Microsoft Office ви позволява да отпечатвате пликове поотделно или като масово циркулярно писмо. Това е невероятно ценно за фирми, които трябва да добавят брандиране и други персонализирани елементи към обширен пощенски списък.

Ето как можете да печатате върху плик в Microsoft Excel . Не забравяйте^(Remember) , че имате нужда от Microsoft Word и Excel , за да работите. Този метод трябва да работи независимо дали използвате пакета на Microsoft на компютър с Windows или Mac .

Стъпка 1: Създайте своя пощенски списък

Първата стъпка е да създадете списък с получатели, на които ще изпращате поща. Можете да пропуснете тази стъпка, ако трябва да отпечатате само един или два плика. Тази стъпка обаче е от съществено значение за тези, които работят с големи пощенски списъци.

За да създадете своя пощенски списък:

1. Отворете Microsoft Excel.
2. Създайте нова електронна таблица със следните колони: Име^{(First Name)} , Фамилия^(Surname) , Адрес^(Address) , Щат^(State) , Държава^(Country) , Пощенски код^{(Postal Code)} . Импортирайте^(Import) вашите контакти в електронната таблица, като добавите тази информация в съответните колони. Този документ ще стане вашият главен пощенски списък.

1. Потвърждаването на вашите адреси на тази стъпка е важно, за да избегнете загуба на време и пари за отпечатване на стари или неправилни данни.

Стъпка 2: Проектирайте своя плик

След това трябва да подготвите своя шаблон за плик в Microsoft Word . Това е документът, който ще настроите да попълва с адресите на вашите получатели при автоматичен печат.

За да направите това:

1. Отворете празен документ в Microsoft Word .
2. Изберете раздела Изпращания.

1. Щракнете върху Пликове.

1. Сега посочете какъв размер хартия трябва да бъдат вашите пликове. За да направите това, изберете иконата за преглед .^(Preview)

1. В раздела Опции за ^(Options)плика^(Envelope) изберете падащото меню под Размер на плика^(Envelope) .

1. Изберете размера на вашите пликове. Word съдържа най-често срещаните размери на пликове, но можете да посочите свой собствен, като щракнете върху Персонализиран размер^{(Custom Size)} .

1. След това изберете Шрифт…^(Font…) до полето Адрес за доставка^(Delivery) или Адрес за връщане^(Return) , за да зададете шрифта, който искате и за двете опции.

1. Изберете OK.

1. Последната стъпка е да добавите брандиране и персонализирани елементи, ако желаете. За да направите това, щракнете върху Добавяне^(Add) към документ. Това ще отвори плика като обикновен документ на Word , така че го редактирайте както обикновено.

Забележка: Можете да използвате примерен адрес в текстовото поле на адреса за доставка, за да видите как ще изглежда вашият плик, когато бъде отпечатан. За да визуализирате плика си, щракнете върху Преглед на резултатите^{(Preview Results)} в лентата.

Стъпка 3: Задайте подаване на принтера

Следващата стъпка е да кажете на Microsoft Word как работи вашето захранване на принтера^{(how your printer feed works)} . Това гарантира, че вашите пликове ще бъдат отпечатани правилно, с всички елементи в правилната организация.

За да настроите подаването на принтера:

1. Щракнете върху Изпращане > Пликове.

1. Изберете Опции.

1. Щракнете върху раздела Опции за печат.

1. В прозореца Feed method изберете ориентацията за това как вашият плик ще се подава в принтера. Препоръчваме да изберете метод, при който пликът граничи с ръба на тавата за подаване, тъй като това ще улесни поставянето на плика във вашия принтер. Обърнете внимание, че адресите за доставка и за връщане ще бъдат неправилно подравнени, ако пликът ви не е позициониран правилно.

1. Изберете С лицето^(Face) нагоре или С лицето^(Face) надолу, за да определите в каква посока нагоре ще заредите плика.

1. Щракнете върху Завъртане^{(Click Clockwise)} по часовниковата стрелка , за да завъртите дизайна на плика според вашите предпочитания.

1. Ако вашият принтер има повече от една тава за подаване, щракнете върху падащото меню под Подаване от, за да изберете правилната тава.

