Обединяването на поща в Microsoft Word ви позволява да изпращате персонализирани писма и имейли, без да се налага да персонализирате всяко писмо. Можете да подготвите документа си по желания от вас начин и да добавите заместители за различните полета с данни, които искате да попълните динамично от източник на данни.

Например, можете да подготвите едно писмо за всичките си приятели, които питат как се справят, но с възможността да променяте имената и градовете динамично в писмото. По този начин вашето общо писмо до Джон^(John) ще споменава неговото име и неговия град, а същото писмо до Майк^(Mike) ще съдържа името на Майк^(Mike) и неговия град в писмото.

Създайте своя списък с получатели в електронна таблица на Excel^{(Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet)}

Ще трябва да съберете списък с получатели и техните данни в един източник на данни. Лесен начин да направите това е да създадете електронна таблица на Microsoft Excel и да добавите към нея всички данни на вашите получатели. След това можете да извлечете тези данни от Excel в писмото за сливане на поща^{(retrieve this Excel data into the mail merge letter)} в Microsoft Word.

1. Използвайте търсенето в менюто "Старт"^{(Start Menu)} , за да потърсите и отворите Microsoft Excel .

1. Щракнете върху раздела Начало^(Home) в лявата странична лента и изберете Празна работна книга^{(Blank workbook)} от десния страничен прозорец. Това ще създаде празен работен лист за вас.

1. Започнете^(Start) да въвеждате данни за вашите получатели на сливане на поща. Уверете^(Make) се, че използвате първия ред за заглавките на вашите данни. Ако ще въведете нечие име, използвайте Name като заглавка на първия ред и т.н.

1. В следващия пример създадохме таблица с някои данни за четирима души. Ще създадем персонализирано писмо за сливане на поща за всеки от тези хора в Microsoft Word .

1. Щракнете върху менюто Файл^(File) в горната част, изберете Запиши^(Save) от лявата странична лента и щракнете върху бутона Преглед^(Browse) .

1. Придвижете^(Navigate) се до работния плот, въведете име за вашата електронна таблица в Excel и щракнете върху бутона Запиши^(Save) , за да запазите електронната таблица на вашия работен плот. Това ще улесни намирането на вашата електронна таблица, когато я използвате в Microsoft Word .

1. Можете да затворите Microsoft Excel на вашия компютър.

Подгответе вашия документ в Microsoft Word^{(Prepare Your Document In Microsoft Word)}

Ще трябва да напишете общо писмо, което искате да изпратите до всеки от вашите получатели^{(send to each of your recipients)} . Това писмо трябва да съдържа информацията, която е обща за всички получатели. Някои примери включват писане на поздравителния ред, питане как се справят, споделяне на мислите си и т.н.

Оставете полетата празни, където искате да се показва информацията за вашите получатели. Ще добавите това по-късно, когато стартирате сливането на поща в Microsoft Word .

1. Стартирайте Microsoft Word от менюто " Старт"^{(Start Menu)} на вашия компютър.

1. Щракнете върху Начало^(Home) в лявата странична лента и изберете Празен документ^{(Blank document )} от десния страничен панел. Можете да използвате и шаблон, ако желаете.

1. Ще се отвори празен документ. Напишете писмото, което искате да изпратите на получателите си.

1. Свободни сте да използвате всякакви цветове, форматиране, стилове на шрифтове и други елементи, които искате. Създадохме следното просто писмо, което да изпратим до нашите получатели. Писмото ще има името на човека в горната част и неговия град в долната част.

1. Дръжте документа отворен, тъй като ще извършите сливането на пощата в раздела по-долу.

Създайте обединяване на поща в Microsoft Word^{(Create a Mail Merge In Microsoft Word)}

Microsoft Word ви позволява да създадете обединяване на поща с помощта на съветника стъпка по стъпка. Това ви прави изключително лесно да изберете писмото, което искате да използвате, да добавите получателите, от които се нуждаете, и динамично да промените съдържанието на писмото.

1. Докато писмото ви все още е отворено в Word , щракнете върху раздела^(Mailings) Изпращания в горната част, изберете опцията Стартиране на сливане на поща^{(Start Mail Merge)} и изберете Съветник за сливане стъпка по стъпка^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} .

1. От дясната страна на екрана ви ще се появи нов панел. Под първия раздел, който казва Избор на тип документ^{(Select document type)} , изберете Букви^(Letters) . Можете да изберете имейл съобщения,^{(E-mail messages)} ако искате да изпратите писмото си по имейл.
   
   След това щракнете върху Напред: Стартов документ^{(Next: Starting document)} в долната част, за да продължите.

1. На следващия екран Word ще попита кой документ искате да използвате за сливане на поща. Щракнете върху опцията Използване на текущия документ^{(Use the current document)} , за да използвате текущото си писмо за задачата.
   
