Диаграмите на Гант^(Gantt) са популярен начин за проследяване на проекти, особено за екипи, които трябва да имат предвид продължителността на дадена задача. Като използвате ефективно диаграма на Гант^(Gantt) , можете да се уверите, че различните задачи не си пречат една на друга и дори да определите кога една трябва да приключи, за да може друга да започне. 

Има няколко начина да направите диаграми на Гант^(Gantt) , но в тази статия ще ви покажем как да направите такава в програма, която вероятно имате: Microsoft Excel . Въпреки че вероятно няма да надмине софтуера, изработен по поръчка, когато управлявате голям брой задачи, за малки проекти това е идеално добра алтернатива.

Как да създадете диаграми на Гант^{(Gantt Charts)} в Microsoft Excel

Хубавото при създаването на диаграма на Гант в ^(Gantt)Excel е, че вероятно вече притежавате копие на електронната таблица и знаете как да я използвате. Ако не, препоръчваме ви да разгледате нашия урок за Excel^{(Excel tutorial)} . Най-новите версии на Microsoft Excel (използваме Office Online за това ръководство, въпреки че можете да получите и Office 365 безплатно^{(Office 365 for free)} ) имат включен шаблон на Gantt , така че нека да го разгледаме набързо, преди да ви покажем как да направите свой собствен .

Шаблон на Microsoft Excel Gantt^{(Microsoft Excel Gantt Template)}

Преди да започнете да създавате диаграма от нулата, имайте предвид, че има шаблон на Гант , включен в ^(Gantt)Excel . Ако използвате Office Online , това е една от наличните работни книги^(Workbooks) в началния екран на Excel

Шаблонът на диаграмата на Гант^(Gantt) е доста добър. Можете да въведете данните си в таблица, която след това автоматично експортира данните в обърната стълбовидна диаграма. Препоръчваме да се забъркате малко с него, за да видите какво е възможно с диаграмите на Гант в Excel . ^{(Excel Gantt)}Въпреки това, шаблонът е малко негъвкав, така че ако не работи за вас, тогава ще трябва да изградите своите диаграми на Гант^(Gantt) от нулата.

Създаване на своя собствена диаграма на Гант^{(Making Your Own Gantt Chart)}

1. Ако искате нещата да са точно както искате, ще трябва да започнете с празна работна книга. За да направите това, изберете бутона нова празна работна книга^{(new blank workbook)} от най-горната лента — той е чак вляво — и изчакайте да се зареди. След като това стане, ще ви бъде представена празна електронна таблица.

1. Преди да можете да направите диаграмата на Гант^(Gantt) , трябва да съберете някои данни. За целите на илюстрацията ще се преструваме, че имаме пет задачи и ще ги номерираме от 1 до 5. Те влизат в колона A. В колона B добавете някои фиктивни начални дати, четири задачи — уверете се, че клетките са настроени да приемат дати. И накрая, в колона C задайте продължителността на всяка задача в дни. 

Ако искате, можете също да добавите крайна дата в колона C, след което да извадите датите автоматично^{(subtract the dates automatically)} и получената продължителност да се покаже в колона D. Въпреки това, само за целите на настройката на диаграмата на Гант^(Gantt) , началната дата и продължителността са достатъчно.

1. След като датите са готови, следващата стъпка е да създадем подредена диаграма^{(stacked chart)} въз основа на началната дата на нашите задачи. За това трябва да изберете всички данни в таблицата, от A1 до C6, и след това да изберете вмъкване^(insert) в горната част на страницата (прочетете всичко за правенето на диаграми в Excel^{(making charts in Excel)} ). 

1. Лентата с инструменти ще се промени на няколко опции за графики, трябва да отидете на графичните опции и да щракнете върху стрелката надолу. Ще се появи дълъг списък с опции, под лентите^(bars) изберете подредена лента^{(stacked bar)} . Уверете се, че не избирате тази, наречена 100% подредена лента, тъй като това няма да работи.

