Отчетът^{(A Report)} е инструмент, използван за обобщаване и представяне на данни в организиран формат, обикновено отпечатан. Отчетите^(Reports) и формулярите^(Forms) са подобни, но формулярите се използват за преглед, въвеждане и редактиране на данни и предоставят подробен поглед върху записите и обикновено се показват на екрана. Отчетите^{(Reports )} се използват за преглед на информация, обобщаване и групиране на данни и се преглеждат на екрана, но обикновено се отпечатват.

Инструменти за проектиране на отчети в Access

• Отчет^(Report) : Създайте основен отчет^(Report) за данни в текущата заявка^(Query) или таблица^(Table) , който може да добавя групи^(Groups) или общо^(Total)
• Дизайн на отчет^{(Report Design)} : Създайте нов празен отчет^{(Blank Report)} в изглед за проектиране^{(Design View)} . Можете да правите разширени промени в дизайна на отчета^(Report) , като например добавяне на персонализирани типове контроли и добавяне на кодове.
• Празен отчет^{(Blank Report)} : Създайте нов празен отчет^{(Blank Report)} , за да можете да вмъкнете полета^{(Fields)(Fields)} и да проектирате отчета^(Report) .
• Съветник за отчети^{(Report Wizard)} : Показва съветника за отчети^{(Report Wizard)} , който ви помага да създадете прост персонализиран отчет^(Report) .
• Етикети^(Labels) : Покажете съветника за етикети,^{(Label Wizard)} за да създадете стандартни или персонализирани етикети.

Как да създадете отчет^(Report) с помощта на Microsoft Access

1] Създайте ^(Create)отчет^(Report) с помощта на инструмента за отчети^{(Report Tool)}

Отидете на раздела Създаване^(Create) в групата отчети^{(Report Group)} , щракнете върху групата отчети^{(Report Group)} . Бързо се създава отчет . ^(Report)За разлика от Формуляр^(Form) , отчетите^(Reports) не могат да бъдат редактирани, но можете да промените своя отчет^(Report) , като коригирате колоната; като щракнете върху колоната, ще се появи жълта рамка и можете да плъзнете ръба на колоната до предпочитаната от вас дължина.

За да изтриете^(Delete) колона или ред, не искате. Щракнете с десния бутон^{(Right Click)} върху реда или колоната и щракнете върху Изтриване^(Delete) . Отчетът трябва да бъде променен в изгледа на ^(Report)оформлението^{(Layout View)} .

2] Създайте ^(Create)отчет^(Report) с помощта на дизайн^{(Report Design)} на отчет

В групата  отчети^{(Report Group)} изберете  Дизайн на отчет^{(Report Design)} ; ще ви отведе до екрана  Design View  . Изгледът за  дизайн^{(Design View)}  е наслоен в секции като  горен колонтитул на страница^{(Page Header)} ,  подробности^(Details) и  долен колонтитул на страница^{(Page Footer)} .

За да добавите данни към празното оформление, щракнете върху  Свойство^(Property) , след това щракнете върху стрелката на падащото меню в горната част на  листа със свойства,^{(Property Sheet,)}  сега изберете  Отчет^(Report) . Щракнете върху  Данни^(Data) . От падащото меню  Източник на запис изберете вашата ^{(Record Source)}заявка^(Query)  или  таблица ^(Table ) , която искате да използвате във вашия  отчет^(Report) .

Щракнете върху  Добавяне на съществуващи полета^{(Add Existing Fields)} . Щракнете върху  полетата^(Fields) , които искате да добавите към отчета^(Report) , и ги плъзнете в секцията с подробности. ^{(Detail Section. )}

Отидете на Преглед за печат^{(Print Preview)} . Ще видите своя отчет^(Report) в разпечатан изглед. В долния ляв ъгъл на  изгледа за печат^{(Print View)} има  бутони за навигация^{(Navigation Buttons)}  , които ви позволяват да навигирате през  отчета^(Report) .

За да се върнете към  изгледа за дизайн^{(Design View)} , затворете  визуализацията за печат^{(Print Preview)} ,  като щракнете върху бутона  Затвори ^{(Close the)} изгледа за печат^{(Print View button)}  в горния десен ъгъл на прозореца.

