Пропускали ли сте някога важен имейл, защото входящата ви поща беше пълна с предишни съобщения без отговор? Повечето хора са изпитали това и почти всеки знае разсейването на петдесетте непрочетени имейла, които изискват вниманието ви веднага щом отворите входящата си кутия сутрин.

Според проучвания работниците прекарват до 28% от седмицата си в^{(28 percent of their week)} четене и отговаряне на имейли. Това е повече от една четвърт от цялото ви време на работа. Колко повече бихте могли да постигнете, ако не се налагаше да се справяте с постоянен порой от имейли?

Какво е Inbox Zero?

Inbox Zero е концепция, разработена от Мерлин Ман^{(Merlin Mann)} , експерт по производителност. Въпреки че повечето хора тълкуват „нулата“ в името, за да се отнася до броя имейли, които човек има, първоначално се посочва колко време хората прекарват в мислене за имейл. Ако имате нула имейли, прекарвате почти нула време в мислене за тях.

Тази статия ще ви преведе през това как да поддържате броя на непрочетените имейли във входящата си поща до абсолютен минимум с помощта на наличните ви инструменти в Gmail , както и практики, които можете да приложите в работния си ден, които ще ви помогнат да укротите рояка от имейли, които получавате през целия ден.

Основи за управление на имейли

Първата стъпка към подобряване на производителността на имейла е да затворите входящата си кутия. Може да звучи противоречиво, но е по-добре да си дадете определени периоди от време за четене и отговор на имейли, отколкото да се обръщате към тях, когато пристигат. Изследванията^(Research) показват, че сроковете, наложени от само себе си или не, подобряват ефективността^{(deadlines, self-imposed or not, improve efficiency)} и намаляват времето, прекарано в даден проект.

Отделете^(Set) пет минути в началото на всеки час или може би двадесет минути в началото и края на деня, за да отговорите на имейли^{(to answer emails)} . Изтрийте всички имейли, които очевидно са спам^{(clearly spam)} . Ако отговорът на имейл изисква две минути или по-малко, първо отговорете на него.

Ако имейлът изисква повече време за отговор, преместете го в специално определена папка.

Използване на Gmail за достигане на Inbox Zero

Gmail е най-използваният имейл клиент в света, но повечето хора не осъзнават колко многофункционална всъщност е платформата. Gmail е пълен с инструменти^{(chock-full of tools)} и опции за персонализиране, които ви дават огромен контрол върху външния му вид. Inbox Zero става много по-достижим, когато се възползвате от тези инструменти.

Използвайте специални звезди

Всеки знае за възможността за „звезда“ на имейл чрез щракване върху иконата на звезда^(Star) – но знаехте ли, че има 12 различни звезди, които могат да се използват? Щракнете върху ^(Click) Settings > See All Settings > General и след това превъртете, докато видите подраздела Звезди .^(Stars)

Има различни цветове на звездите, но има и икони като удивителен знак, стрелка за бързо превъртане напред, отметка, въпросителен знак и малка буква i. По подразбиране само главната звезда е активна, но можете да щракнете и плъзнете някоя от иконите в секцията Използва^{(In use)} се, за да ги активирате.

В Gmail^(Gmail) ще се появи само един символ . Щракнете върху^(Click) него няколко пъти, за да преминете през всички различни звезди, които сте избрали. Изберете поне четири символа: стандартна звезда, червена звезда, малки букви i и зелена отметка.

Настройте множество входящи кутии и филтри^{(Set Up Multiple Inboxes and Filters)}

Може би вече сте запознати с няколко от наличните за вас раздели в Gmail : Промоции, Лични^(Personal) , Социални^(Social) и т.н. Придвижете се до Settings > Inbox и до Тип^{(Inbox type,)} входяща кутия щракнете върху падащото меню и изберете Множество входящи кутии.^{(Multiple inboxes.)}

Появява се нова секция, наречена Множество секции входяща кутия. ^{(Multiple inbox sections.)}Можете да назовете до пет персонализирани секции, които да видите заедно с основната си входяща кутия, въпреки че две са попълнени по подразбиране. Едната секция е за имейли със звезда^(Starred) , а другата е за чернови. Тези секции са обозначени от техните заявки за търсене, така че ще трябва да научите как се нарича всяка от специалните звезди, за да заделите секции за тях.

