Ако искате да създавате и отпечатвате етикети^{(create and print labels)} от всякакъв вид, не търсете повече от Microsoft Word и Excel . Можете да съхранявате данните си за етикети в Excel и след това да извлечете тези данни в Word , за да запазите или отпечатате вашите етикети.

В това ръководство ще научите как да създадете електронна таблица с етикети в Excel , която е съвместима с Word , да конфигурирате вашите етикети и да ги запазите или отпечатате.

1. Въведете данните за вашите етикети в електронна таблица на Excel^{(1. Enter the Data for Your Labels in an Excel Spreadsheet)}

Първата стъпка е да създадете електронна таблица на Excel с данните за етикета. Ще присвоите подходяща заглавка на всяко поле с данни, за да можете да извлечете заглавките в Word .

За следния пример ще създадем електронна таблица със следните полета:

• Първо име
• Фамилия
• Адрес на улица
• град
• състояние
• Пощенски код

За да започнете да създавате вашата електронна таблица в Excel :

1. Стартирайте Microsoft Excel на вашия компютър с Windows или Mac и създайте нова електронна таблица.
2. На екрана с електронна таблица на Excel изберете първата клетка в първия ред и въведете First Name .

1. Изберете първата клетка в колона B и въведете ^(B)фамилно име^{(Last Name)} . По същия начин добавете адрес на улица^{(Street Address)} , град^(City) , щат^(State) и пощенски код^{(ZIP Code)} към първите редове на колоните C , D , E и F съответно.^(F)
2. Сега добавете данните под всяка заглавка, която току-що създадохте. Вашата електронна таблица трябва да изглежда така:

1. Когато приключите с добавянето на данни, запазете електронната си таблица, като изберете Файл^(File) в горната част.
2. Изберете Запазване^(Save) в лявата странична лента.
3. Изберете Преглед^(Browse) в прозореца вдясно.

1. Изберете папка, в която да запазите електронната си таблица, въведете име за електронната си таблица в полето Име на файл^{(File name)} и изберете Запиши^(Save) в долната част на прозореца.

1. Затворете прозореца на Excel.

Вашата електронна таблица в Excel вече е готова.

2. Конфигурирайте етикети в Word^{(2. Configure Labels in Word)}

Втората стъпка е да конфигурирате размерите^{(configure the dimensions)} на вашите етикети в Word . Има няколко предварително дефинирани оформления на етикети, от които можете да избирате. Можете дори да създадете свой собствен етикет с персонализирани размери, ако желаете.

1. Стартирайте Microsoft Word на вашия компютър с Windows или Mac и стартирайте нов празен документ.
2. На екрана за редактиране на документи изберете раздела Пощенски^(Mailings) съобщения от горната лента с инструменти.
3. В раздела Пощенски^(Mailings) съобщения изберете Стартиране на обединяване на поща^{(Start Mail Merge)} и след това изберете Етикети^(Labels) от менюто.

1. В прозореца, който се отваря, изберете доставчик на етикети^{(Label vendors)} от падащото меню Доставчици на етикети. След това изберете тип етикет от списъка с номера на продукта^{(Product number)} , накрая изберете OK .

1. Ако искате да създадете персонализиран етикет, изберете бутона Нов етикет^{(New Label)} и посочете размерите на етикета си в следващия прозорец.

1. Оформлението на етикета ви вече е конфигурирано и оставете този документ отворен в Word .

3. Внесете данните на Excel в документа на Word^{(3. Bring the Excel Data Into the Word Document)}

Сега, когато вашите етикети са конфигурирани, импортирайте данните, които сте запазили^{(import the data you saved)} във вашата електронна таблица на Excel , във вашия документ на Word . Не е необходимо да отваряте Excel , за да направите това.

Да започна:

1. Докато вашият Word документ все още е отворен, изберете раздела Пощенски съобщения^(Mailings) в горната част.
2. В раздела Пощенски съобщения^(Mailings) изберете Избор на получатели^{(Select Recipients)} и изберете Използване на съществуващ списък^{(Use an Existing List)} . Вие казвате на Word , че искате да използвате предварително дефиниран списък за вашите етикети.

1. В прозореца на File Explorer , който се отваря, отидете до папката, съдържаща електронната таблица на Excel , която сте създали по-горе. Щракнете двукратно върху^{(Double-click)} електронната таблица, за да я импортирате във вашия документ на Word .

1. Word ще отвори прозорец за избор на таблица . ^{(Select Table)}Тук изберете листа, който съдържа данните за етикета.
2. Маркирайте опцията Първи ред данни съдържа заглавки на колони^{(First row of data contains column headers)} и изберете OK .

4. Добавете етикети от Excel към документ на Word^{(4. Add Labels from Excel to a Word Document)}

Сега ще посочите полетата, които искате да използвате във вашите етикети.

