Като потребител, когато създавате дълъг документ в Microsoft Word , индексът е удобен инструмент за вашите потенциални читатели. Обикновено виждаме индекси на гърба на книгите. Те позволяват на читателите да търсят дума или фраза, за да намерят страницата, препращаща към тази тема.

По същия начин, в таблица на съдържанието в Microsoft Word , потребителите могат да вмъкнат индекс и след това да го актуализират автоматично. Това отнема голяма част от ръчната работа при създаването на тези страхотни референтни източници. Тук на потребителите ще бъде показано как да създадат индекса и да го актуализират в Word .

Как да създадете индекс в Word

По-долу са изброени стъпки за създаване на индекс в word.

1. Маркирайте вашите записи.
2. Редактиране или премахване на индексни записи.
3. Актуализирайте индекса.
4. Създайте^(Create) индекс автоматично^{(Index Automatically)} в Microsoft Word

Сега ще разгледаме всяка стъпка, докато продължаваме по-долу-

1] Маркирайте вашите индексни записи

Word може да изгради вашия индекс автоматично, но е достатъчно умен, за да знае кои елементи искате в него. Така че, за да могат потребителите да създадат индекс, те ще трябва да маркират записите. Това е по-голямата част от работата, която ще свършите за индекса. Но след като започнете да маркирате записи, ще можете да ги прелиствате бързо.

Отворете документа на Microsoft Word и отидете на раздела Препратки^(References) . Изберете първия си запис в индекс, като плъзнете курсора през него.

В лентата ще видите секцията Индекс^(Index) от дясната страна. Изберете бутона Маркиране на запис^{(Mark Entry)}  .

Ще се появи изскачащ прозорец, в който да опишете своя запис. Този прозорец може да остане отворен, докато избирате останалите си записи. Въведете  основния запис^{(Main entry)}  в горната част и по избор  Подзапис^(Subentry) .

След това изберете от Опции^(Options)  за кръстосана препратка, текущата страница или диапазон от страници.

Или можете да форматирате номера на страницата, който се показва в удебелен шрифт и/или курсив.

Щракнете върху Маркиране^(Mark)  за един запис или  Маркиране на всички^{(Mark All)}  , за да маркирате същия текст навсякъде във вашия документ.

Когато приключите с прозореца Маркиране на индексен запис^{(Mark Index Entry)} , щракнете върху Затвори^(Close) .

В документа записите в индекса са обозначени с XE . Ако добавите Subentry или кръстосана препратка, ще забележите това и в XE тага.

Ако не виждате вашите XE тагове, но искате да го направите, отидете в раздела Начало^(Home)  и щракнете върху бутона  Show/Hide Paragraph  .

2] Редактиране или премахване на индексни записи

Ако потребителите трябва да направят промяна в запис, например, да премахнат кръстосана препратка, те ще направят това в това поле XE. Направете промените в кавичките. Друга възможност е да премахнете маркирания запис и след това да го маркирате отново.

Също така, за да премахнете запис в индекс, изберете целия текст в и включително скобите {  } и натиснете Delete . След това можете да следвате стъпките по-горе, за да маркирате записа отново с желаните от вас промени.

3] Създайте индекса в Word

Когато сте на път да вмъкнете своя индекс, преместете курсора на мястото, което искате да го поставите в документа. След това изберете раздела Препратки^(References)  и щракнете върху  Вмъкване на индекс^{(Insert Index)} .

Преди да бъде създаден индексът, имате няколко настройки, които можете да коригирате, ако желаете. Това са Преглед за печат, ^{(Print Preview,)} Водещ на раздела, ^{(Tab Leader,)} Тип ^(Type)формати^(Formats)   и Колони.^(Columns.)

След като направите своите корекции на индекса, щракнете върху  OK . Вашият индекс ще изскочи във вашия документ с вашите записи. Ще видите всичко хубаво и спретнато и по азбучен ред.

4] Актуализирайте индекса

Потребителите могат да продължат да маркират допълнителни записи, след като създадат индекса и просто го актуализират. И ако редактирате или премахвате записи, ще трябва да актуализирате и индекса.

Щракнете^(Click) в областта на индекса във вашия документ, бутонът Актуализиране на индекса^{(Update Index)}  в лентата в  раздела Препратки^(References) ще оживее. Ако бутонът все още е сив, както е показано на изображението по-горе, уверете се, че курсорът ви е в индекса.

Ако искате да премахнете напълно индекса, изберете целия му текст и докоснете клавиша Delete . Тогава вероятно ще искате да изтриете индексните записи (както се вижда по-горе), ако изобщо не планирате да използвате индекс.

5] Създайте^(Create) индекс автоматично^{(Index Automatically)} в Word

Може да отнеме известно време, за да маркирате всички записи, които искате в индекса на Word . Но индексът може да бъде ценен инструмент за вашите читатели. Затова помислете за добавяне на такъв, ако аудиторията ви може да се възползва от него за следващия ви документ^(Word) , книга или друг дълъг материал.

