Използването на падащ списък в Excel може значително да намали времето, необходимо за въвеждане на данни в електронна таблица^{(enter data into a spreadsheet)} . За щастие е много лесно да създадете падащ списък в Excel .

Има няколко метода за това, от прости до напреднали. Ще научите всички начини да го направите в тази статия.

Създайте падащ списък^{(Drop Down List)} в Excel : прост метод^(Method)

Най-лесният начин да създадете падащ списък в Excel е като въведете списъка ръчно. Това е идеално за ситуации, в които имате нужда само от падащ списък в една клетка и не е необходимо да го актуализирате често.

Например, ако изпращате на хората файл, където искате да попълнят някои полета, и едно поле има прост списък с възможности за избор, този метод е идеален.

За да създадете падащ списък с помощта на простия метод:

1. Изберете клетката или клетките, където искате да създадете своя списък.

2. Изберете Данни^(Data) от менюто и изберете Проверка^{(Data Validation)} на данни на лентата.

3. Това ще отвори прозорец за проверка на данни. ^{(Data Validation)}Изберете падащия списък под Разрешаване^(Allow) и изберете Списък^(List) .

4. Това ви позволява ръчно да въведете елементите, които искате в списъка си. Просто^(Just) въведете всеки елемент в полето Източник^(Source) , като всеки елемент е разделен със запетаи.

5. Изберете OK . Сега ще видите, че избраната от вас клетка има стрелка за падащо меню до нея. Когато изберете тази стрелка, ще видите всички елементи, които сте въвели, включени в този списък.

Въпреки че това е най-бързият метод за създаване на падащ списък в Excel , той е и най-трудният за поддръжка. Промяната на списъка изисква връщане в настройките за валидиране и актуализиране на полето Източник^(Source) .

Ако създадете много от този вид падащи списъци в Excel , може да отнеме много работа, за да ги промените. Ето защо е важно да използвате този метод само за отделни клетки и за списъци, които не очаквате да променяте.

Създайте падащ списък^{(Drop Down List)} в Excel : с помощта на диапазон

Ако искате по-гъвкаво решение, можете да изтеглите елементи за вашия списък от редица други клетки^{(a range of other cells)} в Excel.

Да го направя:

1. Първо^(First) , избройте всички елементи, които искате във вашия списък, във всяка колона от клетки. Можете да ги въведете в текущата електронна таблица или във всеки друг лист.

2. Повторете процеса по-горе, за да изберете клетката и да стартирате прозореца за проверка^{(Data Validation)} на данните . Задайте полето Разрешаване^(Allow) на Списък^(List) . Този път, вместо да пишете каквото и да е в полето Източник^(Source) , изберете иконата със стрелка нагоре вдясно от това поле. Това е опцията за избор на диапазон, която ви позволява да изберете полето, от което искате да изтеглите елементите от списъка си.

3. Ще видите, че прозорецът за проверка^{(Data Validation)} на данните се свива, за да можете да видите целия лист. Плъзнете показалеца на мишката надолу по целия диапазон от клетки, които включват всички елементи от списъка, които искате да включите. Когато приключите с това, изберете иконата със стрелка надолу вдясно от полето за избор. Това отново ще разшири прозореца за проверка^{(Data Validation)} на данните .

4. Ще видите, че избраният от вас диапазон сега се появява в полето Източник^(Source) . Просто^(Just) изберете OK , за да приемете тези настройки.

5. Сега, когато изберете стрелката за падащо меню вдясно от клетката, която сте конфигурирали като падащ списък, ще видите всички включени елементи от диапазона, който току-що сте избрали.

Хубавото на този подход е, че можете да промените всеки от елементите в този списък, просто като промените която и да е клетка в диапазона. Всяка промяна, която направите там, ще актуализира всеки падащ списък, който сте създали, където сте избрали този диапазон като източник.

Този метод е най-добрият, когато искате да форматирате много клетки^{(format a lot of cells)} в падащо меню, като използвате едни и същи елементи от списъка. Можете да накарате съдържанието на един диапазон да контролира елементите за всички тези списъци и няма значение колко има.

Добавяне на елементи към вашия списък

В допълнение към промяната на елементите във вашия диапазон, за да актуализирате списъците си, можете също да добавяте нови елементи. Няма да можете да добавите елемент в края на диапазона, тъй като изборът на диапазон е ограничен от първата и последната клетка, които сте избрали.

Вместо това ще трябва да вмъкнете нов запис някъде в средата на диапазона. Excel динамично ще актуализира вашия избор на диапазон в настройките за проверка на данните, за да включи новия диапазон, който сте увеличили с една клетка.

