Инструментите на Microsoft Office^{(Microsoft Office)} стават все по-мощни с всяка актуализация. В днешно време дори не се нуждаете от специално приложение за блок-схеми. Можете да правите блок-схеми в PowerPoint , Word и дори Excel . 

Вече разгледахме блок-схеми в PowerPoint . Така че в тази статия ще ви покажем как да създадете блок-схема в Word и Excel . Ще използваме Microsoft Office 2019 за демонстрациите, но можете да следвате същите стъпки, като използвате Office 2010 или Office 365 . Ако версията на пакета ви на Microsoft Office не е по-стара от 2007 г., можете да създавате блок-схеми, като използвате нашите методи.

Как да създадете блок- схема^(Flowchart) в Word с помощта на форми^{(Word Using Shapes)}

Microsoft Word е популярен текстов процесор, използван навсякъде по света, защото е съвместим с всички компютри. С течение на времето Word се превърна в нещо повече от обикновен текстообработваща програма, като непрекъснато нараства популярността си на всички платформи. Сега той идва с инструменти за рисуване^{(drawing tools)} и инструменти за проектиране, така че можете да създавате блок-схеми, да генерирате баркодове^{(generate barcodes)} и дори да създавате поздравителни картички^{(create greeting cards)} . 

Един от тези инструменти е Shapes . Използването на инструмента Shapes е най-лесният начин да създадете проста блок-схема в движение. Така че нека започнем с основна блок-схема, използвайки Shapes .

Започнете с празен документ^{(Start With a Blank Document)}

Когато стартирате Microsoft Word , автоматично получавате опцията да отворите празен документ. Просто^(Simply) щракнете върху опцията Празен документ^{(Blank document)} и сте готови.

Активиране на решетъчните линии^{(Enable Gridlines)}

Тази стъпка не е задължителна, но я препоръчваме, защото прави всичко по-лесно. Линиите^(Gridlines) на решетката ще ви помогнат да оразмерите всичко правилно и да поставите всеки елемент от блок-схемата правилно. Без тази функция може да се окажете с неравномерни форми и неподравнени чертежи, които ще направят вашата блок-схема да изглежда непрофесионално.

За да активирате линиите на мрежата, отидете на раздела Изглед^(View) и щракнете върху квадратчето за отметка Gridlines .

Вашият документ вече ще изглежда като на изображението по-долу.

Вмъкване на фигури^{(Insert Shapes)}

Отидете в раздела Вмъкване^(Insert) и щракнете върху бутона Shapes , за да покажете колекцията от форми на Word.

Ще забележите няколко категории форми. 

Интересуваме се от линии^(Lines) и форми на блок- схеми^(Flowchart) , за да създадем нашите блок-схеми. Всяка форма се използва за различна цел. Въпреки че правилата не са заложени в камък, добра практика е да следвате препоръките на Word. Например, трябва да използвате правоъгълника за стъпки на процеса и диамантената форма за точки на решение. Можете да намерите тази информация, като задържите курсора на мишката над всяка фигура.

Сега нека добавим първата фигура. Нека започнем с овална форма. Отворете менюто с формата, изберете овала и го нарисувайте, като щракнете и плъзнете показалеца на мишката.

След като нарисувате първата си форма, ще забележите нов раздел в горната част на документа. Получихте достъп до раздела Формат^(Format) , който ще използвате за модифициране на вашите форми, добавяне на цветове и други.

За да добавите текст към вашите фигури, щракнете с десния бутон върху фигурата и изберете Добавяне на текст^{(Add Text)} от менюто.

Сега нека добавим друга форма и след това да ги свържем заедно, като използваме линия като съединител.

Следвайте предишните стъпки, за да вмъкнете правоъгълна форма.

След това отидете на библиотеката с форми и вместо да избирате фигура от категорията Блокова диаграма^(Flowchart) , изберете линейна стрелка от категорията Линии^(Lines) .

Изберете първата фигура, за да видите контролните точки от всяка страна на вашата фигура и след това изберете стрелката. Щракнете^(Click) върху дръжката с ниско дъно и плъзнете стрелката до централната дръжка на втората фигура.

Повторете^(Repeat) тези стъпки, като използвате всички форми и линии, които искате да създадете своята блок-схема.

Как да създадете блок- схема^(Flowchart) в Word с помощта на SmartArt^{(Word Using SmartArt)}

SmartArt е по-нова функция, която се предлага с предварително готови оформления за блок-схеми, организационни диаграми, диаграми на Venn и много други. Докато инструментът Shapes е достатъчен, за да представи вашите идеи, SmartArt го извежда на следващото ниво с по-професионален вид и ви спестява известно време.

