Търсите^(Are) ли начин за проследяване на промените, направени в електронна таблица на Excel ? Има много случаи, в които трябва да разпространите файл на множество хора и да следите какви промени са направени. Може да искате да проследите кога е направена промяната, кой е направил промяната, в коя клетка е настъпила промяната и какви данни са променени.

Excel има вградени функции за проследяване, които могат да се справят с всички горепосочени случаи. Можете лесно да прегледате всички промени директно в работния лист и също така можете да приемете или отхвърлите всяка промяна. Има няколко точки, които трябва да запомните относно функциите за проследяване на Excel :

1. Включването на проследяването не означава, че можете да върнете електронната таблица назад във времето към предишно състояние, като отмените промените. По същество това е лог файл, който записва всичко и това е всичко. Можете ръчно да отидете и да видите какви данни са били изтрити или добавени, но ще трябва сами да направите промените в електронната таблица.

2. Включването на проследяването не означава, че всяка една промяна, която направите, ще бъде записана. Всички данни, съхранявани в клетка, се проследяват, но други промени, като форматиране, не. Други промени, които не се проследяват, включват скриване/показване на скриване на редове и колони, коментари и стойности на клетки, които се променят поради преизчисляване на формула.

3. Историята на промените^(Change) се съхранява само за 30 дни по подразбиране. Ако направите промени в работен лист на Excel и след това отворите работната книга отново 45 дни по-късно, тогава ще можете да видите историята на промените за всичките 45 дни, докато не затворите работната книга. Когато го затворите, всяка история на промените, по-стара от 30 дни, ще бъде изчезнала. Това означава, че следващия път, когато го отворите, няма да можете да видите промяната, която сте направили преди 45 дни.

4. Всеки път, когато включите проследяването, работната книга се превръща в споделена работна книга. Това означава, че множество потребители ще правят промени в документа.

Сега, когато знаете някои основи за това как работи проследяването в Excel , нека поговорим как да го активирате, да промените настройките и да следите промените!

Активиране на проследяване

Нека да продължим и първо да включим проследяването. Отворете Excel и щракнете върху раздела Преглед^(Review)  на лентата. Най-вдясно трябва да видите опция, наречена Проследяване на промените ^{(Track Changes )} в секцията Промени^(Changes) .

Щракнете върху бутона и изберете  Маркиране на промените^{(Highlight Changes)} . Ще получите диалогов прозорец, в който сега трябва да отметнете опцията „Проследяване на промените по време на редактиране. Това също споделя вашата работна книга”^{(“Track changes while editing. This also shares your workbook”)} .

Тук имате няколко опции, включително  Кога^(When) , Кой^(Who) и Къде^(Where) . За Когато^(When) , Всичко^(All) означава, че всяка промяна ще бъде маркирана. Освен това имате възможност да откроите промените от последния път, когато сте запазили документа, след определена дата или промените, които все още не са прегледани.

Ако отметнете  Кой^(Who) , можете да изберете да проследявате промените, направени от всеки или промените, направени от всички освен вас. Опцията Къде^(Where)  ви позволява да проследявате промените само за определена част от електронната таблица. Просто^(Just) щракнете върху бутона вдясно и изберете диапазона от клетки, които искате да следите.

И накрая, можете да премахнете отметката от опцията Маркиране на промените на екрана^{(Highlight changes on screen)} , ако не искате другите да знаят, че проследявате промените. По подразбиране, след като започнете да проследявате и тази опция е избрана, всяка променена клетка ще показва малка стрелка в горния ляв ъгъл, за да покаже, че е променена.

Освен това, ако щракнете върху променена клетка (с включени промени в открояването на екрана^{(Highlight changes on screen)} ), ще получите малък изскачащ прозорец, показващ от какво е променена стойността и в какво време е променена. Ако премахнете избора от опцията Открояване^(Highlight) на промените на екрана, този малък черен триъгълник няма да се покаже.

Така че това, което можете да направите, например, е да скриете промените на екрана, като не поставите отметка в квадратчето, да изпратите файла си на всеки, който трябва да направи промени в него, и когато го получите обратно, просто отидете на Проследяване на промените^{(Track Changes)} и проверете отново кутията.