Да го направя:

1. Щракнете с десния бутон върху която и да е клетка в диапазона на източника и изберете Вмъкване^(Insert) от падащото меню.

2. В малкия прозорец за избор изберете Shift клетки надолу^{(Shift cells down)} и изберете OK . Това ще измести всички клетки в диапазона надолу с една, като вмъкне празна клетка, където сте избрали.

3. Въведете новия елемент, който искате да добавите, в празната клетка, която току-що създадохте.

Сега, когато изберете иконата със стрелка надолу^{(down arrow icon)} вдясно от клетката на падащия списък, която сте създали, ще видите новия елемент, който току-що добавихте в диапазона.

Това е лесен начин да добавите нови елементи към падащия списък, но изисква няколко допълнителни стъпки. Със сигурност не е толкова просто, колкото просто да добавите нов елемент в края на вашия диапазон.

Ако искате да направите това, просто ще трябва да промените начина, по който сте конфигурирали проверката на данните^{(data validation)} за вашия диапазон. Можете да научите как да направите това в следващия раздел.

Динамично добавяне на елементи^(Items) към вашия списък

За по-удобен начин за добавяне на елементи към падащия списък само чрез въвеждане на новия елемент в края на конфигурирания ви диапазон, ще трябва да използвате функцията ^(function)OFFSET .

С избрана клетка от падащия списък, изберете Данни^(Data) от менюто и Проверка на данни^{(Data Validation)} от лентата.

В прозореца за проверка^{(Data Validation)} на данните променете източника на следното:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Променете $E$1 и $E:$E във формулата^{(the formula)} , за да използвате буквата на колоната, в която сте въвели своя списък с елементи. Изберете OK^{(Select OK)} , за да потвърдите тази нова конфигурация за валидиране на данни .^{(Data Validation)}

Ето как работи формулата:

Аргументите 0 във функцията OFFSET й казват да не прилага никакво отместване към колони или редове.
Изходът на функцията COUNTA казва на функцията OFFSET височината на диапазона.
Функцията COUNTA отчита броя на клетките, които не са празни в колоната, която съдържа вашия диапазон.

Сега, когато добавите нова стойност към тази колона, параметърът на височината на функцията OFFSET се увеличава с едно, а функцията OFFSET връща целия диапазон, актуализиран, за да включва вашия нов запис.

За да видите това в действие, просто добавете нов запис към гамата си от артикули. Изберете стрелката за падащо меню вдясно от падащата ви клетка и ще видите новия си запис да се показва в падащия списък.

Имайте предвид, че може да се наложи да използвате лентата за превъртане вдясно, ако списъкът ви с елементи е дълъг.

Премахване на падащ списък в Excel

И накрая, ако някога искате да премахнете опцията за падащо меню от която и да е от клетките, в които сте настроили това, просто изберете тази клетка и отворете отново прозореца за проверка^{(Data Validation)} на данните .

Променете падащото меню Разрешаване на ^(Allow)Всяка стойност^{(Any value)} и изберете OK .

След като промените тази настройка, ще видите, че клетката ще се върне към нормалното.

Създаване на падащи списъци в Excel

Създаването на падащ списък в Excel е лесно и имате много опции, от които да избирате. Избраният от вас метод зависи само от това колко клетки планирате да активирате с един списък с елементи и колко гъвкав искате да бъде списъкът с елементи. Ако планирате често да променяте елементите от списъка, тогава определено използвайте динамичния подход.

How to Create a Drop Down List in Excel

Using a droрdown list іn Excel can greatly reduce the time it may take to enter data into a spreadsheet. Thankfully, it’s very easy to create a dropdown list in Excel.

There are a few methods to do this, from simple to advanced. You’ll learn every way to do it in this article.

Create a Drop Down List in Excel: Simple Method

The easiest way to create a dropdown list in Excel is by entering the list manually. This is ideal for situations where you only need a dropdown list in a single cell and you don’t need to update it frequently.

For example, if you’re sending people a file where you want them to fill out some fields, and one field has a simple list of choices, this method is ideal.

To create a drop down list using the simple method:

1. Select the cell or cells where you want to create your list.

2. Select Data from the menu, and select Data Validation on the ribbon.

3. This will open a Data Validation window. Select the dropdown list under Allow and select List.

4. This allows you to type the items you want in your list manually. Just type each item into the Source field with each item separated by commas.

5. Select OK. Now you’ll see that the cell you selected has a dropdown arrow next to it. When you select this arrow, you’ll see all of the items you typed out included in this list.

While this is the fastest method to create a dropdown list in Excel, it’s also the hardest to maintain. Modifying the list requires going back into the validation settings and updating the Source field.

