Има два файла на Excel^{(Excel files)} с подобни имена в различни папки на вашия компютър. Как да определите дали файловете са дубликати или различни версии на една и съща работна книга на Excel ? В този урок ще ви покажем как да сравните два файла на Excel , дори ако нямате инсталиран Excel на вашия компютър.^(Excel)

Тези инструменти за сравнение могат да ви помогнат да откриете непоследователни данни, остарели стойности, повредени формули, неправилни изчисления и други проблеми във вашия работен лист на Excel .

1. Сравнете два листа на Excel : Преглед един^{(View Side)} до друг^(Side)

Ако можете да прегледате данните на листа с един поглед, отворете ги в отделен прозорец и извършете успоредно сравнение с помощта на функцията на Excel „Преглед един до друг“.

1. Отворете файла на Excel , съдържащ и двата работни листа, отидете в раздела ^(Excel)Изглед^(View) и изберете Нов прозорец^{(New Window)} .

1. В новия прозорец изберете или превключете към (втория) работен лист^{(switch to the (second) worksheet)} , който искате да сравните.

Преоразмерете или пренаредете прозорците, така че да имате един до друг изглед на двата работни листа на дисплея на вашия компютър. Отново^(Again) , този метод е най-добрият за сравняване на работни листове на Excel само с няколко реда или колони.

1. Ако предпочитате да използвате инструмента за сравнение на Excel, за да поставите двата прозореца един до друг, проверете раздела „Изглед“ и изберете иконата Преглед един до друг.^{(View Side by Side)}

Excel незабавно ще подреди двата работни листа хоризонтално на екрана на вашия компютър. Може да е малко трудно да сравнявате листове в този пейзажен изглед, така че преминете към следващата стъпка, за да промените ориентацията на вертикално/портретно подреждане.

1. Отново отидете в раздела „Преглед“ и изберете Подреждане на всички^{(Arrange All)} .

1. Изберете Вертикално^(Vertical) в прозореца „Подреждане“ и изберете OK .

Това ще постави двата работни листа в позиция един до друг на вашия екран. Има още една настройка, която трябва да активирате, за да направите сравнението много по-лесно.

1. Докоснете Синхронно превъртане^{(Synchronous Scrolling)} и се уверете, че е маркирано. Това ви позволява да превъртате през двата работни листа едновременно, което позволява синхронно сравнение ред по ред на вашия набор от данни.

Ако горните редове на двата работни листа са заглавки, уверете се, че сте ги замразили, така че да не се движат с останалата част от набора от данни, когато превъртате.

1. Изберете Замразяване на панелите^{(Freeze Panes)} и изберете Замразяване на горния ред^{(Freeze Top Row)} . Повторете тази стъпка за втория работен лист.

1. Изберете Нулиране на позицията на прозореца^{(Reset Window Position)} , за да върнете ориентацията за сравнение към пейзажен формат.

1. Когато приключите с сравнението, изберете Преглед отстрани,^{(View Side by Side)} за да върнете работните листове към първоначалните им размери.

Сега можете да превъртате през двата работни листа и да ги сравнявате ред по ред. Основното предимство на тази функция е, че е вградена във всички версии на Excel . Въпреки това, все пак ще трябва да свършите куп работа - т.е. да забележите клетки с различни фигури, макроси, формули и т.н.

2. Сравнете два файла на Excel с помощта ^(Excel)на онлайн инструменти^{(Online Tools)}

Има уеб-базирани инструменти, които предлагат услуги за сравнение на Excel . Ще намерите тези инструменти за полезни, ако нямате инсталиран Excel на вашия компютър. ^(Excel)Този инструмент за сравнение на Excel от Aspose^{(Excel Comparison tool by Aspose)} е добър уеб инструмент за сравняване на два файла на Excel .

Качете първия (основен) файл на Excel в първото поле, плъзнете другия файл във второто поле и изберете бутона Сравни сега^{(Compare Now)} .

