Ако работите много с Microsoft Word и установите, че правите едни и същи неща многократно, създайте макрос . Макро^(Macro) е съкращаване на думата макроинструкция, което означава поредица от инструкции за изпълнение на задача. 

Страхотното при създаването на макроси в Word е, че не е нужно да знаете как да програмирате^{(know how to program)} . Ако можете да натиснете запис и стоп, можете да направите това.

Макросите не са ли опасни?^{(Aren’t Macros Dangerous?)}

Чували ли сте, че макросите са лоши, защото могат да съдържат вируси ? Въпреки че трябва да внимавате да отваряте документи на Office от неизвестни хора, защото те може да имат злонамерени макроси, това не е проблем тук. Създавате свой собствен макрос, за да знаете, че не е вирус.

Как да запишете макрос в Word^{(How To Record A Macro in Word)}

За този пример ще създадете макрос в Word , за да вмъкнете подписа^{(insert your signature)} си в края на документ.

1. С отворен Word отидете на раздела Изглед^{(View )} .
2. Изберете стрелката надолу под бутона Макроси^{(Macros )} .
3. Изберете Запис на макрос...^{(Record Macro… )} ще се отвори нов прозорец.

1. В полето Име на макроса:^{(Macro name: )} въведете смислено име за макроса. Не се допускат места. Използвайте долна черта или тире.
2. В падащото меню Съхраняване на макроса в:^{(Store macro in:)} можете да изберете какви документи искате да използвате този макрос. Ако изберете Всички документи^(Documents) ( Normal.dotm ), макросът ще бъде достъпен за вас във всеки нов документ на Word , който правите от сега нататък. Ако изберете един документ, той ще се прилага само за този един документ. Обикновено е най-добре да изберете Всички документи^{(All Documents)} .

1. В полето Описание:^{(Description: )}  напишете какво прави макросът. Това е прост макрос с описателно име, но когато станете уверени с макросите, ще правите по-сложни неща, така че описанието винаги е добра идея.
2. Можете да изберете Присвояване на макрос към^{(Assign macro to)} бутон, който ще създадете с бутона^{(Button )} , или клавишни комбинации, които можете да изберете с бутона на клавиатурата^{(Keyboard )} . Вече има много клавишни комбинации за Word , така че бутонът може да е най-подходящ. Изберете бутон^(Button) . Ще се отвори нов прозорец, наречен Опции на Word^{(Word Options)} .

1. Тук ще зададете на макроса бутон на лентата на Word^{(Word Ribbon)} . Изберете Персонализиране на лентата^{(Customize Ribbon)} .
2. В падащото меню Избор на команди от: изберете ^{(Choose commands from:)}Макроси^(Macros) . Това ще ни покаже нашите макроси в областта под него.

1. Трябва някъде на лентата, за да поставите макроса. За този пример изберете Начало^{(Home )} в областта Основни раздели^{(Main Tabs)} . След това изберете Нова група^{(New Group)} .
2. Изберете Преименуване^(Rename) , за да можете да му дадете смислено име.
3. В прозореца Преименуване^(Rename) изберете една от иконите, които да представляват групата, след което въведете Моите макроси^{(My Macros )} в полето Показвано име^{(Display name )} .
4. Изберете OK , за да го приложите. Ще видите промяната в областта Основни раздели^{(Main Tabs )} .

1. С новите Мои макроси^{(My Macros)} , избрани в областта Основни раздели^{(Main Tabs)} , изберете макроса Normal.NewMacros.Insert_Signature .
2. Изберете Добавяне^(Add) , за да го вмъкнете в групата Моите макроси^{(My Macros)} .

1. Разбира се, ще искате да го преименувате. С избрания макрос в областта Основни раздели^{(Main Tabs)} , изберете Преименуване...^(Rename…)
2. В прозореца Преименуване^(Rename) изберете икона и въведете просто име в полето Показвано име^{(Display name: )} :.
3. Изберете OK , за да извършите промяната. Ще видите промяната в областта Основни раздели^{(Main Tabs)} .
4. Изберете OK под областта Основни раздели^{(Main Tabs)} , за да завършите създаването на бутона за макроса.

1. Продължете и създайте какъвто и да е блок за подписи, който искате. Добавете^(Add) сканиране на вашия подпис или други изображения. Каквото пожелаете. Когато направите това, изберете стрелката надолу под бутона Макроси^(Macros) .
2. Изберете Спиране на записа^{(Stop Recording)} . Това е. Вашият макрос за вмъкване на подпис е направен.^(Signature)

1. Тествайте го, като намерите бутона Вмъкване на подпис^{(Insert Signature)} , който сте създали в раздела Начало^(Home) , и го изберете. Вашият сигнатурен блок трябва магически да изглежда точно както сте го проектирали.

