Дублиращи^(Duplicate) се стойности във вашия работен лист на Excel могат да объркат данните ви. Освен ако дублирането не е умишлено, те могат да причинят неточности и изкривено отчитане.

В този урок ще ви покажем как да намерите и премахнете дубликати във вашия документ на Excel .

Как да намерите дублиран ред или данни

Важно е първо да проверите кои редове (или колони) имат идентична информация. Така че, преди да ви покажем как да премахнете дубликати в Excel , нека ви преведем през процеса на проверка на вашия лист за дублиращи се данни.

Метод 1: Търсене в целия работен лист^{(Method 1: Search Entire Worksheet)}

Excel има инструмент за условно форматиране,^{(Conditional Formatting tool)} който помага да се идентифицират, визуализират и се правят заключения от данните. Ето как да използвате инструмента, за да маркирате дублиращи се стойности във вашия документ на Excel .

1. Натиснете Control + A , за да изберете вашия списък или таблица. Като алтернатива, щракнете върху иконата Select All в горния ляв ъгъл на таблицата, за да изберете целия работен лист.

1. Отидете в раздела Начало^(Home) и щракнете върху бутона за падащо меню Условно форматиране .^{(Conditional Formatting)}

1. Преместете курсора върху Highlight Cell Rules и изберете Duplicate Values .

1. Уверете^(Make) се, че в първото падащо меню пише „Дублиране“. Можете също да изберете предпочитания от вас цвят на подчертаване във второто падащо меню.

1. Изберете OK , за да продължите.

Excel веднага ще маркира редове и колони с дублиращи се стойности.

Метод 2: Чрез комбиниране на редове^{(Method 2: By Combining Rows)}

Този метод е идеален за намиране на редове с дублиращи се стойности във всички колони или клетки. Първо^(First) , ще трябва да използвате функцията "Concatenate" на Excel, за да комбинирате съдържанието на всеки ред. След това изберете колоната, в която искате да се съхраняват комбинираните стойности и следвайте стъпките по-долу. Препоръчваме да комбинирате стойностите в колона до последната стойност на първия ред.

1. Въведете или поставете =CONCAT( в клетката, изберете първата клетка на реда, въведете колона ( : ) и изберете последната клетка на реда. След това^(Afterward) затворете формулата със скоби и натиснете Enter .

В нашия примерен работен лист (вижте изображението по-долу), първата и последната клетка на първия ред имат референтните A2 и D2, съответно. Следователно^(Hence) , формулата ще бъде следната форма: =CONCAT(A2:D2) .

Не забравяйте^(Remember) , че препратките към клетките ще варират в зависимост от броя на редовете и колоните в таблицата.

1. Копирайте формулата надолу по колоната, докато стигнете до последния ред. За да направите това, изберете клетката с формулата, преместете курсора на мишката в долния ляв ъгъл на клетката, задръжте иконата за манипулация за попълване^{(Fill handle)} (т.е. иконата плюс) и я плъзнете надолу по колоната.

1. Изберете цялата колона – щракнете върху буквата в горната част на колоната или щракнете върху клетка в колоната и натиснете Control + Space .

1. Отидете в раздела Начало^(Home) и изберете Условно форматиране^{(Conditional Formatting)} .

1. Задръжте курсора на мишката върху Highlight Cell Rules и изберете Duplicate Values .

1. Изберете OK , за да продължите.

Excel ще маркира колоната с дублиращи се стойности. Това ви казва на клетките в този конкретен ред, които имат дублиращи се стойности като друг ред в работния лист.

Ако погледнете отблизо изображението по-горе, ще забележите, че инструментът за условно форматиране^{(Conditional Formatting)} не е откроил ред 4^{(Row 4)} и ред 13^{(Row 13)} . И двата реда имат дублиращи се стойности в колоните Имена^(Names) , Резултати^(Scores) и ИД^(ID) , но различни стойности в колоната Ден .^(Day)

Само 3 от 4 колони в двата реда имат дублирана информация. Това обяснява защо инструментът за условно форматиране^{(Conditional Formatting)} не подчертава свързаните или комбинираните стойности за двата реда. И двата реда ( Ред 4^{(Row 4)} и Ред 13^{(Row 13)} ) са уникални, защото има отличителна информация в колоната „Ден“.

Как да премахнете дублиращи се редове^{(Duplicate Rows)} в Excel

Намерили сте няколко реда, съдържащи дублирана информация във вашия работен лист на Excel . Нека ви покажем как да премахнете тези дублиращи се редове с помощта на два инструмента на Excel .

1. Използвайте инструмента „Премахване на дубликати“.^{(1. Use the “Remove Duplicates” Tool)}

Този инструмент има само една задача: да гарантира, че имате чисти данни във вашия работен лист на Excel . Постига това чрез сравняване на избрани колони във вашия работен лист и премахване на редове с дублиращи се стойности. Ето как да използвате инструмента:

• Изберете клетка в таблицата и натиснете Control + A на клавиатурата си, за да маркирате таблицата.