3] Създайте ^(Create)отчет^(Report) , като използвате празен отчет^{(Blank Report)}

В раздела Създаване^(Create) в групата отчети^{(Reports Group)} изберете инструмента за ^(Tool)празен отчет^{(Blank Report)} .

Отдясно на прозореца Инструменти за оформление на отчета^{(Report Layout Tools Window)} изберете Добавяне на съществуващи полета^{(Add Existing Fields)} . Има списък с полета^{(Field List)} ; щракнете върху полето и плъзнете полето до празното място. След това отидете на Print Preview ; ще видите разпечатка на вашия отчет^(Report) .

4] Създайте ^(Create)отчет^(Report) с помощта на съветника за^{(Report Wizard)} отчети

В групата за отчети^{(Report Group)} изберете Съветник^{(Report Wizard)} за отчети, ще се появи диалогов^{(Report Wizard Dialog Box)} прозорец на съветника за отчети .

В диалоговия^{(Dialog Box)} прозорец изберете таблицата и полетата^(Fields) , които желаете да бъдат във вашия отчет^(Report) . С натискане на тези бутони (>, >>, <, <<). След това щракнете върху Напред^{( Next)} .

В съветника^(Wizard) ще бъде зададен въпрос „Искате ли да добавите нива на групиране^{(Grouping Levels)} ? Изберете нивото на групиране^{(Grouping Level)} , от което се нуждаете, след това Напред^(Next) .

Изберете реда на сортиране^{(Sort Order)} , в който искате да бъде вашият отчет^(Report) , от падащото меню и бутон до падащото меню, където можете да избирате от възходящ^(Ascending) или низходящ^(Descending) ред. След това Следващ^(Next) .

Можете да изберете как искате да оформите отчета^(Report) си . Можете да изберете опциите; Колонна^(Columnar) , Таблична^{(Tabular, )} и Разширена^{(Justified, )} и можете да изберете ориентацията^{(Orientation)} на оформлението, Портрет^(Portrait) или Пейзаж^(Landscape) . След това Напред^(Next)

Можете да изберете заглавието^{(Title )} и да прегледате отчета^{(Preview the Report)} или да промените дизайна на отчета^{(Modify the Report Design)} . След това Завършете^(Finish) .

5] Създаване на етикети

1. Щракнете върху Етикети^(Labels) в групата отчети^{(Report Group)} . Ще се появи диалогов прозорец^{(Dialog box)} .
2. Можете да изберете желания размер. Мерна единица^{(Unit of Measure)} , тип етикет^{(Label Type,)} и филтър на производителя^{(Filter of the Manufacturer)} , след това Next.
3. Изберете име на шрифта^{(Font Name)} , размер^{(Font Size)} на шрифта, тегло^{(Font Weight)} на шрифта и цвят на текста^{(Text Color)} . След това Напред^(Next) .
4. Изберете полетата^(Fields) , които искате на вашия пощенски етикет^{(Mailing Label)} .
5.  Сортирайте ^(Sort)полетата^{( Fields)} си . Следващия.^{( Next.)}
6. Можете да изберете заглавие^{(Title )} и да прегледате етикета^{(Preview the Label)} или да промените дизайна на етикета^{(Modify the Label Design)} .
7. След това щракнете върху Готово^(Finish) . Създава се етикет^(Label) .
8. Можете да видите вашите етикети^(Labels) в Print View.

Това е всичко.

Прочетете по-нататък^{(Read next)} : Как да създадете база данни в Microsoft Access^{(How to create a Database in Microsoft Access)} .

How to create a Report using Microsoft Access

A Report is a tool used to summarize and present data in an organized format, usually printed. Reports and Forms are similar, but Forms are used to view, input, and edit data and provide a detailed look at records and usually shown on screen. Reports are used to view information, summarize, and group data and be viewed on screen but generally printed.

Report Design Tools in Access

• Report: Create a basic Report of data in the current Query or Table that can add Groups or Total
• Report Design: Create a new Blank Report in Design View. You can make advanced design changes to the Report, such as adding custom control types and adding codes.
• Blank Report: Create a new Blank Report so that you can insert Fields and design the Report.
• Report Wizard: Displays the Report Wizard that helps you to create a simple customized Report.
• Labels: Display the Label Wizard to create standard or custom labels.

