Във вашия професионален живот имейлът е може би едно от най-важните средства за комуникация. Правите го ежедневно и ако сте нещо като мен, се удавяте в това.

Разбира се, можете да отделите определен час или два на ден специално за управление на имейла си. Но ако отделите 10 минути или повече за всеки отговор, имейлът скоро ще поеме целия ви ден – и изключването на известията в Gmail няма да ви спаси.

Ето защо е важно да се научите да пишете професионални имейли, които получават отговори И^(AND) не отнемат повече от няколко минути. За щастие днес не е нужно да сте велик писател или гуру на производителността, за да постигнете това. Всичко е свързано с намирането на правилната стратегия и набор от инструменти, които да вървят с нея. 

Настройване на шаблони за имейли (консервирани отговори)^{(Set Up Email Templates (Canned Responses))}

Създаването на шаблони за имейли е чудесен начин да спестите време за тези, които често получават едни и същи въпроси или коментари по имейл. Отделете един ден, за да настроите готови отговори и вече няма да ви се налага да пишете едни и същи отговори десет пъти на ден. И Gmail , и Outlook имат тази функция, която ще ви помогне да спестите време и да автоматизирате имейла си безплатно. 

Ето как да настроите професионални шаблони за имейл в Gmail само с няколко щраквания:

• След като влезете в акаунта си, щракнете върху иконата на зъбно колело и изберете Настройки^(Settings) .
• След това отидете на Разширени^(Advanced) и щракнете върху Активиране^(Enable) до опцията Шаблони^(Templates) . Превъртете^(Scroll) надолу до края на страницата, за да запазите промените.

• Сега можете да започнете да работите върху собствените си имейл шаблони. Въведете текста, който искате да запишете в нов имейл. След това щракнете върху три вертикални точки долу вдясно и изберете Шаблони^(Templates) , за да запазите черновата си като шаблон. 

Можете да създавате шаблони за отговори, които съдържат дълги параграфи, както и бързи отговори от 2-3 изречения. Ще се изненадате колко време ще ви спестят в бъдеще. 

Мрежови имейли^{(Networking Emails)(Networking Emails)}

В случай, че проблемът ви не е да използвате шаблоните за имейли, а да ги създавате, дайте шанс на Networking Emails . Това е уеб инструмент с десетки шаблони за имейли, които могат да ви помогнат да развиете професионалната си мрежа. 

Създаден от Resume Worded , мрежовите имейли^{(Networking Emails)} са чудесен ресурс за оптимизиране на вашата комуникация. Някои примери за шаблоните, които предлагат, включват студено/топло представяне, проследяване с неотговарящ и дори писане на благодарствени бележки. 

Всеки шаблон също така идва с полезни съвети и предложения, които могат допълнително да подобрят комуникацията ви с получателя. 

Можете да използвате бутона за търсене или да прегледате списъка, за да намерите правилния имейл. След това всичко, което остава да направите, е да го копирате и поставите в полето за съобщения и да промените няколко подробности. 

Word Counter Plus

Ако сте човек, който пише повече от 10 имейла на ден, важно е някои от тях да са кратки и сладки. Така че, ако често получавате имейли, които са твърде дълги, може да помислите за използването на инструмент за брояч на думи, за да се спрете. Разширението за Chrome Word ^(Chrome)Counter Plus^{(Word Counter Plus)} може да свърши работата вместо вас. 

Маркирайте^(Highlight) текста в имейла си и получете броя на думите и знаците, които сте използвали с едно щракване. След това можете да продължите или да продължите да пишете имейла си, или да го приключите, преди да се превърне в две части. 

Чернова карта^{(DraftMap)(DraftMap)}

Можете да намерите много страхотни инструменти, които могат да ви помогнат да пишете по-добре и по този начин да намалите времето, което прекарвате в корекция и пренаписване на имейлите си. DraftMap е един от тях. Мислете Grammarly или Hemingway , освен това проверява за ненужни повторения на думи и ви помага да се придържате към един стил на писане. 