• Отидете в раздела Данни^(Data) и щракнете върху иконата Премахване на дубликати^{(Remove Duplicates)} в секцията „Инструменти за данни“.

Ако вашият компютър има малък екран или прозорецът на Excel е минимизиран, щракнете върху бутона за падащо меню Инструменти за данни и изберете ^{(Data Tools)}Премахване на дубликати^{(Remove Duplicates)} .

• Преминете през секцията Колони^(Columns) и изберете всички колони. Ако вашата таблица има заглавие, поставете отметка в квадратчето, което гласи „Моите данни имат заглавки“. Това ще премахне избора на заглавния ред или първия ред на листа. Щракнете върху ^(Click) OK , за да продължите.

Бърз съвет:^{(Quick Tip:)} За да направите първия ред на работен лист на Excel заглавие, отидете в раздела Изглед^(View) , изберете Замразяване^{(Freeze Panes)} на панели и изберете Замразяване на горния ред^{(Freeze Top Row)} .

• Excel ще покаже подкана, която ви уведомява за общите дублиращи се стойности, намерени и премахнати от листа. Щракнете върху ^(Click) OK , за да се върнете към работния лист.

2. Използвайте инструмента Разширен филтър^{(2. Use the Advanced Filter Tool)}

„Разширен филтър“ е друг брилянтен инструмент, който ви помага да почистите данните си в Excel^{(clean your data in Excel)} . Инструментът ви позволява да преглеждате, редактирате, групирате и сортирате данни във вашия работен лист^{(group and sort data on your worksheet)} . Следвайте стъпките по-долу, за да научите как да използвате този инструмент за премахване на дублиращи се редове от вашия работен лист на Excel .

• Изберете^(Select) произволна клетка в таблицата и натиснете Control + A , за да маркирате цялата таблица.

• Отидете в раздела Данни^(Data) и изберете Разширени^(Advanced) в секцията „Сортиране и филтриране“.

• Поставете отметка в квадратчето Само уникални записи^{(Unique records only)} и щракнете върху OK .

Ако таблицата или работният лист съдържа няколко реда с подобна информация или стойности, Excel ще премахне всички дубликати освен първото появяване.

Забележка:^(Note:) Инструментът Разширен филтър^{(Advanced Filter)} автоматично третира първия ред като заглавие. Това означава, че инструментът няма да премахне първия ред, дори ако съдържа дублирана информация. Например, в таблицата по-долу, стартирането на функцията „ Само уникални^(Unique) записи“ на инструмента Разширен филтър^{(Advanced Filter)} не премахна първия и последния ред — въпреки че и двата имат дублиращи се стойности във всички колони.

Така че, ако вашият работен лист или таблица на Excel има заглавка, най-добре е да използвате инструмента „Премахване на дубликати“, за да елиминирате дублиращи се редове.

Бърз съвет:^{(Quick Tip:)} Отстранени ли сте случайно дублиращи се редове или стойности? Натиснете Control + Z , за да върнете промяната и да върнете дублираните данни.

Премахване на дубликати в Excel : Ограничения

Трябва да споменем, че не можете да премахвате дублиращи се редове или стойности от работен лист, съдържащ очертани или групирани данни^{(outlined or grouped data)} . Така че, ако сте групирали редовете и колоните във вашия работен лист на Excel^{(grouped the rows and columns in your Excel worksheet)} , може би в общи и междинни суми, ще трябва да разгрупирате данните, преди да можете да проверите за дубликати. Обърнете се към тази официална документация от Microsoft^{(this official documentation from Microsoft)} , за да научите повече за премахването на дубликати в Excel и филтрирането на уникални стойности.

How to Remove Duplicate Rows in Excel

Duplicate valuеs in your Excel worksheet can mess up your data. Unless duplicatеs arе intentional, they can cause inaccuracies аnd skewed reporting.

In this tutorial, we’ll show you how to find and remove duplicates in your Excel document.

How to Find Duplicate Row or Data

It’s essential to first check which rows (or columns) have identical information. So before we show you how to remove duplicates in Excel, let’s walk you through the process of checking your sheet for duplicate data.

Method 1: Search Entire Worksheet

Excel has a Conditional Formatting tool that helps to identify, visualize, and draw conclusions from data. Here’s how to use the tool to highlight duplicate values in your Excel document.

1. Press Control + A to select your list or table. Alternatively, click the Select All icon at the top-left corner of the table to select the entire worksheet.

1. Go to the Home tab and click the Conditional Formatting drop-down button.

1. Move your cursor over Highlight Cell Rules and select Duplicate Values.

1. Make sure the first drop-down box reads “Duplicate.” You can also select your preferred highlight color in the second drop-down menu.

1. Select OK to proceed.

Excel will immediately highlight rows and columns with duplicate values.

Method 2: By Combining Rows

This method is perfect for finding rows with duplicate values across all columns or cells. First, you’ll need to use Excel’s “Concatenate” function to combine the content of each row. Then, select the column where you want the combined values stored and follow the steps below. We recommend combining the values in a column next to the last value on the first row.