1. Microsoft Excel ще започне работа и в средата на екрана ще се появи нова диаграма. Това е началото на вашата диаграма на Гант , въпреки че все още не сте там.^(Gantt)

1. От една страна, вероятно ще трябва да преоразмерите прозореца (вече го направихме в горния пример), след което преименувате диаграмата, като щракнете върху полето за заглавие на диаграмата^{(chart title)} . Докато сте на това,. Също така премахнете легендата в долната част на диаграмата - където пише начална дата^{(start date)} и продължителност^{(duration )} - като я изберете и натиснете клавиша Delete на клавиатурата си.

1. След това трябва да пренаредите диаграмата. В момента задача 5 е отгоре, а задача 1 е отдолу и трябва да е точно обратното. За да коригирате това, щракнете с десния бутон където и да е на диаграмата и изберете Формат^(Format) в диалоговия прозорец, който се показва.

1. От дясната страна на екрана ще се отвори нова лента със задачи, наречена „ Диаграма. ^(Chart.)” От всички опции изберете Вертикална ос^{(Vertical Axis)} .

1. В менюто, което се разгъва, поставете отметка в квадратчето до настройката, която казва категории в обратен ред^{(categories in reverse order)} . Това трябва да постави задача 1 на върха в диаграмата.

1. След като това е направено, остава само една стъпка, а именно премахване на синята част - която представлява началната дата - на лентата от диаграмата. В крайна сметка, в диаграмата на Гант^(Gantt) ви интересува само продължителността на задачите; синята лента просто пречи.

1. За да се отървете от него, щракнете с десния бутон върху някоя от сините ленти. Ще се появи друго поле за форматиране; щракнете върху него. Още веднъж ще отворите десния прозорец. Този път обаче трябва да щракнем върху записа за серия „Начална дата“.^{(Series “Start Date.”)}

1. В това меню щракнете върху елемента, който казва Запълване^(Fill) , след това в голямото цветно меню, което изскача, отидете чак до дъното и изберете Без запълване^{(No fill)} .

С това вашата диаграма на Гант е готова. ^(Gantt)Оранжевите полета (можете да ги оцветите с помощта на командата за запълване, ако желаете) показват кога се работи по определена задача. 

Диаграми на Гант в Excel

Това трябва да е достатъчно, за да започнете да създавате свои собствени диаграми на Гант . ^(Gantt)Въпреки че шаблоните, които Excel предлага — да не говорим за специално създаден софтуер за управление на проекти — вероятно са по-добър вариант, ако планирате да управлявате много задачи, използването на опция за домашно производство като по-горе може да е по-добре, ако следите малък брой задачи или искате да добавите лек вкус към презентациите.

How to Create Gantt Charts in Microsoft Excel

Gantt charts are a popular way to keep track of proјects, especially for teams that need to keep the duration of a task in mind. By using a Gаntt chart effectively, you can make sure dіfferent tasks don’t interfеre with each other, and even determine when one should finish so another can start. 

There are several ways to make Gantt charts, but in this article we’ll show you how to make one in a program that you probably have available: Microsoft Excel. Though it probably won’t outdo custom-made software when managing a large number of tasks, for small projects it’s a perfectly good alternative.

How to Create Gantt Charts in Microsoft Excel

The nice thing about creating a Gantt chart in Excel is that you probably already own a copy of the spreadsheet and know how to use it. If not, we recommend you check out our Excel tutorial. Most recent versions of Microsoft Excel (we’re using Office Online for this guide, though you can also get Office 365 for free) have a Gantt template included, so let’s take a quick look at that before we show you how to make your own.

Microsoft Excel Gantt Template

Before starting to build a chart from scratch, please note that there’s a Gantt template included in Excel. If you’re using Office Online, it’s one of the available Workbooks in Excel’s home screen

The Gantt chart template is pretty good. You can enter your data in a table, which then automatically exports the data into an inverted bar chart. We recommend messing with it a bit to see what’s possible with Excel Gantt charts. However, the template is a bit inflexible, so if it doesn’t work for you then you’ll have to build your Gantt charts from scratch.

