Когато искате да подредите по азбучен ред в Excel , независимо дали става въпрос за сортиране на колона или ред, процесът обикновено е лесен. Въпреки това, когато става въпрос за азбучен ред на множество редове или колони или работа с букви и цифри, процесът може да изисква няколко допълнителни стъпки.

В тази статия ще научите всичко, което трябва да знаете за това как да подредите данните си по азбучен ред в електронна таблица на Excel .

Азбучен ред в Excel със сортиране

Методът, който използвате за азбучен ред в Excel , зависи от това колко колони или редове съдържат данните, които искате да организирате.

Сортирането на една колона с данни по азбучен ред е най-лесно. Ако имате няколко колони и искате да сте сигурни, че всички данни съвпадат с азбучната колона, има няколко допълнителни стъпки.

И накрая, има специални съображения, които трябва да имате предвид, ако искате да сортирате няколко колони и дали данните имат заглавен ред или не.

Общ

Най-простият метод за азбучен ред в Excel е, ако имате една колона с данни. Например, ако имате колона със списък с имена. 

1. Изберете колоната с данни.

2. Изберете менюто Начало^(Home) и изберете падащото меню Сортиране и филтриране в групата ^{(Sort & Filter)}Редактиране^(Editing) на лентата.

3. Изберете или Сортиране от А до Я^{(Sort A to Z)} или Сортиране от Я до А^{(Sort Z to A)} в зависимост от това как искате да организирате данните^{(organize the data)} .

Сега, когато погледнете назад към колоната, която сте маркирали, ще видите, че данните там са сортирани по азбучен ред, използвайки метода, който сте избрали.

Ами ако данните ви имат числа? Например, да приемем, че имате втора колона с възрастта на всеки човек.

Искате да сортирате тази колона, така че следвате същата процедура като по-горе и изберете колоната с данни.

Този път, когато изберете Сортиране^(Sort) и филтриране^(Filter) на лентата, ще видите, че изборът за начин на сортиране е променен.

Тези опции или ще сортират числата от най-малкото число до най-голямото, или обратното.

Сортиране в няколко колони

Има един проблем със сортирането на колони поотделно в таблица , която съдържа множество колони^{(that contains multiple columns)} с данни. 

Ако изберете само една колона и я сортирате, останалите колони остават на мястото си. Това означава, че вашата електронна таблица ще се обърка и данните вече няма да имат смисъл. Отговорът на това е да сортирате всички колони наведнъж.

Нека направим това отново с примерна електронна таблица с име и възраст.

1. Този път, вместо да изберете една колона, изберете цялата таблица.

2. В началното^(Home) меню изберете Сортиране и филтриране^{(Sort & Filter)} и както преди, изберете предпочитанията си за сортиране.

Сега ще видите, че не само имената са сортирани по азбучен ред във вашата електронна таблица на Excel , но и свързаните възрасти от втората колона, сортирани заедно с тях. Тези възрасти останаха с правилното име.

Това работи не само с електронна таблица с две колони в Excel , но ще работи независимо колко голяма е вашата електронна таблица, стига да изберете всички данни в листа преди сортиране.

Ако искате, можете също да сортирате няколко колони в една^{(sort multiple columns into one)} и след това вместо това да сортирате тази една колона.

Персонализирано сортиране

Ще забележите, че друга опция в падащото меню Сортиране^(Sort) и филтриране е ^(Filter)Персонализирано сортиране^{(Custom Sort)} .

За да видите как работи това, нека вземем за пример много по-голяма електронна таблица. Електронната таблица в този пример е списък на SAT резултати за гимназии в щата Ню Йорк^{(New York)} . 

1. Изберете цялата таблица с данни в електронната таблица, изберете менюто Начало , изберете ^(Home)Сортиране и филтриране^{(Sort & Filter)} и изберете Персонализирано сортиране^{(Custom Sort)} .

2. Ще видите нов изскачащ прозорец, в който можете да изберете как да бъде сортирана всяка колона. Изберете колоната, по която искате да сортирате, изберете как искате да я сортирате и след това изберете как искате да я сортирате (A до Z, Z до A или Custom ).

Ще забележите, че има някои интересни опции за сортиране . ^{(Sort On)}Това са:

• Стойности на клетките^{(Cell Values)} : Сортирайте по азбучен ред, или в случай на числа, от ниско към високо или от високо към ниско
• Цвят на клетката^{(Cell Color)} : Организирайте данните, групирани по цвят на клетката
• Цвят на шрифта^{(Font Color)} : Организирайте данните, групирани по цвят на шрифта
• Икона за условно форматиране^{(Conditional Formatting Icon)} : Организирайте данните по иконата в клетката от нейната логика за условно форматиране

Това ще сортира цялата таблица с данни по първата колона, която сте избрали. Но можете да направите и вторично сортиране (след като бъде сортирана първата избрана колона).