1. Type or paste =CONCAT( in the cell, select the first cell on row, type a column (:), and select the last cell on the row. Afterward, close the formula with a parenthesis and press Enter.

In our sample worksheet (see image below), the first and last cells on the first row have the reference A2 and D2, respectively. Hence, the formula will be this form: =CONCAT(A2:D2).

Remember, the cell references will vary depending on the number of rows and columns on the table.

1. Copy the formula down the column until you get to the last row. To do this, select the cell with the formula, move your mouse cursor to the bottom-left corner of the cell, hold the Fill handle icon (i.e. the plus icon), and drag it down the column.

1. Select the entire column—click the letter at the top of the column or click on a cell in the column and press Control + Space.

1. Go to the Home tab and select Conditional Formatting.

1. Hover your mouse cursor on Highlight Cell Rules and select Duplicate Values.

1. Select OK to proceed.

Excel will highlight the column with duplicates values. That tells you to the cells in that particular row that have duplicate values as another row on the worksheet.

If you look closely at the image above, you’ll notice that the Conditional Formatting tool did not highlight Row 4 and Row 13. Both rows have duplicate values in the Names, Scores, and ID columns, but different values in the Day column.

Only 3 out of 4 columns in both rows have duplicate information. That explains why the Conditional Formatting tool didn’t highlight the concatenated or combined values for both rows. Both rows (Row 4 and Row 13) are unique because there’s distinguishing information in the “Day” column.

How to Remove Duplicate Rows in Excel

You’ve found multiple rows containing duplicate information in your Excel worksheet. Let’s show you how to remove these duplicate rows using two Excel tools.

1. Use the “Remove Duplicates” Tool

This tool has only one job: to ensure you have clean data in your Excel worksheet. It achieves this by comparing selected columns in your worksheet and removing rows with duplicate values. Here’s how to use the tool:

• Select a cell on the table and press Control + A on your keyboard to highlight the table.

• Go to the Data tab and click the Remove Duplicates icon in the “Data Tools” section.

If your PC has a small screen or the Excel window is minimized, click the Data Tools drop-down button and select Remove Duplicates.

• Go through the Columns section and select all columns. If your table has a header, check the box that reads “My data has headers.” That’ll deselect the header row or the first row on the sheet. Click OK to proceed.

Quick Tip: To make the first row of an Excel worksheet a header, go to the View tab, select Freeze Panes, and select Freeze Top Row.

• Excel will display a prompt notifying you of the total duplicate values found and removed from the sheet. Click OK to return to the worksheet.

2. Use the Advanced Filter Tool

“Advanced Filter” is another brilliant tool that helps you clean your data in Excel. The tool lets you view, edit, group and sort data on your worksheet. Follow the steps below to learn how to use this tool to remove duplicate rows from your Excel worksheet.

• Select any cell on the table and press Control + A to highlight the entire table.

• Go to the Data tab and select Advanced in the “Sort & Filter” section.

• Check the Unique records only box and click OK.

If the table or worksheet contains multiple rows with similar information or values, Excel will remove all but the first occurrence of the duplicates.

Note: The Advanced Filter tool automatically treats the first row as a header. This means that the tool won’t remove the first row, even if it contains duplicate information. For instance, in the table below, running the “Unique records only” feature of the Advanced Filter tool did not remove the first and last rows—even though they both have duplicate values across all columns.

So, if your Excel worksheet or table has a header, it’s best to use the “Remove Duplicates” tool to eliminate duplicate rows.

Quick Tip: Removed duplicate rows or values by accident? Press Control + Z to revert the change and get back the duplicate data.

Removing Duplicates in Excel: Limitations

We should mention that you cannot remove duplicate rows or values from a worksheet containing outlined or grouped data. So if you grouped the rows and columns in your Excel worksheet, perhaps into Totals and Subtotals, you’ll have to ungroup the data before you can check for duplicates. Refer to this official documentation from Microsoft to learn more about removing duplicates in Excel and filtering unique values.

Related posts

• Групирайте редове и колони в работен лист на Excel

• Как бързо да вмъкнете няколко реда в Excel

• Как да обедините клетки, колони и редове в Excel

• Как да изтриете празни редове в Excel

• Как да използвате функцията "Говорете клетки" на Excel

• Google Sheets срещу Microsoft Excel – какви са разликите?

• Кога да използвате Index-Match вместо VLOOKUP в Excel

• Как да отворите Word и Excel в безопасен режим

• 4 начина да използвате отметка в Excel

• Как да споделяте файл на Excel за лесно сътрудничество

• Как да местите колони в Excel

• Как да използвате изявления If и вложени If в Excel

• Как да използвате Flash Fill в Excel

• Как да сортирате по дата в Excel

• Бързо изписвайте числа в Word и Excel

• Използвайте имена на динамични диапазони в Excel за гъвкави падащи менюта

• Как да коригирате #N/A грешки във формули на Excel като VLOOKUP

• Използвайте клавиатурата, за да промените височината на реда и ширината на колоната в Excel

• 2 начина за използване на функцията за транспониране на Excel

• Как да вмъкнете CSV или TSV в работен лист на Excel