Конфигуриране на проследяване

Следващата стъпка е да разгледате настройките за проследяване и да ги коригирате, за да отговарят на вашите нужди. За да направите това, щракнете върху бутона Споделяне на работна книга^{(Share Workbook)} , който е директно вляво от бутона Проследяване на промените^{(Track Changes)} . Щракнете върху раздела Разширени^(Advanced) , когато се появи диалоговият прозорец Споделяне на работна книга .^{(Share Workbook)}

Тук можете да промените броя на дните за запазване на историята на промените на нещо различно от 30 дни. По подразбиране промените се актуализират, когато файлът бъде запазен, но можете да го направите така, че да се прави автоматично на всеки няколко минути. И накрая, можете да изберете как искате да се справите с конфликти: или като бъдете попитани, или просто оставите последната промяна при запазване на файла да спечели.

Преглед на промените

След като активирате проследяването и направите няколко промени, можете да щракнете върху бутона Проследяване на промените^{(Track Changes)} отново, щракнете върху Маркиране на промените^{(Highlight Changes)} и ще забележите, че полето с промени в списъка в нов лист^{( List changes on a new sheet)} вече не е в сиво.

Проверете това и щракнете върху OK. Ще^{(OK. A)} бъде добавен нов работен лист, наречен История^(History) , който ще ви позволи да видите всички промени, направени в тази работна книга.

В даден момент ще трябва или да одобрите, или да отхвърлите промените. Можете да прегледате всички промени и след това да изберете кои искате да запазите или изхвърлите.

Просто щракнете отново върху Проследяване на промените^{(Track Changes)} и изберете Accept/Reject Changes . Изберете опциите, за да изберете кои промени искате да приемете или отхвърлите. Ако искате да прегледате всички промени, просто оставете Когато^(When) е отметнато и се уверете, че е зададено на Not Reviewed .

Щракнете върху OK^{(Click OK)} и Excel ще започне да ви показва всяка направена промяна и ще ви даде възможност да приемете^(Accept) или отхвърлите^(Reject) . Можете също да приемете всички^{(Accept All)} или да отхвърлите всички^{(Reject All)} промени, ако желаете.

Ако отхвърлите промяна, тя незабавно ще се върне обратно към това, което първоначално е било в тази клетка. Струва си да се отбележи, че ако друга клетка препраща към съдържанието на отхвърлената клетка, тогава тази стойност също ще се промени, когато стойността на реферираната клетка се върне обратно. Това може да доведе до счупване на формули и т.н., така че бъдете внимателни.

Това е! Сега можете лесно да проследявате всички промени, направени във вашата електронна таблица в Excel , като използвате тази вградена функция. Ако имате въпроси, публикувайте коментар. Наслади се!

How to Track Changes in Excel

Are yoυ looking for a way to track changes madе to an Excel sprеadѕheet? There are many cases where you have to distribute a file to multiple рeople and keep track of what changes were made. You might want to track when the change was made, who made the change, what cell the change occurred in and what data was changed.

Excel has built-in tracking features that can handle all of the above cases. You can easily review all of the changes directly on the worksheet and you can also accept or reject each change. There are a few points to remember about the tracking features of Excel:

1. Turning on tracking does not mean that you can revert the spreadsheet back in time to a previous state by undoing the changes. It’s basically a log file that records everything and that’s it. You can manually go and see what data was deleted or added, but you’ll have to make the changes to the spreadsheet yourself.

2. Turning on tracking doesn’t mean every single change you make will be recorded. Any data stored in a cell is tracked, but other changes like formatting are not. Other changes that are not tracked include hiding/unhiding rows and columns, comments, and cell values that change to due a formula recalculation.

3. Change history is only kept for 30 days by default. If you make changes to an Excel worksheet and then open the workbook again 45 days later, then you’ll be able to see the change history for all 45 days until you close the workbook. When you close it, any change history older than 30 days will be gone. That means the next time you open it, you won’t be able to see that change you had made 45 days earlier.

4. Whenever your turn on tracking, the workbook becomes a shared workbook. This means that multiple users will be making changes to the document.