Просто изберете Добавяне на ниво^{(Add Level)} . От новите полета, които се появяват, изберете падащите менюта Колона^(Column) , Сортиране^(Sort) по и Поръчка^(Order) отново по желание.

Изберете OK и ще видите, че цялата ви таблица вече е сортирана по множество колони. 

Първо ще се сортира по първоначалната колона, която сте избрали, след това по втората, третата и т.н.

Забележка^(Note) : Може да сте забелязали, че опциите за сортиране на колони в падащото меню по-горе включват имената на заглавките, а не буквите. Това е така, защото е избрано квадратчето за отметка до Моите данни имат заглавки^{(My data has headers)} в прозореца за сортиране. Ако вашата електронна таблица има заглавки, не забравяйте да изберете това.

Азбучен ред в Excel с филтър

Докато използвате падащото меню Сортиране^(Sort) и филтриране в ^(Filter)началното^(Home) меню, може би сте забелязали, че има и опция за филтриране .^(Filter)

Ако изберете това, ще забележите, че в горната част на всяка колона се появяват падащи стрелки. Когато изберете една от стрелките в горната част на някоя от тези колони, ще видите дълъг списък с опции.

Ето как работи всяка от тези опции:

• Сортиране от А до Я^{(Sort A to Z)} или Сортиране от Я до А^{(Sort Z to A)} : Сортирайте листа, като използвате тази колона по азбучен ред в двете посоки.
• Сортиране по цвят^{(Sort by Color)} : Това ще изведе същия прозорец за сортиране в няколко колони, както в последния раздел по-горе.

Другите опции за филтриране в долната част няма да ви помогнат да подредите по азбучен ред в Excel , но има много опции за филтриране на данни, които не ви интересуват. Когато изберете Текстови филтри^{(Text Filters)} , можете да изберете да показвате само данни в листа, които:

• Равно^(Equals) на конкретна стойност
• Не е равен^{(Does Not Equal)} на конкретна стойност
• Започва с^{(Begins With)} дума или число
• Завършва с^{(Ends With)} дума или число
• Съдържа^(Contains) дума или число
• Не съдържа^{(Does Not Contain)} дума или число
• Персонализираният филтър^{(Custom Filter)} ви позволява да комбинирате някой от филтрите по-горе, за да използвате множество филтри

Както можете да видите, има много начини за азбучен ред (или поръчкови номера) в Excel . Избраната от вас опция наистина зависи колко данни искате да сортирате, колко голяма е таблицата, която искате да сортирате, и дали искате да сортирате само по една колона или ред, или по няколко.

Научете повече за различните съвети и трикове за Excel^{(tips and tricks for Excel)} и споделете всички други техники, които знаете, за да сортирате редовете и колоните си в Excel .

How to Alphabetize In Excel

When you want to alphabetize in Excel, whether it’s to sort a column or a rоw, the procеsѕ is usually straightforward. However, when it comes to alphabetizing multiple rows or columns, or dealing with letters and numbers, the prоcess may require a few extra steps.

In this article you’ll learn everything you need to know about how to alphabetize your data in an Excel spreadsheet.

Alphabetize In Excel With Sort

The method you use to alphabetize in Excel depends on how many columns or rows contain the data that you want to organize.

Sorting a single column of data alphabetically is the easiest. If you have multiple columns and want to make sure all of the data lines up with the alphabetized column, there are a few extra steps.

Finally, there are special considerations to take in mind if you want to sort multiple columns, and whether the data has a header row or not.

General

The simplest method to alphabetize in Excel is if you have one column of data. For example, if you have a column with a list of names. 

1. Select the column of data.

2. Select the Home menu, and select the Sort & Filter dropdown in the Editing group on the ribbon.

3. Select either Sort A to Z or Sort Z to A depending how you’d like to organize the data.

Now, when you look back at the column you highlighted, you’ll see that the data there has been sorted alphabetically using the method you chose.

What if your data has numbers? For example, let’s say you have a second column with the ages of each person.

You want to sort that column, so you follow the same procedure as above and select the column of data.

This time, when you select Sort & Filter on the ribbon, you’ll see that the selections for how to sort have changed.

These options will either sort the numbers from the smallest number to the largest, or the other way around.

