Падащите списъци в Excel са мощни инструменти. Те ви позволяват да предоставите на потребителите падаща стрелка, която, когато бъде избрана, им предоставя списък с възможности за избор.

Това може да намали грешките при въвеждане на данни, защото избягва на потребителите да трябва да въвеждат директно отговори. Excel дори ви позволява да изтегляте елементите за тези падащи списъци от редица клетки.

Това обаче не спира дотук. Използвайки някои креативни начини за конфигуриране на валидиране на данни за падащи клетки, можете дори да създадете множество, свързани падащи списъци, където елементите, които са налични във втория списък,^{(available in a second list)} зависят от раздела, който потребителят е направил в първия списък.

За какво са добри^(Good) множество свързани^(Linked) падащи списъци ?

Имайте предвид, че повечето формуляри онлайн попълват вторични падащи списъци въз основа на това, което отговаряте в падащия списък преди него. Това означава, че можете да направите вашите листове за въвеждане на данни в Excel също толкова напреднали, колкото онлайн формуляри. Той ще се промени сам въз основа на отговорите на потребителя. 

Например, да приемем, че използвате електронна таблица на Excel , за да събирате компютърна информация от вашите потребители, които се нуждаят от ремонт на компютър^{(computer repairs)} . 

Опциите за влизане може да изглеждат така:

• Компютърна част^{(Computer Part)} : монитор, мишка^(Mouse) , клавиатура^(Keyboard) , базова система^{(Base System)}
• Тип на частта:
  • Монитор^(Monitor) : стъкло, корпус^(Housing) , захранващ кабел^{(Power Cord)} , вътрешна електроника^{(Internal Electronics)}
  • Мишка^(Mouse) : колело, LED светлина^{(LED Light)} , кабел^(Cord) , бутони^(Buttons) , корпус
  • Клавиатура^(Keyboard) : Ключове, Корпус^(Housing) , Мембрана^(Membrane) , Кабел^(Cord) , Вътрешна електроника^{(Internal Electronics)}
  • Основна система^{(Base System)} : корпус, бутони^(Buttons) , портове^(Ports) , захранване^(Power) , вътрешна електроника^{(Internal Electronics)} , операционна система^{(Operating System)}

Както можете да видите от това дърво, информацията, която трябва да бъде налична за избор за „Тип на част“, ​​зависи от това коя компютърна част^{(Computer Part)} потребителят избира в първия падащ списък.

В този пример вашата електронна таблица може да започне да изглежда така:

Ако създадете множество, свързани падащи списъци, можете да използвате елемента, избран от падащия списък в B1, за да управлявате съдържанието на падащия списък в B2.

Нека да разгледаме как можете да настроите това. Също така, не се колебайте да изтеглите нашия примерен лист на Excel с примера по-долу.

Създайте своя изходен лист за падащ списък^{(List Source Sheet)}

Най-чистият начин да настроите нещо подобно е да създадете нов раздел в Excel , където можете да конфигурирате всичките си елементи от падащия списък.

За да настроите тези свързани падащи списъци, създайте таблица, където заглавката в горната част са всички компютърни части, които искате да включите в първия падащ списък. След това избройте всички елементи (типове части), които трябва да се намират под това заглавие.

След това ще искате да изберете и наименувате всеки диапазон, така че когато настройвате проверката на данните^{(Data Validation)} по-късно, да можете да изберете правилния.

За да направите това, изберете всички елементи под всяка колона и наименувайте избрания диапазон по същия начин като заглавката. За да наименувате таблица, просто въведете името в полето над колоната „A“.

Например, изберете клетки от A2 до A5 и наименувайте този диапазон „Монитор“.

Повторете този процес, докато всички диапазони не бъдат наименувани по подходящ начин. 

Алтернативен начин да направите това е да използвате функцията Създаване^(Create) от селекция на Excel. ^(Selection)Това ви позволява да наименувате всички диапазони като ръчния процес по-горе, но с едно щракване.

За да направите това, просто изберете всички диапазони във втория лист, който сте създали. След това изберете Формули^(Formulas) от менюто и изберете Създаване от селекция^{(Create from Selection)} в лентата.

Ще се появи изскачащ прозорец. Уверете се, че е избран само най-горен ред^{(Top row)} и след това изберете OK .

Това ще използва стойностите на заглавката в горния ред за име на всеки от диапазоните под него. 

Настройте първия си падащ списък

Сега е време да настроите множеството си свързани падащи списъци. Да го направя:

1. Върнете се на първия лист, изберете празната клетка вдясно от първия етикет. След това изберете Данни^(Data) от менюто и изберете Проверка на данни^{(Data Validation)} в лентата.