Now that you know some basics of how tracking works in Excel, let’s talk about how to enable it, change settings and keep track of changes!

Enabling Tracking

Let’s go ahead and turn on tracking first. Open Excel and click on the Review tab on the ribbon. At the far right, you should see an option called Track Changes under the Changes section.

Click the button and choose Highlight Changes. You’ll get a dialog box where you now need to check off the option “Track changes while editing. This also shares your workbook”.

You have several options here including When, Who, and Where. For When, All means every change will be highlighted. You also have the option of highlighting changes from the last time you saved the document, since a specific date, or changes that have not yet been reviewed.

If you check Who, you can choose to track changes made by anyone or changes made by everyone except you. The Where option allows you to track changes only for a specific portion of the spreadsheet. Just click the button at the right and select the range of cells you want to keep track of.

Finally, you can un-check the Highlight changes on screen option if you do not want others to know you are tracking changes. By default, once you start tracking and this option is selected, any changed cell will show a small arrow at the top left to indicate it was changed.

Also, if you click on a changed cell (with Highlight changes on screen turned on), you’ll get a little popup window showing what the value was changed from and changed to and at what time. If you deselect the Highlight changes on screen option, that little black triangle won’t show up.

So what you can do, for example, is hide the changes on the screen by not checking the box, send out your file to everyone who has to make changes to it, and when you get it back, just go to Track Changes and recheck the box.

Configure Tracking

The next step is to take a look at the settings for tracking and adjust them to fit your needs. To do this, click on the Share Workbook button that is directly to the left of the Track Changes button. Click on the Advanced tab when the Share Workbook dialog pops up.

Here you can change the number of days for keeping change history to something other than 30 days. By default, changes are updated when the file is saved, but you can make it so that it is automatically done every few minutes. Lastly, you can choose how you want to deal with conflicts: either by being asked or simply letting the last change when saving the file win.

Viewing Changes

Once you have enabled tracking and made a few changes, you can click on the Track Changes button again, click on Highlight Changes and you’ll notice that the List changes on a new sheet box is no longer grayed out.

Check that and click OK. A new worksheet called History will be added that will let you view all the changes that have been made to that workbook.

At some point you’ll need to either approve or reject the changes. You can review all the changes and then pick and choose which ones you want to keep or discard.

Simply click on Track Changes again and choose Accept/Reject Changes. Select the options to choose which changes you want to accept or reject. If you want to review all changes, just leave When checked and make sure it is set to Not Reviewed.

Click OK and Excel will begin to show you each change that was made and give you the option to Accept or Reject. You can also Accept All or Reject All changes if you like.

If you reject a change, it will immediately revert back to what was originally in that cell. It’s worth noting that if another cell references the contents of the rejected cell, then that value will also change when the referenced cell value reverts back. This can cause formulas to break, etc, so be careful.

That’s it! Now you can track any changes made to your Excel spreadsheet easily by using this built-in feature. If you have any questions, post a comment. Enjoy!

Related posts

• Добавете линия на тренда на линейна регресия към диаграма на разсейване на Excel

• Как да направите хистограма в Excel

• Как да защитите сигурно с парола файл на Excel

• Как да създадете блок-схема в Word и Excel

• Как да създадете етикети в Word от електронна таблица на Excel

• Как да създадете диаграми на Гант в Microsoft Excel

• Как да групирате работни листове в Excel

• Урок по основи на Microsoft Excel – Научете как да използвате Excel

• Как да разделите собствените и фамилните имена в Excel

• Начертаване на вашите данни в Excel

• Как да намерите и изчислите диапазон в Excel

• Как да проследявате промените в Word (онлайн, мобилен и настолен)

• Как да промените фона в Microsoft Teams

• Как да използвате Sparklines в Excel

• Използвайте новата функция на Excel Mobile „Вмъкване на данни от картина“.

• Как да използвате COUNTIFS, SUMIFS, AVERAGEIFS в Excel

• Как да запишете макрос в Excel

• Как да филтрирам данни в Excel

• Форматирайте клетки с помощта на условно форматиране в Excel

• Как да превключвате между работни листове в Excel