How do you create a Report using Microsoft Access

1] Create a Report using the Report Tool

Go to the Create tab in the Report Group, click the Report Group. A Report is created quickly. Unlike Form, Reports cannot be edited, but you can modify your Report by adjusting the column; by clicking on the column, a yellow border will appear, and you can drag the edge of the column to your preferred length.

To Delete a column or row, you do not want. Right Click the row or column and click Delete. The Report should be modified in the Layout View.

2] Create a Report using Report Design

In the Report Group, select Report Design; it will take you to the Design View display. The Design View is layered in sections such as Page Header, Details, and Page Footer.

To add data to the blank layout, click Property, then click the drop-down menu’s arrow on top of the Property Sheet, now select Report. Click Data. On the Record Source drop-down menu, select your Query or Table you want to use in your Report.

Click the Add Existing Fields. Click the Fields you want to add to the Report and drag them to the Detail Section. 

Go to Print Preview. You will see your Report in printed view. On the bottom left of the Print View, there are Navigation Buttons that allow you to navigate through the Report.

To return to the Design View, close the Print Preview by clicking the Close the Print View button on the window’s top right.

3] Create a Report using a Blank Report

On the Create tab in the Reports Group, select the Blank Report Tool.

On the right of the Report Layout Tools Window, Select Add Existing Fields. There is a Field List; click the field and drag the field to the blank space. Then go to the Print Preview; you will see a printout of your Report.

4] Create a Report using Report Wizard

In the Report Group, select Report Wizard, a Report Wizard Dialog Box will appear.

In the Dialog Box, select the Table and Fields you desired to be in your Report. By pressing these buttons (>, >>, <, <<). Then click Next.

In the Wizard, a question will be asked ‘do you want to add any Grouping Levels ? Select the Grouping Level you need, then Next.

Choose the Sort Order you want your Report to be in by the drop-down menu and a button beside the drop-down menu where you can choose from Ascending or Descending order. Then Next.

You can choose how you want to layout your Report. You can select the options; Columnar, Tabular, and Justified, and you can select the Orientation of the layout, either Portrait or Landscape. Then Next

You can select the Title and Preview the Report or Modify the Report Design. Then Finish.

5] Create Labels

1. Click Labels on the Report Group. A Dialog box will pop up.
2. You can choose the size you want. The Unit of Measure, Label Type, and Filter of the Manufacturer then Next.
3. Choose the Font Name, Font Size, Font Weight, and Text Color. Then Next.
4. Select the Fields you want on your Mailing Label.
5.  Sort your Fields. Next.
6. You can choose the Title and to Preview the Label or Modify the Label Design.
7. Then click Finish. A Label is created.
8. You can view your Labels in Print View.

That’s all.

Read next: How to create a Database in Microsoft Access.

Related posts

• Как да създадете и промените заявка в Microsoft Access

• Как да създадете база данни с помощта на Microsoft Access

• Как да изградите база данни с Microsoft Access

• Достъп и използване на страницата с флагове на Microsoft Edge в Windows 11/10

• MDB Viewer Plus: Преглеждайте и редактирайте файлове с база данни на Microsoft Access

• Как да добавите библиотеки към бърз достъп в Windows 10

• Премахнете грешката за отказан достъп при достъп до файлове или папки в Windows

• Какво е троянски кон за отдалечен достъп? Предотвратяване, откриване и отстраняване

• Заместител за лесен достъп: Заменете бутона за лесен достъп с полезни инструменти

• DHCP клиентската услуга дава грешка за отказ на достъп в Windows 11/10

• Как да получите достъп до входа в центъра за администриране на Microsoft Teams

• Конфигуриране на блокиране на клиентски акаунт за отдалечен достъп в Windows Server

• 9 начина да отворите Microsoft Store в Windows -

• Как да изберете или маркирате текст в Windows

• Достъп до FTP сървър с помощта на командния ред в Windows 10

• Как да създавате таблици с Designer на таблици в Access

• Как да персонализирате съобщението за грешка "Отказан достъп" в Windows 10

• Как да стартирате Microsoft Edge в Windows 10 (12 начина) -

• Как да промените стила на решетката и цвета на фона в Access

• Windows не можа да стартира услугата, грешка 0x80070005, достъпът е отказан