Докато всички имейл сървъри вече използват защитена връзка, ако искате да шифровате имейли в настолния клиент на Microsoft Outlook и ^{(Microsoft Outlook)}Outlook в мрежата^(Web) , тогава можете да го направите. Процесът обаче е различен. Тук говорим за криптиране на имейла^{(encrypting the email)} , а не за връзката. Можете да го мислите като допълнителен слой защита.

Въпреки че е лесен за използване, имайте предвид крайния потребител и клиента, който той използва. Освен ако и подателят, и получателят не поддържат формата за криптиране, изпращането на такива видове имейли ще бъде предизвикателство.

Има два типа криптиране^(Encryption) , поддържано от Outlook-

1. S/MIME криптиране и
2. Шифроване на съобщения в Office 365.

Последният работи само когато бизнесът използва лиценза на Office 365 Enterprise E3 . Първият обаче е широко използван и работи с повечето имейл приложения, различни от Outlook .

Outlook Web предлага вътрешно криптиране^(Encryption) , което можете да изберете да активирате за отделни имейли. Ето списъка с нещата, които ще обсъдим в тази тема

1. Как да шифровате имейли на Office Outlook^{(Office Outlook Emails)}
2. Как да шифровате уеб имейли на Outlook
3. Как да четете криптиран имейл^{(Encrypted email)} извън клиенти на Office

Забележка:^(Note:) Няма начин да защитите с парола лица или имейли в Outlook . Можете да защитите с парола PST^{( password protect the PST)} файловете, така че всичките ви имейли да не са достъпни за никого, но е различно от шифроването.

Как да шифровате имейли в Outlook на Windows 10

Преди да започнем, ако използвате S/MIME криптиране, изпращачът и получателят трябва да имат пощенско приложение, което поддържа стандарта S/MIME . Outlook поддържа стандарта S/MIME . Можете да изберете да шифровате всички имейли или да шифровате отделни имейли. Изборът зависи от прилагането на политиката на ИТ отдела. Освен това трябва да имате инсталиран S/MIME сертификат. Не^(Make) забравяйте да се свържете с правилния човек, за да го направите. След като бъде инсталирана, ще имате опцията, налична в падащото меню за цифров сертификат в Outlook .

Шифроване на индивидуален имейл

• Когато сте в New Email composer, превключете към раздела Опции^(Options)
• След това разширете секцията Още опции, като щракнете върху стрелката долу вдясно.
• Ще отвори секцията със свойства. Щракнете^(Click) върху бутона Настройки^{(Security Settings)} за сигурност .
  • Първо, поставете отметка в квадратчето, което казва „ Шифроване^(Encrypt) на съдържанието и прикачените файлове на съобщението“.
  • След това под Защита^(Security) щракнете върху падащото меню под настройки за защита и изберете S/MIME сертификата.
  • И накрая, изберете защитния етикет, ако е приложимо.
• Когато изпратите имейла, той ще бъде криптиран с помощта на този стандарт.

Забележка:^(Note:) Ако нямате S/MIME сертификат, Outlook клиентът ще ви подкани да добавите такъв. Ако не можете, няма да ви позволи да изпратите криптиран имейл.

Шифровайте всички имейли

• Отворете Outlook и щракнете върху менюто Файл^(File)
• След това отново щракнете върху Опции и отидете до Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• Поставете отметка в квадратчето „ Шифроване^(Encrypt) на съдържанието и прикачените файлове“.
• Под Шифрован^(Encrypted) имейл щракнете^(Click) върху Settings > Сертификати^{(Certificates)} и Algorithms > изберете S/MIME сертификата.
• Изберете OK

Когато активирате това, всичките ви имейли ще бъдат криптирани. Ще трябва да се уверите, че получателят също има клиент, който поддържа сертификата S/MIME , за да прочете имейла.

Прочетете^(Read) : Безплатни добавки за криптиране на имейли за Outlook^{(Free Email Encryption Add-ins for Outlook)} .

Как да шифровате имейли в Outlook в мрежата^(Web)

Тази функция е достъпна само за абонамент за Office 365 Home или Office 365 Personal^{(Office 365 Home or Office 365 Personal subscription)} . Полезно е, когато не вярвате, че доставчикът на имейл на получателя е защитен. Въпреки това, трябва ясно да разберете как работят тези функции; в противен случай получателят няма да може да прочете имейла или да получи достъп до каквото и да е съдържание.

