name or email manually every time you send an email, but quickly this can become cumbersome as the group gets larger. Not only that, but you also run the risk of inadvertently forgetting someone which could lead to office drama. That’s where a distribution list or contact group comes in!

For the most part, the terms “contact group” and “distribution list” are interchangeable. Microsoft began using the phrase “contact group,” presumably because it’s a little more intuitive than “distribution list.” 

However, there is a real distinction between the two in organizations that are using Microsoft 365. Admins of Microsoft 365 can convert existing Outlook distribution lists to “Groups,” which, in turn, gives group members access to shared libraries and collaboration spaces like Microsoft Teams, Yammer, and Planner.

While your IT department probably rules over your organization’s Outlook distribution lists—especially the dreaded and often poorly-maintained all-staff list, you can still create your own contact groups in Outlook. 

Below, we’ll walk you through how to create contact groups in Outlook for both the browser version and the desktop app. 

How to Create a Contact Group in Outlook Online

Creating a contact group in the browser version of Outlook is easy.

1. Log into your account at outlook.com or select Outlook from the app launcher if you’re already logged into Microsoft 365. If you don’t see Outlook in the app list (you will), select All apps.

1. In the left pane, under Groups, select New group.

1. In the popup, give your new group a name and description and select Create. (If your organization has enabled it, you might be prompted to create an email address for the group. In that instance, for ease of use, try to make the email address identical to the group name.)

1. Now, add members to the group. Search for people by name or by email address. Select the search result for the person you want to add to the group, and they’ll appear under “This person will be added.”

1. Repeat step 4 until you’ve added everyone you want to the group. Then select the Add button.
2. Select Close.
3. Send an email to the group you’ve created by selecting New message.

1. In the To field, begin typing the name of the group you created, and select it from the list that appears.

Easy peasy. But what if you need to add or remove people from the group? Read on.

How to Edit a Contact Group in Outlook Online

Microsoft has made it easy to edit a contact group without ever leaving Outlook Online. Some steps might be slightly different depending on how your organization has configured Microsoft 365, but the steps below should get you there.

1. In the left pane, under Groups, select the group you want to edit.
2. In that group’s entry, select the More (three dots/ellipsis) icon.

1. Select Settings. (Depending on how Outlook is configured for your organization, you might see an option to Add members straight from the More icon.)

1. In the Group Settings panel that appears on the right, select Edit group.

1. Select the Members tab. 
2. From there, you can add members or delete them from the group by selecting the X icon next to the entry for the person you want to remove.

1. If you’ve added members to the group, select the Add button. Otherwise, choose Close.

Another Way to Edit Contact Groups in Outlook Online

Depending on how Outlook is configured, you may also be able to edit contact groups by following these steps:

1. Go to the People section of Outlook (to the right of the Calendar icon). 

1. In the left pane in the Groups section, select Owner to display the groups you have created.

1. Select the group you want to edit from the list.
2. Select Manage group members.

1. From there, you can add members or delete existing members by selecting the X next to an entry.

How to Create a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Creating a contact group in the desktop version of Outlook is even more straightforward than it is in the online version.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner (where you switch between email, tasks, people, and calendar).

1. Next, from the toolbar, select New Contact Group. (If your organization is using Microsoft 365, you may also see a New Group button. For our purposes, we’ll use New Contact Group to facilitate group emails.)

1. In the Contact Group window that appears, give your contact group a name, and then select Add Members and choose where you want to get your new members from. Options might include From Outlook Contacts, From Address Book, or New Email Contact. 

1. One by one, search for the people you want to add to the contact group. Make sure their entry is highlighted, and select the Members button (or double-click their entry) to add them. When you’re finished, select OK.
2. Close out the window, making sure to respond Yes if prompted to save your changes.
3. Now, when you address a new email, you can type the name of the contact group in the To field. Your contact group will be added. If you wish, you can expand the group list, and Outlook will replace the list with its members. Be warned, though, you will not be able to collapse the list again.

Contact groups appear as entries in the Outlook address book, so you’ll be able to find them in that alphabetized list.

How to Edit a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Now let’s edit an existing contact group in the desktop version of Outlook.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner.
2. Find and select the group you want to edit in your contact list.
3. In the pane on the right, select Edit. That will bring you back to where you can manage the group by adding and/or removing members.

Whether you’re using the online version of Outlook or the desktop app, it’s definitely worth it to take a few minutes to create Outlook distribution lists you’ll use repeatedly. You’ll be glad you did.

Related posts

• Как да препращате имейли от Outlook към Gmail

• Как да създадете падащ списък в Excel

• Как да създадете преки пътища на Microsoft Outlook за имейл и задачи

• Търсете имейл в Outlook по подател, дата, ключова дума, размер и др

• Автоматично преместване на имейли в папки в Outlook с помощта на правила

• Крайно ръководство за поправяне на повреден или повреден Word файл

• Как да създадете етикети в Word от електронна таблица на Excel

• Как да синхронизирате контакти в Outlook с Android, iPhone, Gmail и др

• Използвайте прозореца за наблюдение на Excel, за да наблюдавате важни клетки в работна книга

• Как да добавите музика към презентации на PowerPoint

• Какво е Microsoft MyAnalytics и как да го използвам?

• 13 съвета и трика за OneNote за по-добро организиране на вашите бележки

• Как да зададете отговорите извън офиса в Outlook

• Бързо добавяне на съдържание към Word Doc

• Как да защитите сигурно с парола файл на Excel

• Как да коригирате проблема с бавното зареждане на Outlook

• Експортирайте контакти от Outlook, Outlook Express и Windows Live Mail

• Как да направите контролен списък в Excel

• OneDrive за училище или работа: 8 съвета за начинаещи

• Как да създадете блок-схема в Word и Excel