2. В прозореца за проверка^{(Data Validation)} на данни , който се отваря, изберете Списък^(List) под Разреши^(Allow) и под Източник^(Source) изберете иконата със стрелка нагоре. Това ще ви позволи да изберете диапазона от клетки, които искате да използвате като източник за този падащ списък.

3. Изберете втория лист, където сте настроили изходните данни на падащия списък, и след това изберете само полетата на заглавката. Те ще се използват за попълване на първоначалния падащ списък в клетката, която сте избрали.

4. Изберете стрелката надолу в прозореца за избор, за да разширите прозореца за проверка^{(Data Validation)} на данните . Сега ще видите диапазона, който сте избрали, показан в полето Източник^(Source) . Изберете OK , за да завършите.

5. Сега, обратно в основния лист, ще забележите, че първият падащ списък съдържа всяко от полетата за заглавки от втория лист.

Сега, когато първият ви падащ списък е завършен, е време да създадете следващия си свързан падащ списък.

Настройте първия си падащ списък

Изберете втората клетка, за която искате да заредите списъчни елементи в зависимост от това какво е избрано в първата клетка.

Повторете процеса по-горе, за да отворите прозореца за проверка^{(Data Validation)} на данните . Изберете Списък^(List) в падащото меню Разрешаване . ^(Allow)Полето Източник^(Source) е това, което ще изтегли елементи от списъка в зависимост от това, което е избрано в първия падащ списък.

За да направите това, въведете следната формула:

=INDIRECT($B$1)

Как работи функцията INDIRECT ?

Тази функция връща валидна препратка към Excel (в този случай към диапазон) от текстов низ. В този случай текстовият низ е името на диапазона, предаден от първата клетка ($B$1). Така INDIRECT приема името на диапазона и след това предоставя валидиране на падащите данни с правилния диапазон, свързан с това име.

Забележка^(Note) : Ако конфигурирате проверката на данните за това второ падащо меню, без да изберете стойност от първото падащо меню, ще видите съобщение за грешка. Можете да изберете Да^(Yes) , за да игнорирате грешката и да продължите.

Сега тествайте новите си множество, свързани падащи списъци. Използвайте първото падащо меню, за да изберете една от частите на компютъра. Когато изберете второто падащо меню, трябва да видите съответните елементи от списъка за тази компютърна част. Това бяха типовете части в колоната на втория лист^{(on the second sheet)} , който сте попълнили за тази част.

Използване на множество свързани^{(Multiple Linked)} падащи списъци в Excel

Както можете да видите, това е много готин начин да направите вашите електронни таблици много по-динамични. Чрез попълване на следващите падащи списъци в отговор на това, което потребителите избират в други клетки^{(select in other cells)} , можете да направите вашите електронни таблици много по-отзивчиви към потребителите и данните много по-полезни.

Поиграйте със съветите по-горе и вижте какви интересни свързани падащи списъци можете да създадете във вашите електронни таблици. Споделете^(Share) някои от вашите собствени интересни съвети в секцията за коментари по-долу.

How to Create Multiple Linked Drop Down Lists in Excel

Drop-down lists іn Excel are pоwerfυl toоls. They let you provide users with a drop-down аrrow that, when selected, provides them with а list of choices.

This can reduce data-entry errors because it avoids users from having to type answers directly. Excel even lets you pull the items for those drop-down lists from a range of cells.

However, it doesn’t stop there. Using some creative ways to configure data validation for drop-down cells, you can even create multiple, linked drop-down lists, where the items that are available in a second list depend on the section the user made in the first list.

What Are Multiple Linked Drop-Down Lists Good For?

Consider that most forms online fill out secondary drop-down lists based on what you answer in the drop-down list before it. This means you can make your Excel data-entry sheets just as advanced as online forms. It will modify itself based on the user’s answers. 

For example, let’s say you’re using an Excel spreadsheet to collect computer information from your users who need computer repairs. 

The entry options might look like this:

• Computer Part: Monitor, Mouse, Keyboard, Base System
• Part Type:
  • Monitor: Glass, Housing, Power Cord, Internal Electronics
  • Mouse: Wheel, LED Light, Cord, Buttons, Casing
  • Keyboard: Keys, Housing, Membrane, Cord, Internal Electronics
  • Base System: Casing, Buttons, Ports, Power, Internal Electronics, Operating System

As you can see from this tree, the information that should be available to select for “Part Type” depends on which Computer Part the user selects in the first dropdown list.