Влезте^(Log) в акаунта на Outlook и след това щракнете върху бутона за ново съобщение. Точно^(Right) до Attach има връзка Encrypt , кликнете върху нея. Ще имате две опции:

• Шифроване:^(Encrypt:)

  • Съобщението остава криптирано и не напуска Office 365.

  • Получателите с акаунти в Outlook.com и Office 365 могат да изтеглят прикачени файлове без криптиране

  • Те могат да направят това, когато използват Outlook.com, мобилното приложение Outlook или приложението Mail в Windows 10.

Ако обаче използват друг имейл клиент, те ще трябва да използват временна парола, за да изтеглят прикачените файлове от портала за шифроване на съобщения на ^{(Message Encryption)}Office 365 .

• Шифроване и предотвратяване на препращане^{(Encrypt and Prevent Forwarding)(Encrypt and Prevent Forwarding)} :
  • Вашето съобщение остава криптирано в Office 365
  • Не може да се копира или препраща.
  • Документите на Office като Word или Excel остават криптирани дори след изтегляне.
  • Други прикачени файлове, като PDF файлове или файлове с изображения, могат да бъдат изтеглени без криптиране^(Encryption) .

Как да четете криптиран имейл извън клиенти на Office

Ако трябва да изпращате криптиран имейл и искате други, които използват приложения като Gmail , да го прочетат, тогава трябва да споделите метода, обсъден по-долу. Този метод ще поиска парола за достъп до имейла. Това обаче е парола, предложена от Microsoft за проверка на автентичността на приемника.

• Съставете^(Compose) и изпращайте имейл с помощта на шифроване^(Encryption)
• Получателят ще получи имейл, който ще разкрие информация за лицето и неговия имейл идентификатор.
• След това, за да прочетете съобщението, щракнете върху бутона Прочетете ^(Read)съобщението^(Message)
• Това ще ви отведе до центъра на Office 365, където можете да потвърдите, като използвате еднократна парола^(Time) или като влезете в Google .
• След като проверката приключи, имейлът ще бъде разкрит.

Забележка: ^(Note:)OTP се изпраща на имейла на получателя.

Както можете да забележите, имейлът никога не напуска сървърите на Office 365 . Имейлът се хоства там и е разрешен за четене след проверка. Ако използвате клиент на Outlook , няма да се налага да преминавате през процеса.

Надявам се, че публикацията е била лесна за следване и сте успели да разберете подробностите за криптирането на имейли^{(Email Encryption)} .

How to encrypt Emails in Microsoft Outlook app and Outlook.com

While all email servers now use a secure cоnnection, if you wаnt to encrypt emails іn the Microsoft Outlook desktоp cliеnt and Outlook on the Web, then you can do so. The proсess iѕ different, howeνer. Here we аre talking about encrypting the email and not the connection. You can think of it as an extra layer of protection.

While it is easy to use, keep the end-user in mind, and the client, he is using. Unless both the sender and receiver support the encryption format, it will be challenging to send such types of email.

There are two types of Encryption supported by Outlook—

1. S/MIME encryption, and
2. Office 365 Message Encryption.

The later works only when a business uses the Office 365 Enterprise E3 license. The former, however, is widely used and works with most of the email applications other than Outlook.

Outlook Web offers in-house Encryption, which you can choose to enable for individual emails. Here is the list of things we will discuss in this topic

1. How to encrypt Office Outlook Emails
2. How to Encrypt Outlook Web Emails
3. How to read Encrypted email outside Office Clients

Note: There is no way to password-protect individual or emails in Outlook. You can password protect the PST files, so all your emails are not accessible by anyone, but it’s different from Encryption.

How to encrypt emails in Outlook on Windows 10

Before we start,  if you use the S/MIME encryption, the sender and recipient must have a mail application that supports the S/MIME standard. Outlook supports the S/MIME standard.  You can either choose to encrypt all the emails, or you can encrypt individual emails. The choice depends on the policy enforcement of the IT department. Also, you should have an S/MIME certificate installed. Make sure to connect with the right person to do so. Once installed, you will have the option available in the digital certificate dropdown in the Outlook.