Да направя това:

1. Уверете се, че все още сте в документа с етикети в Word .
2. Изберете раздела Пощенски съобщения^(Mailings) в горната част и след това от секцията Писане и вмъкване на полета^{(Write & Insert Fields)} изберете опцията Адресен блок^{(Address Block)} .

1. В прозореца Вмъкване на адресен блок^{(Insert Address Block)} , който се отваря, изберете бутона Съвпадение на полета^{(Match Fields)} .

1. Word отваря прозорец за съвпадение на полета . ^{(Match Fields)}Тук се уверете, че всяко поле в Изисква се за адресен блок^{(Required for Address Block)} съвпада със съответното поле във вашата електронна таблица. Например, Адрес 1^{(Address 1)} трябва да бъде настроен да използва Street Address от вашата електронна таблица и т.н.

1. Изберете OK , за да затворите прозореца.
2. Обратно в прозореца Вмъкване на адресен блок^{(Insert Address Block)} можете да видите визуализация на вашия етикет. Уверете се, че тази визуализация представлява действителните етикети, които искате да създадете. След това изберете OK в долната част на прозореца.

1. Във вашия документ на Word ще забележите, че първият етикет сега казва <<AddressBlock>> .
2. Изберете раздела Пощенски съобщения^(Mailings) в горната част и след това изберете Актуализиране на етикети^{(Update Labels)} .

1. Всички етикети във вашия документ вече трябва да казват <<AddressBlock>> .

5. Създайте етикети от Excel в документ на Word^{(5. Create Labels From Excel in a Word Document)}

Word вече разполага с всички необходими данни, за да генерира вашите етикети. Сега ще завършите процеса и Word ще покаже действителните данни за всеки етикет:

1. В раздела Пощенски съобщения^(Mailings) на Word изберете опцията Завършване и сливане^{(Finish & Merge)} и изберете Редактиране на отделни документи^{(Edit Individual Documents)} от менюто.

1. В прозореца, който се отваря, изберете Всички^(All) и изберете OK .

1. Вашият Word документ вече трябва да показва всичките ви етикети с техните индивидуални данни.

Вече можете да запазите този документ с етикети, да генерирате PDF от него или физически да отпечатате документа (етикетите).

6. Запазете Word етикети, създадени от Excel като PDF^{(Save Word Labels Created from Excel as PDF)}

Не е нужно да използвате инструмент на трета страна, за да запазите документа с етикет на Word като PDF:

1. Изберете раздела Файл^(File) в горната част на прозореца на Word.
2. От страничната лента вляво изберете Запиши като^{(Save As)} .
3. Изберете Преглед^(Browse) в десния панел.

1. Изберете папка, в която да запишете вашия PDF файл^(PDF) , въведете име за вашия PDF файл^(PDF) в полето Име^{(File name)} на файл , изберете PDF от падащото меню Запиши като тип^{(Save as type)} и изберете Запиши^(Save) .

7. Отпечатайте Word етикети, създадени от Excel^{(Print Word Labels Created From Excel)}

Можете да отпечатате вашите етикети директно от Word . Уверете^(Make) се , че вашият принтер е свързан към вашия компютър^{(printer is connected to your computer)} , когато извършвате печат:

1. Изберете раздела Файл^(File) в горната част на прозореца на Word.
2. Изберете Печат^(Print) в лявата странична лента.

1. Изберете принтер от менюто Printer в десния панел и след това изберете Print в горната част.

И сте готови.

Както можете да видите по-горе, Word и Excel ви помагат да създавате почти всички видове етикети на вашите компютри с Windows и Mac . Ако това ви помогна да генерирате желания тип етикети в Excel , уведомете ни в коментарите по-долу.

How to Create Labels in Word from an Excel Spreadsheet

If you’re looking to create and print labels of any kind, look no further than Microsoft Word and Excel. You can store your label data in Excel and then fetch that data in Word to save or print your labels.

In this guide, you’ll learn how to create a label spreadsheet in Excel that’s compatible with Word, configure your labels, and save or print them.

1. Enter the Data for Your Labels in an Excel Spreadsheet

The first step is to create an Excel spreadsheet with your label data. You’ll assign an appropriate header to each data field so you can retrieve the headers in Word.

For the following example, we’ll create a spreadsheet with the following fields:

• First Name
• Last Name
• Street Address
• City
• State
• ZIP Code

To start creating your Excel spreadsheet:

1. Launch Microsoft Excel on your Windows or Mac computer and create a new spreadsheet.
2. On Excel’s spreadsheet screen, select the first cell in the first row and type First Name.

1. Select the first cell in the B column and type Last Name. Similarly, add Street Address, City, State, and ZIP Code to the C, D, E, and F columns’ first rows, respectively.
2. Now add the data beneath each header you just created. Your spreadsheet should look something like this:

1. When you’ve finished adding data, save your spreadsheet by selecting File at the top.
2. Select Save in the left sidebar.
3. Select Browse in the pane on the right.