Това са имената на всяка звезда:

Жълта звезда
Червена звезда
Оранжева звезда
Зелена звезда
Синя звезда
Пурпурна звезда
Жълт взрив (удивителен знак)
Червен взрив
Лилаво-въпрос
Orange-guillemet (символ за бързо превъртане напред)
Зелена проверка
Синя информация (и с малки букви)

Полето за заявка за търсене разпознава различни оператори, така че можете да използвате команди OR/AND , за да включите множество звезди в един и същи раздел. До полето за заявка за търсене^{(Search query)} е полето за име на раздел^{(Section name)} . Въведете конкретното име, което искате полето да бъде извикано тук.

За да постигнете Inbox Zero , най-добре е да настроите няколко конкретни секции:

Нуждае се от действие/отговор
Нуждае се от спешен отговор
В очакване на отговор
Делегиран

Можете да изберете да настроите пета секция според вашите нужди, но тези четири ще се справят с най-основните задачи.

Достигане до нула на входящата поща^{(Reaching Inbox Zero)}

Сега, след като променихте настройките си за Gmail , е време да приложите всичко в действие. Първо^(First) задайте филтрите си. Въведете следния:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

Когато получите имейл, първото нещо, което трябва да направите, е да решите дали изисква отговор или трябва да го изтриете. Ако имейлът е спам или просто не изисква отговор, незабавно го изтрийте или архивирайте.

Ако имейлът изисква отговор и ще отнеме по-малко от две минути, отговорете. Ако имате нужда от повече от две минути, щракнете веднъж върху иконата на звезда . ^(Star)Ако имейлът е спешен и трябва да бъде следващото нещо, на което ще отговорите, щракнете върху иконата два пъти, за да го маркирате с Червена звезда^{(Red Star)} .

След като отговорите на имейл, ако чакате отговор, щракнете върху иконата на звезда^(Star) три пъти, за да го обозначите като „В очакване на отговор“. Ако получите имейл, който се обработва по-добре от някой друг, препратете го до съответния човек и щракнете върху иконата на звезда^(Star) четири пъти, за да го маркирате като „Делегиран“.

Изберете кога искате да отговорите на имейла си и се съсредоточете върху работата само в тези моменти. Като си давате крайни срокове и задавате периоди за обработка на имейли, намалявате времето, което прекарвате във входящата си поща, за да можете да се съсредоточите върху по-важни задачи. Ако решите да се справите с него в началото на часа, първо се съсредоточете върху отговора на всички спешни имейли, а след това се справете с останалото от там.

Като приложите тези методи на практика, скоро можете да постигнете пълен контрол над входящата си кутия. Ако вече е бъркотия, отделете половин час на ден, за да сортирате имейлите, които вече имате, и да определите дали са важни или не. Отговорете на тези, които се нуждаят от това, изтрийте тези, които нямат.

Може да отнеме малко време, но филтрите^{(but filters)} , определените пощенски кутии и други инструменти ще ви помогнат да стигнете до Inbox Zero – и^{(Inbox Zero–and)} ще откриете кои техники най-добре ще ви помогнат да останете там.

How to Get to Inbox Zero in Gmail

Haνe you ever misѕed an important еmail because your inbox was full of previous, unanswered messages? Most people have experienced this and аlmost everyone knows the distraction of fiftу unread emails that demand уour attention aѕ soon аs you open your inbox in the morning.

According to studies, workers spend as much as 28 percent of their week reading and answering emails. That’s more than a quarter of your entire time at work. How much more could you accomplish if you didn’t have to handle a constant barrage of emails?

What Is Inbox Zero?

Inbox Zero is a concept developed by Merlin Mann, an expert on productivity. Although most people interpret the “zero” in the name to refer to the number of emails a person has, it originally referenced how much time people spend thinking about email. If you have zero emails, you spend almost zero time thinking about them.

This article will walk you through how to keep the number of unread emails in your inbox to an absolute minimum using tools available to you within Gmail, as well as practices you can apply to your workday that will help you tame the swarm of emails you receive throughout the day.

