Сътрудничеството е важно в много работни пространства. Тъй като повечето проекти изискват файловете да бъдат достъпни от много потребители, съвместните настройки станаха необходими.

Microsoft Excel е само една от многото програми, използвани от компании по целия свят. Като такава, необходимостта от споделени работни книги е от решаващо значение.

В тази публикация ще научите как вие и вашият екип можете да си сътрудничите с помощта на Excel 2016 и други версии на Excel онлайн.

Споделяне на Excel файлове офлайн

Ако имате връзка с локална зона, всички потребители в мрежата могат да имат достъп до всеки файл. Не само това, всички промени, направени във файла, могат да бъдат проследени. Можете също да зададете кои потребители ще имат достъп до файла.

Започнете със запазване на файла на място, което може да бъде достъпно от всички във вашата група. След това можете да настроите файла си за сътрудничество.

Добавяне на функция за споделена работна книга

Потребителите на Office 365 ще намерят функцията за споделена работна книга^{(Shared Workbook)} скрита по подразбиране. Това е така, защото Microsoft насърчава потребителите да споделят работни книги онлайн.

Ето как да активирате функцията. Ако използвате по-стара версия на Excel , можете да преминете към следващия раздел – Споделяне на документ.^{(Sharing a Document.)}

• Отидете на File > Options > Quick Access Toolbar .

• Под падащото меню Избор на команди от изберете ^{(Choose Commands From)}Всички команди^{(All Commands)} . Превъртете^(Scroll) през списъка, докато видите Споделяне на работна книга (Наследена)^{(Share Workbook (Legacy))} и изберете този елемент.

• Щракнете върху бутона Добавяне^(Add) .
• Направете същото за следните команди:

1. Проследяване на промените (наследени)
2. Защитете споделянето (наследено)
3. Сравнете и обединете работни книги

• Щракнете върху OK , когато сте готови.

Споделяне на документ

• В раздела Преглед^(Review) щракнете върху бутона Споделяне на работна книга^{(Share Workbook)} .

Тези, които са следвали стъпките в секцията Добавяне на споделена работна книга^{(Adding Back Shared Workbook Feature)} , ще намерят вместо това бутона Споделяне на работна книга^{(Share Workbook)} (заедно с другите команди, които сте добавили) в лентата с инструменти за бърз достъп .^{(Quick Access Toolbar)}

• Това ще подкани да се появи диалогов прозорец. Поставете отметка до опцията, която активира функцията за споделени работни книги.

• Преминете към раздела Разширени^(Advanced) и активирайте Проследяване на промените^{(Track Changes )} и други настройки, които може да искате да включите.

Защитете файла си

Стъпките по-горе дават на всеки достъп до вашия файл. Но също така дава на всички администраторски достъп по подразбиране. Защитата на вашия файл означава, че достъпът до файла ще бъде ограничен и проследен.

• Отидете в раздела Преглед^(Review) и щракнете върху бутона Защита и споделяне на работна книга^{(Protect and Share Workbook)} .
• Поставете отметка в квадратчето Споделяне с проследяване на промените .^{(Sharing With Track Changes)}

• Трябва също да създадете парола, в противен случай всеки може да върне работната книга към първоначалните й настройки.
• Запазете промените и излезте.

Споделяйте Excel файлове онлайн

Докато работата офлайн е чудесно решение, вие сте възпрепятствани от необходимостта от споделен локален диск. Работата онлайн очевидно е по-добрият избор. Ето как го правите.

Използване на OneDrive

• Отворете файла и отидете на File > Share > Save to Cloud .

• Поканете хора, с които искате да си сътрудничите, като въведете техния имейл адрес. Можете също да зададете настройките за разрешения.
• Щракнете върху Споделяне^(Share) , когато приключите.

Използване на Google Drive

Google Drive е може би най-лесният начин да работите по проект едновременно. Всеки с акаунт в Google може да осъществява достъп до файлове и да редактира според нуждите.

• Влезте в акаунта си и отидете на Google Drive .
• След като влезете, можете да създадете нов файл или да качите съществуващ.

• След като документът ви бъде създаден или качен, щракнете върху бутона Споделяне^(Share) в горния десен ъгъл на работния лист.