Това разширение за Chrome ви дава предложения в реално време за вашето писане, които са цветно кодирани. Това ще ви помогне да избегнете използването на пасивен глас, печатни грешки, клишета, както и съвети относно четливостта на вашия имейл. Всички предложения са базирани на правилата за писане на Ърнест Хемингуей. DraftMap е особено удобен, тъй като всички процеси се случват точно в кутията за съставяне на имейл.

Не се притеснявайте, ако все още имате подчертани думи, след като приключите с редактирането на имейла си. Получателят няма да види цветовете, предложенията са видими само за вас. 

Вашият имейл може да бъде по-добър^{(Your Email Could Be Better)(Your Email Could Be Better)}

Вашият имейл може да бъде по-добър^(Better) е онлайн инструмент, предназначен да намали времето, което прекарвате в управление на имейли, като обучава всички за най-добрите практики за имейл. 

Когато съставяте професионален имейл, спазвате определени правила. Като да се уверите, че съобщението ви има ясна тема или да оставите ненужни прикачени файлове. Ще бъдете изненадани от това колко често хората нарушават тези правила, което в крайна сметка води до това, че и двете страни отделят повече време и усилия. 

Вашият имейл може да бъде по-добър^{(Your Email Could Be Better)} има списък с 10 често срещани грешки. Всяка от точките идва с обяснение и примери за това как да подобрите имейла си. Това може да ви бъде полезно, в случай че искате да кажете на колегите си за тези правила, но не знаете как да го направите. Можете или да използвате свои собствени думи, или да им изпратите връзка към Вашия имейл Може да бъде по-добре^{(Your Email Could Be Better)} , за да илюстрирате вашата гледна точка. 

Всички искаме имейлът ни да стане напълно автоматизиран и да не изисква никакво внимание. Макар че днес това не е възможно, всяко малко помага. Независимо дали става въпрос за съкращаване на дължината на имейла ви или време, когато пишете, след като установите някои правила, ще забележите първите си подобрения. 

Ако просто не можете да спрете да пишете дълготрайни имейли, може би е време да се откажете напълно от имейла. Опитайте да използвате вашия мениджър за взаимоотношения с клиенти^{(Customer Relationship Manager)} ( CRM ) или Slack, за да обменяте съобщения с вашите колеги вместо това . Ако не друго, това ще ви помогне да прекарвате по-малко време в имейл. 

How To Write Professional Emails In Under 5 Minutes

In your рrofessional life email is probably one of the most important means of communication. You do it on a daily basis and if you’re anything likе me, you’re drowning in it.

Sure, you can dedicate a certain hour or two a day specifically to managing your email. But if you spend 10 minutes or longer on every reply, email will soon take over your whole day – and turning Gmail notifications off isn’t going to save you.

That’s why learning to write professional emails that get replies AND don’t take longer than a few minutes to write is essential. Luckily, today you don’t have to be a great writer or a productivity guru to accomplish that. It’s all about finding the right strategy and a set of tools to go with it. 

Set Up Email Templates (Canned Responses)

Creating email templates is a great way to save time for those that often get the same questions or comments via email. Take a day to set up canned responses and you will no longer have to write the same replies ten times a day. Both Gmail and Outlook have this feature, which will help you save time and automate your email for free. 

Here’s how to set up professional email templates in Gmail in just a few clicks:

• After logging in to your account, click the gear icon and select Settings.
• Then go to Advanced and click Enable next to the Templates option. Scroll down to the bottom of the page to save the changes.

• Now you can start working on your own email templates. Type the text you want to save into a new email. Then click three vertical dots at the bottom-right and choose Templates to save your draft as template. 

You can create templates for responses that contain long paragraphs as well as quick 2-3 sentence replies. You’ll be surprised at how much time those will save you in the future. 

