Google Sheets е безплатно уеб-базирано приложение и популярна алтернатива на Microsoft Excel . Инструментът позволява лесно да създавате, актуализирате и променяте електронни таблици. Той служи като отличен инструмент за сътрудничество, който ви позволява да добавяте толкова хора, колкото искате, и да редактирате Google Таблици^{(Google Sheets)} с други едновременно. Онлайн инструментът ви позволява да работите съвместно в реално време по проект в една и съща електронна таблица, независимо къде се намирате. За да работите съвместно в Google Sheets , трябва просто да щракнете върху бутона Споделяне^(Share) и там вие позволявате на вашите приятели, колеги или семейство да редактират вашата електронна таблица.

Когато работите върху споделена електронна таблица на Google^{(Google Spreadsheet)} , може да искате други потребители да въвеждат само ограничени данни в нейните клетки. За да избегнете други да въвеждат грешни стойности в клетките, може да искате да добавите графичен контролен елемент като падащото меню^{(drop-down menu)} , което е подобно на списъчно поле, което би позволило на хората да въвеждат само тези стойности, налични от даден списък. Освен това падащият списък служи като интелигентен и по-ефективен метод за въвеждане на данни.

Като се има предвид това, падащ списък или падащо меню е опростен начин да гарантирате, че хората попълват само стойностите във вашите клетки по абсолютно същия начин, както очаквате. Подобно на Excel ,  Google Таблици^{(Google Sheets)} ви позволява лесно да създадете падащо меню към вашите Таблици. Освен това ви позволява да правите частични промени в падащия списък, в случай че искате да промените списъка за избор в клетките. В тази статия обясняваме подробно как да създадете падащо меню в Google Sheets и да промените същото.

Създайте падащо меню в Google Таблици

Стартирайте^(Launch) Google Таблици

Отворете нова електронна таблица или отворете съществуващ файл с електронна таблица.

Изберете клетка, в която искате да създадете падащ списък. Можете също да изберете група клетки, цяла колона или ред.

Придвижете се до менюто Sheets и щракнете върху опцията Данни.^(Data.)

Изберете Проверка на данни^{( Data Validation)} от падащото меню. Появява се прозорец за проверка на данни с няколко опции за персонализиране.^{(Data Validation)}

Първото поле в прозореца за проверка^{(Data Validation)} на данните е диапазонът от клетки,^{(Cell range)} който се попълва автоматично въз основа на избраните клетки. Можете да промените диапазона на нова стойност, като просто щракнете върху икона на таблица в полето Cell Range .

Второто поле в прозореца за валидиране^{(Data Validation)} на данни е Критериите^{( Criteria )} , което има списък с различни опции в собственото си падащо меню. Критериите съдържат^(Criteria) опции като Списък от диапазон, Списък с елементи, Номер, Текст^{(List from a range, List of items, Number, Text, )} и Дата. ^{( Date. )}

• Списък от диапазон: Тази опция ви позволява да създадете списък със стойности, които са били извлечени от различни листове, или списък със стойности от различни клетки на същия лист.
• Списък с елементи: Това ни позволява да създадем списък с текстови стойности. Те се въвеждат в полето за редактиране, разделени със запетаи.
• Число^(Number) : Тази опция^(Option) не създава падащ списък, вместо това гарантира, че записът в падащото меню попада в определен числов диапазон.
• Текст: Тази опция^(Option) не създава падащ списък, вместо това гарантира, че записът е в правилен текстов формат.
• Дата: Тази опция^(Option) не създава падащ списък, вместо това гарантира дали въведената дата е валидна или е в определен диапазон.
• Персонализирана формула^{(Custom Formula)} е: Тази опция не създава падащ списък, вместо това гарантира, че избраната клетка използва формула, определена от потребителя.

След като въведете данните, които трябва да бъдат включени в списъка, изберете опцията Показване на падащия списък^{(Show dropdown list)} в клетка. Избирането на тази опция гарантира, че стойностите се показват в клетките.

Можете също да изберете какво трябва да се направи, когато някой въведе невалидни данни, които не присъстват в списъка, като изберете опциите с радио бутон. Можете да изберете опцията за показване на предупреждение^{(Show warning)} или опцията за отхвърляне на въвеждане^{(Reject input)} при невалидни данни. Опцията Reject Input не ви позволява да въведете стойност, която не присъства във вашия падащ списък. От друга страна,  опцията Покажи предупреждение^{(Show warning)} ви позволява да въведете невалидни данни, които не са във вашия списък, но показва предупредителното съобщение в листа.

Последната опция в прозореца за настройка е Външен вид. ^{(Appearance.)}Тази опция дава подсказка на потребителя какви стойности или данни могат да въвеждат в клетките. За да активирате този асистент, изберете опцията Покажи помощен текст за валидиране^{(Show validation help text)} до полето Външен вид^(Appearance) . След като изберете опцията, въведете инструкциите, които искате да дадете на хората за това какви стойности могат да избират в рамките на диапазона от клетки.