Това ще ви даде възможност да споделите електронната таблица, като въведете имейл адрес или като споделите връзка с вашите колеги.

Всички промени се проследяват и записват автоматично. Можете да работите върху документа заедно в реално време, което е много удобно.

How To Share An Excel File For Easy Collaboration

Collaboration is important in many work ѕpaces. Since most projects require files to be accessed by a lot of users, collaborative setups have become necessary.

Microsoft Excel is one is just one of the many programs used by companies worldwide. As such, the need for shared workbooks is crucial.

In this post, you’ll learn how you and your team can collaborate using Excel 2016 and other versions of Excel online.

Share Excel Files Offline

If you have a local area connection, all users in the network can have access to any file. Not only that, any changes made to the file can be tracked. You can also set which users would have access to the file.

Start by saving the file in a location that can be accessed by everyone in your group. You can then set your file for collaboration.

Adding Back Shared Workbook Feature

Office 365 users will find the Shared Workbook feature hidden by default. This is because Microsoft encourages users to share workbooks online.

Here’s how you enable the feature. If you’re using an older version of Excel, you can skip to the succeeding section – Sharing a Document.

• Go to File > Options > Quick Access Toolbar.

• Under the Choose Commands From drop-down menu, select All Commands. Scroll through the list until you see Share Workbook (Legacy) and select that item.

• Click the Add button.
• Do the same for the following commands:

1. Track Changes (Legacy)
2. Protect Sharing (Legacy)
3. Compare and Merge Workbooks

• Click OK when you’re done.

Sharing a Document

• On the Review tab, click the Share Workbook button.

Those who followed the steps in the Adding Back Shared Workbook Feature section will find the Share Workbook button (along with the other commands you added) in the Quick Access Toolbar instead.

• This will prompt a dialog box to appear. Tick the option that enables the shared workbooks feature.

• Head over to the Advanced tab and enable Track Changes and other settings you might want to turn on.

Protect Your File

The steps above give everyone access to your file. But it also gives everyone administrative access by default. Protecting your file means access to the file will be limited and tracked.

• Go to the Review tab and click the Protect and Share Workbook button.
• Tick the Sharing With Track Changes check box.

• You should also create a password otherwise anyone can revert the workbook to its original settings.
• Save your changes and exit.

Share Excel Files Online

While working offline is a great solution, you’re hampered by the necessity for a shared local drive. Working online is clearly the better choice. Here’s how you do it.

Using OneDrive

• Open the file and go to File > Share > Save to Cloud.

• Invite people you’d want to collaborate with by entering their email address. You can also set the permission settings.
• Click Share when you’re finished.

Using Google Drive

Google Drive is probably the easiest way to work on a project simultaneously. Anyone with a Google account can access files and edit as needed.

• Log into your account and go to Google Drive.
• Once you’re in, you can create a new file or upload an existing one.

• Once your document has been created or uploaded, click the Share button on the upper-right corner of the worksheet.

This will give you the option to share the spreadsheet by entering an email address or by sharing a link to your colleagues.

All changes are automatically tracked and saved. You can work on the document together in real-time which is very convenient.

Related posts

• Как да изтриете празни редове в Excel

• Как да използвате функцията "Говорете клетки" на Excel

• Как да вмъкнете работен лист на Excel в Word Doc

• Как да използвате анализа какво-ако на Excel

• Файлът с данни на Outlook не може да бъде достъпен: 4 поправки, които да опитате

• Как да сортирате по дата в Excel

• Използвайте имена на динамични диапазони в Excel за гъвкави падащи менюта

• Как да отворите Word и Excel в безопасен режим

• Центрирайте данните си в работния лист в Excel за отпечатване

• Какво е VBA масив в Excel и как да го програмирам

• Защо трябва да използвате наименувани диапазони в Excel

• Как да местите колони в Excel

• Как да изчистите списъка с наскоро отворени файлове в Word

• Използвайте клавиатурата, за да промените височината на реда и ширината на колоната в Excel

• Как да вмъкнете CSV или TSV в работен лист на Excel

• Групирайте редове и колони в работен лист на Excel

• Как да обедините клетки, колони и редове в Excel

• Как да направите кръгова диаграма в Excel

• Запазване на препратки към клетки при копиране на формула в Excel

• Как да използвате функцията PMT в Excel