Когато в един проект са включени множество променливи данни, времевата и пространствената решетки на тези променливи трябва да са идентични. Като такъв трябва да контролирате данните, които другите хора въвеждат. Точно тогава се нуждаете от валидиране на данни^{(Data Validation)} . Microsoft Excel улеснява тази работа.

Как да използвате проверка на данни^{(Data Validation)} за клетки на Excel^{(Excel Cells)}

Функцията за валидиране на данни в Excel позволява на потребителя да контролира какво може да бъде въведено в клетка или да предостави предварително дефиниран списък с приемливи записи, за да елиминира възможни грешки или грешки. Прилага се чрез правила, дефинирани в раздела „ Данни^(Data) “ на Excel, под менюто на лентата. Процесът включва:

1. Въведете Подробности за проверка на данните
2. Персонализиране на въведеното съобщение
3. Персонализирайте сигнал за грешка

Една от най-честите употреби за валидиране на данни е създаването на падащ списък.

1] Въведете Подробности за проверка на данните

Отворете файла на Microsoft Excel , изберете клетките, които искате да ограничите.

Отидете в раздела „ Данни^(Data) “, разположен в менюто на лентата.

Под „ Инструменти за данни^{(Data Tools)} “ изберете опцията „ Проверка на данни^{(Data Validation)} “.

Когато се отвори прозорецът за проверка^{(Data Validation)} на данните , ще видите няколко контроли. Можете да се уверите, че се добавят само числа или определена дължина на текста, като телефонен номер.

В случая на нашия пример, нека изберем „ Време^(Time) “, за да избираме между часовете, в които сме отворени.

Посочете началния^{(Start Time)} и крайния час^(Time) .

2] Персонализиране на въведеното съобщение

Сега превключете към раздела „ Входно съобщение^{(Input Message)} “.

Персонализирайте въведеното съобщение, което искате да се показва, когато се въведе нещо различно спрямо посоченото.

3] Персонализиране на сигнал за грешка

Превключете към раздела „ Сигнал за грешка^{(Error Alert)} “.

Въведете^(Enter) съобщението, което искате да се появи, или просто изберете да запазите настройките по подразбиране.

В крайна сметка натиснете бутона „OK“.

Сега, когато една от клетките е избрана, всички ще видят напомнянето за въвеждане на съобщение, където могат да бъдат въведени времена.

Въпреки това, когато въведеното време е извън диапазона, ще се покаже съобщение за грешка.

Накратко, валидирането на данни^(Data) може да покаже съобщение на потребителя, което му казва какво е разрешено и какво не!

Прочетете по-нататък^{(Read next)} : Как да запишете макрос за създаване на бутон за пряк път за множество формати в Word и Excel .

How to apply Data Validation to Cells in Microsoft Excel

When multiple data varіables are accommodated in a project, the timе and spatial grids of thоsе variables must be identical. Aѕ sυch, you must control the data other people enter. That’s when you need Data Validation. Microsoft Excel makes this job simple.

How to use Data Validation for Excel Cells

Data validation feature in Excel lets a user control what can be entered into a cell or provide a predefined list of acceptable entries to eliminate possible mistakes or errors. It is applied via rules defined in Excel’s ‘Data’ tab, under the ribbon menu. The process involves:

1. Enter Data Validation Details
2. Customize Input Message
3. Customize Error Alert

One of the most common data validation uses is to create a drop-down list.

1] Enter Data Validation Details

Open the Microsoft Excel file, select the cells you would like to limit.

Go to the ‘Data’ tab located on the Ribbon menu.

Under the ‘Data Tools’ select ‘Data Validation’ option.

When the Data Validation window opens, you’ll see several controls. You can make sure that only numbers are added or a particular text length, like a phone number.

In the case of our example, let us select ‘Time’ to choose between the times we are open.

Specify the Start Time and the End Time.

2] Customize Input Message

Now, switch to ‘Input Message’ tab.

Customize the input message that you would like to appear when something different is entered against what has been specified.

3] Customize Error Alert

Switch to the ‘Error Alert’ tab.

Enter the message you would like to appear or simply choose to keep the defaults.

In the end, hit the ‘OK’ button.

Now, when one of the cells is selected, everyone will see the input message reminder where timings can be entered.

However, when the timing entered is outside the range, an error message will be displayed.

In short, Data validation can display a message to a user telling them what is allowed and what is not!

Read next: How to record a Macro to create Shortcut Button for Multiple Formats in Word and Excel.

Related posts

• Как да заключите клетки в Microsoft Excel

• Как да използвате функцията HLOOKUP в Microsoft Excel

• Как да извлечете имена на домейни от URL адреси в Microsoft Excel

• Microsoft Excel се опитва да възстанови вашата информация

• Как да добавите линия на тренда в работен лист на Microsoft Excel

• Как да създадете и запишете електронна таблица на Excel в Microsoft Office за Android

• Използвайте PDF Data Connector в Excel, за да импортирате PDF данни в електронна таблица

• Бързо превключване между работни листове в Excel

• Как автоматично да попълвате клетки с увеличение в Excel

• Поправете отварянето на празен прозорец на Microsoft Excel

• Как да скриете формула в листове на Microsoft Excel

• Как да използвате функцията Вмъкване на данни от картина в Excel

• Как да разберем анализа какво-ако в Microsoft Excel

• 3 начина да защитите с парола файл на Excel

• Как да копирате и поставите стойности без формули в Excel

• Как да печатате върху плик в Microsoft Excel

• Как да филтрирам данни в Excel

• Съвети и трикове за Microsoft Excel за начинаещи

• Урок за Microsoft Excel, за начинаещи

• Как да изтриете стойности от клетки, но да запазите формулите си в Microsoft Excel