If you create a lot of this kind of dropdown lists in Excel, it could take a lot of work modifying these. This is why it’s important to only use this method for single cells, and for lists that you don’t expect to change.

Create a Drop Down List in Excel: Using a Range

If you’d like a more flexible solution, you can pull items for your list from a range of other cells in Excel.

To do this:

1. First, list all of the items you want in your list into any column of cells. You can enter these on the current spreadsheet, or on any other sheet.

2. Repeat the process above to select the cell and launch the Data Validation window. Set the Allow field to List. This time, instead of typing anything into the Source field, select the up arrow icon to the right of this field. This is the range selection option that lets you select the field where you want to pull your list items from.

3. You’ll see the Data Validation window collapse so you can see the entire sheet. Drag the mouse pointer down the entire range of cells that include all of the list items you want to include. When you’re done doing this, select the down arrow icon to the right of the selection field. This will expand the Data Validation window again.

4. You’ll see the range you selected now appears in the Source field. Just select OK to accept these settings.

5. Now, when you select the dropdown arrow to the right of the cell you’ve configured as a dropdown list, you’ll see all of the items included from the range you just selected.

The nice thing about this approach is that you can change any of the items in that list just by modifying any cell in the range. Any change you make there will update every dropdown list you created where you selected this range as the source.

This method is best when you want to format a lot of cells into a dropdown using the same list items. You can have the contents of a single range control the items for all of those lists, and it doesn’t matter how many there are.

Adding Items to Your List

In addition to changing items in your range to update your lists, you can also add new items. You won’t be able to add an item to the end of the range, because your range selection is limited by the first and last cells you’ve selected.

Instead, you’ll need to insert a new entry somewhere in the middle of the range. Excel will dynamically update your range selection in the data validation settings to include the new range that you’ve increased by one cell.

To do this:

1. Right-click any cell in your source range, and select Insert from the dropdown menu.

2. In the small selection window, select Shift cells down, and select OK. This will shift all cells in the range down by one, inserting a blank cell where you’ve selected.

3. Type the new item you want to add into the empty cell you’ve just created.

Now, when you select the down arrow icon to the right of the dropdown list cell you created, you’ll see the new item you just added in the range.

This is an easy way to add new items to your dropdown list, but it does require a few extra steps. It certainly isn’t anywhere as simple as just adding a new item to the end of your range.

If you would like to do that, you’ll just need to change how you’ve configured the data validation to your range. You can learn how to do this in the next section.

Dynamically Adding Items to Your List

For a more convenient way to add items to your dropdown list just by typing the new item at the end of your configured range, you’ll need to use the OFFSET function.

With the dropdown list cell selected, select Data from the menu and Data Validation from the ribbon.

In the Data Validation window, change the Source to the following:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Change $E$1 and $E:$E in the formula to use the letter of the column where you’ve entered your list of items. Select OK to confirm this new Data Validation configuration.

Here’s how the formula works:

The 0 arguments in the OFFSET function tell it not to apply any offset to columns or rows.
The output of the COUNTA function tells the OFFSET function the height of the range.
The COUNTA function counts the number of cells that aren’t empty in the column that contains your range.

Now, whenever you add a new value to that column, the height parameter of the OFFSET function increases by one, and the OFFSET function returns the entire range, updated to include your new entry.

To see this in action, just add a new entry to your range of items. Select the dropdown arrow to the right of your dropdown cell, and you’ll see your new entry appear in the dropdown list.

Keep in mind that you may need to use the scroll bar on the right if your list of items is long.

Removing a Drop Down List in Excel

Finally, if you ever want to remove the dropdown option from any of the cells where you’ve set this up, just select that cell and open the Data Validation window again.

Change the Allow dropdown to Any value and select OK.

Once you change this setting, you’ll see that the cell will turn back to normal.

Creating Drop Down Lists in Excel

Creating a dropdown list in Excel is easy, and you have plenty of options to choose from. The method you choose just depends on how many cells you plan to enable with one list of items, and how flexible you’d like the list of items to be. If you plan to change the list items frequently, then definitely use the dynamic approach.

Цветан Келешев

About the author

Аз съм рецензент на софтуер и експерт по продуктивността. Преглеждам и пиша софтуерни рецензии за различни софтуерни приложения, като Excel, Outlook и Photoshop. Отзивите ми са добре информирани и дават обективна представа за качеството на приложението. Пиша софтуерни ревюта от 2007 г.

Как да създадете падащ списък в Excel

Създайте падащ списък^{(Drop Down List)} в Excel : прост метод^(Method)