Създайте SmartArt графика в Word^{(Create SmartArt Graphic in Word)}

Създайте нов празен документ и активирайте линиите на мрежата, както направихте по-рано.

Отидете в раздела Вмъкване^(Insert) и на две крачки от бутона Shapes ще намерите SmartArt .

Щракнете^(Click) върху SmartArt и ще се отвори прозорец с шаблон. Word предлага голямо разнообразие от графики на SmartArt , но ние се интересуваме от секцията Процес^{(Process )} .

Изберете Процес на акцент на картината^{(Picture Accent Process)} в категорията Процес^(Process) и щракнете върху бутона OK . Този шаблон се използва за визуално представяне на работен поток или процес стъпка по стъпка.

Тази опция генерира форми, които могат да съдържат изображения, текст и стрелки, които ги свързват в логически ред.

До блок-схемата ще видите и прозорец с опции за редактиране на блок-схема. Можете да щракнете върху текстовия панел, за да вмъкнете текст, и върху съответната форма на изображение, за да вмъкнете нова графика.

Можете също да промените дизайна на SmartArt , след като го генерирате. Можете да вмъквате нови форми от бутона Добавяне на форма^{(Add Shape)} в горния ляв ъгъл, да променяте оформленията като на горното изображение, да добавяте нови цветове и др.

Създаването на блок-схеми с шаблони на SmartArt е много по-бърз процес от ръчното вмъкване на фигури и крайният резултат изглежда по-професионален. Въпреки това, понякога използването на форми от нулата е по-добрият вариант, защото имате пълен контрол върху дизайна и персонализирането.

Как да създадете блок- схема^(Flowchart) в Excel с инструмента за форми^{(Shapes Tool)}

Microsoft Excel не е само за създаване на електронни таблици и извършване на математика. Той поддържа различни инструменти за генериране на графики, използвани за създаване на диаграми, хистограми, графики и много други.

Ако използвате Excel^{(use Excel)} по-често от Word , може да го използвате и за създаване на блок-схеми. Процесът по принцип е същият като в Word . Ето как можете да създадете блок-схема от нулата с помощта на инструмента Shapes .

Настройте мрежата^{(Set Up the Grid)}

Независимо дали създавате блок-схеми в Excel или Word , винаги създавайте решетка на блок-схеми. Помага ви да позиционирате правилно фигурите на блок-схемите.

За да настроите мрежа в Excel , започнете с промяна на ширините на колоната. Работният лист на Excel вече е мрежа, просто трябва да го настроите. Ширината на колоната трябва да е равна на височината на реда.

Започнете, като изберете всички клетки, като щракнете върху бутона в горния ляв ъгъл на вашия работен лист.

След това изберете бутона Формат^(Format) в секцията Клетки^(Cells) на раздела Начало^(Home) и изберете Ширина на колоната^{(Column Width)} от менюто.

По подразбиране височината на редовете е настроена на 15 точки (20 пиксела). За да имате 20 пиксела ширина, задайте ширината на колоната на 2,14 и изберете OK .

Сега имаме решетка, но тя не работи като тази в Word . Трябва да активираме функцията Snap to Grid , за да направим формите автоматично да се подравнят към най-близката линия на мрежата.

Отидете в раздела Оформление^{(Page Layout)} на страницата и изберете Подравняване^(Align) . Изберете Snap to Grid от новото меню.

Вмъкване на фигури^{(Insert Shapes)}

Добавянето на фигури в Excel работи точно както в Word .

Отидете в раздела Вмъкване^{(Insert )} , щракнете върху бутона Форми^(Shapes) и изберете първата си фигура на блок -схема.^(Flowchart)

Начертайте фигурата, като плъзнете показалеца на мишката.

Ще забележите раздела Формат на формата^{(Shape Format)} , който се появява в горната част. Както можете да видите на изображението по-горе, той е идентичен с този в Microsoft Word . Всички контроли, опции и бутони работят абсолютно еднакво.

Можете да изберете друга форма от секцията Insert Shapes в горния ляв ъгъл и да я добавите под първата. След това ги свържете със стрелка, променете цветовете им и продължете да добавяте още форми, за да завършите диаграмата си.