   Ако писмото ви е в друг файл на Word , щракнете върху ^(Word)Старт от съществуващ документ,^{(Start from existing document)} за да отворите този файл.
   
   След това щракнете върху Напред: Изберете получатели^{(Next: Select recipients)} в долната част.

1. Под секцията Избор на получатели^{(Select recipients)} изберете Използване на съществуващ списък^{(Use an existing list)} . Това е така, защото вече сте създали електронна таблица на Excel , съдържаща данните на вашите получатели.
   
   Можете да изберете опцията Въведете нов списък^{(Type a new list)} , ако все още нямате събрани данни за вашите получатели.
   
   След това щракнете върху Преглед^(Browse) , за да импортирате вашата електронна таблица в Excel.

1. Придвижете^(Navigate) се до работния плот и щракнете двукратно върху електронната таблица на Excel , която сте създали по-рано. Това ще отвори електронната таблица в Microsoft Word .
2. Word ще попита кой лист искате да използвате от вашата електронна таблица. Изберете листа, който съдържа вашите данни, отметнете опцията Първи ред данни съдържа заглавки на колони^{(First row of data contains column headers)} и щракнете върху OK .

1. Word ви позволява да изберете получателите, които искате да използвате за обединяване на поща, ако не искате да използвате всички, които са в списъка. Поставете отметка^(Checkmark) в квадратчетата за хората, които искате да включите в писмата си.
   
   Можете да използвате опциите за прецизиране под списъка, за да сортирате и филтрирате вашите получатели. Сортирането^(Sorting) ви позволява да сортирате вашите записи във възходящ и низходящ ред. Филтрирането^(Filtering) ви позволява да сравните полетата и да филтрирате тези, от които не се нуждаете.
   
   Накрая щракнете върху OK в долната част.

1. Щракнете върху Напред: Напишете писмото^{(Next: Write your letter)} си в долната част.
2. Следващият екран ви позволява да използвате полетата си с данни във вашето писмо. За да използвате това, поставете курсора си там, където искате да добавите поле за данни в писмото и щракнете върху Още елементи^{(More items )} в десния страничен прозорец.

1. Изберете полето за данни, което искате да добавите, и щракнете върху Вмъкване^(Insert) в долната част.

1. Ще искате да добавите всичките си полета с данни към писмото, така че вашите писма да съдържат цялата необходима информация. След това щракнете върху Напред: Преглед на вашите писма^{(Next: Preview your letters)} .

1. Можете да прегледате писмата, които ще бъдат генерирани в резултат на вашето сливане на поща. Щракнете върху иконите със стрелки наляво и надясно, за да видите буквите за всеки от вашите получатели.
   
   След това щракнете върху Напред: Завършете сливането^{(Next: Complete the merge)} .

1. Вече можете да щракнете върху Печат^(Print) , за да отпечатате тези персонализирани букви, или да изберете Редактиране на отделни букви^{(Edit individual letters)} , за да редактирате тези букви.

Обединяването на поща^(Mail) наистина е чудесна функция за спестяване на време в Microsoft Word^{(feature in Microsoft Word)} .

Знаете ли, че можете да обедините няколко документа заедно в Word^{(merge multiple documents together in Word)} ? Това ще помогне, ако вече сте написали своите персонализирани писма и искате да ги комбинирате в един файл.

How To Create a Mail Merge In Microsoft Word

Mаil merge in Microsoft Word allows you to send personalized letters and emails without having to customize each letter. You can prepare your document the way you want and add placeholders for the various data fields that you want to dynamically fill from a data source.

For example, you can prepare a single letter for all your friends asking how they’re doing but with the ability to change the names and cities dynamically in the letter. This way, your generic letter to John will mention his name and his city, and the same letter to Mike will have Mike’s name and his city on his letter.

Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet

You’ll need to gather a list of recipients and their data into a single data source. An easy way to do this is to create a Microsoft Excel spreadsheet and add all your recipients’ data to it. You can then retrieve this Excel data into the mail merge letter in Microsoft Word.

1. Use the Start Menu search to search for and open Microsoft Excel.

1. Click the Home tab in the left sidebar and choose Blank workbook from the right-hand side pane. This’ll create a blank worksheet for you.

1. Start entering data for your mail merge recipients. Make sure to use the first row for the headers of your data. If you’re going to enter someone’s name, use Name as the header in the first row, and so on.

1. In the following example, we’ve created a table with some data for four people. We’ll create a personalized mail merge letter for each of these people in Microsoft Word.

1. Click the File menu at the top, choose Save from the left sidebar, and click the Browse button.

1. Navigate to your desktop, enter a name for your Excel spreadsheet, and click the Save button to save the spreadsheet to your desktop. This’ll make finding your spreadsheet easier when you use it in Microsoft Word.