Ако файловете имат няколко листа, изберете листовете, които искате да сравните в раздела Листове^(Sheets) . Ако и двата листа имат клетки с различни стойности или съдържание, инструментът за сравнение на Aspose Excel ще подчертае разликите в жълто.

Ограничението на тези уеб-базирани инструменти е, че те подчертават предимно различни стойности. Те не могат да подчертават несъответстващи формули, изчисления и т.н.

3. Сравнете два файла на ^{(Compare Two)} Excel с помощта на „Сравнение на електронни таблици“

Сравнение на електронни таблици е надежден софтуер за сравняване на два файла или работни листа на Excel . За съжаление в момента е достъпен само за устройства с Windows . Предлага се като самостоятелна програма и също е вграден в Microsoft Excel , включен във версиите/пакетите на Office: Office Professional Plus^{(Office Professional Plus)} (2013 и 2016) или Microsoft 365.

Използвайте Сравнение на електронни таблици в Excel^{(Use Spreadsheet Compare in Excel)}

Ако вашето приложение Excel е част от гореспоменатите пакети на Office , можете да получите достъп до инструмента за сравнение на електронни таблици^{(Spreadsheet Compare)} чрез добавката „Запитване“. Ако във вашето приложение Excel няма раздел „Запитване“ , ето как да го включите.

1. Изберете Файл^(File) от лентата с менюта.

1. Изберете Опции^(Options) от страничната лента.

1. Изберете Добавки^(Add-ins) в страничната лента, изберете COM Add-in в падащото меню „Manage“ и изберете Go .

1. Поставете отметка в квадратчето Запитване^(Inquire) и изберете OK .

Забележка:^(Note:) Ако не намерите квадратчето за отметка „Запитване“ на страницата с добавки на COM^{(COM Add-ins)} , вашата версия на Excel или Office не поддържа Сравнение на електронни таблици^{(Spreadsheet Compare)} . Или може би администраторът на вашата организация е деактивирал функцията. Инсталирайте версиите на Office с предварително инсталирана електронна таблица Compare или се свържете с администратора на вашата организация.^{(Spreadsheet Compare)}

1. Отворете и двата файла на Excel , които искате да сравните, в отделен прозорец, отидете на раздела Запитване^(Inquire) в лентата с менюта и изберете Сравняване на файлове^{(Compare Files)} .

1. Excel автоматично ще добави първия и втория файл съответно към диалоговите прозорци „Сравнение“ и „До“. Изберете Размяна на файлове^{(Swap Files)} , за да размените първичните и вторичните файлове, или изберете Сравни^(Compare) , за да започнете сравнението.

Това ще стартира Сравнение на електронни таблици^{(Spreadsheet Compare)} в нов прозорец, подчертавайки всяко несъответствие във вашия набор от данни. Редовните клетки с различни стойности ще имат зелено осветяване. Клетките с формули са форматирани в лилаво, докато клетките с макрос ще имат тюркоазен цвят.

Изберете Експортиране на резултати^{(Export Results)} , за да генерирате и запишете копие на резултатите на вашия компютър като документ на Excel .

Отчетът ще посочи референциите на листа(ите) и клетки с различни набори от данни, както и точните стойности на старите и новите данни.

Можете да споделите отчета на Excel^{(share the Excel report)} с вашите колеги, екип или други хора, работещи съвместно върху файла.

Използвайте Сравнение на електронни таблици като самостоятелна програма^{(Use Spreadsheet Compare as a Standalone Program)}

Ако вашата версия на Excel или Office няма добавка за сравнение на електронни таблици^{(Spreadsheet Compare)} , инсталирайте самостоятелния софтуер от уебсайта на разработчика. Когато инсталирате инсталационния файл, уверете се, че сте поставили отметка в полето Регистрирай и активирате добавката в Excel^{(Register and activate the add-in in Excel)} .