Как да създадете блок- схема^(Flowchart) в Excel с помощта на SmartArt^{(Excel Using SmartArt)}

Най-бързият начин за създаване на блок-схема в Excel е чрез използване на графики SmartArt . Тази функция работи точно както в Word и стъпките, които трябва да предприемете, за да създадете блок-схема на SmartArt , са основно едни и същи.

Създайте SmartArt графика в Excel^{(Create SmartArt Graphic in Excel)}

SmartArt в Excel е същото като в Word . Отидете в раздела Вмъкване^{(Insert )} и щракнете върху бутона SmartArt .

Ще се отвори прозорец с шаблони на блок -схеми на SmartArt . Изглежда точно като този в Word . Няма разлика между двете, така че вижте нашия раздел за това как да създадете блок-схема в Word с помощта на SmartArt , ако имате нужда от помощ. Всички опции за форматиране и редактиране на блок-схеми също са идентични.

Кой е любимият ви инструмент за създаване на блок-схеми?^{(What’s Your Favorite Flowchart Making Tool?)}

Microsoft Word и Excel са еднакво страхотни за проектиране на блок-схеми и можете да използвате графики на SmartArt и с двете. Кое предпочитате да правите блок-схеми? Кажете ни в коментарите по-долу кой е вашият любим софтуер за създаване на блок^{(software for creating flowcharts)} -схеми и защо. 

How to Create a Flowchart in Word and Excel

Microsoft Office tools are becoming more and more powerful with each update. Nowadays, you don’t even need a dedicated app for flowcharts. You can make flowcharts in PowerPoint, Word, and even Excel. 

We’ve already covered flowcharts in PowerPoint. So in this article, we’re going to show you how to create a flowchart in Word and Excel. We’re going to use Microsoft Office 2019 for the demonstrations, but you can follow the same steps using Office 2010 or Office 365. If your Microsoft Office suite version isn’t older than 2007, you can create flowcharts using our methods.

How to Create a Flowchart in Word Using Shapes

Microsoft Word is a popular word processor used everywhere in the world because it’s compatible with all computers. Over time, Word evolved into something more than a simple word processor, steadily increasing its popularity on all platforms. Now it comes with drawing tools and design tools as well, so you can create flowcharts, generate barcodes, and even create greeting cards. 

One of those tools is Shapes. Using the Shapes tool is the easiest way to create a simple flowchart on the go. So let’s start with a basic flowchart using Shapes.

Start With a Blank Document

When you launch Microsoft Word, you’re automatically given the option to open a blank document. Simply click on the Blank document option and you’re good to go.

Enable Gridlines

This step is optional but we recommend it because it makes everything easier. Gridlines will help you size everything properly and place each flowchart element correctly. Without this feature, you might end up with uneven shapes and misaligned drawings that will make your flowchart look unprofessional.

To enable gridlines, go to the View tab and click on the Gridlines checkbox.

Your document will now look like in the image below.

Insert Shapes

Go to the Insert tab and click on the Shapes button to display Word’s collection of shapes.

You’ll notice several categories of shapes. 

We’re interested in Lines and Flowchart shapes to create our flowcharts. Each shape is used for a different purpose. While the rules aren’t set in stone, it’s good practice to follow Word’s recommendations. For example, you should use the rectangle for process steps and the diamond shape for decision points. You can find this information by hovering your mouse pointer above each shape.

Now, let’s add the first shape. Let’s start with an oval shape. Open the shape menu, select the oval, and draw it by clicking and dragging your mouse pointer.

After you draw your first shape, you’ll notice a new tab at the top of the document. You gained access to the Format tab, which you’re going to use to modify your shapes, add colors, and more.

To add text to your shapes, right-click on the shape and select Add Text from the menu.

Now let’s add another shape and then link them together by using a line as a connector.

Follow the previous steps to insert a rectangle shape.

Next, go to the shape library, and instead of choosing a shape from the Flowchart category, select a line arrow from the Lines category.

Select the first shape to see the control points on each side of your shape and then select the arrow. Click on the low-bottom handle and drag the arrow to the second shape’s center handle.

Repeat these steps using any shapes and lines you want to create your flowchart.

How to Create a Flowchart in Word Using SmartArt

SmartArt is a newer feature that comes with premade layouts for flowcharts, organization charts, Venn diagrams, and much more. While the Shapes tool is enough to present your ideas, SmartArt takes it to the next level with a more professional look and saves you some time.

Create SmartArt Graphic in Word

Create a new blank document and enable gridlines as you did earlier.

Go to the Insert tab, and two steps away from the Shapes button you’ll find SmartArt.