1. Choose a folder to save your spreadsheet in, enter a name for your spreadsheet in the File name field, and select Save at the bottom of the window.

1. Close the Excel window.

Your Excel spreadsheet is now ready.

2. Configure Labels in Word

The second step is to configure the dimensions of your labels in Word. There are several predefined label layouts that you can choose from. You can even create your own label with custom dimensions, if you want.

1. Launch Microsoft Word on your Windows or Mac computer and start a new blank document.
2. On the document editing screen, select the Mailings tab from the top toolbar.
3. In the Mailings tab, select Start Mail Merge and then choose Labels from the menu.

1. In the window that opens, select a label vendor from the Label vendors dropdown menu. Then, select a label type from the Product number list, Finally, select OK.

1. If you’d like to create a custom label, select the New Label button and specify your label dimensions on the following window.

1. Your label layout is now configured, and keep this document open in Word.

3. Bring the Excel Data Into the Word Document

Now that your labels are configured, import the data you saved in your Excel spreadsheet into your Word document. You don’t need to open Excel to do this.

To start:

1. While your Word document is still open, select the Mailings tab at the top.
2. In the Mailings tab, select Select Recipients and choose Use an Existing List. You’re telling Word you want to use a predefined list for your labels.

1. In the File Explorer window that opens, navigate to the folder containing the Excel spreadsheet you created above. Double-click the spreadsheet to import it into your Word document.

1. Word will open a Select Table window. Here, select the sheet that contains the label data.
2. Tick mark the First row of data contains column headers option and select OK.

4. Add Labels from Excel to a Word Document

You will now specify the fields you’d like to use in your labels.

To do that:

1. Ensure you’re still on the labels document in Word.
2. Select the Mailings tab at the top, and then from the Write & Insert Fields section, select the Address Block option.

1. On the Insert Address Block window that opens, select the Match Fields button.

1. Word opens a Match Fields window. Here, make sure each field in the Required for Address Block matches with the appropriate field in your spreadsheet. For example, Address 1 should be set to use Street Address from your spreadsheet, and so on.

1. Select OK to close the window.
2. Back on the Insert Address Block window, you can see a preview of your label. Ensure this preview represents the actual labels you want to create. Then, select OK at the bottom of the window.

1. In your Word document, you’ll notice the first label now says <<AddressBlock>>.
2. Select the Mailings tab at the top and then select Update Labels.

1. All labels in your document should now say <<AddressBlock>>.

5. Create Labels From Excel in a Word Document

Word now has all the data it needs to generate your labels. You will now finish the process and Word will display the actual data for each label:

1. In the Mailings tab of Word, select the Finish & Merge option and choose Edit Individual Documents from the menu.

1. In the window that opens, choose All and select OK.

1. Your Word document should now display all your labels with their individual data.

You can now save this labels document, generate a PDF out of it, or physically print the document (labels).

6. Save Word Labels Created from Excel as PDF

You don’t have to use a third-party tool to save your Word’s label document as PDF:

1. Select the File tab at the top of the Word window.
2. From the sidebar on the left, select Save As.
3. Choose Browse on the right pane.

1. Select a folder to save your PDF in, enter a name for your PDF in the File name field, choose PDF from the Save as type dropdown menu, and select Save.

7. Print Word Labels Created From Excel

You can print your labels directly from Word. Make sure your printer is connected to your computer when you perform printing:

1. Select the File tab at the top of the Word window.
2. Select Print in the left sidebar.

1. Choose a printer from the Printer menu on the right pane, and then select Print at the top.

And you’re all set.

As you can see above, Word and Excel help you create nearly all kinds of labels on your Windows and Mac computers. If this helped you generate the type of labels in Excel that you wanted, let us know in the comments below.

Related posts

• Как да използвате Mail Merge в Word за създаване на писма, етикети и пликове

• Как да създадете блок-схема в Word и Excel

• Как да създавате и използвате автотекст в Microsoft Word

• Как да създадете попълваеми формуляри в Word

• Вмъкнете работен лист на Excel в Word Doc

• Как да филтрирам данни в Excel

• Как да добавите ленти за грешки в Excel

• Как да запишете макрос в Excel

• Как да групирате работни листове в Excel

• Как да създадете диаграми на Гант в Microsoft Excel

• Как да използвате COUNTIFS, SUMIFS, AVERAGEIFS в Excel

• Как да създадете падащ списък в Excel

• Свържете клетките между листове и работни книги в Excel

• Използвайте обобщаващи функции за обобщаване на данни в Excel

• Как да направите хистограма в Excel

• Как да си направим книжка в Word

• Как да използвате Sparklines в Excel

• Как автоматично да архивирате документ на Word в OneDrive

• Как да покажа знаците за форматиране в Word

• Как да направите проста графика или диаграма в Excel