Email Management Basics

The first step to improving your email productivity is to close your inbox. It might sound counterintuitive, but it is better to give yourself set periods of time to read and respond to emails than to address them as they arrive. Research has shown that deadlines, self-imposed or not, improve efficiency and reduce the time spent on a project.

Set aside five minutes at the start of each hour, or maybe twenty minutes at the start and end of the day, to answer emails. Delete any emails that are clearly spam. If an email requires two minutes or less to answer, respond to it first.

If an email will require more time to answer, move it to a specially-designated folder.

Using Gmail to Reach Inbox Zero

Gmail is the most-used email client in the world, but most people don’t realize just how versatile the platform actually is. Gmail is chock-full of tools and customizable options that give you a tremendous amount of control over its appearance. Inbox Zero becomes much more achievable when you take advantage of these tools.

Use Special Stars

Everyone knows about the ability to “star” an email by clicking the Star icon–but did you know there are 12 different stars that can be used? Click Settings > See All Settings > General and then scroll until you see the Stars subsection.

There are different colors of stars, but there are also icons like an exclamation mark, a fast-forward arrow, a check mark, a question mark, and a lower-case i. By default, only the main star is active, but you can click and drag any of the icons to the In use section to activate them.

Only a single symbol will appear in Gmail. Click it multiple times to cycle through all of the different stars you have selected. Choose at least four symbols: the standard star, the red star, the lower-case i, and the green-check.

Set Up Multiple Inboxes and Filters

You might already be familiar with several of the tabs available to you in Gmail: Promotions, Personal, Social, etc. Navigate to Settings > Inbox and beside Inbox type, click the drop-down box and select Multiple inboxes.

A new section appears called Multiple inbox sections. You can name up to five custom sections to view alongside your main inbox, although two are filled in by default. One section is for Starred emails, while the other is for drafts. These sections are designated by their search queries, so you will need to learn what each of the special stars is called in order to set aside sections for them.

These are the names of each star:

Yellow-star
Red-star
Orange-star
Green-star
Blue-star
Purple-star
Yellow-bang (exclamation mark)
Red-bang
Purple-question
Orange-guillemet (fast forward symbol)
Green-check
Blue-info (lower-case i)

The search query field recognizes different operators, so you can use OR/AND commands to include multiple stars within the same section. Beside the Search query field is the Section name field. Enter the specific name you want the field to be called here.

To achieve Inbox Zero, it’s best to set up a few specific sections:

Needs Action/Reply
Needs Urgent Reply
Awaiting Reply
Delegated

You can choose to set up a fifth section according to your needs, but these four will handle the most basic tasks.

Reaching Inbox Zero

Now that you have changed your Gmail settings, it’s time to put everything into action. First, set your filters. Enter the following:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

When you receive an email, the first thing you should do is decide whether it requires a response or if you should delete it. If the email is spam or just doesn’t warrant a response, immediately delete it or archive it.

If the email requires a response and will take less than two minutes, answer it. If you need more than two minutes, click the Star icon once. If the email is urgent and should be the next thing you respond to, click the icon twice to mark it with a Red Star.

Once you respond to an email, if you are waiting on a reply, click the Star icon three times to designate it as “Awaiting Reply.” If you receive an email that is better handled by someone else, forward it to the appropriate person and click the Star icon four times to mark it as “Delegated.”

Choose when you want to respond to your email and focus on working only within those times. By giving yourself deadlines and set periods to handle email, you reduce the amount of time you spend in your inbox so that you can focus on more important tasks. If you choose to deal with it at the start of the hour, focus on responding to any urgent emails first, then handle the rest from there.

By putting these methods into practice, you can soon attain total control of your inbox. If it is already a mess, set aside half an hour a day to sort through the emails that you already have and determine whether they are important or not. Respond to those that need it, delete those that don’t.

It might take a bit of time, but filters, designated inboxes, and other tools will help you reach Inbox Zero–and you’ll find what techniques best help you stay there.

Елена Стоянова

About the author

Здрасти! Аз съм компютърен програмист с над 10 години опит в областта. Специализирам се в разработването и поддръжката на софтуер за смартфони и актуализации на windows. Освен това предлагам услугите си като месечен представител за поддръжка на имейл клиенти.

Как да стигнете до Inbox Zero в Gmail

Какво е Inbox Zero?

Основи за управление на имейли