Стъпка 4: Стартирайте циркулярната поща^{(Mail Merge)} и свържете своя пощенски^{(Link Your Mailing)} списък

Време е да започнем с обединяването на имейли. Това ще позволи на Microsoft Word автоматично да добавя имената и адресите от източника на данни за вашия списък с адреси.

За да направите това:

1. В Word щракнете върху Mailings > Start Mail Merge > Envelopes .

1. Щракнете върху^(Click) раздела Опции за ^(Options)плик^(Envelope) . Проверете отново настройките си в диалоговия прозорец Опции за ^(Options)плик и добавете своя адрес за ^(Envelope)връщане^(Return) . Когато сте готови, щракнете върху OK.
2. Click File > Save , за да запазите своя шаблон за плик.

1. Click Mailings > Select Recipients > Use на съществуващ^(Existing) списък. Ако печатате само на един плик, изберете Въведете^(Type) нов списък^{(New List)} . По същия начин^(Likewise) , ако вашите контакти вече са записани в Microsoft Outlook като списък за разпространение^{(distribution list)} , можете да изберете Избор^(Choose) от контакти на Outlook^{(Outlook Contacts)} .

1. Изберете вашата електронна таблица на Microsoft Excel и потвърдете избора.

1. Ако някои адреси трябва да бъдат редактирани, можете да изберете Редактиране на списък с получатели^{(Edit Recipient List)} , за да ги промените.

1. Щракнете върху Адресен блок^{(Click Address Block)} в лентата. Този прозорец ще ви покаже как ще изглежда вашият адресен блок с вмъкнати данни. Лявата страна съдържа списък с опции за това как името и адресът ще бъдат отпечатани.

1. Изберете опция, след което изберете OK.

Стъпка 5: Отпечатайте пликовете

Ако всичко изглежда правилно, време е да завършите обединяването и да отпечатате адресите върху вашите пликове. За да направите това:

1. Изберете Finish^{(Select Finish)} & Merge , след това Print Documents…

1. Накрая се уверете, че „Всички“ е отметнато и изберете OK.

1. Уверете^(Make) се, че настройките на принтера са правилни и вашите пликове са правилно подравнени, след което изберете OK отново. Сега вашият принтер трябва да започне да печата вашите пликове.

Забележка: Word също ви позволява да създавате и отпечатвате етикети,^{(create and print labels)} ако предпочитате да използвате пощенски етикети, вместо да печатате директно върху пликовете. Можете да добавите подробности в диалоговия прозорец за адресни етикети, като щракнете върху Изпращане^(Mailing) > Етикети^(Labels) . Можете също да използвате циркулярни документи^{(use mail merge)} , за да създадете няколко етикета.

Не забравяйте печатите

За съжаление не можете да печатате пликове само с Excel . Въпреки това, с комбинацията от MS Word и Excel , процесът на печат на пликове е невероятно лесен. С този урок трябва да имате следващата си поща готова за нула време. Не забравяйте^(Don) да платите пощенските разходи!

How to Print on an Envelope in Microsoft Excel

Microsoft Office lets you print envelopes individually or as a mass mail merge. Τhis is incredibly valuable for businesseѕ that nеed to аdd branding and other custom elements to an extensive mailing list.

Here’s how you can print on an envelope in Microsoft Excel. Remember that you need both Microsoft Word and Excel to make this work. This method should work regardless of whether you’re using the Microsoft suite on a Windows PC or a Mac.

Step 1: Create Your Mailing List

The first step is to create the list of recipients to whom you will send mail. You can skip this step if you only need to print one or two envelopes. However, this step is essential for those working with large mailing lists.

To create your mailing list:

1. Open Microsoft Excel.
2. Create a new spreadsheet with the following columns: First Name, Surname, Address, State, Country, Postal Code. Import your contacts to the spreadsheet, adding this information in the corresponding columns. This document will become your master mailing list.

1. Verifying your addresses at this step is important to avoid wasting time and money printing old or incorrect data.

Step 2: Design Your Envelope

Next, you need to prepare your envelope template in Microsoft Word. This is the document you will set up to populate with your recipient’s addresses when printing automatically.

To do so:

1. Open a blank document in Microsoft Word.
2. Select the Mailings tab.

1. Click Envelopes.

1. Now specify what paper size your envelopes are to be. To do so, select the Preview icon.

1. In the Envelope Options tab, select the drop-down menu under Envelope size.

1. Choose the size your envelopes need to be. Word contains most common envelope sizes, but you can designate your own by clicking Custom Size.