След инсталирането стартирайте Сравнение на електронни таблици^{(Spreadsheet Compare)} и следвайте тези стъпки, за да използвате програмата за сравняване на документите на Excel .

1. Изберете Сравняване на файлове^{(Compare Files)} в раздела „Начало“.

1. Изберете иконата на папка^{(folder icon)} до диалоговия прозорец „Сравнение (по-стари файлове)“, за да добавите първия документ, който искате да сравните, към инструмента. Добавете втория файл към полето „До (по-нови файлове)“ и изберете OK , за да продължите.

Сравнение^{(Spreadsheet Compare)} на електронни таблици ще обработи файловете и ще маркира клетки с различни стойности в зелено.

Открийте разликите

Инструментът за сравнение „Преглед един до друг“ е най-жизнеспособната опция за потребителите на Office Home или Students . Ако използвате Excel за Microsoft 365 или Office Professional Plus (2013 или 2016), вграденият инструмент „Сравнение на електронни таблици“ е на ваше разположение. Но ако не използвате Excel на компютъра си, уеб базираните инструменти за сравнение на Excel ще свършат работата. Наистина е толкова лесно.

How to Compare Two Excel Files and Highlight the Differences

There are two sіmilarly-named Excel files in different folders on your computer. How do you determine if the files are duplicates or different versions of the same Excel workbook? In this tutorial, we’ll show you how to compare two Excel files, even if you don’t have Excel installed on your computer.

These comparison tools can help you spot inconsistent data, outdated values, broken formulas, incorrect calculations, and other problems in your Excel worksheet.

1. Compare Two Excel Sheets: View Side by Side

If you can peruse the sheet’s data at a glance, open them in a separate window and perform a side-by-side comparison using Excel’s “View Side by Side” feature.

1. Open the Excel file housing both worksheets, head to the View tab, and select New Window.

1. In the new window, select or switch to the (second) worksheet you want to compare.

Resize or rearrange the windows so you have a side-by-side view of both worksheets on your computer’s display. Again, this method is best for comparing Excel worksheets with only a few rows or columns.

1. If you’d rather use Excel’s comparison tool to place both windows side-by-side, check the “View” tab and select the View Side by Side icon.

Excel will immediately arrange both worksheets horizontally on your computer’s screen. It might be a bit difficult to compare sheets in this landscape view, so proceed to the next step to change the orientation to a vertical/portrait arrangement.

1. Head to the “View” tab again and select Arrange All.

1. Select Vertical in the “Arrange” window and select OK.

That’ll stack both worksheets in a side-by-side position on your screen. There’s one more setting you need to enable to make the comparison a lot easier.

1. Tap Synchronous Scrolling and make sure it is highlighted. This lets you scroll through both worksheets simultaneously, allowing for a synchronous row-by-row comparison of your dataset.

If the top rows of both worksheets are headers, make sure you freeze them so they don’t move with the rest of the dataset when you scroll through.

1. Select Freeze Panes and select Freeze Top Row. Repeat this step for the second worksheet.

1. Select Reset Window Position to revert the comparison orientation to landscape format.

1. When you’re done with the comparison, select View Side by Side to revert the worksheets to their initial sizes.

Now you can scroll through both worksheets and compare them line-by-line. The major advantage of this feature is that it’s built into all Excel versions. However, you’ll still have to do a bunch of the work—i.e., spotting cells with varying figures, macros, formulas, etc.

2. Compare Two Excel Files Using Online Tools

There are web-based tools that offer Excel comparison services. You’ll find these tools beneficial if you don’t have Excel installed on your computer. This Excel Comparison tool by Aspose is a good web tool for comparing two Excel files.

Upload the first (primary) Excel file in the first box, drag the other file in the second box, and select the Compare Now button.

If the files have multiple sheets, select the sheets you want to compare in the Sheets tab. If both sheets have cells with different values or content, the Aspose Excel comparison tool will highlight the differences in yellow.

The limitation of these web-based tools is that they mostly highlight different values. They can’t highlight discrepant formulas, calculations, etc.