Как да напиша макрос^{(How To Write a Macro)}

За повечето макроси методът на запис е най-ефективният начин за тяхното създаване. В крайна сметка ще искате да направите нещо по-сложно. Това изисква написване на макроса на езика Visual Basic за приложения^{(Applications)} ( VBA ). Имаме най -доброто VBA ръководство за начинаещи^{(best VBA guide for beginners)} , така че го маркирайте. Нека създадем макрос, който да ни даде средните думи на изречение, за да ни помогне да разберем кога сме многословни.

1. Имате нужда от достъп до раздела Разработчик^{(Developer )} , който е скрит по подразбиране в Word . В горния ляв ъгъл на Word изберете Файл^(File) .

1. В долния ляв ъгъл изберете Опции^(Options) .

1. В прозореца, който се отваря, изберете Персонализиране на лентата^{(Customize Ribbon)} .
2. От дясната страна потърсете Developer и поставете отметка до него.
3. Изберете OK , за да затворите прозореца. Сега ще се покаже разделът за програмисти .^{(Developer )}

1. Изберете раздела Разработчик^{(Developer )} .
2. Изберете бутона Макроси^(Macros) .

1. Въведете смислено име в Име на макроса:^{(Macro name:)} Оставете макросите в:^{(Macros in: )} като Normal.dotm , така че да се прилага за всички документи на Word . Винаги^(Always) въвеждайте описание в областта Описание^{(Description: )} :.
2. Изберете Създаване^(Create) . Ще се отвори инструментът за разработка на Microsoft Visual Basic за приложения .^{(Microsoft Visual Basic for Applications )}

1. Кодът, който е показан в зелените правоъгълници по-долу, вече трябва да е там с малко празно пространство между тях. Копирайте и поставете следния код в това пространство:

Dim s като диапазон
Dim numWords като цяло число
Dim numSentences като цяло число
numSentences = 0
numWords = 0

За всеки s In ActiveDocument.Sentences
numSentences = numSentences + 1
numWords = numWords + s.Words.Count
Следващ

MsgBox „Средно количество думи на изречение“ + Str ( Int (брой думи / numSentences)) + „. По-малко от 15 е най-добре.”

1. Изберете бутона Run , за да тествате кода. Ако не работи според очакванията, редактирайте кода, докато не работи както искате.

1. Изберете бутона Запиши^{(Save )} и затворете прозореца за разработка.

1. Създайте бутон в лентата на Word,^{(Create a button in the Word ribbon)} като използвате същия метод, както е показано в инструкциите „Как да запишете макрос“ по-горе.
2. Намерете бутона, който току-що създадохте, и го тествайте.

Моят макрос не работи, когато запазя своя Word документ^{(My Macro Doesn’t Work When I Save My Word Document)}

Word по подразбиране се запазва с разширението на файла .docx , което не позволява на макросите да се изпълняват автоматично. Ако искате макросът да се изпълнява, ще трябва да промените типа на файла на Word Macro-Enabled Document (*.docm).

Този файлов тип съществува отчасти за борба с проблемите със сигурността на макросите. Ако видите това файлово разширение на документ, който не сте очаквали да получите, бъдете подозрителни.

Какво друго мога да направя с макроси?^{(What Else Can I Do With Macros?)}

Можете да създавате макроси в Excel^{(create macros in Excel)} , Outlook , дори PowerPoint . Всичко, което в момента правите ръчно, трябва да можете да запишете или напишете макрос, за да го направите. Използването на макроси в Word заедно със страхотни клавишни комбинации на Windows^{(great Windows shortcut keys)} ще увеличи производителността ви десетократно. 

How to Create and Run a Macro in Word

If you work with Microsoft Word a lot and find yourself doing the same things repeatedly, create a macro. Macro is a shortening of the word macroinstruction, which means a series of instructions to accomplish a task. 

The great thing about creating macros in Word is that you don’t need to know how to program. If you can press record and stop, you can do this.

Aren’t Macros Dangerous?

Have you heard about macros being bad because they can contain viruses? Although you do have to be careful about opening Office documents from unknown people because they might have malicious macros, that’s not an issue here. You make your own macro, so you know it’s not a virus.

How To Record A Macro in Word

For this example, you’re going to create a macro in Word to insert your signature at the end of a document.

1. With Word open, go to the View tab.
2. Select the down arrow under the Macros button.
3. Select Record Macro… a new window will open.

1. In the Macro name: field, enter a meaningful name for the macro. Spaces are not allowed. Use an underscore or dash.
2. In the Store macro in: dropdown, you can select what documents you want this macro to be used. If you choose All Documents (Normal.dotm), the macro will be available to you in every new Word document you make from now on. If you choose a single document, it will only apply to that single document. It’s usually best to choose All Documents.

1. In the Description:  field, write what the macro does. This is a simple macro with a descriptive name, but as you get confident with macros you’ll do more complex things, so a description is always a good idea.
2. You can choose Assign macro to either a button you’ll create with the Button or hotkeys you can choose using the Keyboard button. There’s already a lot of shortcut keys for Word, so a button may be best. Select Button. A new window will open called Word Options.