Multi-Column Sorting

There is one problem with sorting columns individually in a table that contains multiple columns of data. 

If you only select one column and sort it, the other columns stay in place. This means your spreadsheet would get all mixed up and the data would no longer make sense. The answer to this is to sort all of the columns at once.

Let’s do this again with the name and age example spreadsheet.

1. This time, instead of selecting a single column, select the entire table.

2. In the Home menu, select Sort & Filter, and just as before, select your sort preference.

Now, you’ll see that not only have the names been sorted alphabetically in your Excel spreadsheet, but the associated ages from the second column sorted along with them. Those ages stayed with the correct name.

This works not only with a two column spreadsheet in Excel, but it’ll work regardless how large your spreadsheet is, so long as you select all of the data in the sheet before sorting.

If you wanted to, you could also sort multiple columns into one, and then sort that single column instead.

Custom Sort

You’ll notice another option in the Sort & Filter dropdown menu is the Custom Sort.

To see how this works, let’s take a much larger spreadsheet as an example. The spreadsheet in this example is a list of SAT scores for high schools in the state of New York. 

1. Select the entire table of data in the spreadsheet, select the Home menu, select Sort & Filter, and select Custom Sort.

2. You’ll see a new pop-up appear where you can select how each column is specifically sorted. Select the column you want to sort by, select how you want to sort it, and then select how you want to sort it (A to Z, Z to A, or Custom).

You’ll notice there are some interesting Sort On choices. These are:

• Cell Values: Sort alphabetically, or in the case of numbers, from low to high or high to low
• Cell Color: Organize data grouped by cell color
• Font Color: Organize data grouped by font color
• Conditional Formatting Icon: Organize data by the icon in the cell from its conditional formatting logic

This will sort the entire table of data by the first column you’ve selected. But you can also do a secondary sort (once the first selected column is sorted).

Just select Add Level. From the new fields that appear, select the Column, Sort On, and Order dropdowns again as desired.

Select OK and you’ll see your entire table is now sorted by multiple columns. 

It’ll sort first by the initial column you selected, then the second, the third, and so on.

Note: You might have noticed that the column sort options in the dropdown above included the header names rather than letters. This is because the checkbox next to My data has headers in the sort window is selected. If your spreadsheet does have headers, make sure to select this.

Alphabetize In Excel With Filter

While using the Sort & Filter dropdown in the Home menu, you might have noticed there’s also a Filter option.

If you select this, you’ll notice dropdown arrows appear at the top of each column. When you select one of the arrows at the top of any of those columns, you’ll see a long list of options.

Here is how each of these options works:

• Sort A to Z or Sort Z to A: Sort the sheet using this column alphabetically in either direction.
• Sort by Color: This will bring up the same multi-column sort window as in the last section above.

The other filtering options at the bottom won’t help you to alphabetize in Excel, but there are lots of options to filter out data you don’t care about. When you select Text Filters, you can choose to only display data in the sheet that:

• Equals a specific value
• Does Not Equal a specific value
• Begins With a word or number
• Ends With a word or number
• Contains a word or number
• Does Not Contain a word or number
• Custom Filter lets you combine any of the filters above to use multiple filters

As you can see, there are a lot of ways to alphabetize (or order numbers) in Excel. The option you choose really depends how much data you want to sort, how large the table is that you want to sort, and whether you want to sort by only one column or row, or multiple ones.

Learn more about different tips and tricks for Excel, and share any other techniques you know about to sort your rows and columns in Excel.

Related posts

• Как да изтриете празни редове в Excel

• Как да използвате функцията "Говорете клетки" на Excel

• Как да вмъкнете работен лист на Excel в Word Doc

• Как да използвате анализа какво-ако на Excel

• Как да коригирате ред в Excel

• Как да местите колони в Excel

• Използвайте клавиатурата, за да промените височината на реда и ширината на колоната в Excel

• 10 съвета и трика за Excel за 2019 г

• Разширено VBA ръководство за MS Excel

• 3 начина за разделяне на клетка в Excel

• Как да създадете проста обобщена таблица в Excel

• Използвайте имена на динамични диапазони в Excel за гъвкави падащи менюта

• Как бързо да вмъкнете няколко реда в Excel

• Центрирайте данните си в работния лист в Excel за отпечатване

• Как да сортирате по дата в Excel

• Групирайте редове и колони в работен лист на Excel

• Как да използвате функцията PMT в Excel

• Как да използвате изявления If и вложени If в Excel

• Как да споделяте файл на Excel за лесно сътрудничество

• Защо трябва да използвате наименувани диапазони в Excel