1. You can close Microsoft Excel on your computer.

Prepare Your Document In Microsoft Word

You’ll need to write a generic letter that you want to send to each of your recipients. This letter should contain the information that’s common to all recipients. Some examples include writing the greeting line, asking how they’re doing, sharing your thoughts, and so on.

Keep the fields blank where you want your recipients’ information to appear. You’ll add that later when you start the mail merge in Microsoft Word.

1. Launch Microsoft Word from the Start Menu on your computer.

1. Click Home in the left sidebar and choose Blank document from the right-hand side pane. You can use a template as well if you want.

1. A blank document will open. Write the letter you want to send to your recipients.

1. You’re free to use any colors, formatting, font styles, and other items you want. We’ve created the following simple letter to send to our recipients. The letter will have the person’s name at the top and their city at the bottom.

1. Keep the document open as you’ll do the mail merge in the section below.

Create a Mail Merge In Microsoft Word

Microsoft Word lets you create a mail merge using the step-by-step wizard. This makes it extremely easy for you to choose the letter you want to use, add the recipients you need, and dynamically change the content of the letter.

1. While your letter is still open in Word, click the Mailings tab at the top, select the Start Mail Merge option, and choose Step-by-Step Mail Merge Wizard.

1. A new pane will appear on the right-hand side of your screen. Under the first section that says Select document type, choose Letters. You can choose E-mail messages if you want to send your letter via an email.
   
   Then click Next: Starting document at the bottom to continue.

1. On the following screen, Word will ask what document you want to use for mail merge. Click the Use the current document option to use your current letter for the task.
   
   If your letter is in another Word file, click the Start from existing document to open that file.
   
   Then click Next: Select recipients at the bottom.

1. Under the Select recipients section, select Use an existing list. This is because you’ve already created an Excel spreadsheet containing your recipients’ data.
   
   You can select the Type a new list option if you don’t already have your recipients’ data gathered.
   
   Then click Browse to import your Excel spreadsheet.

1. Navigate to your desktop and double-click the Excel spreadsheet you created earlier. This’ll open the spreadsheet in Microsoft Word.
2. Word will ask which sheet you’d like to use from your spreadsheet. Select the sheet that contains your data, checkmark the First row of data contains column headers option, and click OK.

1. Word lets you select the recipients you want to use for mail merge if you don’t want to use everyone that’s on the list. Checkmark boxes for the people that you want to include in your letters.
   
   You can use the refine options beneath the list to sort and filter your recipients. Sorting lets you sort your records in ascending and descending orders. Filtering lets you compare the fields and filter out the ones you don’t need.
   
   Finally, click OK at the bottom.

1. Click Next: Write your letter at the bottom.
2. The following screen lets you use your data fields in your letter. To use this, put your cursor where you want to add a data field in the letter and click More items on the right-hand side pane.

1. Choose the data field you want to add and click Insert at the bottom.

1. You’ll want to add all your data fields to the letter so that your letters have all the required information in them. Then click Next: Preview your letters.

1. You can preview the letters that will be generated as the result of your mail merge. Click the left and right arrow icons to view letters for each of your recipients.
   
   Then click Next: Complete the merge.

1. You can now click Print to print these personalized letters or select Edit individual letters to edit these letters.

Mail merge is indeed a great time-saving feature in Microsoft Word.

Did you know you could merge multiple documents together in Word? That’ll help if you’ve already written your personalized letters and you want to combine them into a single file.

Related posts

• Как да покажете броя на думите в Microsoft Word

• Направете OpenOffice Writer да изглежда и функционира повече като Microsoft Word

• Как да изтриете страница в Microsoft Word

• Как да рисувате в Microsoft Word

• Промяна на мерните единици в Microsoft Word

• Как да печатате върху плик в Microsoft Word

• Как да поправите грешка в отметката не е дефинирана в Word

• Как да добавите нови шрифтове към Microsoft Word

• Microsoft Word не отговаря? 8 начина да го поправите

• Как да диктувате документи в Microsoft Word

• Какво представлява Microsoft Teams и как работи?

• Как да покажете, приемете или скриете редакциите в Microsoft Word

• Как да обедините няколко Word документи заедно

• 9 начина да отворите документ на Word без Word

• Как да получите Microsoft Word безплатно

• Как да експортирате имейлите си от Microsoft Outlook в CSV или PST

• Коригирайте грешката „Word не може да стартира конвертора MSWRD632.WPC/SSPDFCG_x64.CNV“

• Използвайте Spike, за да изрежете и поставите множество текстови елементи в Word

• Как да създадете и стартирате макрос в Word

• Как да отворите Word и Excel в безопасен режим