Networking Emails

In case your problem isn’t using the email templates but creating them, give Networking Emails a shot. It’s a web tool with dozens of email templates that can help you grow your professional network. 

Created by Resume Worded, Networking Emails is a great resource for optimizing your communication. Some examples of the templates they offer include cold/warm introductions, following up with a non-responder, and even writing thank you notes. 

Each template also comes with useful tips and suggestions that can further improve your communication with the recipient. 

You can use the search button or browse through the list to find the right email. Then all that’s left to do is copy-paste it into your message box and change a few details. 

Word Counter Plus

If you’re someone who writes more than 10 emails a day, it’s essential to keep some of them short and sweet. So if you often end up with emails that are way too long, you might want to consider using a word counter tool to stop yourself. A Chrome extension Word Counter Plus can do the job for you. 

Highlight the text in your email and get the number of words and characters you used in one click. Then you can proceed to either continue writing your email or wrap it up before it becomes a two-parter. 

DraftMap

You can find many great tools that can help you write better and thus cut down the time you spend proofreading and rewriting your emails. DraftMap is one of them. Think Grammarly or Hemingway, plus it also checks for unnecessary word repetition and helps you stick to one writing style. 

This Chrome extension gives you real-time suggestions on your writing that are color-coded. It will help you avoid using passive voice, typos, cliches, as well as advice on your email’s readability. All suggestions are based on Ernest Hemingway’s rules of writing. DraftMap is especially handy as all the processes happen right inside your email composition box.

Don’t worry if you still have highlighted words after you’re finished editing your email. The recipient won’t see the colors, the suggestions are only visible to you. 

Your Email Could Be Better

Your Email Could Be Better is an online tool designed to reduce the time you spend managing emails by educating everyone on the best email practices. 

When composing a professional email you follow certain rules. Like making sure your message has a clear subject line or leaving out unnecessary attachments. You’ll be surprised by how often people break these rules, which ultimately results with both parties spending more time and effort. 

Your Email Could Be Better has a list of 10 common faults. Each of the points comes with an explanation and examples of how to better your email. This can come in handy in case you’d like to tell your colleagues about those rules but don’t know how to do it. You can either use your own words or send them a link to Your Email Could Be Better to illustrate your point. 

We all wish our email became entirely automated and didn’t require any attention at all. While that’s not exactly possible today, every little helps. Whether it’s cutting down your email length or timing yourself when you’re writing, once you establish some rules you’ll notice your first improvements. 

If you just can’t stop writing long time-consuming emails, maybe it’s time to give up email completely. Try using your Customer Relationship Manager (CRM) or Slack to exchange messages with your coworkers instead. If nothing else, it’ll help you spend less time on email. 

Related posts

• Как да поправите грешка при запис на диск в Steam

• Как да насрочите имейли за изпращане по-късно

• Как да спрете спам имейлите да достигат до входящата ви кутия

• 3 начина да направите снимка или видео на Chromebook

• Как да открием софтуер за наблюдение на компютър и имейл или шпиониране

• Как да търсите приятели във Facebook по местоположение, работа или училище

• Как да поправите код за грешка на Disney Plus 83

• Как да направите всеки кабелен принтер безжичен по 6 различни начина

• Как да коригирате грешка в Steam „Предстояща транзакция“.

• Най-добри настройки на камерата за портрети

• Как да предавате на Roku TV от компютър или мобилен телефон

• Как да изтеглите и инсталирате Peacock на Firestick

• Демистифицирана технология за плосък дисплей: TN, IPS, VA, OLED и др

• 10 най-добри начина да защитите компютъра си от деца

• Какво представлява рейтингът на пътниците на Uber и как да го проверите

• Как да използвате VLOOKUP в Google Sheets

• Как да вмъкнете емоджи в Word, Google Docs и Outlook

• 8 начина да увеличите аудиторията на страницата си във Facebook

• Как да направите екранна снимка в Steam

• Как да се отървете от Yahoo Search в Chrome