Щракнете върху Запазване^(Save) , за да приложите промените.

Редактирайте падащия списък в Google Таблици

За да добавите повече стойности към списъка или да премахнете елементи от падащото меню, следвайте стъпките по-долу

Придвижете се до Данни^{( Data)} и изберете Проверка^{( Data validation)} на данни от падащото меню.

Изберете клетките и променете елементите в записа.

Щракнете върху Запазване^(Save) , за да приложите промените.

Това е всичко.

How to create and modify a drop-down list in Google Sheets

Google Sheets is a free web-based application and a popular alternative to Microsoft Excel. The tool allows to easily create, update, and modify spreadsheets. It serves as an excellent collaborative tool allowing you to add as many people as you want and edit Google Sheets with others at the same time. The online tool enables you to work jointly in real-time on a project in the same spreadsheet irrespective of wherever you are located. To collaborate on Google Sheets one has to simply click a Share button and there you are allowing your friends, colleagues, or family to edit your spreadsheet.

When working on a shared Google Spreadsheet, you may want other users to enter only restricted data within its cells. To avoid others entering wrong values within cells, you may want to add a graphical control element like the drop-down menu which is similar to a list box that would allow people to enter only those values available from a given list. Apart from that, the drop-down list serves as a smart and more efficient method to enter data.

That being said, a drop-down list or a pulldown menu is a streamlined way to ensure that people fill only the values into your cells in the exact same manner as your expecting. Like Excel,  Google Sheets allows you to easily create a drop-down menu to your Sheets. Additionally, it enables you to make partial changes to the drop-down list in case you want to modify the selection list in the cells.  In this article, we explain in detail how to create a drop-down menu in Google Sheets and modify the same.

Create a drop-down menu in Google Sheets

Launch Google Sheets

Open a new spreadsheet or open an existing spreadsheet file.

Select a cell where you want to create a drop-down list. You can also select a group of cells, an entire column, or a row.

Navigate to Sheets menu and click on the option Data.

Select Data Validation from the drop-down menu. A Data Validation window pops up with several options to customize.

The first field in the Data Validation window is the Cell range which is automatically filled based on the selected cells. You can change the range to a new value by simply clicking on a table icon in the Cell Range field.

The second field in the Data Validation window is the Criteria which has a list of various options in its own drop-down menu. The Criteria contains options like List from a range, List of items, Number, Text, and Date. 

• List from a range: This option allows you to create a list of values that have been retrieved from different sheets or the list of values from different cells on the same sheet.
• List of items: This allows us to create a  list of text values. They are entered in the edit field separated by commas.
• Number: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure that the entry to the drop-down menu falls within a specific numeric range.
• Text: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure that the entry is in a proper textual format.
• Date: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure if the date entered is valid or comes in a certain range.
• Custom Formula is: This option does not create a drop-down list instead makes sure the selected cell uses a user-specified formula.

Once the data that is to be included in the list is entered, select the option Show dropdown list in cell. Selecting this option ensures that the values appear in the cells.

You can also choose what has to be done when someone enters an invalid data which is not present on the list by selecting the options with a radio button. You can choose to have either Show warning option or Reject input option on invalid data. The Reject Input option doesn’t allow you to enter any value which is not present on your drop-down list. On the other hand,  Show warning option allows you to enter the invalid data which is not on your list but displays the warning message in the sheet.

The last option in the setting window is the Appearance. This option gives a hint to the user on what values or data they can enter in the cells. To activate this assistant, select the option Show validation help text beside the Appearance field.  After you select the option, type the instructions that want to give people about what values they can choose within the cell range.

Click Save to apply the changes.

Edit the drop-down list in Google Sheets

To add more values to the list or remove items from the drop-down menu follow the below steps

Navigate to Data and select Data validation from the drop-down menu.

Select the cells and change the items in the entry.

Click Save to apply changes.

That’s all.

Related posts

• Как да завъртите текст в уеб приложението Google Sheets

• Как да създадете капачка в Google Документи за няколко минути

• Поправете проверката на правописа в Google Документи, която не работи правилно

• Как да вмъкнете текстово поле в Google Документи

• Как да накарате Google Slides да се завърти без публикуване

• Как да промените ориентацията на страницата в Google Документи

• Как да добавите воден знак в Google Документи

• Как да свържете Google Таблици с Excel

• Как да добавите рамка в Google Документи

• Как да обедините и разместите клетките в таблица с документи в Google

• Как да инсталирате и деинсталирате добавки в Google Документи

• Как да добавяте и редактирате таблици в Google Документи по лесния начин

• Как да промените полето и цвета на страницата в Google Документи

• Как да създадете висящ отстъп в Microsoft Word и Google Docs

• Как да удвоите пространството в Google Документи

• Поправете Superscript, който не работи в Google Документи

• Как да наслоявате и групирате изображения в Google Документи

• Най-добрите добавки за Google Документи за писатели на свободна практика

• Как да обвиете текст около картина в Google Документи

• Как да използвате функциите IF и Nested IF в Google Sheets