Encrypt Individual Email

• When in the New Email composer, switch to the Options tab
• Then expand the More options section by clicking on the arrow at the bottom right.
• It will open the properties section. Click on the Security Settings button.
  • First, check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
  • Next, under Security, click on the dropdown under security settings, and select the S/MIME certificate.
  • Lastly, choose the security label if applicable.
• When you send the email, it will be encrypted using this standard.

Note: If you do not have an S/MIME certificate, Outlook client will prompt you to add one. If you cannot, it will not allow you to send an encrypted email.

Encrypt all the Emails

• Open Outlook and click the File menu
• Then again click on Options, and navigate to Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• Check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
• Under Encrypted email, Click on Settings > Certificates and Algorithms > select the S/MIME certificate.
• Choose OK

When you enable this, all your emails will be encrypted. You will have to make sure the receiver also has a client that supports the S/MIME certificate to read the email.

Read: Free Email Encryption Add-ins for Outlook.

How to encrypt emails in Outlook on the Web

This feature is available only for Office 365 Home or Office 365 Personal subscription. It is useful when you don’t trust the recipient’s email provider to be secure. However, you should clearly understand how these features work; otherwise, the receiver will not be able to read the email or access any content.

Log in to the Outlook account, and then click on the new message button. Right next to Attach, there is an Encrypt link, click on it. You will have two options:

• Encrypt:

  • The message stays encrypted and doesn’t leave Office 365.

  • Recipients with Outlook.com and Office 365 accounts can download attachments without Encryption

  • They can do so when using Outlook.com, the Outlook mobile app, or the Mail app in Windows 10.

However, if they are using any other email client, they will have to use a temporary passcode to download the attachments from the Office 365 Message Encryption portal.

• Encrypt and Prevent Forwarding:
  • Your message stays encrypted within Office 365
  • It cannot be copied or forwarded.
  • Office documents such as Word or Excel remain encrypted even after download.
  • Other attachments, such as PDF files or image files, can be downloaded without Encryption.

How to read encrypted email outside Office clients

If you need to send encrypted email and want others using apps like Gmail to read it, then you need to share the method discussed below. This method will ask for a password to access the email. However, its a passcode offered by Microsoft to check the authenticity of the receiver.

• Compose and send email using Encryption
• The receiver will get an email that will reveal information about the person and his email id.
• Then to read the message, click on Read the Message button
• It will take you Office 365 center where you can verify using either One Time passcode or by signing into Google.
• Once verification is complete, the email will be revealed.

Note: An OTP is sent to the receiver’s email.

As you can notice, the email never leaves Office 365 servers. The email is hosted there and allowed to read after verification. If you are using an Outlook client, you will not have to go through the process.

I hope the post was easy to follow, and you were able to understand the details of Email Encryption.

Related posts

• Как да препращам автоматично имейл в Microsoft Outlook

• Как да извика имейл в Outlook? Отмяна на изпращане на имейли

• Как автоматично да превеждате имейли в Outlook.com

• Как да изтриете или затворите за постоянно имейл акаунт в Outlook.com

• Как да създавате, добавяте, изтривате, използвате псевдоним на имейл в Outlook или акаунти в Microsoft

• Как да създадете и добавите имейл подпис в Outlook

• Мис Hotmail? Обяснение на имейл услугите на Microsoft Outlook

• Измами на Microsoft: Измами по телефона и имейлите, които злоупотребяват с името на Microsoft

• Как да спрете имейлите да не отиват в нежелани съобщения в Outlook

• Как да шифровате и подпишете цифрово имейл на Thunderbird

• Как да използвате Gmail в Microsoft Outlook

• Безплатни добавки за криптиране на имейли за Outlook

• Как да изпразните папката с нежелани имейли в Outlook

• Вземете специфичен за държавата имейл идентификатор на Outlook, като @outlook.in и др

• Поправете неизвестна грешка 0x80040600 в Microsoft Outlook

• Как да добавите имейл акаунт в Google Workspace (G Suite) към Outlook

• Microsoft Outlook не отговаря? 8 поправки, които да опитате

• Какво е криптиране на имейл и как криптирате имейл съобщения

• Не може да стартира Microsoft Outlook, не може да се отвори прозорецът на Outlook

• Как да промените името на имейла си в Gmail, Outlook, Yahoo