Когато повечето хора мислят за сортиране на текст в приложение, те мислят за сортиране на клетки в електронна таблица на Excel . Въпреки това, можете да сортирате текст в Word , стига да има нещо, което казва на Word къде започват и свършват различните части на текста.

В тази статия ще ви покажа няколко начина, по които можете да сортирате текст, списъци и таблици в Word . Имайте предвид, че ако вече имате данни в Excel , можете лесно да вмъкнете електронна таблица на Excel във вашия документ на Word^{(insert an Excel spreadsheet into your Word document)} .

Сортиране на списъци в Word

Има три типа списъци, които можете да сортирате в Word . Първият вид е просто списък от думи или фрази, всяка от които заема отделен ред. Вторият тип са неподредени или списъци с водещи символи. Третият е подреден или номериран списъци.

Във всеки от тези случаи прекъсване на ред (наричано още връщане на карета) казва на Word къде завършва една дума или фраза и започва следващата. Ето как Word може да сортира текст в документа.

За да сортирате някой от тези типове списъци, започнете, като изберете списъка с мишката. Просто^(Simply) започнете от началото на списъка, задръжте левия бутон на мишката и плъзнете мишката, докато не бъде избран целият списък.

След това щракнете върху раздела Начало^(Home) на лентата^(Ribbon) и намерете секцията, озаглавена Параграф^(Paragraph) . Потърсете бутон с буквите A и Z върху него и стрелка, сочеща надолу. Това е командата за сортиране . ^(Sort)Щракнете върху бутона Сортиране^(Sort) и Word ще отвори прозореца за сортиране на текст^{(Sort Text)} .

В прозореца за сортиране на текст^{(Sort Text)} ще забележите, че има редица опции. Първо^(First) , трябва да посочите, че искате да сортирате текста, който сте избрали по параграф. Въпреки че имаме само една дума на ред, Word все още счита всеки ред за свой абзац, защото натиснахме клавиша enter, за да стигнем до следващия ред. Сортирането по параграф е опцията по подразбиране.

След това трябва да кажем на Word какво сортираме. Намерете падащото меню с надпис Тип^(Type) и изберете Текст^(Text) . Това също е опцията по подразбиране.

И накрая, трябва да кажем на Word дали искаме да сортираме текста във възходящ (A до Z) ред или низходящ (Z до A). Възходящ^(Ascending) ред е опцията по подразбиране. Когато сте готови, щракнете върху бутона OK и Word ще сортира текста ви с опциите, които сте избрали.

Забележете^(Notice) , че сега текстът е сортиран от А до Я във възходящ ред. Освен това, ако щракнете върху бутона Опции^(Options) , можете да конфигурирате разширени настройки като разделителя на полето и дали трябва да е чувствителен към малки и големи букви или не.

Сортиране на текст в таблици

Този тип сортиране може да ви изглежда малко по-познат, ако често сортирате данни в Excel . Подобно на работен лист на Excel , таблицата съдържа редове, колони и може да съдържа заглавия в първия ред. За щастие Word ви дава голяма част от същата гъвкавост за сортиране на текст, както се намира в Excel .

Да предположим^(Suppose) , че имате таблица в Word , която изглежда като тази по-долу.

Забележете^(Notice) , че в първия ред има заглавия на колони и че първата колона съдържа текста, който искаме да сортираме. Да приемем, че този път искаме да сортираме данните в низходящ ред. Изберете цялата таблица и отново щракнете върху бутона Сортиране^(Sort) в секцията Абзац^(Paragraph) на лентата^(Ribbon) .

Забележете^(Notice) в долния ляв ъгъл на прозореца за сортиране^(Sort) , че Word вече е открил заглавията в първия ред. Забележете^(Notice) също, че първото падащо меню Сортиране по вече има заглавието на колоната ^{(Sort By)}Име^(Name) в полето с опции.

Останалите опции остават същите, освен че не забравяйте да промените посоката на сортиране на низходяща^(Descending) . Когато сте готови, щракнете върху бутона OK и Word ще сортира таблицата, използвайки опциите, които сме избрали.

Сортирането на текст в Word е лесно, стига да имате начин да кажете на Word какво разделя един елемент от данни от следващия. Ако си поиграете малко с настройките за сортиране, ще откриете, че можете да сортирате с помощта на множество колони и дори текст, разделен с табулатор и запетая в документ на Word .