3. Compare Two Excel Files Using “Spreadsheet Compare”

Spreadsheet Compare is a reliable software for comparing two Excel files or worksheets. Sadly, it’s only available for Windows devices at the moment. It comes as a standalone program and is also built into Microsoft Excel included in the Office versions/packages: Office Professional Plus (2013 and 2016) or Microsoft 365.

Use Spreadsheet Compare in Excel

If your Excel app is part of the above-mentioned Office packages, you can access the Spreadsheet Compare tool via the “Inquire” add-in. If there’s no “Inquire” tab in your Excel app, here’s how to turn it on.

1. Select File on the menu bar.

1. Select Options on the sidebar.

1. Select Add-ins in the sidebar, select COM Add-in in the “Manage” drop-down menu, and select Go.

1. Check the Inquire box and select OK.

Note: If you don’t find an “Inquire” checkbox in the COM Add-ins page, your Excel or Office version doesn’t support Spreadsheet Compare. Or perhaps, your organization’s admin has disabled the feature. Install the Office versions with Spreadsheet Compare pre-installed or contact your organization’s admin.

1. Open both Excel files you want to compare in a separate window, head to the Inquire tab in the Menu bar, and select Compare Files.

1. Excel will automatically add the first and second files to the “Compare” and “To” dialog boxes, respectively. Select Swap Files to interchange the primary and secondary files, or select Compare to start the comparison.

That’ll launch Spreadsheet Compare in a new window, highlighting any disparity within your dataset. Regular cells with different values will have a green highlight. Cells with formulas are formatted purple while cells with a macro will sport a turquoise fill color.

Select Export Results to generate and save a copy of the results to your computer as an Excel document.

The report will indicate the sheet(s) and cell references with varying datasets, as well as the exact values of the old and new data.

You can share the Excel report with your colleagues, team, or other people working collaboratively on the file.

Use Spreadsheet Compare as a Standalone Program

If your Excel or Office version doesn’t have the Spreadsheet Compare add-in, install the standalone software from the developer’s website. When installing the setup file, make sure you check the Register and activate the add-in in Excel box.

After installation, launch Spreadsheet Compare and follow these steps to use the program to compare the Excel documents.

1. Select Compare Files in the “Home” tab.

1. Select the folder icon next to the “Compare (older files)” dialog box to add the first document you want to compare to the tool. Add the second file to the “To (newer files)” box and select OK to proceed.

Spreadsheet Compare will process the files and highlight cells with varying values in green.

Spot the Differences

The “View Side by Side” comparison tool is the most viable option for Office Home or Students users. If you’re using Excel for Microsoft 365 or Office Professional Plus (2013 or 2016), the built-in “Spreadsheet Compare” tool is at your disposal. But if you don’t Excel on your computer, web-based Excel comparison tools will get the job done. It’s really that easy.

Related posts

• Добавете линия на тренда на линейна регресия към диаграма на разсейване на Excel

• Как да направите хистограма в Excel

• Как да защитите сигурно с парола файл на Excel

• Как да създадете блок-схема в Word и Excel

• Как да създадете етикети в Word от електронна таблица на Excel

• Как да добавяте и отпечатвате фонови изображения на Excel

• Как да използвате VLOOKUP в Excel

• Как да намерите и изчислите диапазон в Excel

• Използвайте обобщаващи функции за обобщаване на данни в Excel

• Как да превключвате между работни листове в Excel

• Как да направите контролен списък в Excel

• Използвайте Excel като инструмент за копиране на данни от мрежата

• Как да добавяте коментари към клетка на работен лист на Excel

• Урок по основи на Microsoft Excel – Научете как да използвате Excel

• Как да проследявате промените в Excel

• Как да промените фона в Microsoft Teams

• Свържете клетките между листове и работни книги в Excel

• Как да запишете макрос в Excel

• Как да създадете падащ списък в Excel

• Как да групирате работни листове в Excel