Click on SmartArt and a template window will open. Word offers a wide variety of SmartArt graphics, but we’re interested in the Process section.

Select Picture Accent Process in the Process category and click on the OK button. This template is used to visually present a workflow or a step-by-step process.

This option generates shapes that can contain images, text, and arrows that link them in a logical order.

Next to the flowchart, you’ll also see a window with flowchart editing options. You can click on the text pane to insert text and on the corresponding image shape to insert a new graphic.

You can also modify the SmartArt design after generating it. You can insert new shapes from the Add Shape button in the top left corner, change layouts like in the above image, add new colors, and more.

Creating flowcharts with SmartArt templates is a much faster process than inserting shapes manually and the end result looks more professional. However, sometimes using shapes from scratch is the better option because you have full control over design and customization.

How to Create a Flowchart in Excel with the Shapes Tool

Microsoft Excel isn’t just for creating spreadsheets and doing math. It supports a variety of graphics generating tools used to make charts, histograms, graphs, and much more.

If you use Excel more often than Word, you might as well use it to create flowcharts. The process is basically the same as in Word. Here’s how you can create a flowchart from scratch using the Shapes tool.

Set Up the Grid

Whether you create flowcharts in Excel or Word, always create a flowchart grid. It helps you position your flowchart shapes properly.

To set up a grid in Excel, start by changing the widths of the column. An Excel worksheet is already a grid, you just need to tweak it. The column width should be equal to the height of the row.

Start by selecting all the cells by clicking on the top-left corner button on your worksheet.

Next, select the Format button in the Cells section of the Home tab and select Column Width from the menu.

By default, the height of the rows is set to 15 points (20 pixels). To have 20 pixels in width, set the column width to 2.14 and select OK.

Now we have a grid, but it doesn’t work like the one in Word. We need to enable the Snap to Grid feature to make shapes automatically align themselves to the closest grid line.

Go to the Page Layout tab and select Align. Select Snap to Grid from the new menu.

Insert Shapes

Adding shapes in Excel works exactly like in Word.

Go to the Insert tab, click on the Shapes button, and select your first Flowchart shape.

Draw the shape by dragging your mouse pointer.

You’ll notice the Shape Format tab appearing at the top. As you can see in the image above, it’s identical to the one in Microsoft Word. All the controls, options, and buttons work exactly the same.

You can select another shape from the Insert Shapes section in the top left corner and add it under the first one. Then connect them with an arrow, change their colors, and continue adding more shapes to complete your flowchart.

How to Create a Flowchart in Excel Using SmartArt

The fastest way to create a flowchart in Excel is by using SmartArt graphics. This feature works just like in Word and the steps you need to take to create a SmartArt flowchart are basically the same.

Create SmartArt Graphic in Excel

SmartArt in Excel is the same as in Word. Go to the Insert tab and click on the SmartArt button.

A window with SmartArt flowchart templates will open. It looks exactly like the one in Word. There’s no difference between the two, so refer to our section on how to create a flowchart in Word using SmartArt if you need help. All the flowchart formatting and editing options are identical as well.

What’s Your Favorite Flowchart Making Tool?

Microsoft Word and Excel are equally great for designing flowcharts and you can use SmartArt graphics with both. Which one do you prefer to make flowcharts? Tell us in the comments below which is your favorite software for creating flowcharts and why. 

Related posts

• Как да създадете етикети в Word от електронна таблица на Excel

• Вмъкнете работен лист на Excel в Word Doc

• Как автоматично да архивирате документ на Word в OneDrive

• Как да създадете поздравителна картичка с MS Word

• Как да добавяте или премахвате коментари в Word

• Как да запишете макрос в Excel

• Как да групирате работни листове в Excel

• Как да създавате и използвате автотекст в Microsoft Word

• Свържете клетките между листове и работни книги в Excel

• Как да изчислим дисперсията в Excel

• Добавете линия на тренда на линейна регресия към диаграма на разсейване на Excel

• Как да защитите сигурно с парола файл на Excel

• Как да направите проста графика или диаграма в Excel

• Как да проследявате промените в Word (онлайн, мобилен и настолен)

• Microsoft Word не отговаря? 8 начина да го поправите

• Как да коригирам, когато Word се отваря в режим само за четене

• Как да покажа знаците за форматиране в Word

• Как да вмъкнете подпис в документ на Microsoft Word

• Как да създадете попълваеми формуляри в Word

• Как да извадите дати в Excel