Въпреки че не е толкова полезно, колкото сортирането на данни в Excel , можете да си спестите известно време в Word , като накарате приложението да сортира параграф и текст на таблицата вместо вас, като използвате подобен интерфейс, както се намира в работен лист на Excel . Наслади се!

How to Sort Text in Word

When most people thіnk of sorting text in an appliсation, they think of ѕorting cells in an Exсel spreadsheet. However, you can sort text in Word as long as therе is something that tells Word where the different parts of text begin and end.

In this article, I’ll show you a couple of ways you can sort text, lists and tables in Word. Note that if you already have data in Excel, you can easily insert an Excel spreadsheet into your Word document.

Sorting Lists in Word

There are three types of lists you can sort in Word. The first kind is simply a list of words or phrases that each occupies a separate line. The second type is unordered or bulleted lists. The third is ordered or numbered lists.

In each of these cases, a line break (also called a carriage return) tells Word where one word or phrase ends and the next one begins. This is how Word is able to sort text in the document.

To sort any of these types of lists, begin by selecting the list with your mouse. Simply start at the beginning of the list, hold down the left mouse button, and drag your mouse until the entire list is selected.

Then, click on the Home tab on the Ribbon and locate the section titled Paragraph. Look for a button with the letters A and Z on it and an arrow pointing down. This is the Sort command. Click on the Sort button and Word will open the Sort Text window.

On the Sort Text window, you’ll notice that there a number of options. First, you need to indicate that you want to sort the text you’ve selected by paragraph. Even though we only have one word per line, Word still considers each line to be its own paragraph because we pressed the enter key to get to the next line. Sorting by paragraph is the default option.

Next we need to tell Word what we are sorting. Locate the drop down menu labeled Type and choose Text. This is also the default option.

Lastly, we need to tell Word whether we want to sort the text in ascending (A to Z) order or descending order (Z to A). Ascending order is the default option. When done, click the OK button and Word will sort your text with the options you chose.

Notice that now the text is sorted from A to Z in ascending order. In addition, if you click on the Options button, you can configure advanced settings like the field separator and whether it should be case sensitive or not.

Sorting Text in Tables

This type of sorting may seem a bit more familiar to you if you often sort data in Excel. Much like an Excel worksheet, a table contains rows, columns, and may contain headings in the first row. Luckily, Word gives you much of the same flexibility to sort text as found in Excel.

Suppose you have a table in Word that looks like the one below.

Notice that there are column headings in the first row and that the first column contains the text we wish to sort. Let’s assume that we want to sort the data in descending order this time. Select the entire table and once again click on the Sort button in the Paragraph section of the Ribbon.

Notice in the bottom left hand corner of the Sort window that Word has already detected the headings in the first row. Notice also that the first Sort By drop down menu already has the column heading Name in the option box.

The rest of the options stay the same except remember to change the sort direction to Descending. When done, click the OK button and Word will sort the table using the options we’ve chosen.

Sorting text in Word is simple as long as you have a way to tell Word what separates one data element from the next. If you play with the sort settings a bit, you will discover that you can sort using multiple columns and even tab and comma delimited text in a Word document.

Although not as useful as sorting data in Excel, you can save yourself some time in Word by having the application sort paragraph and table text for you using a similar interface as found in an Excel worksheet. Enjoy!

Related posts

• Върнете Caps Lock текста обратно към нормален в MS Word

• Скриване на текст и показване на скрит текст в Word

• Как автоматично да архивирате документ на Word в OneDrive

• Как да създадете поздравителна картичка с MS Word

• Как да добавяте или премахвате коментари в Word

• Добавете заглавна страница към документ на Word

• Как да запишете макрос в Excel

• Как да печатате върху плик в Microsoft Word

• 30+ най-добри клавишни комбинации на Microsoft Word

• Как да създадете списък за разпространение в Outlook

• Генерирайте произволен текст или Lorem Ipsum текст в MS Word

• Microsoft Word не отговаря? 8 начина да го поправите

• Как да покажа знаците за форматиране в Word

• Как да настроите и използвате MLA формат в Microsoft Word

• 13 съвета и трика за OneNote за по-добро организиране на вашите бележки

• Как да използвате Сравняване и комбиниране на документи в Word

• Използвайте Format Painter в Word, за да копирате и поставите форматиране

• Как да получите Microsoft Word безплатно

• Как да използвате Mail Merge в Word за създаване на писма, етикети и пликове

• Как да проследявате промените в Word (онлайн, мобилен и настолен)