Making Your Own Gantt Chart

1. If you want things to be exactly the way you like, you’ll need to start with a blank workbook. To do so, select the button new blank workbook from the topmost bar — it’s all the way to the left — and wait for it to load. Once that’s done, you’ll be presented with a blank spreadsheet.

1. Before you can make the Gantt chart, you need to put together some data. For illustration purposes, we’ll pretend we have five tasks and number them 1 through 5. Those go into column A. In column B, add some fictitious start dates four the tasks — make sure the cells are set to accept dates. Finally, in column C, set the duration of each task in days. 

If you want, you could also add an end date in column C, then subtract the dates automatically and have the resulting duration be displayed in column D. However, just for purposes of setting up the Gantt chart, the start date and the duration is enough.

1. With the dates ready, the next step is to create a stacked chart based on the start date of our tasks. For that, you need to select all the data in the table, from A1 to C6, and then select insert at the top of the page (read all about making charts in Excel). 

1. The toolbar will change to a number of graph options, you need to go to the graphical options and click the down arrow. A long list of options will appear, under bars pick stacked bar. Make sure not to pick the one called 100% stacked bar as that won’t work.

1. Microsoft Excel will get to work and a new chart will pop up in the middle of the screen. This is the beginnings of your Gantt chart, though you’re not there yet.

1. For one, you’ll probably need to resize the window (we already did that in the above example), then rename the chart by clicking on the chart title box. While you’re at it,. Also remove the legend at the bottom of the chart — where it says start date and duration — by selecting it and hitting the Delete key on your keyboard.

1. Next, you need to reorder the chart. Right now, task 5 is at the top and task 1 is at the bottom, and it needs to be exactly the other way around. To fix that, right-click anywhere on the chart and select Format in the dialog box that appears.

1. A new task bar will open up on the right side of your screen, called “Chart.” From all the options, choose Vertical Axis.

1. In the menu that folds out, check the box next to the setting that says categories in reverse order. That should put task 1 on top in the chart.

1. With this done, there’s only one step remaining, namely removing the blue part — which represents the start date — of the bar from the chart. After all, in a Gantt chart you only care about the duration of tasks; the blue bar is just getting in the way.

1. To get rid of it, right-click any of the blue bars. Another format box will pop up; click it. Once again, you’ll have the right hand pane open up. This time, though, we need to click on the entry for Series “Start Date.”

1. In this menu, click on the item that says Fill, then on the large color menu that pops up go all the way to the bottom and select No fill.

With that, your Gantt chart is all done. The orange boxes (you can recolor them using the fill command if you want) show when a certain task is being worked on. 

Gantt Charts in Excel

That should be enough to get you started with making your own Gantt charts. Though the templates that Excel offers — not to mention tailor-made project management software — are probably a better option if you plan to manage many tasks, using a homebrew option like above might be better if you’re keeping track of a small number of tasks or want to add some easy flavor to presentations.

Related posts

• Как да разберем анализа какво-ако в Microsoft Excel

• Урок по основи на Microsoft Excel – Научете как да използвате Excel

• 40-те най-добри клавишни комбинации на Microsoft Excel

• Как да промените фона в Microsoft Teams

• Добавете линия на тренда на линейна регресия към диаграма на разсейване на Excel

• Как да скриете листове, клетки, колони и формули в Excel

• Как да създадете етикети в Word от електронна таблица на Excel

• Свържете клетките между листове и работни книги в Excel

• Използвайте обобщаващи функции за обобщаване на данни в Excel

• Как да отворите няколко екземпляра на Excel

• Как да вмъкнете подпис в документ на Microsoft Word

• Как да създадете блок-схема в Word и Excel

• Microsoft Word не отговаря? 8 начина да го поправите

• Автоматично побиране на ширини на колони и височини на редове в Excel

• Как да добавяте коментари към клетка на работен лист на Excel

• Как да използвате функциите за автоматично възстановяване и автоматично архивиране на Excel

• Как да изтриете напълно лични метаданни от документи на Microsoft Office

• Как да превключвате между работни листове в Excel

• Как да създавате и използвате автотекст в Microsoft Word

• Вмъкнете работен лист на Excel в Word Doc