Ако използвате Excel много, вероятно сте се натъкнали на ситуация, в която имате име в една клетка и трябва да разделите името на различни клетки. Това е много често срещан проблем в Excel и вероятно можете да направите търсене в Google и да изтеглите 100 различни макроса, написани от различни хора, за да го направите вместо вас.

Въпреки това, в тази публикация ще ви покажа как да настроите формула, така че да можете да го направите сами и всъщност да разберете какво се случва. Ако използвате Excel много, вероятно е добра идея да научите някои от по-модерните функции, за да можете да правите по-интересни неща с вашите данни.

Ако не харесвате формули и искате по-бързо решение, превъртете надолу до секцията Текст към колони^{(Text to Columns)} , която ви учи как да използвате функция на Excel , за да направите същото. В допълнение, функцията за текст към колони също е по-добре да се използва, ако имате повече от два елемента в клетка, която трябва да разделите. Например, ако една колона има 6 полета, комбинирани заедно, тогава използването на формулите по-долу ще стане наистина разхвърляно и сложно.

Отделете имена в Excel

За да започнете, нека да видим как обикновено имената се съхраняват в електронна таблица на Excel . Най-често срещаните два начина, които съм виждал, са име фамилно ^(firstname) име^(lastname) само с интервал и фамилия^(lastname) , собствено име^(firstname) със запетая, разделяща двете. Всеки път, когато видя среден инициал^(firstname) , обикновено това е първо име, средно начало фамилно име ^(midinitial) ,^(lastname) както е по-долу :

Използвайки някои прости формули и комбинирайки няколко от тях заедно, можете лесно да разделите името, фамилията и средния инициал в отделни клетки в Excel . Нека започнем с извличането на първата част от името. В моя случай ще използваме две функции: ляво и търсене. Логично ето какво трябва да направим:

Потърсете^(Search) в текста в клетката за интервал или запетая, намерете позицията и след това извадете всички букви вляво от тази позиция.

Ето една проста формула, която върши работата правилно: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1) , където NN е клетката, която има запазено име в нея. -1 е там, за да премахне допълнителното пространство или запетая в края на низа.

Както можете да видите, започваме с лявата функция, която приема два аргумента: низа и броя на знаците, които искате да вземете, като се започне от началото на низа. В първия случай търсим интервал, като използваме двойни кавички и поставяме интервал между тях. Във втория случай търсим запетая вместо интервал. И така, какъв е резултатът от 3-те сценария, които споменах?

Получихме първото име от ред 3, фамилното име от ред 5 и първото име от ред 7. Страхотно! Така че в зависимост от това как се съхраняват вашите данни, сега сте извлекли или първото име, или фамилното име. Сега за следващата част. Ето какво трябва да направим логично сега:

– Търсете^(Search) в текста в клетката за интервал или запетая, намерете позицията и след това извадете позицията от общата дължина на низа. Ето как би изглеждала формулата:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

Така че сега използваме правилната функция. Това също отнема два аргумента: низът и броят на знаците, които искате да вземете, като се започне от края на низа, който отива наляво. Така че искаме дължината на низа минус позицията на интервала или запетаята. Това ще ни даде всичко вдясно от първия интервал или запетая.

Страхотно^(Great) , сега имаме втората част от името! В първите два случая сте почти готови, но ако има среден инициал в името, можете да видите, че резултатът все още включва фамилното име със средния инициал. И така, как просто да получим фамилното име и да се отървем от средния инициал? Лесно! Просто^(Just) стартирайте отново същата формула, която използвахме, за да получим втория раздел на името.

Така че ние просто правим още едно правилно и този път прилагаме формулата върху комбинираната клетка със средно начално и фамилно име. Той ще намери интервала след средния инициал и след това ще вземе дължината минус позицията на интервала брой знаци от края на низа.

Така че ето го! Вече разделихте името и фамилията на отделни колони с помощта на няколко прости формули в Excel ! Очевидно не всеки ще има своя текст, форматиран по този начин, но можете лесно да го редактирате, за да отговаря на вашите нужди.

Текст в колони

Има и друг лесен начин да разделите комбинирания текст в отделни колони в Excel . Това е функция, наречена Text to Columns и работи много добре. Също така е много по-ефективно, ако имате колона, която има повече от две части от данни.

Например, по-долу имам някои данни, където единият ред има 4 броя данни, а другият ред има 5 броя данни. Бих искал да го разделя съответно на 4 колони и 5 колони. Както можете да видите, опитите за използване на формулите по-горе биха били непрактични.

В Excel първо изберете колоната, която искате да отделите. След това продължете и щракнете върху раздела Данни^(Data) и след това щракнете върху Текст в колони^{( Text to Columns)} .

Това ще изведе съветника за текст в колони . ^(Columns)В стъпка 1 избирате дали полето е ограничено или с фиксирана ширина. В нашия случай ще изберем Delimited .

На следващия екран ще изберете разделителя. Можете да избирате от раздел, точка и запетая, запетая, интервал или да въведете персонализиран.

Накрая избирате формата на данните за колоната. Обикновено General ще работи добре за повечето типове данни. Ако имате нещо конкретно като дати, изберете този формат.

Щракнете върху Готово^(Finish) и вижте как вашите данни са магически разделени на колони. Както можете да видите, единият ред се превърна в пет колони, а другият в четири колони. Функцията Text to Columns е много мощна и може да направи живота ви много по-лесен.

