Търсите начин да си сътрудничите с други в Word документ? Ако е така, можете да го направите много лесно в самия Word . Функцията съществува за няколко версии на Office и работи дори ако приемащата страна няма инсталиран Word в системата си.^(Word)

Имайте предвид, че за да започнете да споделяте документи в Word , трябва да запазите документите си в облака. Не всички ваши документи, но поне този, който ще бъде споделен. Това означава, че първо трябва да настроите акаунт в OneDrive и след това да влезете в акаунта си в Microsoft от Word .

Споделете Word Doc

След като правилно настроите OneDrive в Word , продължете напред и щракнете върху бутона Споделяне^(Share) в горния десен ъгъл на екрана.

Това ще изведе панел от дясната страна на екрана. Ако документът все още не е записан в облака, ще трябва да щракнете върху бутона Запиши в облака^{(Save to Cloud)} .

Това ще изведе диалоговия прозорец Запиши като^{( Save As)} , който вече трябва да е настроен на OneDrive . Дайте име на файла си и го запазете.

След като бъде запазен и качен в облака, върнете се към диалоговия прозорец Споделяне^(Share) и вече ще можете да каните хора да се присъединят. Въведете^(Type) имейл адрес, изберете дали могат да го редактират или просто да го видят и след това включете съобщение по избор.

На получателя ще пристигне имейл, който включва връзка към документа, съхранен в акаунта в OneDrive на изпращащата страна :

Когато потребителят щракне върху връзката, той ще го отведе до версия на Word за браузър, наречена Word Online , където документът може да бъде редактиран.

Щракнете върху бутона Редактиране в браузъра^{(Edit in Browser)} и ще получите познатия интерфейс на лентата на настолната програма Word . Потребителят може да редактира документа, без да се нуждае от инсталиран Word или да има акаунт в OneDrive.

Документът автоматично се записва, така че потребителят не трябва да се притеснява да се опитва сам да запази документа. От ваша страна ще видите изскачащо съобщение, което казва, че други хора редактират документа и питате дали искате автоматично да споделяте промените, когато се случат. Препоръчвам да кликнете върху Да^(Yes) тук.

Имайте предвид, че няма да видите промените от други потребители, докато не запазите документа. Ако щракнете върху Файл^(File) , ще видите ново съобщение в раздела Информация^(Info) , което казва, че са налични актуализации на документи^{(Document Updates Available)} .

Продължете и запазете документа си и ще получите друго съобщение, обясняващо, че новите промени, направени от други, ще бъдат показани със зелено наслагване.

Щракнете върху OK^{(Click OK)} и прегледайте документа си. Всичко в зелено е това, което е променено или добавено от някой друг. При моето тестване, ако някой изтрие нещо от документа, той не показваше нищо в зелено.

Имайте предвид, че след като запазите документа, зеленото осветяване ще изчезне, докато не бъдат направени нови промени. Ако искате да следите какви промени се правят, трябва да активирате Проследяване на промените^{( Track Changes)} в документа, преди да го споделите, в противен случай е малко трудно да се каже какво се случва, особено ако няколко души редактират документа.

По- горе активирах Проследяване на промените^{(Track Changes)}  в раздела Преглед^(Review) и сега в допълнение към осветения в зелено текст, имам и червените вертикални ленти в лявата колона. Тъй като изтриванията не се показват в зелено, можете да ги видите само чрез проследяване на промените. Кликнете^(Click) върху червената линия и тя ще ви покаже изтритото съдържание със зачертаване.

Като цяло Word е чудесен инструмент за сътрудничество в реално време с множество автори или редактори и аспектът на синхронизирането работи много добре. Една особеност, която забелязах, е, че когато някой друг редактира определен параграф, това пречи на другите да редактират този раздел, докато първият човек не приключи. Това гарантира, че хората няма да презаписват едни и същи раздели по едно и също време. Ако имате въпроси, не се колебайте да коментирате. Наслади се!

How to Share or Collaborate On a Word Doc with Others

Looking for a way to collaborate wіth others on a Word doc? If ѕo, you can do it very easily in Word itѕelf. The feature has been around for a couple of versions of Office and it works even if the receiving party does not have Word installed on their system.

Note that in order to get started with document sharing in Word, you have to save your documents to the cloud. Not all your documents, but at least the one that is going to be shared. That means you need to setup a OneDrive account first and then log into your Microsoft account from within Word.

Share Word Doc

Once you have OneDrive setup properly in Word, go ahead and click on the Share button at the top right of the screen.

This will bring up a pane on the right hand side of the screen. If the document has not been saved to the cloud yet, you’ll have to click the Save to Cloud button.

This will bring up the Save As dialog, which should already be set to OneDrive. Give your file a name and save it.

Once it has been saved and uploaded to the cloud, go back to the Share dialog and you’ll now be able to invite people to join. Type in an email address, choose whether they can edit it or just view it and then include an optional message.

On the receiving end, an email will arrive that includes a link to the document stored in the sending party’s OneDrive account:

When the user clicks on the link, it will take them to a browser version of Word called Word Online, where the document can be edited.

Click the Edit in Browser button and you’ll get the familiar ribbon interface of the desktop Word program. The user can edit the document without needing Word installed or needing to have a OneDrive account.

The document automatically saves, so the user doesn’t have to worry about trying to save the document themselves. On your end, you’ll see a message pop up saying that other people are editing the document and asking if you want to automatically share changes as they happen. I recommend clicking Yes here.

Note that you won’t see the changes from other users until you save the document. If you click on File, you’ll see a new message on the Info tab that says Document Updates Available.

Go ahead and save your document and you’ll get another message explaining that new changes made by others will be shown with a green overlay.

Click OK and browse through your document. Anything in green is what has been changed or added by someone else. In my testing, if someone deleted something from the document, it didn’t show anything in green.

Note that once you save the document, the green highlight will disappear until new changes are made. If you want to keep track of what changes are being made, you should enable Track Changes on the document before you share it, otherwise it’s kind of hard to tell what’s going on, especially if multiple people are editing the document.

Above, I have enabled Track Changes on the Review tab and now in addition to the green highlighted text, I also have the red vertical bars in the left hand column. Since deletions don’t show in green, you can only see them by tracking changes. Click on the red line and it’ll show you the deleted content in strike-through.

Overall, Word is a great tool to collaborate in real-time with multiple authors or editors and the syncing aspect works very well. One feature I noticed is that when someone else is editing a certain paragraph, it prevents others from editing that section until the first person is finished. This ensures that people aren’t overwriting the same sections at the same time. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• Бързо добавяне на съдържание към Word Doc

• Вмъкнете работен лист на Excel в Word Doc

• Как автоматично да архивирате документ на Word в OneDrive

• Как да създадете поздравителна картичка с MS Word

• Как да добавяте или премахвате коментари в Word

• Как да създадете блок-схема в Word и Excel

• 12 полезни съвета и трика за Microsoft Word

• Как да добавяте горни и долни колонтитули в PowerPoint

• Как да създавате и използвате автотекст в Microsoft Word

• 7-те най-добри добавки на Microsoft Word

• Как да създадете диаграми на Гант в Microsoft Excel

• Добавете линия на тренда на линейна регресия към диаграма на разсейване на Excel

• Как да проследявате промените в Word (онлайн, мобилен и настолен)

• Как да печатате върху плик в Microsoft Word

• Microsoft Word не отговаря? 8 начина да го поправите

• Как да си направим книжка в Word

• Как да направите пейзаж на една страница в Word

• Как да коригирам, когато Word се отваря в режим само за четене

• Как да защитите сигурно с парола файл на Excel

• Как да изчислим дисперсията в Excel