1. Next, select Font… next to the Delivery address box or Return address to set the font you want for both options.

1. Select OK.

1. The last step is to add branding and custom elements if you desire. To do so, click Add to document. This will open the envelope as a regular Word document, so edit it as you would normally.

Note: You can use a sample address in the delivery address text box to see how your envelope will look when printed. To preview your envelope, click Preview Results in the ribbon.

Step 3: Set the Printer Feed

The next step is to tell Microsoft Word how your printer feed works. This ensures that your envelopes will be printed correctly, with all elements in the proper organization.

To set the printer feed:

1. Click Mailings > Envelopes.

1. Select Options.

1. Click the Printing Options tab.

1. In the Feed method window, select the orientation for how your envelope will feed into the printer. We recommend selecting a method where the envelope borders the edge of the feed tray, as it will make it easier to place the envelope in your printer. Note that the delivery and return addresses will be misaligned if your envelope isn’t correctly positioned.

1. Select Face up or Face down to define which way up you will load the envelope.

1. Click Clockwise rotation to rotate the envelope design to your preference.

1. If your printer has more than one feed tray, click the drop-down menu under Feed from to choose the correct tray.

Step 4: Start the Mail Merge and Link Your Mailing List

It’s time to begin the mail merge. This will allow Microsoft Word to automatically add the names and addresses from your address list data source.

To do so:

1. In Word, click Mailings > Start Mail Merge > Envelopes.

1. Click the Envelope Options tab. Double-check your settings in the Envelope Options dialog box and add your Return address. When you’re set, click OK.
2. Click File > Save to save your envelope template.

1. Click Mailings > Select Recipients > Use an Existing List. If you’re only printing to a single envelope, select Type a New List. Likewise, if your contacts are already saved in Microsoft Outlook as a distribution list, you can select Choose from Outlook Contacts.

1. Select your Microsoft Excel spreadsheet and confirm the choice.

1. If any addresses need to be edited, you can select Edit Recipient List to change them.

1. Click Address Block in the ribbon. This window will show you how your address block will look with your data inserted. The left-hand side contains a list of options for how the name and address will be printed.

1. Choose an option, then select OK.

Step 5: Print the Envelopes

If everything looks correct, it’s time to complete the mail merge and print addresses onto your envelopes. To do so:

1. Select Finish & Merge, then Print Documents…

1. Finally, make sure “All” is checked and select OK.

1. Make sure the printer settings are correct, and your envelopes are correctly aligned then select OK again. Your printer should now begin printing your envelopes.

Note: Word also allows you to create and print labels if you’d rather use mailing labels instead of printing directly on the envelopes. You can add details in the address labels dialog box by clicking Mailing > Labels. You can also use mail merge to create several labels.

Don’t Forget Stamps

Unfortunately, you can’t print envelopes using Excel alone. However, with the combination of MS Word and Excel, the envelope printing process is incredibly easy. With this tutorial, you should have your next batch of mail ready to go in no time. Don’t forget to pay for postage!

Related posts

• Как да заключите клетки в Microsoft Excel

• Google Sheets срещу Microsoft Excel – какви са разликите?

• Разлики между Microsoft Excel онлайн и Excel за настолен компютър

• Как да създадете диаграми на Гант в Microsoft Excel

• Как да разберем анализа какво-ако в Microsoft Excel

• Как бързо да вмъкнете няколко реда в Excel

• Как да отворите Word и Excel в безопасен режим

• Как да създадете проста обобщена таблица в Excel

• Как да използвате изявления If и вложени If в Excel

• Разширено VBA ръководство за MS Excel

• Защо трябва да използвате наименувани диапазони в Excel

• Как да изтриете страница в Microsoft Word

• Как да коригирате #N/A грешки във формули на Excel като VLOOKUP

• Какво е VBA масив в Excel и как да го програмирам

• Как да използвате анализа какво-ако на Excel

• Как да експортирате имейлите си от Microsoft Outlook в CSV или PST

• Как да покажете броя на думите в Microsoft Word

• Как да вмъкнете CSV или TSV в работен лист на Excel

• Центрирайте данните си в работния лист в Excel за отпечатване

• Групирайте редове и колони в работен лист на Excel