Ако имате проблеми с разделянето на имена, които не са във формата, който имам по-горе, публикувайте коментар с вашите данни и аз ще се опитам да помогна. Наслади се!

How to Separate First and Last Names in Excel

If you use Excel a lot, you have probably run аcross a ѕituation where you have a name in a single cell and you need to separate the name into different cells. This іs a very сommon issue in Excel and you can probably do a Goоgle search and downlоad 100 different macros writtеn bу various peoplе to do it for you.

However, in this post, I’ll show you how to setup a formula so you can do it yourself and actually understand what is going on. If you use Excel a lot, it’s probably a good idea to learn some of the more advanced functions so that you can do more interesting things with your data.

If you don’t like formulas and want a quicker solution, scroll down to the Text to Columns section, which teaches you how to use an Excel feature to do the same thing. In addition, the text to columns feature is also better to use if you have more than two items in a cell you need to separate. For example, if one column has 6 fields combined together, then using the formulas below will become really messy and complicated.

Separate Names in Excel

To get started, let’s see how names are usually stored in a Excel spreadsheet. The most common two ways I have seen are firstname lastname with just a space and lastname, firstname with a comma separating the two. Whenever I have seen a middle initial, it’s usually firstname midinitial lastname like below:

Using some simple formulas and combining a couple of them together, you can easily separate the first name, last name and middle initial into separate cells in Excel. Let’s start with extracting the first part of the name. In my case, we’re going to use two functions: left and search. Logically here’s what we need to do:

Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then take out all the letters to the left of that position.

Here’s a simple formula that gets the job done correctly: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1), where NN is the cell that has the name stored in it. The -1 is there to remove the extra space or comma at the end of the string.

As you can see, we start out with the left function, which takes two arguments: the string and the number of characters you want to grab starting from the beginning of the string. In the first case, we search for a space by using double quotes and putting a space in-between. In the second case, we are looking for a comma instead of a space. So what is the result for the 3 scenarios I have mentioned?

We got the first name from row 3, the last name from row 5 and the first name from row 7. Great! So depending on how your data is stored, you have now extracted either the first name or the last name. Now for the next part. Here’s what we need to do logically now:

– Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then subtract the position from total length of the string. Here’s what the formula would look like:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

So now we use the right function. This takes two arguments also: the string and the number of characters you want to grab starting from the end of the string going left. So we want the length of the string minus the position of the space or comma. That will give us everything to the right of the first space or comma.

Great, now we have the second part of the name! In the first two cases, you’re pretty much done, but if there is a middle initial in the name, you can see that the result still includes the last name with the middle initial. So how do we just get the last name and get rid of the middle initial? Easy! Just run the same formula again that we used to get the second section of the name.

So we are just doing another right and this time applying the formula on the combined middle initial and last name cell. It will find the space after the middle initial and then take the length minus the position of the space number of characters off the end of the string.

So there you have it! You have now split the first name and last name into separate columns using a few simple formulas in Excel! Obviously, not everyone will have their text formatted in this way, but you can easily edit it to suit your needs.

Text to Columns

There is also another easy way you can separate combined text into separate columns in Excel. It’s a featured called Text to Columns and it works very well. It’s also much more efficient if you have a column that has more than two pieces of data.

For example, below I have some data where one row has 4 pieces of data and the other row has 5 pieces of data. I would like to split that into 4 columns and 5 columns, respectively. As you can see, trying to use the formulas above would be impractical.

In Excel, first select the column you want to separate. Then, go ahead and click on the Data tab and then click on Text to Columns.

This will bring up the Text to Columns wizard. In step 1, you choose whether the field is delimited or fixed width. In our case, we’ll choose Delimited.

On the next screen, you will choose the delimiter. You can pick from tab, semicolon, comma, space or type a custom one in.

Finally, you choose the data format for the column. Normally, General will work just fine for most types of data. If you have something specific like dates, then choose that format.

Click Finish and watch how your data is magically separated into columns. As you can see, one row turned into five columns and the other one into four columns. The Text to Columns feature is very powerful and can make your life a lot easier.

If you are having problems separating names not in the format I have above, post a comment with your data and I’ll try to help. Enjoy!

Related posts

• Добавете линия на тренда на линейна регресия към диаграма на разсейване на Excel

• Как да направите хистограма в Excel

• Как да защитите сигурно с парола файл на Excel

• Как да създадете блок-схема в Word и Excel

• Как да създадете етикети в Word от електронна таблица на Excel

• Как да използвате VLOOKUP в Excel

• Използвайте Excel като инструмент за копиране на данни от мрежата

• Как да създадете поздравителна картичка с MS Word

• Как да отворите няколко екземпляра на Excel

• Как да използвате функцията YEARFRAC в Excel

• Форматирайте клетки с помощта на условно форматиране в Excel

• Как да добавите ленти за грешки в Excel

• Как да намерите съответстващи стойности в Excel

• Как да добавяте и отпечатвате фонови изображения на Excel

• Как да направите проста графика или диаграма в Excel

• Как да премахнете, кракнете или разбиете забравена XLS парола за Excel

• Използвайте новата функция на Excel Mobile „Вмъкване на данни от картина“.

• Как да използвате Sparklines в Excel

• Използвайте прозореца за наблюдение на Excel, за да наблюдавате важни клетки в работна книга

• Как да добавяте коментари към клетка на работен лист на Excel