1. Here you’ll assign the macro a button on the Word Ribbon. Select Customize Ribbon.
2. In the Choose commands from: dropdown, select Macros. This will show us our macros in the area beneath it.

1. You need somewhere on the ribbon to put the macro. For this example, select Home in the Main Tabs area.  Then select New Group.
2. Select Rename so you can give it a meaningful name.
3. In the Rename window, select one of the icons to represent the group then enter My Macros in the Display name field.
4. Select OK to apply it. You’ll see the change in the Main Tabs area.

1. With the new My Macros selected in the Main Tabs area, select the Normal.NewMacros.Insert_Signature macro.
2. Select Add to insert it into the My Macros group.

1. Of course, you’ll want to rename it. With the macro selected in the Main Tabs area, select Rename…
2. In the Rename window, select an icon and enter a simple name in the Display name: field.
3. Select OK to commit the change. You’ll see the change in the Main Tabs area.
4. Select OK below the Main Tabs area to finish creating the button for the macro.

1. Go ahead and create whatever signature block you’d like. Add in a scan of your signature or other images. Whatever you’d like. When done that, select the down arrow under the Macros button.
2. Select Stop Recording. That’s it. Your Insert Signature macro is made.

1. Test it out by finding the Insert Signature button you created in the Home tab and select it. Your signature block should magically appear exactly as you designed it.

How To Write a Macro

For most macros, the recording method is the most efficient way to create them. Eventually, you’ll want to do something more complex. This requires writing the macro in the Visual Basic for Applications (VBA) language. We’ve got the best VBA guide for beginners, so bookmark that. Let’s create a macro to give us the average words per sentence to help us tell when we’re being wordy.

1. You need access to the Developer tab which is hidden by default in Word. In the top-left corner of Word, select File.

1. Near the bottom-left, select Options.

1. In the window that opens, select Customize Ribbon.
2. On the right side, look for Developer and put a checkmark next to it.
3. Select OK to close the window. The Developer tab will now show.

1. Select the Developer tab.
2. Select the Macros button.

1. Enter a meaningful name in Macro name: Leave the Macros in: as Normal.dotm so it will apply to all Word documents. Always enter a description in the Description: area.
2. Select Create. The Microsoft Visual Basic for Applications development tool will open.

1. The code that’s shown in the green rectangles below should already be there with some blank space between them. Copy and paste the following code into that space:

Dim s As Range
Dim numWords As Integer
Dim numSentences As Integer
numSentences = 0
numWords = 0

For Each s In ActiveDocument.Sentences
numSentences = numSentences + 1
numWords = numWords + s.Words.Count
Next

MsgBox “Average words per sentence” + Str(Int(numWords / numSentences)) + “. Less than 15 is best.”

1. Select the Run button to test the code. If it doesn’t run as expected, edit the code until it runs the way you want.

1. Select the Save button and close the development window.

1. Create a button in the Word ribbon using the same method as shown in the “How to Record a Macro” instructions above.
2. Find the button you just created and test it.

My Macro Doesn’t Work When I Save My Word Document

Word defaults to save with the file extension .docx, which doesn’t allow macros to automatically run. If you want the macro to run, you’ll need to change the file type to Word Macro-Enabled Document (*.docm).

This filetype exists partly to combat macro security issues. If you see this file extension on a document you weren’t expecting to receive, be suspicious.

What Else Can I Do With Macros?

You can create macros in Excel, Outlook, even PowerPoint. Anything that you’re currently doing manually, you should be able to record or write a macro to do it. Using macros in Word along with great Windows shortcut keys will amplify your productivity tenfold. 

Related posts

• Как да поправите грешка в отметката не е дефинирана в Word

• Как да добавя бележки под линия в Word

• Вмъкване на куршум в средата на изречение в Word

• Как да покажете броя на думите в Microsoft Word

• Как да вмъкнете работен лист на Excel в Word Doc

• Промяна на мерните единици в Microsoft Word

• Коригирайте грешката „Word не може да стартира конвертора MSWRD632.WPC/SSPDFCG_x64.CNV“

• Показване/скриване на кодове на полета в Word и конвертиране на полета в текст

• Как да използвате инструмента за екранни снимки на Microsoft Word

• Как да персонализирате функцията за поставяне на Word

• Как да покажете, приемете или скриете редакциите в Microsoft Word

• Променете полетата по подразбиране, използвани в нови документи на Word

• Използвайте Spike, за да изрежете и поставите множество текстови елементи в Word

• Как да изчистите списъка с наскоро отворени файлове в Word

• Как да коригираме висящи вдлъбнатини в Word

• Преглеждайте Word документи в режим на цял екран

• Сумиране на колона на таблица в Word

• Бързо изписвайте числа в Word и Excel

• Как да поправите проверката на правописа, която не работи в Word

• Как да вмъкнете прекъсване на раздел в Microsoft Word