In this example, your spreadsheet may start out looking something like this:

If you create multiple, linked drop-down lists, you can use the item selected from the drop-down list in B1 to drive the contents of the drop-down list in B2.

Let’s take a look at how you can set this up. Also, feel free to download our example Excel sheet with the example below.

Create Your Drop-Down List Source Sheet

The cleanest way to set something like this up is to create a new tab in Excel where you can configure all of your drop-down list items.

To set up these linked drop-down lists, create a table where the header at the top are all of the computer parts you want to include in the first dropdown list. Then list all of the items (part types) that should go under that header.

Next, you’ll want to select and name each range so that when you’re setting up Data Validation later, you’ll be able to select the correct one.

To do this, select all of the items under each column and name that selected range the same as the header. To name a table, you simply type the name in the field over the “A” column.

For example, select cells A2 through A5, and name that range “Monitor”.

Repeat this process until you have all of the ranges named appropriately. 

An alternative way to do this is using Excel’s Create from Selection feature. This lets you name all of the ranges like the manual process above, but with a single click.

To do this, just select all of the ranges in the second sheet that you created. Then select Formulas from the menu, and select Create from Selection in the ribbon.

A pop-up window will appear. Make sure only Top row is selected and then select OK.

This will use the header values in the top row to name each of the ranges underneath it. 

Set Up Your First Drop Down List

Now it’s time to set up your multiple, linked drop-down lists. To do this:

1. Back on the first sheet, select the blank cell to the right of the first label. Then select Data from the menu, and select Data Validation in the ribbon.

2. In the Data Validation window that opens, select List under Allow, and under Source, select the up arrow icon. This will let you select the range of cells you want to use as the source for this drop-down list.

3. Select the second sheet where you set up the drop-down list source data, and then select only the header fields. These will be used to fill out the initial drop-down list in the cell you’ve selected.

4. Select the down arrow in the selection window to expand the Data Validation window. You’ll see the range you’ve selected now displayed in the Source field. Select OK to finish.

5. Now, back on the main sheet, you’ll notice that the first drop-down list contains each of the header fields from the second sheet.

Now that your first drop-down list is finished, it’s time to create your next, linked drop-down list.

Set Up Your First Drop Down List

Select the second cell that you want to load list items for depending on what’s selected in the first cell.

Repeat the process above to open the Data Validation window. Select List in the Allow drop-down. The Source field is what will pull in list items depending on what’s selected in the first drop-down list.

To do this, enter the following formula:

=INDIRECT($B$1)

How does the INDIRECT function work?

This function returns a valid Excel reference (in this case to a range), from a text string. In this case, the text string is the name of the range passed by the first cell ($B$1). So INDIRECT takes the name of the range and then provides the drop-down data validation with the correct range associated with that name.

Note: If you configure the data validation for this second drop-down without selecting a value from the first drop-down, you’ll see an error message. You can select Yes to ignore the error and continue.

Now, test your new multiple, linked drop-down lists. Use the first drop-down to select one of the computer parts. When you select the second drop-down, you should see the appropriate list items for that computer part. These were the part types in the column on the second sheet that you filled in for that part.

Using Multiple Linked Drop-Down Lists in Excel

As you can see, this is a very cool way to make your spreadsheets much more dynamic. By filling in subsequent drop-down lists in response to what users select in other cells, you can make your spreadsheets far more responsive to users, and the data far more useful.

Play around with the tips above and see what kind of interesting linked drop-down lists you can create in your spreadsheets. Share some of your own interesting tips in the comments section below.

Related posts

• Как бързо да вмъкнете няколко реда в Excel

• Как да обедините данни в няколко файла на Excel

• Как да изтриете празни редове в Excel

• Как да използвате функцията "Говорете клетки" на Excel

• Как да вмъкнете работен лист на Excel в Word Doc

• Как да сортирате по дата в Excel

• Запазване на препратки към клетки при копиране на формула в Excel

• 3 начина за разделяне на клетка в Excel

• Кога да използвате Index-Match вместо VLOOKUP в Excel

• 4 начина да използвате отметка в Excel

• Центрирайте данните си в работния лист в Excel за отпечатване

• Google Sheets срещу Microsoft Excel – какви са разликите?

• Как да използвате абсолютни препратки в Excel

• Разширено VBA ръководство за MS Excel

• Как да местите колони в Excel

• Как да създадете VBA макрос или скрипт в Excel

• Как да създадете проста обобщена таблица в Excel

• Използвайте Spike, за да изрежете и поставите множество текстови елементи в Word

• Основно сортиране на данни с една колона и няколко колони в електронни таблици на Excel

• Как да споделяте файл на Excel за лесно сътрудничество