Ако това е било полезно, може да ви хареса също – Как да използвате свързан текст в Microsoft Word^{(How to use linked text in Microsoft Word)} .

How to create an Index in Word

As a user, when creating a lengthy document in Microsoft Word, an index is a convenient tool for your potential readers. Normally, we get to see indexes in the backs of books. They allow readers to look up a word or phrase to find the page referencing that topic.

In the same way, in a table of contents in Microsoft Word, users can insert an index and then update it automatically. This takes much of the manual work out of creating these great reference sources. Here, users will be shown how to create the index and also update it in Word.

How to create an Index in Word

Listed below are steps to create an index in word.

1. Mark Your Entries.
2. Edit or Remove Index Entries.
3. Update the Index.
4. Create an Index Automatically in Microsoft Word

Now we will have a look at each step as we proceed below-

1] Mark Your Index Entries

Word can build your index automatically, but it’s smart enough to know which items you want in it. So for users to create an index, they will need to mark the entries. This is the bulk of the work you will do for the index. But once you start marking entries, you will be able to zip through them quickly.

Open Microsoft Word document and go to the References tab. Select your first index entry by dragging your cursor through it.

In the ribbon, you will see the Index section toward the right side. Select the Mark Entry button.

A pop-up window will appear for you to describe your entry. This window can remain open while you select your remaining entries. Enter the Main entry at the top and optionally a Subentry.

Then choose from Options for a cross-reference, the current page, or a page range.

Or you can format the page number that displays in bold and/or italic.

Click on Mark for a single entry or Mark All to mark that same text everywhere in your document.

When you are done with the Mark Index Entry window, click on Close.

On the document, index entries are labeled with XE. If you add a Subentry or cross-reference, you will notice that within the XE tag as well.

If you do not see your XE tags but would like to, go to the Home tab and click the Show/Hide Paragraph button.

2] Edit or Remove Index Entries

If users need to make a change to an entry, for instance, remove a cross-reference, they will do so within that XE field. Make the changes inside the quotation marks. Another option is to remove the marked entry and then mark it again.

Also, to remove an index entry, select all text within and including the braces { } and hit Delete. You can then follow the steps above to mark the entry again with the changes you want.

3] Create the Index in Word

When about to insert your index, move the cursor to the spot you want it in the document. Then, select the References tab and click Insert Index.

Before the index is created, you have a few settings you can adjust if you like. These are Print Preview, Tab Leader, Formats Type and Columns.

After you make your index adjustments, click OK. Your index will pop into your document with your entries. You’ll see everything nice and neat and in alphabetical order.

4] Update the Index

Users can continue to mark additional entries after creating the index and simply updating it. And if you edit or remove entries, you will need to update the index as well.

Click inside the index area in your document, the Update Index button in the ribbon on the References tab will come alive. If the button is still grayed out as shown in the image above, make sure your cursor is within the index.

If you want to remove the index completely, select all of its text and tap the Delete key. You will then likely want to delete the index entries (as seen above) if you don’t plan to use an index at all.

5] Create an Index Automatically in Word

It may take some time to mark all the entries you want in your Word index. But an index can be a valuable tool for your readers. So consider adding one if your audience can benefit from it for your next Word document, book, or other lengthy material.

If this was helpful, you might also like – How to use linked text in Microsoft Word.

Related posts

• Как да използвате предложения за пренаписване в приложението Word за уеб

• Excel, Word или PowerPoint не можаха да стартират последния път

• Как да създадете книжка или книга с Microsoft Word

• Как да изключите знаците за абзаци в Microsoft Word

• Най-добрите шаблони за фактури за Word Online за безплатно създаване на бизнес фактури

• FocusWriter е безплатен текстов процесор без разсейване за писатели

• Преобразувайте Word документи в JPG с помощта на пакетен конвертор от Word в JPG

• Добавяне, промяна, премахване на автор от свойството на автора в документа на Office

• Коригиране на грешка, отметката не е дефинирана в Microsoft Word

• Как да поканите някого да редактира документ на Word на iPad

• Как да използвате Microsoft Editor, за да проверите граматиката и правописа

• Как да добавяте, премахвате или вмъквате номера на страници в Word

• Как да търсите онлайн шаблони в Microsoft Word

• Word документи се отварят в WordPad вместо в Word

• Jarte е богат на функции безплатен преносим текстов процесор за компютър с Windows

• Как да покажа инструмента за правопис и граматика на лентата с инструменти за бърз достъп в Word

• Поправете жълт триъгълник с удивителен знак в Excel или Word

• Запазеният документ на Word не се показва при визуализация за печат или при разпечатване

• Увеличете броя на последните файлове в Word, Excel, PowerPoint

• Как да наслагвате снимки в Word